Le offboarding : une étape incontournable encore négligée

par Angèle LINARES
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Se traduisant de l’anglais par “débarquement”, le offboarding s’oppose à la définition du onboarding (“embarquement”). Dans le onboarding, on s’attache à soigner le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs au sein d’une entreprise. Si le onboarding désigne une expérience immersive (de l’embauche jusqu’à la prise définitive de poste), que désigne le offboarding ? Retrouvez nos conseils et bonnes pratiques de offboarding dans cet article.

 

Le offboarding, un indispensable au même titre que le onboarding

C’est quoi, le offboarding ?

Le offboarding désigne le processus de départ d’un collaborateur de votre entreprise. A l’instar du onboarding, le offboarding est monnaie courante dans les entreprises. Certaines vivent les départs plus souvent que d’autres selon l’activité ou la taille de leur structure.

Le offboarding peut faire suite à une démission, une rupture conventionnelle, un licenciement (pour motif personnel ou économique), un départ à la retraite ou encore une fin de contrat de travail (CDD, interim).

En outre, le offboarding démarre au moment où l’entreprise accompagne un salarié dans son départ de l’entreprise. Cette phase de préparation serait encore trop négligée au sein des organisations. Pourtant, quelques soient les raisons du départ d’un salarié, le offboarding se prépare. En effet, préparer le offboarding d’un collaborateur est fondamental. Si le onboarding et la fidélisation du collaborateur sont importantes, le offboarding l’est tout autant.

Pourquoi préparer le offboarding est-il indispensable ?

“Qu’il soit volontaire ou imposé, anticipé ou imprévu, le départ d’un collaborateur vient toujours déstabiliser une équipe qui va devoir trouver un nouvel équilibre.”  – TGS France dans son livre blanc (2021)

En premier lieu, ces départs comportent une “forte dimension affective et émotionnelle” qui a de facto un impact sur les employés. Alors pour conserver la motivation de ses talents, il faut anticiper ces départs de sorte à ce qu’ils se déroulent pour le mieux – à tout égard.

Deuxièmement, préparer le offboarding d’un salarié est primordial du point d’un point de vue sécurisation des données de l’entreprise. Le futur ex salarié devra restituer le matériel auprès de son employeur, fermer tous ses accès aux outils digitaux utilisés par l’entreprise, etc.

Enfin, préparer son offboarding est essentiel d’un point de vue stratégie marque employeur. La mauvaise gestion d’un offboarding risque en effet de mettre à mal votre image de marque. Il vaut mieux conserver de bons liens avec son offboardé en prenant soin de lui offrir une expérience des plus saines. L’employé sortant n’aura logiquement pas envie de dénigrer l’entreprise après son départ ! Il pourrait même en vanter les mérites.

Un salarié qui transmet ses connaissances et son expertise à son remplaçant avant son offboarding en ayant de bonnes relations constitue sans doute une “situation rêvée” pour les employeurs et professionnels des Ressources Humaines.

L’offboarding présente d’indéniables avantages (renforcement de la marque employeur, augmentation des taux de recrutement et de rétention, diminution des coûts de recrutement, facilitation des réembauches et de la cooptation, accroissement de l’attractivité, amélioration de l’expérience collaborateur et levier de performance de l’entreprise).

Julien Couderc, dirigeant de Deel en France.

 

Ce qu’il ne faut pas faire

Le départ d’un salarié – notamment lorsqu’il est imposé – ne doit pas être perçu comme une attaque personnelle envers l’employeur. Car ce n’est pas nécessairement contre lui ! Le collaborateur en offboarding peut avoir fait le choix de partir car il a de nouvelles ambitions professionnelles par exemple. Il peut aussi avoir envie de faire une reconversion professionnelle. Les raisons d’un départ volontaire sont multiples. Il conviendrait alors de ne pas dramatiser le départ d’un salarié.

Par ailleurs, il faudra éviter de s’empresser à récupérer le matériel ou les codes de sécurité relatifs à la confidentialité de l’entreprise de façon trop abrupte. Ainsi que le souligne Laetitia Vitaux, Experte Le Lab pour WTTJ, cette coupure brutale pourrait entraîner “des problèmes dans la continuité de la communication avec l’équipe, même si on en fait plus strictement partie.”

