Les processus RH font partie intégrante de la vie des professionnels des ressources humaines. Ils ont un impact direct sur l’engagement collaborateur et la QVCT dans l’entreprise. Par ailleurs, en quoi l’utilisation d’un SIRH peut-elle faciliter la gestion de ces processus et faire gagner du temps aux professionnels des ressources humaines afin qu’ils puissent se recentrer sur le coeur de métier qu’est l’humain ? Explications.
Processus RH : de quoi parle-t-on ?
Définition et objectifs
Les processus RH englobent toutes les activités stratégiques déployées par les professionnels des ressources humaines dans l’accompagnement au développement de l’entreprise.
L’objectif est double : soutenir la croissance de l’organisation et investir dans le capital humain en restant à l’écoute des collaborateurs et de leurs besoins.
D’ailleurs, chaque processus RH est lié à l’expérience collaborateur, à son parcours au sein de l’organisation. Car cette expérience commence lors du recrutement, lors du onboarding du nouvel entrant, en passant par son développement jusqu’au processus de offboarding.
Les professionnels des ressources humaines jouent un rôle essentiel dans le maintien du bien-être des employés face à leurs besoins (demande de congés, de télétravail, etc.). Plusieurs processus RH sont d’ailleurs étroitement liés à la santé financière des salariés (gestion des bulletins de salaire, des notes de frais, etc.)
Les principaux défis des professionnels RH
En outre, les professionnels des ressources humaines doivent aujourd’hui composer avec un certain nombre de défis liés aux processus RH.
Ainsi, ils doivent notamment s’occuper d’un besoin prédominant aujourd’hui : le développement des compétences, levier phare d’engagement collaborateur et de rétention des talents.
En outre, face à la pénurie de talents actuelle, les professionnels des ressources humaines doivent optimiser leur stratégie de recrutement.
La gestion du service paie est elle aussi indispensable – d’autant qu’elle souffre également à ce jour d’une pénurie de talents et de compétences. La gestion de la rémunération présente un certain nombre de contraintes légales, mais aussi en termes de sécurisation des données.
Optimiser les processus liés aux ressources humaines est donc essentiel. Mais comment faciliter leur gestion ?
Faciliter la gestion des processus RH avec un SIRH : le cas de Silae
A quoi sert le SIRH ?
Le Système d’Information Ressources Humaines (SIRH) est composé d’une gamme de logiciels accompagnant le service RH de l’entreprise pour faciliter les tâches relatives aux fonctions des ressources humaines via la dématérialisation des processus. Ce système permet notamment aux responsables RH d’avoir une vision claire et précise de l’ensemble de leurs opérations, avec des données interprétables pour faciliter toute prise de décision.
Silae est en ce sens un exemple intéressant. Le logiciel Silae Paie est un leader sur le marché des TPE à ce jour et compte 800 000 clients pour distribuer un peu plus de 6 millions de bulletins de paie par mois. Silae bénéficie à ce jour de 4 500 partenaires et de 350 employés. Le logiciel permettrait d’éditer les meilleures solutions de paie et RH. En effet, cet outil ne gère pas que la partie rémunération : il y a aussi des offres RH complétant l’offre paie et SIRH.
Il s’agit d’un logiciel complet et modulable pour les organisations, permettant d’effectuer une synchronisation en temps réel à Silae Paie. C’est un logiciel tout-en-un qui respecte les obligations légales et réglementaires et offre un gain en productivité ainsi qu’une sécurisation des données. Un intérêt considérable pour renforcer la marque employeur, à l’heure où la gestion de la paie est en situation critique dans la valorisation de la marque employeur (retards de paiement, administration laissant à désirer – tout cela affecte la réputation de l’entreprise).
Parmi les fonctionnalités proposées par le SIRH, la facilitation des processus relatifs à :
- L’administration du personnel
- La gestion des absences, des congés
- La présence d’un coffre numérique pour stocker les bulletins de salaire
- La gestion des entretiens annuels et professionnels
Durant le salon Learning Technologies France 2023, Christian Maillard, DRH de la société AIMA Groupe et client de la solution, intervient pour Silae.
Quand on augmente nos effectifs et qu’il y a un peu plus de largesse dans les équipes, on est moins en contact les uns des autres et c’est compliqué d’avoir un outil qui centralise toutes les informations, d’avoir une base de données exploitable. Or, on peut avoir besoin d’exploiter la donnée de l’autre et d’avoir surtout une donnée fiable et à jour.
Sur le volet “congés”, il s’agit de gérer tout ce qui est lié au matériel en lien avec les collaborateurs (ordinateurs individuels, tablettes, téléphones, tout un matériel devant être suivi, entretenu…). L’outil SIRH proposé par Silae permet de générer un maillage des besoins sur l’ensemble des services de l’organisation, et pas seulement au niveau du service RH. Silae propose en effet d’autres outils de gestion, toujours en lien avec les Ressources Humaines néanmoins. C’est ce qui a fait la différence auprès de Christian Maillard, qui a privilégié Silae à d’autres solutions.
