Onboarding : définition, enjeux et tendances

Onboarding, de l’expression anglaise get on board, signifie littéralement monter à bord. Si ce terme vous évoque les voyages en avion, c’est que vous avez besoin de vacances — ou simplement de lire cet article. Définition, enjeux, étapes clés : tout y est.

L’onboarding tient une place incontournable dans les enjeux RH d’aujourd’hui. Car après le recrutement, c’est l’intégration d’un nouveau collaborateur qui se doit d’être soignée si vous souhaitez le voir rester. D’autant plus dans un contexte de quiet quitting (démission silencieuse) ou de conscious quitting (démission consciente).

Lors du salon Learning Technologies 2022, la rédaction a interviewé Loren Resal, directrice de la formation pour The Adecco Group France, pour nous éclairer sur le sujet.

La rédaction était également présente à l’Onboarding Summit 2022 organisé en partenariat avec Workelo. Christophe Patte, directeur de la rédaction myRHline, faisait partie du jury au côté d’Alexandre Grenier, cofondateur de Workelo. Au cours de cet évènement, ils ont décerné le prix de l’innovation à Thom Group, le prix international à Bel ainsi que le prix de l’expérience à Sodexo Live.

Comment gérer la transition de candidat à nouvelle recrue ? Passer du pré boarding du candidat à l’onboarding du collaborateur ? Enfin, comment retenir les collaborateurs ?

Découvrez les témoignages et les conseils de plusieurs entreprises dans cet article.

Qu’est-ce qu’un processus d’onboarding ?

Onboarding : définition

Traduit littéralement de l’anglais par embarquement, un onboarding désigne le processus d’intégration des nouveaux salariés dans une entreprise, de leur embauche à leur entrée totale et définitive au poste. Cette immersion a pour objectif de leur faire découvrir les valeurs, le fonctionnement, les outils à utiliser, les ressources de la société et leurs collègues.

• La QVCT a remis en lumière l’importance de cette pratique qui peut faire toute la différence. En effet, la façon d’accueillir les nouveaux employés va impacter directement leur avenir chez vous.

Un onboarding réussi améliore la productivité globale des équipes de 70 % et les chances que les nouvelles recrues restent de 82 %, selon une étude Glassdoor. C’est pourquoi il a toute sa place parmi les enjeux phares des professionnels des ressources humaines.

À quoi sert un onboarding ?

Dans un contexte de pénurie des talents et de désengagement, de plus en plus d’entreprises ont pris conscience de l’importance de l’onboarding pour fidéliser les nouveaux arrivants et éviter le turnover. Les premiers jours sont décisifs puisque 1/2 salarié se dit prêt à quitter son emploi au cours du premier mois, selon une enquête Robert Half.

Les impacts de cette intégration, qu’ils soient négatifs ou positifs, se répercutent donc rapidement sur votre équipe. Ceci étant, 82 % des organisations ne se sentent pas prêtes le jour J (étude Deloitte).

Un onboarding joue un rôle crucial pour le futur du salarié car il permet de :

• réduire le stress du nouveau collaborateur à son arrivée ;
• améliorer ses résultats globaux ;
• raccourcir le temps d’apprentissage ;
• diminuer le turn over de l’entreprise ;
• améliorer la satisfaction des collaborateurs ;
• améliorer la marque employeur ;
• avoir une meilleure mobilité interne ;
• renforcer l’engagement et la cohésion d’équipe.

Selon Loren Resal, l’onboarding correspond à un moment stratégique pour l’organisation. Il va traduire l’importance que vous accordez aux employés. Cette période est généralement difficile, synonyme d’inconnu, de questionnements et d’attentes pour eux. Ils vont donc être réceptifs à tout ce que vous mettrez en œuvre pour accompagner leurs premiers pas dans leur nouvelle entreprise.

Il permet donc à la fois de séduire et de convaincre le candidat qui vous rejoint. La nouvelle recrue doit être confortée dans son choix et avoir envie de s’investir dans l’organisation. En lui transmettant les bonnes explications au bon moment, elle construira une image positive et valorisante de la société. Ainsi, elle pourra diffuser cette image auprès des autres salariés et du public.

Prévoir un programme construit représente donc un facteur clé d’intégration et de motivation au travail. Favoriser la rétention, la fidélisation et l’engagement collaborateur permet de le transformer en véritable ambassadeur de marque et d’améliorer vos performances.

