Qu’est-ce que la digitalisation des RH ? Le temps où les liasses de papier jonchaient les bureaux est révolu. Les documents peuvent être complétés directement en ligne et être partagés à tous les membres d’une équipe instantanément. Désormais, les agendas partagés et les SIRH font partie du quotidien des professionnels des RH.
Quels sont les enjeux de la digitalisation RH ? Quels sont les avantages pour l’entreprise ? Y a-t-il des limites à connaître ?
Qu’est-ce que la digitalisation RH ?
Définition de la digitalisation RH
La digitalisation des ressources humaines (RH) désigne l’intégration d’outils digitaux et numériques dans la fonction RH. Ces outils numériques peuvent permettre de centraliser les données des effectifs, de gérer la paie, les temps et modes de travail, les congés, les dossiers administratifs, les recrutements, les reportings RH ou encore la GEPP (qui remplace la GPEC).
De plus, certaines plateformes digitales offrent la possibilité aux DRH et aux équipes RH de gérer et suivre l’onboarding, la formation des salariés ou encore d’administrer des questionnaires de satisfaction liés à la QVCT (qualité de vie et des conditions de travail).
La gestion digitale des ressources humaines peut améliorer la performance globale et la productivité des équipes RH. Par ailleurs, elle améliore la fiabilité et la précision des processus.
- 63 % des RH consacrent au moins la moitié de leur temps aux tâches administratives
- 42 % voudraient voir les tâches de saisie ou de ressaisie allégées (Baromètre 2022 PayFit / Tissot)
Aujourd’hui, de nombreux processus RH peuvent être dématérialisés :
- Le suivi des modes et temps de travail du personnel
- La gestion de la paie (calcul de la rémunération, édition des bulletins de paie, paiement des salaires, notes de frais, avantages sociaux…)
- Les déclarations sociales (DSN…)
- La gestion du personnel (dossiers administratifs, dates de visites médicales, échéances obligatoires…)
- La déclaration des absences et des congés
- L’onboarding
- Le suivi de la formation et la GEPP
- L’organisation des entretiens annuels et autres entretiens
- Le recrutement
- La gestion des contrats de travail
- L’analyse des KPI RH et le suivi des reportings
Quels sont les enjeux de la digitalisation des ressources humaines ?
La digitalisation des pratiques RH est omniprésente au sein de nombreuses organisations. Avec l’arrivée du Covid-19, les entreprises ont dû mettre en place de nouvelles organisations en quelques jours, voire en quelques heures.
Les enjeux liés au digital sont multiples. La transformation digitale nécessite d’être accompagnée par toutes les parties prenantes de l’entreprise pour réussir. En effet, la direction, les managers et les services RH doivent porter et promouvoir ce projet ensemble auprès du personnel.
La conduite du changement implique également de travailler sur le mode de management présent dans l’entreprise.
Un accompagnement personnalisé peut être mis en place notamment auprès de certains collaborateurs qui ne seraient pas à l’aise avec l’utilisation des nouvelles technologies. Plus particulièrement au sein des secteurs où le personnel n’a pas l’habitude de travailler avec un ordinateur ou un smartphone.
La technologie ne doit pas aliéner les professionnels RH. Elle doit rester un outil d’aide à la prise de décision permettant d’optimiser les processus, de gagner du temps et d’améliorer la satisfaction des collaborateurs. La digitalisation RH doit prendre en compte certaines peurs selon lesquelles l’humain serait trop mis à distance. Au contraire, la technologie devrait permettre de replacer l’humain au cœur des préoccupations et œuvrer afin de faciliter son quotidien.
Cette transformation répond donc à des enjeux de performances mais nécessite d’être accompagnée par toutes les parties prenantes de l’entreprise. De nombreux outils répondent à ces enjeux, tels qu’un SIRH, un chatbot, un ATS doté d’une intelligence artificielle ou encore un outil de business intelligence pour analyser la data RH. La digitalisation des services RH ne doit pas être perçue comme la simple dématérialisation de vos documents RH. Votre modèle de gestion, dans son entièreté, doit être repensé. Enfin, les outils numériques que vous choisirez devront bien entendu s’intégrer à votre système d’information pré-existant et pouvoir communiquer entre eux.
Quels sont les avantages de la digitalisation RH ?
La digitalisation RH possède de nombreux bénéfices, autant pour le service des ressources humaines, que pour l’entreprise et le personnel.
