Zoom sur le bulletin de paie éléctronique

par La rédaction
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Les entreprises peuvent désormais remettre au salarié le bulletin de paie sous forme électronique, à condition que celui-ci accepte, dans le cas contraire, le bulletin papier reste obligatoire.

L’été passé, My RH Line vous présente une petite piqure de rappel concernant cette avancée permettant de simplifier les charges administratives de l’entreprise, de réaliser des économies et de s’enregistrer dans une démarche de développement durable.

 

1. La modification du code du travail

2. Communiqué du ministère du travail 16/06/2009

3. Communiqué de presse de la FNTC 21/09/2009

4. Quels solutions les éditeurs de solutions RH vont ils déployer et proposer ?    

1. La modification du Code du travail 

Lors du paiement du salaire, l’employeur remet aux personnes mentionnées à l’article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.
Les mentions devant figurer sur le bulletin ou y être annexées sont déterminées par décret en Conseil d’Etat.
Article L3243-4
 
L’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans.
 

2. Communiqué du Ministre du Travail, des Relations sociales, de la Famille, de la Solidarité et de la ville du 16 juin 2009 

 
Les trois mesures suivantes s’inscrivent dans le cadre de la politique engagée au plan national afin de réduire le poids des charges administratives pesant sur les entreprises.
1- Mesure de simplification relative au rapport annuel économique et financier
Le rapport économique et financier établi chaque année à l’intention des membres du comité d’entreprise est désormais tenu à la disposition de l’inspecteur du travail ; jusqu’à présent, il devait lui être transmis par l’employeur.
Cette modification du code du travail a été introduite par la loi n°2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures du droit ; elle s’inscrit dans le cadre de la politique engagée au plan national afin de réduire le poids des charges administratives pesant sur les entreprises.
2- Mesure de simplification relative à la dématérialisation du bulletin de paie
La loi n° 2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures autorise la dématérialisation des bulletins de paie, sous la double condition de l’accord du salarié et de la garantie de l’intégrité des données. Comme pour la version papier, les employeurs doivent conserver un double des bulletins de paie électroniques de leurs salariés pendant cinq ans.
3 – Mesure de simplification portant sur la dématérialisation de la fiche annexe au bulletin de paie relative à la participation financière
Le décret n°2009-351 du 30 mars 2009 portant diverses mesures en faveur des revenus du travail, prévoit la faculté pour les entreprises de dématérialiser la fiche remise par l’employeur à un salarié bénéficiaire d’une somme attribuée en application des accords de participation financière sous la double condition de l’accord du salarié et de la garantie de l’intégrité des données. Cette fiche demeure distincte du bulletin de paie.
 

3. Communiqué du FNTC du 21 septembre 2009

La F.N.T.C. présente 10 idées fausses sur le passage à la dématérialisation des bulletins de paie et les 15 bonnes raisons d’y passer.
 
Afin de contribuer à l’essor de la dématérialisation des échanges et au développement de l’économie numérique, la Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC) publie les 10 idées fausses à propos de la dématérialisation des bulletins de paie ou plus exactement sur la dématérialisation de la remise du bulletin de paie. Ce texte est le résultat de la réflexion collective menée depuis juin 2009 par le groupe de travail « ePaie » de la FNTC.
 
10 fausses idées à propos de la dématérialisation des bulletins de paie
 
1 – « Encore une contrainte qu’on nous impose » – FAUX
La nouvelle Loi consacre pour l’employeur la possibilité de le faire et le salarié concerné doit donner au préalable son accord.

2 –  « Le papier, c’est plus sûr » – FAUX
La mise en œuvre des technologies de confiance telles que la signature électronique, l’horodatage ou les empreintes d’intégrité, prévient la falsification et la rend plus facilement détectable.

3 – « Le cadre juridique n’est pas encore arrêté » – FAUX
Le cadre juridique déjà défini depuis 2004 a été précisé par la loi n°2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures. Le Code du travail a été modifié en conséquence.

4 – « On ne pourra jamais conserver les paies électroniques plusieurs dizaines d’années » – FAUX
Il existe des formats normalisés et des moyens éprouvés permettant un archivage de longue durée.

5 – « Cela ne marchera jamais pour ceux qui changent d’employeur » – FAUX
Les solutions d’archivage électronique de qualité ont été conçues pour garantir le transfert en toute sécurité de l’intégralité des archives électroniques.

6 – « En tant que salarié, cela va me compliquer la vie » – FAUX
Quand on a besoin d’une copie papier, il suffit d’imprimer et rien ne change. Pour diffuser un exemplaire en ligne, plus besoin de numériser au préalable.