Pourquoi il ne faut absolument pas rater l’onboarding ?

Tout d’abord, parce que c’est une période décisive qui va définir le niveau de motivation des nouvelles recrues (étude Welcome to the Jungle). Les conséquences d’un onboarding raté peuvent être lourdes (à l’instar de l’offboarding par ailleurs). Après leur première semaine, 33 % de ces recrues savent déjà si elles souhaitent ou non rester dans la société sur la durée.

Négliger la démarche d’onboarding risque d’affecter de plusieurs manières les performances de l’organisation. Un salarié mal accueilli ou en manque d’informations aura du mal à trouver sa place. Car s’il se sent délaissé et insuffisamment guidé, il aura une mauvaise image de la société et aura tendance à prendre de la distance. Ce qui empêchera la personne de pouvoir s’imprégner de votre culture d’entreprise. En ne développant aucun sentiment d’appartenance, elle risque de se démotiver. C’est pourquoi le manque d’accompagnement, de visibilité et d’explications désengage petit à petit l’onboardé.

Et qui dit désengagement, dit risque de démission. Selon les chiffres de Workelo, 45 % des démissions ont lieu au cours de la 1ère année. Le turnover affecte vos performances en bouleversant toute la gestion et l’équilibre de vos équipes, qui devront s’adapter pour se répartir une charge de travail supplémentaire. En plus, une démission est susceptible de créer des doutes du côté des employés restants, du stress supplémentaire, des tensions voire d’autres départs non prévus.

Du côté des professionnels RH, ils devront investir de nouveau du temps, des ressources et des moyens pour démarrer un nouveau processus de recrutement.

• Le saviez-vous ? Au niveau financier, le remplacement d’une embauche ratée coûte au final entre 30 % et 400 % de son salaire annuel, selon le métier en question (Talent, Management & HR).

Les bénéfices d’un onboarding réussi

Culture d’entreprise, marque employeur, engagement collaborateur

L’onboarding peut véritablement œuvrer en faveur de votre culture d’entreprise. Tout d’abord car, en le personnalisant à vos couleurs, le salarié entre en immersion dans votre univers. Lorsque cette démarche est anticipée et réussie, elle permet de véhiculer une image positive et dynamique de la société auprès des futurs candidats.

Vous permettez aux onboardés de s’imprégner de vos valeurs et votre mode de fonctionnement. En leur présentant vos actualités, votre stratégie et en leur faisant passer des messages clairs, vous harmonisez l’intégration de chacun des nouveaux arrivants.

Par ailleurs, l’onboarding est vecteur d’engagement. Pour que le salarié puisse se sentir bien et s’intégrer durablement, il est essentiel qu’il se sente considéré comme un contributeur à part entière au développement de l’entreprise. Se sentant valorisé, considéré et attendu, il sera plus à même de développer un sentiment d’appartenance et de reconnaissance. Ce qui contribue à développer son épanouissement professionnel et sa faculté à se projeter à moyen et long terme. L’objectif est également que le nouveau membre devienne lui-même ambassadeur de votre image de marque. Car rappelons-le, un onboarding réussi est véritablement au service de la marque employeur.

En outre, en plus de réduire le taux de turnover, un onboarding soigné accélère l’autonomisation des nouveaux arrivants. En effet, il leur apporte la confiance et la considération dont ils ont besoin pour s’épanouir professionnellement.

Mais surtout, une bonne intégration permet de leur transmettre les informations essentielles à leur prise de fonction ! Il peut s’agir de précisions techniques, sur leurs missions, de vidéos explicatives des tâches à réaliser ou encore de descriptions des produits phares de l’organisation. Et tout cela va participer à les rendre plus autonomes et productifs, plus rapidement. Ainsi, l’onboarding va directement contribuer à améliorer la gestion de vos performances à moyen et long terme. Pour que les nouveaux arrivants s’acclimatent au plus vite et saisissent le sens des tâches qui leur sont confiées.

Les ingrédients d’un onboarding réussi

La génération Z va constituer d’ici 2030 30 % des effectifs en France selon Tristan Vié, VP chez JobTeaser. C’est pourquoi il est indispensable de les comprendre et de les adresser correctement. Ce public va particulièrement s’interroger sur les valeurs promues. Les attentes des candidats sont très fortes. « Les entreprises doivent éviter de vendre du rêve », au risque de tomber dans les dérives du washing.