Elle représente un gain de temps non négligeable pour les professionnels des ressources humaines d’un côté, et les salariés de l’autre. L’automatisation des processus permet de centraliser des données et d’y accéder facilement. Tout en permettant aux équipes de se re-concentrer sur leur cœur de métier : l’humain.
Sur certaines plateformes, un collaborateur qui s’interroge peut même directement s’adresser à un chatbot pour obtenir une réponse, 24H/24H. Il peut faire ses demandes de jours de congés ou indiquer ses arrêts de travail, sans devoir attendre que chaque acteur soit disponible au même moment.
Ainsi, cette automatisation permet aux professionnels des ressources humaines de se concentrer sur des tâches à fortes ajoutées tout en évitant de perdre du temps sur des tâches chronophages.
Par ailleurs, la digitalisation RH améliore la fiabilité de la gestion des processus. En effet, les données sont récoltées, centralisées, sécurisées et traitées automatiquement. Ce qui ne laisse pas de place aux erreurs humaines. Fini les oublis et les retards d’envois importants ! Le digital représente donc un moyen d’améliorer le niveau de satisfaction des salariés.
Effectivement, digitaliser les ressources humaines améliore la qualité de vie et des conditions de travail. Pourquoi ? Les salariés y voient plus clair dans les process RH et ils peuvent obtenir les réponses dont ils ont besoin rapidement, voire instantanément. En plus de gagner du temps au quotidien, ils ont accès à une source fiable d’informations. La transparence, l’accessibilité et le partage des informations contribue fortement à la qualité de vie et la satisfaction de l’expérience des employés. Face aux mutations du monde du travail, offrir une nouvelle flexibilité et d’autres modes de travail par le biais de la digitalisation participe au bien-être des salariés.
De la même manière, la réputation et l’image de l’entreprise sont améliorées. Des personnes satisfaites seront plus aptes à devenir naturellement les ambassadrices de votre marque employeur. Par ailleurs, des talents satisfaits sont moins malades, moins absents et plus impliqués. Ce qui développe leur motivation au travail et ainsi, leurs performances. Votre taux de turnover a également moins de chance d’augmenter.
Ces nouveaux outils permettent également d’optimiser les processus de recrutement des organisations. Comment ? Grâce à la diffusion des offres d’emploi sur divers canaux de recrutement (jobboards, réseaux sociaux, site carrières).
Mais également en mettant en avant sur l’intranet par exemple, la mobilité interne et les formations dont les employés peuvent bénéficier.
Pour finir, la digitalisation des services RH s’inscrit dans une démarche RSE puisqu’elle évite d’utiliser du papier et permet de réaliser des économies en ce sens. Toutefois, il est essentiel de préciser que l’utilisation du numérique cause aussi un impact écologique puisqu’elle peut être énergivore.
Pour résumer, la digitalisation RH permet de :
- Gagner du temps
- Se concentrer sur l’humain
- Améliorer la fiabilité et la sécurisation des données
- Favoriser une meilleure qualité de vie
- Développer la fidélisation des talents
- Permettre le partage de l’information et la transparence
- Améliorer la productivité et les performances
- Développer votre image de marque
- Atteindre une cible plus large lors de vos campagnes de recrutements
Attention aux limites de la digitalisation RH
Le risque de déshumanisation de la fonction RH fait partie des freins lorsqu’on pense à la digitalisation. Pourtant, ces logiciels peuvent justement permettre de recréer un lien social et de renforcer la cohésion d’équipe s’ils sont utilisés à bon escient, avec parcimonie.
Parce que chaque individu se trouve dans une situation particulière et dans un contexte précis, la gestion des processus RH ne peut être confiée uniquement à la technologie. Ces outils incarnent des aides à la prise de décisions précieuses. Leur objectif principal est de faire gagner du temps aux services RH ainsi qu’aux salariés en simplifiant les démarches chronophages. Toutefois, la technologie ne doit pas devenir aliénante ou remplacer une expertise humaine. Ainsi, le service RH doit pouvoir s’appuyer sur les solutions digitales sans en devenir dépendant.
De plus, cette adoption passe par une acculturation et une formation (si c’est nécessaire) aux nouveaux outils digitaux utilisés. Si les collaborateurs ne sont ni suffisamment prévenus, ni préparés, ni formés, il y a des chances qu’ils n’adhèrent pas à une telle transformation.