Optimiser les processus RH pour se recentrer sur l’Humain
Cette ressource permet de gérer une multitude de data et de gagner du temps dans les processus pour se recentrer sur l’humain.
Car l’humain fait partie des plus grands défis en matière de ressources humaines pour les entreprises en 2023. C’est ce que soutient d’ailleurs le Directeur Général de Silae, Thomas Bourgeois, dans une tribune récente pour Forbes :
La capacité à gérer l’Humain devient essentielle. Sans fonction RH, il n’existe aucune entreprise. La gestion des salaires en est un excellent exemple. Comment fidéliser des collaborateurs s’il existe une inégalité salariale au sein de l’entreprise ou des écarts de salaire avec le marché ? Ce sont des situations délicates, qui arrivent très régulièrement dans le monde de l’entreprise.
Il est primordial pour les entreprises d’entretenir le lien avec ses effectifs, d’autant plus que chaque employé est ambassadeur de la marque employeur d’une entreprise.
Un enjeu QVCT ?
Pour Christian Maillard, il y a en effet un enjeu QVCT derrière tout cela : il s’agit de donner les moyens aux équipes, souvent en mobilité dans son cas, de bien réaliser leur travail en se délestant des tâches chronophages, potentiellement désengageantes par ailleurs.
Silae est donc une clé pour pallier ces problématiques, ainsi que le rappelle Christian Maillard. Le but de la solution : diminuer la charge mentale des employés et respecter leur équilibre vie professionnelle vie personnelle (activités médicales, scolaires, parentalité, etc.)
La crise sanitaire a d’ailleurs été un accélérateur de la numérisation des processus RH – les collaborateurs sont friands de tout ce qui peut contribuer à améliorer leur QVCT.
D’ailleurs, les modes de décision des employés ont changé selon Christian Maillard : beaucoup de décisions sont prises le week-end par exemple, et une application permet de réaliser les plannings relatifs aux congés, aux RTT, etc.
Zoom sur les avantages du SIRH proposé par Silae
Avec la solution proposée par Silae, tout est paramétrable, ainsi que l’indique Christian Maillard.
L’objectif de la solution : que le collaborateur puisse se projetter dans le logiciel. Il faut qu’il y ait le moins de boutons possibles au démarrage pour qu’il puisse s’y acculturer au fur et à mesure. Les processus RH seront de plus en plus numérisés par la suite pour accompagner les salariés dans la mise en place, en douceur, de la digitalisation.
En outre, si le SIRH permet de verser dans le coffre numérique les bulletins de salaire dans les délais réglementaires, il permet aussi d’appliquer les processus RH en toute conformité, évitant par ailleurs des coûts considérables à l’entreprise.
De même, très concrètement, dans les cas où le permis de conduire est essentiel dans le contrat de travail d’un employé, on peut être alerté chaque année pour savoir si le salarié dispose toujours de son permis de conduire. Selon Maxime Houx, VP Product Silae RH Pro, “Peu de personnes respectent tous les processus légaux et réglementaires qui leur incombent. Et le SIRH permet de pallier cela.”
En outre, Christian Maillard explique que l’utilisation de la solution Silae RH Pro permet de pallier le manque de compétences en matière technique et favoriser l’intégration de la formation à de tels outils :
On ne peut pas être bon partout (…) lorsque l’on peut se saisir d’une aide technique, on la prend. On nous ajoute un tas d’obligations qui ne sont pas toujours liées aux ressources humaines, mais à gérer via les outils RH. On a beaucoup investi dans les outils d’aide au travail des collaborateurs mais ils ont besoin d’être entretenus, vérifiés par des organismes. Le SIRH permet cela mais il faut pouvoir former les collaborateurs d’abord, car qui dit formation, dit habilitation. La formation se gère via l’outil.
Par ailleurs, il est nécessaire de rendre les choses plus faciles et transparentes pour les collaborateurs. Cet outil permet d’avoir un lien permanent avec ces derniers dès lors qu’ils sont équipés de cette ressource. Et il ne s’agit pas seulement de garantir aux employés que leur bulletin de paie arrivera à temps :
“Le collaborateur, même avec du recul, doit pouvoir vérifier son bulletin de salaire, ses congés, etc. C’est important qu’il puisse faire le point en toute transparence”, rappelle Christian Maillard.
La solution proposée ici pour optimiser les processus RH pourrait d’ailleurs être un excellent facteur d’attractivité pour attirer les talents : ils savent qu’ils n’auront pas sans cesse à réclamer leur fiche de paie. C’est donc un facteur de légitimité supplémentaire pour les professionnels des ressources humaines.
L’utilisation d’un SIRH complet est vecteur de performance pour les organisations : il permet non seulement de renforcer sa marque employeur, d’investir dans la QVCT mais aussi de favoriser leur expérience voire leur engagement. En outre, face aux enjeux de la digitalisation, de dématérialisation des processus relatifs à la fonction RH, l’utilisation de tels logiciels est-elle encore optionnelle ?