1) Préparez le tout en restant flexible et adaptable

Pour ne pas faire fuir votre futur collaborateur, vous devez planifier le processus d’onboarding. Attention à ne pas prévoir un programme trop chargé et des objectifs trop nombreux. Fournir trop d’éléments peut conduire à la surcharge cognitive et être contre-productif. Si la charge de travail est (trop) importante à son arrivée, le salarié pourra se demander ce qu’il en sera dans quelques mois. Pour éviter une mauvaise impression dès le début, prévoyez-lui un temps d’adaptation et laissez-vous une marge de manœuvre pour faire correspondre son agenda à vos actualités.

2) Définissez des objectifs clairs et atteignables à court terme

Nous avons tous besoin de savoir ce que l’entreprise attend de nous ! Il en va de même pour vos nouveaux arrivants. Définir des objectifs précis et réalistes durant leur phase d’intégration permet de favoriser leur motivation. En sachant ce que vous attendez d’eux, ils seront en mesure de les atteindre, de progresser et de se projeter. Ainsi, ils trouveront leur place plus naturellement.

3) Personnalisez le onboarding à votre image

Pour mettre le nouveau collaborateur dans le bain, quoi de mieux que de le laisser s’imprégner de vos principes ? La première impression est souvent la bonne, alors mieux vaut ne pas se tromper. Vous pouvez par exemple opter pour un pack de bienvenue à vos couleurs. Vous pouvez aussi lui proposer de réaliser des défis amusants pour le familiariser avec ses collègues et son quotidien.

• Selon Julie Récalde (Mazars), pour définir quelles sont les actions à organiser, vous devez vous poser ces questions : Quelle est votre cible ? Quelle expérience voulez-vous faire vivre à travers le processus  ? Quels messages voulez-vous faire passer ? Quelle valeur voulez-vous promouvoir ? Il convient aussi de tenir compte des contraintes de chacun selon différents critères (âge, situation familiale, lieu de résidence…).

4) Pour un onboarding efficace, créez des moments de socialisation

Les relations interpersonnelles jouent un rôle clé dans l’intégration des nouveaux arrivants. Selon le caractère de chacun, il peut être difficile de briser la glace et de trouver sa place. N’hésitez pas à impliquer tous les acteurs, en créant des moments informels d’échanges. Les occasions ne manquent pas pour réunir vos équipes (petit déjeuner ou déjeuner d’accueil, pause café, pot d’arrivée…)

5) Optez pour un programme interactif et engageant

La formation fait partie de l’onboarding. Mais pour rester engageante, elle doit être interactive et amusante. On évitera donc d’étouffer la personne avec des liasses de documents à lire. Le salarié a besoin d’obtenir des perspectives d’avenir intéressantes et des objectifs, même à court terme, pour se projeter et s’épanouir, et d’une formation attractive. C’est pourquoi certaines sociétés choisissent de gamifier leurs parcours (la gamification intègre les mécanismes du jeu à l’apprentissage).

• Chez Mazars, Julie Récalde explique que des sessions en présentiel sont organisées tous les 2 à 3 mois pour les nouveaux arrivants. Un espace game est proposé afin de réunir plusieurs métiers de différents horizons venant d’intégrer la société. L’objectif ? Libérer leur DRH coincé virtuellement dans un ascenseur en résolvant des énigmes concernant Mazars. Cette session a lieu après 2 mois au moins chez Mazars.

Dans un contexte de pénurie de candidats, ce moment fait partie intégrante de votre stratégie RH pour fidéliser les collaborateurs. Alors, n’hésitez pas à impliquer les managers, N+1 et tous les collègues pour préparer cette arrivée.

5 étapes clés d’un onboarding

Étape 1 : Soignez le pré boarding du collaborateur

L’intégration du candidat retenu comme futur employé peut commencer avant même son arrivée officielle. Ce procédé déterminant visant à le motiver à son entrée en poste est nommé « pré boarding ». C’est le moment où le candidat retenu a signé son contrat de travail, mais n’a pas encore intégré l’entreprise et pris ses fonctions.