Quant à la sécurisation des données, il convient de respecter la réglementation en vigueur et de se renseigner sur les bonnes pratiques pour éviter de porter atteinte à la protection des informations personnelles des salariés ainsi qu’à celles de l’entreprise.
De plus, se doter de tels outils a un prix et l’entreprise doit s’y préparer.
Enfin, le risque est d’assister à une perte de connaissances voire de compétences en la matière. Il est donc important de veiller à ce que la connaissance soit conservée aussi en interne. Pourquoi ? Imaginez, votre entreprise change de solution ou la technologie … disparaît. Comment ferez-vous si vous ne possédez plus de compétences sur le sujet en interne ?
Comment digitaliser les processus RH ?
Pour amorcer votre digitalisation, il est essentiel de réaliser une étude de marché pour trouver quelles sont les solutions qui répondront le mieux à vos besoins. Avant cette mise en perspective, vous devez tout d’abord définir précisément vos besoins, votre budget, vos moyens techniques, organisationnels, la temporalité souhaitée du projet… Vous pouvez regrouper toutes ces informations au sein d’un cahier des charges.
Ensuite, vous devez également prendre le pouls auprès des premiers utilisateurs de cette technologie : les professionnels des ressources humaines, les managers, administrateurs ainsi que les collaborateurs. En fonction du degré de familiarisation et d’aisance numérique des utilisateurs, il faudra peut-être envisager de déployer une stratégie de communication visant à informer toutes les parties prenantes de ce projet. Le soutien des managers et de l’équipe de direction est indispensable pour favoriser l’adhésion du plus grand nombre.
Différents types de solutions existent :
- logiciel pour la paie (éditer les bulletins de salaire du personnel, gérer les avantages sociaux, les primes, les notes de frais, les absences…)
- logiciel pour la gestion des congés et des absences
- logiciel pour suivre l’avancée des formations e-learning
- logiciel pour le recrutement : ATS, sites carrières, tests psychométriques, de personnalité
- logiciel pour la gestion des compétences et des carrières
C’est quoi un SIRH ? Le SIRH est un incontournable de la digitalisation RH. Un système d’information de gestion des ressources humaines désigne une solution 100% en ligne visant à simplifier la gestion des RH au quotidien. Cet outil est composé de plusieurs briques permettant de digitaliser plusieurs tâches liées à la gestion RH.
Voici quelques atouts du SIRH :
- la simplification des processus administratifs
- la centralisation des données RH
- l’augmentation de la productivité et de la performance
- l’optimisation de l’expérience collaborateur au service de votre marque employeur
Les nouveaux métiers de la digitalisation RH
Pour permettre aux entreprises de digitaliser leurs services RH, des métiers ont émergé ces dernières années, parmi lesquels le ou la data analyst RH, responsable SIRH, chief consulting officer, digital learning manager, directeur e-marketing, data privacy officer ou encore le ou la responsable marque employeur.
Etat des lieux de la digitalisation en France
Digitalisation des entreprises : où en est-on en France ? En 2022, un tiers des entreprises n’avaient pas encore amorcé leur transformation digitale, selon l’étude PayFit -YouGov. Néanmoins, nombre d’entre elles ont pris conscience de l’importance d’amorcer leur transition numérique pour rester compétitives et performantes.
En France, 63% des entreprises déclarent avoir amorcé leur digitalisation. Pour autant, 1/3 des TPE-PME affirment ne pas avoir débuté leur transformation digitale, 1/3 des entreprises estiment l’avoir entamée et 1/3 se considèrent “très avancées”.
Il existe des disparités entre les régions françaises. Les régions les plus digitalisées sont l’Île-de-France (76% des entreprises), la Normandie, le Centre ainsi que le Nord de la France. Le Nord-Ouest arrive à la fin du classement (48%).
Selon les dirigeants interrogés, les 7 fonctions les plus importantes à digitaliser sont :
- La comptabilité (47%)
- La gestion des stocks (41%)
- La communication (40%)
- La finance (36%)
- La contractualisation des clients (28%)
- Les processus RH (20%)
- Le recrutement (20%)
La fonction RH est donc citée en dernière position.
Selon les dirigeants interrogés, les avantages de la mise en place de la digitalisation sont tout d’abord le gain de temps, puis la facilitation des démarches administratives, la réduction des coûts d’exploitation et l’amélioration des performances commerciales.
Pour finir, le principal frein cité est le coût pour 31% des entreprises. Certaines affirment également avoir peur des problématiques liées à la cybersécurité.
