Remboursement des frais de transport : quelles obligations pour l’employeur ?

par La rédaction

Remboursement des frais de transport, c’est une problématique commune à tous les salariés : comment se rendre au travail ? Certains choisissent les transports en communs, d’autres préfèrent le covoiturage, le vélo électrique ou tout simplement leur voiture personnelle. Mais en tant qu’employeur, devez-vous effectuer le remboursement des frais de transport des salariés ? Et si oui selon quelles modalités ? On fait le point.

 

Remboursement des frais de transport en commun : une prise en charge obligatoire

L’employeur doit obligatoirement prendre en charge une partie des frais d’abonnement souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail (c.trav.art. L3261-2). Toutes les entreprises sont concernées, quel que soit leur effectif et doivent procéder au remboursement des frais.

 

Quels sont les transports et titres concernés ?

La prise en charge du remboursement des frais de transport concerne les transports publics ainsi que les services publics de location de vélos.

Le salarié doit pouvoir justifier d’un des titres suivants (art.R3261-2) :

  • Abonnement mensuel, hebdomadaire ou annuel à une entreprise de transport en commun : train, bus, métro…
  • Abonnement à un service de location de vélos (Vélib, Vélo’v…)

Les titres de transports unitaires ne sont donc pas concernés par cette obligation de remboursement des frais.

 

Montant du remboursement des frais de transports en commun

L’employeur prend en charge 50% du montant de l’abonnement sur la base du tarif 2ème classe et du trajet le plus court entre le domicile et le travail (art.R.3261-1 et R.3261-3)

Plusieurs abonnements peuvent être remboursés pour un même salarié. Par exemple, si ce dernier doit emprunter à la fois le train et le bus pour se rendre au travail.

Remboursement des frais pour les salariés à temps partiel :

  • Temps de travail égal ou supérieur à un mi-temps : la prise en charge des frais de transport des salariés est identique à celle d’un temps plein
  • Temps de travail inférieur à un mi-temps : le remboursement est proportionnel au nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps. Exemple pour un temps partiel de 12h/semaine et un abonnement de 80 euros/mensuel : (80 x 50%) x 12/17,5 = 27,42 euros.

Bon à savoir. Vous pouvez vous exonérer de ce remboursement des frais si le salarié perçoit déjà des indemnités pour ses déplacements domicile-travail d’un montant égal ou supérieur à ces 50%.

 

Traitement en paie et exonération de cotisations sociales

Le remboursement des frais de transport se fait mensuellement par l’intermédiaire de la fiche de paie, sur présentation du titre de transport. En cas d’abonnement annuel, il convient donc de répartir cette somme chaque mois.

Les sommes versées sont exonérées de cotisations sociales, CSG, CRDS et sont non imposables pour le salarié.

 

Prise en charge facultative du remboursement des frais de transport individuel

L’employeur n’a aucune obligation légale quant au remboursement des frais de transport individuel de ses salariés.

Il peut toutefois mettre en place une prise en charge volontaire par accord collectif ou décision unilatérale. Elle doit alors concerner tous les employés de l’entreprise.

Différentes solutions sont possibles :

  • Indemnités kilométriques (selon le barème des frais professionnels établis par l’URSSAF)
  • Prime transport : prise en charge totale ou partielle des frais de carburant ou d’alimentation d’un véhicule électrique
  • Forfait mobilités durables”. Il permet de prendre en charge les frais liés aux moyens de transports suivants :
    •  Vélo (électrique ou non)
    • Covoiturage (en tant que conducteur ou passager)
    • Autres transports publics que ceux concernés par la prise en charge obligatoire (par exemple : remboursement des tickets unitaires)
    • Autres services de mobilité partagée : trottinette, voiture partagée électrique…

 

Il s’agit d’une allocation forfaitaire exonérée de cotisations sociales d’un montant maximal de 500 € par an et par salarié (plafond en vigueur au 1er janvier 2021).

L’exonération du “forfait mobilités durables” est conditionnée à la bonne utilisation des sommes versées. Il est donc important de demander aux travailleurs concernés un justificatif de paiement des services concernés (ou une attestation sur l’honneur), que vous remettrez à l’URSSAF en cas de contrôle du remboursement des frais de transport

 

Céline Le Friant

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