Les processus RH font partie intégrante de la vie des professionnels des ressources humaines. Ils ont un impact direct sur l’engagement collaborateur et la QVCT dans l’entreprise. Mais aussi sur la performance de cette dernière.
Par ailleurs, en quoi l’automatisation des processus RH peut-elle faciliter la gestion des processus et faire gagner du temps aux professionnels des ressources humaines pour qu’ils puissent se consacrer à d’autres missions importantes ?
Explications.
Qu’est-ce qu’un processus RH ?
À quoi servent les processus RH ?
Les processus RH englobent toutes les activités stratégiques déployées par les professionnels des ressources humaines dans l’accompagnement à la performance de l’organisation.
Parmi eux, quelques incontournables au coeur des enjeux RH :
- Le recrutement de nouveaux salariés ;
- La gestion des talents (passant par l’évaluation des performances) ;
- Le pilotage des carrières et du développement des compétences (passant par certaines étapes phares liées à la formation en entreprise) ;
- La révision de salaire et la simulation de la masse salariale de la structure.
L’objectif des processus RH ? Soutenir la croissance de l’organisation tout en investissant dans le capital humain en restant à l’écoute des employés et de leurs besoins.
D’ailleurs, chaque processus RH est lié à l’expérience collaborateur, à son parcours au sein de l’organisation. Car cette expérience commence lors du recrutement, lors du onboarding du nouvel entrant, et passe par son développement jusqu’au processus de offboarding où le collaborateur quitte l’entreprise.
Les professionnels des ressources humaines jouent un rôle essentiel dans le maintien du bien-être des employés face à leurs besoins (demande de jours de repos, de télétravail, etc.). Plusieurs processus RH sont d’ailleurs étroitement liés à la santé financière des salariés (gestion des bulletins de salaire, des notes de frais, etc.)
Pourquoi les processus RH sont-ils importants ?
Les professionnels des ressources humaines doivent aujourd’hui composer avec un certain nombre de défis liés aux processus RH.
Ainsi, ils doivent notamment s’occuper d’un besoin prédominant aujourd’hui : le développement des compétences, levier phare d’engagement collaborateur et de rétention des talents. Et face à la pénurie de talents actuelle, les professionnels des ressources humaines doivent optimiser leur stratégie de recrutement.
La gestion du service paie est elle aussi indispensable, d’autant qu’elle souffre d’une pénurie de talents et de compétences. La gestion de la rémunération présente un certain nombre de contraintes légales, mais aussi en termes de sécurisation des données.
Optimiser ces processus est donc essentiel. Mais comment assurer leur gestion avec efficacité ?
Comment mettre en place et définir des processus RH efficaces ?
Automatisation : est-ce la bonne solution ?
Et si l’automatisation des processus RH était la bonne stratégie ?
L’adoption croissante de l’automatisation des processus liés aux ressources humaines, avec la digitalisation RH, devient de plus en plus répandue. Cette évolution s’explique par la complexification croissante des responsabilités dans le domaine des ressources humaines.
Nombreux sont les professionnels de la fonction RH submergés par les tâches administratives, ce qui affecte leur capacité à accomplir d’autres missions centrales, telles que le soutien aux employés.
Mais ce n’est pas tout : les professionnels des ressources humaines travaillent aussi aujourd’hui sur d’autres enjeux, tels que l’amélioration de la marque employeur de l’entreprise. La fonction RH peut aussi jouer un rôle considérable sur le volet commercial et la compétitivité de la société.
En intégrant des outils logiciels, notamment des Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH), qui exécutent automatiquement des règles préétablies que vous configurez, les professionnels des ressources humaines libèrent un temps précieux. Cette disponibilité accrue leur permettra de se recentrer davantage sur leur cœur de métier lié à l’humain et sur des missions à forte valeur ajoutée.
Qu’est-ce qu’un SIRH ?
Le Système d’Information Ressources Humaines est composé d’une gamme de logiciels accompagnant le service RH de l’entreprise pour faciliter les tâches relatives aux fonctions des ressources humaines via la dématérialisation des processus. Ce système permet notamment aux responsables RH d’avoir une vision claire et précise de l’ensemble de leurs opérations, avec des données interprétables pour faciliter toute prise de décision.
Silae est en ce sens un exemple intéressant. Le logiciel Silae Paie est un leader sur le marché des TPE à ce jour et compte 800 000 clients pour distribuer un peu plus de 6 millions de bulletins de salaire par mois. Et cet outil ne gère pas que la partie rémunération : il y a aussi des offres RH complétant l’offre paie et SIRH.
Il s’agit d’un logiciel complet et modulable pour les organisations, permettant d’effectuer une synchronisation en temps réel à Silae Paie. C’est un logiciel tout-en-un qui respecte les obligations légales et réglementaires et offre un gain en productivité ainsi qu’une sécurisation des données. Un intérêt considérable pour renforcer la marque employeur, à l’heure où la gestion des salaires est en situation critique dans la valorisation de la marque employeur (retards de virements, administration laissant à désirer – tout cela affecte la réputation de l’entreprise).