De même, il ne faut pas oublier que le collaborateur offboardé demeure, d’une certaine manière, ambassadeur. Son opinion de l’entreprise influe de manière positive ou négative de potentiels futurs talents, clients ou encore consommateurs. En ce sens, il faudrait éviter de couper les ponts avec le futur ex collaborateur ayant récemment effectué son offboarding. Surtout si celui-ci représente un réseau à fort potentiel. D’ailleurs, il pourrait même un jour revenir dans l’entreprise. Le offboarding n’est pas synonyme d’adieu : le recrutement boomerang, ce n’est pas si rare !

 

La recette d’un offboarding réussi ?

Anticipation, communication et passation !

Pour un offboarding réussi, certaines étapes sont incontournables.

S’il ne faut pas négliger les procédures administratives, la passation avec une personne sortante et son remplaçant doit être bien anticipée pour réussir le offboarding. La passation assure la visibilité au salarié sur les attentes que l’on peut avoir de lui avant sa sortie. Le manager pourra ensuite mieux rebondir et ajuster la charge de travail à son équipe en conséquence.

Si une entreprise ne peut pas procéder au chevauchement entre les contrats de travail des deux personnes, il est possible de demander à la personne offboardée de préparer un manuel complet sur les informations clés relatives aux missions pour faciliter la prise de poste et l’intégration du nouveau salarié. Avec ces bonnes pratiques, la passation se fera de façon plus sereine. Il ne faut surtout pas bâcler cette étape.

En outre, il est très important de prévenir les autres salariés de l’équipe de l’offboarding d’une personne. “Comme pour tout sujet de communication interne, les premiers concernés n’aiment pas être les derniers informés”, indique TGS France. Il vaut mieux que l’information sur le offboarding soit véhiculée de cette manière que par des bruits de couloir qui circulent.  Les salariés auront le temps d’intégrer l’information, de s’organiser pour la passation. Et cette action de communication transparente pourra être appréciée. Vous pourrez d’ailleurs organiser un évènement fédérateur pour marquer le offboarding (via un pot de départ par exemple).

De plus, vous avez tout intérêt à mettre en place une interview “de sortie” prenant la forme d’un entretien final personnalisé permettant de faire le point sur la stratégie de l’entreprise en fonction des retours reçus par le offboardé.

Parmi les incontournables du offboarding, la reconnaissance : maintenez la culture du feedback en formulant vos retours à l’employé et ne lésinez pas sur les compliments s’ils ont lieu d’être. Gardez en tête que tous les salariés ont impacté la performance de votre entreprise. Faire un retour d’expérience à ses collaborateurs offboardés aura un effet positif : ils se sentiront mis en valeur et considérés.

Sécuriser le processus de l’offboarding RH

Il est primordial de respecter la procédure relative au départ d’un salarié selon le type de rupture. Tout d’abord, il faut acter la rupture du contrat de travail – via un document écrit de préférence. Des conventions collectives peuvent parfois imposer cette démarche pour les deux parties.

Ensuite, un délai de réflexion doit être observé, que ce soit dans le cadre d’une rupture conventionnelle ou encore d’un licenciement. Il faudra par la suite respecter le délai de préavis – sauf en cas de faute grave ou de faute lourde. Enfin, pour un offboarding réussi et sécurisé, il faut bien entendu verser les indemnités relatives au départ du salarié. Celles-ci ne peuvent pas être inférieures aux indemnités légales de licenciement.

N’oubliez pas les autres tâches relatives à l’administratif (solde de tout compte,  certificat de travail, etc.) Pour un offboarding réussi, la personne doit partir sereine de ce point de vue également.

Dans le cas d’un licenciement, il convient de bien en définir le motif et d’appliquer scrupuleusement la procédure correspondante. Une erreur de procédure peut coûter cher ! Il est arrivé que des entreprises doivent déposer le bilan face à une indemnité trop importante à verser.

TGS France.

 

  • Pour aller plus loin : l’entreprise Deel propose une plateforme Saas permettant aux entreprises de piloter leur phase d’onboarding et d’offboarding des collaborateurs. Cela implique les salariés, mais aussi les freelances et les indépendants.

 

Angèle Linares