Lors de l’Onboarding Summit 2022, Caroline Garnier, DRH SAP, déclarait que ce moment était l’occasion de maintenir l’enthousiasme créé lors de l’annonce de l’embauche. L’objectif est de rassurer la personne sur le fait qu’elle a pris la bonne décision en choisissant votre organisation et vos principes. Tout en favorisant l’acculturation et la montée en compétences. Selon Tristan Vié, il faut éviter le silence, sans être envahissant. Il y a un équilibre à trouver pour ne pas effrayer et surcharger l’arrivant, qui peut être encore en poste. Alors structurez l’information et ne le noyez pas sous vos communications. Selon Aurélia Bouchet, Head of Customer Success chez Workelo, un parcours équilibré peut se composer par exemple de de 3 à 4 éléments par semaine. La visée est de montrer au futur arrivant qu’il est attendu, sans lui faire peur.

Le pré boarding rassure les candidats, favorise leur adaptation et prévient les incertitudes ou sollicitations extérieures avant leur prise de poste. Vous pouvez par exemple les mettre en contact avec leurs collègues ou leur faire parvenir un kit de bienvenue. Pourquoi ne pas faire découvrir vos principes, vos marques fortes, votre organigramme… Et anticiper les éléments fondamentaux à transmettre le premier jour (modes de travail, mutuelle, sensibilisation, sécurité des métiers sur terrain…).

Pensez également à réserver au candidat retenu et futur collaborateur son matériel pour préparer ses outils de travail avant la prise de poste effective. Mais aussi à demander les accès à son poste de travail. Selon Tristan Vié, VP chez JobTeaser, le mieux est de s’assurer que la partie administrative soit réglée avant même l’arrivée de l’employé.

Étape 2 : Préparez le jour J en amont

Le jour J doit être préparé en amont et donner des réponses à ses questionnements (ex. : quels avantages sociaux en entreprise ?) Mobiliser ses collègues, son manager et les professionnels des ressources humaines est très important pour l’accompagner correctement. La nouvelle recrue doit se sentir attendue et considérée durant son onboarding.

Si ce n’est pas déjà déjà fait, vous pouvez finaliser avec elle les formalités administratives liées à son recrutement : signature du contrat de travail, mentions légales, présentation du règlement intérieur, de la mutuelle, congés payés, tickets restaurant…

Ensuite, le manager ou le N+1 peut s’entretenir avec l’employé, lui détailler le programme des jours à venir, ses missions, ce qu’on attend de lui. Les managers jouent ici un rôle indéniable. Pensez aussi à lui faire la présentation les locaux et de l’équipe avec laquelle il évoluera et notamment son service RH.

Enfin, l’objectif est d’apprendre à connaître le nouvel employé ! Pourquoi ne pas lui proposer de venir déjeuner tous ensemble et lui donner les bons plans à connaître dans le quartier ?

Étape 3 : Parrainez la nouvelle recrue

Les managers ou membres de l’équipe eux-mêmes peuvent se porter volontaires comme mentor ou parrain pour guider le nouvel arrivant lors de ses premiers moments. Un mentor pourra ainsi présenter les aspects sociaux et les activités de team building organisées : habitudes et mode de fonctionnement, lieux où se restaurer, afterworks, salles de sports… Ainsi, votre image sera valorisée de façon informelle dès le onboarding.

Attribuer un mentor, un buddy ou un parrain participe donc à la bonne intégration du onboardé. Chez SAP par exemple, ce buddy va le guider et l’accompagner durant les 6 mois suivant son arrivée.

Étape 4 : Suivez pas à pas son évolution

Faites le point régulièrement ! Le collaborateur n’en sera que plus satisfait et reconnaissant. Grâce à ces rendez-vous réguliers, vous serez aussi en mesure de suivre sa progression, de répondre à d’éventuelles interrogations, d’identifier ses points forts et les axes d’amélioration pour faciliter au mieux son intégration.

Lors d’un onboarding, unre formation digitale peut aussi être proposée pour que le nouveau salarié se familiarise avec certaines informations clés et commence sa montée en compétence (règlement, découverte de l’entreprise et du métier…). Grâce aux évaluations gamifiées et au e-learning, vous pourrez évaluer ses progrès et son avancement.

Vous pouvez également mesurer son avancement et sa satisfaction directement sur votre plateforme. Anaïs Ropars, People Onboarding Partner a affirmé lors de l’événement organisé par Workelo et myRHline que Doctolib mesurait chaque étape du pré boarding et du onboarding. Par exemple, le bootcamp organisé par Doctolib a obtenu la note de 90/100 sur le NPS.