Parmi les fonctionnalités proposées par le système, la facilitation des processus relatifs à :
- L’administration du personnel ;
- La gestion des absences, des congés ;
- La présence d’un coffre numérique pour stocker les bulletins de salaire ;
- La gestion des entretiens annuels et professionnels.
Durant le salon Learning Technologies France 2023, Christian Maillard, DRH de la société AIMA Groupe et client de la solution, intervient pour Silae.
Quand on augmente nos effectifs et qu’il y a un peu plus de largesse dans les équipes, on est moins en contact les uns des autres et c’est compliqué d’avoir un outil qui centralise toutes les informations, d’avoir une base de données exploitable. Or, on peut avoir besoin d’exploiter la donnée de l’autre et d’avoir surtout une donnée fiable et à jour.
Sur le volet “congés”, il s’agit de gérer tout ce qui est lié au matériel en lien avec les employés (ordinateurs individuels, tablettes, téléphones, tout un matériel devant être suivi, entretenu…). L’outil proposé par Silae permet de générer un maillage des besoins sur l’ensemble des services de l’organisation, et pas seulement au niveau du service RH. Le logiciel propose en effet d’autres outils de gestion, toujours en lien avec les Ressources Humaines néanmoins. C’est ce qui a fait la différence auprès de Christian Maillard.
Optimiser les processus RH : les avantages d’un SIRH
Cette ressource permet de gérer une multitude de data et de gagner du temps dans les processus pour se recentrer sur l’humain.
Car l’humain fait partie des plus grands défis en matière de ressources humaines pour les entreprises en 2023. C’est ce que soutenait d’ailleurs le Directeur Général de Silae, Thomas Bourgeois, dans une tribune pour Forbes :
La capacité à gérer l’Humain devient essentielle. Sans fonction RH, il n’existe aucune entreprise. La gestion des salaires en est un excellent exemple. Comment fidéliser des collaborateurs s’il existe une inégalité salariale au sein de l’entreprise ou des écarts de salaire avec le marché ? Ce sont des situations délicates, qui arrivent très régulièrement dans le monde de l’entreprise.
Il est primordial pour les entreprises d’entretenir le lien avec ses effectifs, d’autant plus que chaque employé peut constituer un ambassadeur de marque.
Pour Christian Maillard, il s’agit de donner les moyens aux équipes, souvent en mobilité dans son cas, de bien réaliser leur travail en se délestant des tâches chronophages, potentiellement désengageantes par ailleurs.
C’est donc une clé pour pallier ces problématiques, ainsi que le rappelle Christian Maillard. Objectifs : diminuer la charge mentale des employés et respecter leur équilibre vie professionnelle vie personnelle (activités médicales, scolaires, parentalité, etc.)
La crise sanitaire a d’ailleurs été un accélérateur de la numérisation des processus RH – les salariés sont friands de tout ce qui peut contribuer à améliorer leur QVCT.
D’ailleurs, les modes de décision des employés ont changé selon Christian Maillard : beaucoup de décisions sont prises le week-end par exemple, et une application permet de réaliser les plannings relatifs aux congés, aux RTT, etc.
Selon ce DRH, lorsque l’on peut se saisir d’une aide technique comme celle du SIRH, il faut la saisir. C’est un outil précieux pour automatiser ses processus :
On nous ajoute un tas d’obligations qui ne sont pas toujours liées aux ressources humaines, mais à gérer via les outils RH. On a beaucoup investi dans les outils d’aide au travail des collaborateurs mais ils ont besoin d’être entretenus, vérifiés par des organismes. Ce système permet cela mais il faut pouvoir former les collaborateurs d’abord, car qui dit formation, dit habilitation. La formation se gère via l’outil.
Par ailleurs, il est nécessaire de rendre les choses plus faciles et transparentes pour les collaborateurs. Cet outil permet d’avoir un lien permanent avec ces derniers dès lors qu’ils sont équipés de cette ressource. Et il ne s’agit pas seulement de garantir aux employés que leur bulletin de salaire arrivera à temps : “Le collaborateur, même avec du recul, doit pouvoir vérifier son bulletin de salaire, ses congés, etc. C’est important qu’il puisse faire le point en toute transparence”, rappelle Christian Maillard.
La solution proposée ici pour optimiser les processus RH pourrait d’ailleurs être un excellent facteur d’attractivité pour attirer les talents : ils savent qu’ils n’auront pas sans cesse à réclamer leur bulletin de salaire. Voilà un facteur de légitimité supplémentaire pour les professionnels des ressources humaines.
L’utilisation d’un système d’informations complet est vecteur de performance pour les organisations : il permet non seulement de renforcer sa marque employeur, d’investir dans la QVCT mais aussi de favoriser leur expérience voire leur engagement. En outre, face aux enjeux de la digitalisation, de dématérialisation des processus relatifs à la fonction RH, l’utilisation de tels logiciels est-elle encore optionnelle ?
(Cet article a été publié pour la première fois le 10 février 2023 et mis à jour le 31 août 2023)
