Déconfinement : quelles leçons tirer du retour au travail en Asie ?

par La rédaction

Avec des chiffres de plus en plus favorables à la disparition de l’épidémie du au Covid-19, les entreprises en Asie ont progressivement recommencé à accueillir les employés. Néanmoins les risques sont toujours présents : le retour au travail ne se fait pas dans les mêmes conditions qu’avant. Gartner a identifié 7 leçons de cette reprise en Asie pour inspirer les mesures des prochaines entreprises en déconfinement.

Sumit Malhotra, Directeur chez Gartner, met en avant le fait que dans tous les cas, la santé et la sécurité des employés sont au premier plan. Santé, bien-être et sécurité des employés requièrent de la flexibilité et de l’empathie de la part des employeurs.

Leçon 1 : Focus sur la santé et la sécurité des employés

Du désinfectant dans les locaux à la protection sur le trajet du travail, tous les risques sont à traiter de façon proactive. Il s’agit d’assurer la distanciation sociale partout dans les locaux, notamment grâce à la tactique des heures décalées ou des horaires sur deux jours pour réduire la congestion. Le marquage au sol et sur les bureaux permet de rappeler cette distanciation.

Sur les chaînes de montage, le défi consiste à élaborer des séquences de travail qui permettent de distinguer les travailleurs en allouant plus de temps entre les quarts de travail et en réduisant les attentes de production.

Certaines entreprises fournissent des alternatives de transports pour éviter les transports en commun, comme des navettes vers et depuis les usines. Le service est basé sur un système de réservation via un groupe de discussion et permet la distanciation dans le véhicule.

La plupart des entreprises mesurent la température des employés à l’entrée et demandent des déclarations de santé régulières. Cela peut aller pour certaines entreprises jusqu’à scanner un QR code qui constitue un rapport de santé du salarié et lui permet d’entrer dans les locaux.

Leçon 2 : Tirer parti des données des employés pour planifier la réouverture des locaux

Les entreprises en Asie utilisent beaucoup la donnée pour orienter leurs plans de reprise. Bien entendu, il reste nécessaire de faire preuve de transparence vis-à-vis des salariés, au sujet des données collectées. Par ailleurs ces récoltes de données doivent être autorisées par la loi et conformes au RGPD.

En Asie les données sont utilisées pour informer sur les plans de quarantaine et de soutien aux employés. Parmi les données se trouvent les paramètres de santé des employés, derniers positionnements géographiques, transports en commun utilisés et les interactions récentes avec des patients COVID-19.

Utiliser la donnée veut aussi dire mesurer et surveiller les niveaux d’engagement des employés, leur état d’esprit et leur niveau de confort concernant leur retour au travail, avant, pendant et après la reprise.

Leçon 3 : Étaler le retour des employés 

Les entreprises ont fait revenir leurs collaborateurs par étapes, en fonction de la nature de leur travail par exemple. Gartner recommande de se reposer sur l’analyse des effectifs réalisée au moment du passage en confinement. Celui-ci segmente les employés en fonction de leurs rôles, activités, compétences et capacité à travailler à distance et permet de qualifier les retours prioritaires.

Mettre les employés à l’aise est primordial. Certaines entreprises ont commencé par introduire leurs équipes de direction en premier, afin de signaler aux autres employés qu’ils étaient hors de danger. Une autre entreprise a elle fait le choix de faire revenir les employés sur la base du volontariat, afin qu’ils se sentent plus confiants.

Leçon 4: Maintenir une communication fréquente et dans les deux sens 

Communiquer de manière proactive et fréquente avec les employés au sujet des plans de retour au travail et la façon dont ils ont été décidés est aussi recommandé, ainsi que l’écoute proactive des employés.

Parmi les entreprises observées, certaines ont interrogé les employés quelques semaines après leur retour sur le lieu de travail pour connaître leur opinion sur la sécurité, l’expérience du retour et le succès de l’organisation à protéger les employés.

Il est aussi recommandé d’utiliser les canaux de communication informels, mais populaires auprès des employés pour qu’ils se sentent à l’aise de s’exprimer. En Chine la plupart des entreprises utilisent par exemple WeChat, pour la France il pourrait s’agir de Whatsapp.

Leçon 5: S’inspirer des meilleures pratiques observées en confinement

Les confinements dans le monde dus au Covid-19 ont obligé employeurs et effectifs à s’adapter et à évoluer. De nouvelles pratiques qui méritent parfois d’être absorbées une fois revenus à la “normale”.

Il est donc recommandé de se tenir à jour des meilleures pratiques. C’est notamment le cas des succès du travail à distance, où il peut être intéressant d’observer et de recréer les conditions qui ont permis à certains employés d’être très performants en télétravail.

Il peut être pertinent de faire le bilan des bénéfices tirés de nouveaux outils de travail utilisés pendant la crise afin de le mettre potentiellement en place de façon plus durable. Certaines entreprises asiatiques ont largement déployé des initiatives de formation numériques et le recours à l’entretien virtuel pour le recrutement après la crise.

Leçon 6 : donner de l’autonomie aux équipes RH locales

La gravité de l’épidémie varie selon les pays, les mesures de confinement et de déconfinement aussi. C’est pourquoi pour les entreprises internationales qui possèdent des équipes dans plusieurs pays ou régions, les mesures locales pourront différer. Faire confiance aux équipes sur le terrain permet une plus grande réactivité que centraliser les décisions.

De nombreux responsables RH régionaux et des unités opérationnelles en Asie ont bénéficié de cette autonomie. Elle a permis de garder les employés en sécurité en réagissant aux conditions d’épidémie locales et de répondre plus rapidement aux besoins spécifiques des employés locaux. Le renforcement de la confiance des employés en leurs managers est une conséquence de cette stratégie.

Leçon 7 : prévoir des rechutes

Des observations de la reprise en Asie, on conclut que déconfinement ne voudra pas dire stabilité. Les dirigeants des ressources humaines d’organisations à Hong Kong et Singapour ont rouvert leurs installations pour fermer à nouveau, en raison d’une reprise de l’épidémie. Il est donc recommandé de se tenir prêt à jongler entre des périodes confinées et déconfinées.

Il est recommandé de veiller à ce que les outils de travail à distance soient toujours opérationnels. Cela inclut le matériel, les problématiques de protection des données et la sécurité des employés.

Les politiques de télétravail doivent être renforcées. Selon Gartner, peu d’organisations étaient préparées à la transition urgente vers le travail à distance à grande échelle. Il faut donc maintenant définir les attentes en matière de tâches, enregistrement des absences, comportement et éthique, etc.

Source

La rédaction de myRHline

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