Étape 5 : Faites un bilan

Pour pérenniser vos efforts, il est indispensable d’anticiper la suite. Si après la période d’intégration, la personne se sent délaissée et insuffisamment accompagnée, vos efforts auront été vains.

Les salariés doivent continuer à vivre une expérience collaborateur qualitative et positive. Ils ont besoin de perspectives d’avenir intéressantes pour se projeter et s’investir durablement. Un bilan réalisé par le manager à la fin de cette période est impératif ainsi que 6 mois après ses débuts, pour prendre le pouls.

Selon Nathalie Liebert, il y a une corrélation à faire avec la data, en mesurant les écarts entre les raisons qui poussent les nouvelles recrues à intégrer la société, celles pour lesquelles elles décident de rester ou de partir.

Onboarding en télétravail : ne l’oubliez pas

Le télétravail garde le vent en poupe, même si de nombreux salariés sont priés de revenir au bureau en 2023, à l’instar des salariés de la célèbre plateforme de visioconférence Zoom en télétravail jusqu’alors. Et ce n’est pas la seule entreprise concernée. Toutefois, malgré une tendance liée au retour au bureau, y revenir 5 jours par semaine est loin d’être à l’ordre du jour.

Le processus d’onboarding en télétravail reste donc crucial. Et pourtant, ce processus peut être négligé : 40 % des répondants à une étude menée par Welcome to the Jungle en 2020 ont jugé qu’il était « mauvais ou très mauvais » au sein de leur entreprise. Près de la moitié ont donc beaucoup souffert de cet accueil entièrement digitalisé. Mais à l’époque, les entreprises n’étaient pas suffisamment préparées, accompagnées pour appréhender ces bouleversements. Aujourd’hui, diverses solutions existent pour onboarder correctement tous les candidats, même en distanciel.

Par ailleurs, si 82 % des salariés éligibles souhaitent adopter le mode hybride (baromètre annuel de Malakoff Humanis), notamment pour ses bénéfices en matière de santé psychologique, penser l’onboarding à distance est essentiel.

À défaut d’avoir un interlocuteur toujours disponible pour répondre aux questions des débutants, les solutions digitales permettent de leur faire passer des messages clés.

Disposer des principaux éléments pratiques, connaître les horaires à respecter, recevoir leurs badges, le matériel, les messages de prévention et de sécurité pour ne pas s’exposer à des risques… Autant d’éléments essentiels dont ils ont rapidement besoin pour une autonomisation plus rapide. En effet, sur leur portail personnel, ils peuvent retrouver leurs documents administratifs tels que leur contrat, entrer en contact avec leurs collègues, être informés des actualités propres à l’organisation ou encore suivre des modules adaptés à son profil.

C’est pourquoi se tourner vers un modèle hybride et personnalisé permet d’enrichir efficacement le processus des nouveaux arrivants tout en maintenant un lien social et développant un sentiment d’appartenance.

• Parmi les outils phares pour onboarder à distance, le livret d’accueil digital facilite leur intégration. En effet, il vous permet de diffuser de façon harmonisée et unifiée vos messages clés liés à vos valeurs et à l’environnement du talent (départements, caractéristiques du métier, règles, sécurité..). Une plateforme accessible en mobile learning permet de s’adapter aux usages et aux pratiques actuelles pour proposer un parcours accessible, attractif et engageant.

De plus, sur la plateforme, les utilisateurs peuvent être évalués et certifiés. Le manager ou le service RH peut ainsi suivre l’évolution du parcours et les progrès de chacun.

Les 3 enjeux clés auxquels répond le livret d’accueil :

• La performance RH ;
• La sensibilisation sur l’hygiène et la prévention sécurité ;
• L’agilité.

• …et le offboarding alors ?

À l’instar de l’onboarding, le offboarding ne saurait être négligé. À l’heure du digital et de la pénurie des talents, il faut également s’assurer d’accompagner le départ des employés. Une démission fait partie intégrante du quotidien d’une entreprise. L’enjeu est de laisser un bon souvenir aux personnes qui quittent la société. Il faut qu’ils partent avec un bon souvenir de votre société et non un gout amer. Au risque sinon de perdre de futurs candidats et de ternir votre réputation. « La première impression c’est la bonne. La dernière impression laisse aussi des marques. »

(Cet article a été publié pour la première fois le 15 juillet 2021 et mis à jour le 29 août 2023 par Angèle Linares)