7 – « C’est la fin de la vie privée » – FAUX
Avec des dispositifs d’authentification, de traçabilité, voire de chiffrement, la protection des données personnelles est mieux assurée qu’avec la traditionnelle enveloppe qui reste traîner sur les bureaux.

8 –  « C’est très simple. il suffit juste d’envoyer à l’employé un simple fichier par email » – FAUX
Il ne faut pas oublier la protection des données personnelles du salarié, la garantie d’intégrité sur les données et le support que l’entreprise peut procurer au salarié pour qu’il bénéficie d’un archivage électronique de qualité.

9 – « C’est très compliqué. Sa mise en place va encore être une usine à gaz »- FAUX
Le texte de Loi est suffisamment synthétique pour favoriser la mise en œuvre de solutions pragmatiques fondées sur des organisations et des technologies largement diffusées comme celles reposant sur la norme NF Z42-013.

10 – « Il n’existe pas encore d’offres dignes de ce nom » – FAUX
Les applications existent, elle sont éprouvées et standardisées. Les professionnels de la confiance ont déjà mis en place depuis plusieurs années la dématérialisation des factures, des appels d’offres, des contrats, etc. Le groupe « ePaie » de la Fédération Nationale des Tiers de Confiance qui regroupe des spécialistes de l’impression en masse des bulletins de paie, des éditeurs de coffres-forts électroniques, des spécialistes de la signature électronique, les experts-comptables, des juristes,  dispose de toutes les compétences pour définir les bonnes pratiques sur lesquelles reposent les offres des prestataires de confiance.

 
 
15 bonnes raisons de passer à la dématérialisation des bulletins de paie
 
Afin de contribuer à l’essor de la dématérialisation des échanges et au développement de l’économie numérique, la Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC) publie les 15 bonnes raisons de passer à la dématérialisation des bulletins de paie ou plus exactement la dématérialisation de la remise du bulletin de paie. Ce texte est le résultat de la réflexion collective menée depuis juin 2009 par le groupe de travail « ePaie » de la FNTC.

Pour le salarié

1 – Le bulletin de paie sous forme électronique, facilement duplicable, représente une protection contre les pertes ou destructions, par exemple dans les cas de déménagements. 

2 – Le bulletin de paie électronique peut être accessible à distance et donc immédiatement disponible au moment où on en a besoin. 

3 – Le bulletin de paie électronique facilite l’exercice des démarches en ligne en limitant les cas où une copie de cette pièce justificative doit être adressée par courrier postal. 

4 – La dématérialisation des bulletins de paie facilite la conservation en s’appuyant sur des solutions plus efficaces que la traditionnelle boîte à archives incomplète et mal rangée.  

5 La dématérialisation des bulletins de paie permet une utilisation identique au bulletin papier tout en apportant de nouveaux services.
 

Pour l’employeur
 
6 – La dématérialisation des bulletins de paie contribue à la réduction des coûts sur les postes de dépense impression, mise sous pli, voire affranchissement. 

7 – La dématérialisation des bulletins de paie permet au service Ressources Humaines d’optimiser ses processus de gagner du temps pour l’accès à l’information ou la production de duplicatas

8– La dématérialisation de la production des bulletins de paie est déjà une réalité dans les entreprises. La nouvelle Loi permet juste de mettre en oeuvre la dématérialisation complète avec, en bout de chaîne, la remise du bulletin de paye sous forme électronique.  

9 – La dématérialisation des bulletins de paie est une opportunité pour les entreprises de cultiver une image innovante, dynamique et attractive en phase avec les nouveaux comportements liés aux technologies numériques. 

10 – La dématérialisation des bulletins de paie est un point d’entrée idéal pour démarrer un projet de portail Ressources Humaines  

11 – La dématérialisation des bulletins de paie constitue une opportunité pour mettre en place ou réexaminer la conformité de l’archivage électronique des exemplaires employeur.

 
Pour l’employeur et le salarié

12 – La dématérialisation des bulletins de paie permet de garantir avec certitude l’identité entre l’exemplaire de l’employeur et celui de l’employé

13 – La dématérialisation des bulletins de paie est une occasion pour l’entreprise de mettre à disposition du personnel un espace personnel sécurisé (ou coffre-fort électronique)

Pour les organismes tiers
14 – La dématérialisation des bulletins de paie rend possible la création ou l’amélioration de nouveaux services comme les demandes de crédit en ligne. D’ici peu, les institutions publiques (Assedic, ANPE, Caisses de Retraite, Cnav, CAF, Impôts…) et privées (sociétés de crédit, de location…) exigeront des bulletins de paie électroniques certifiés afin de réduire les délais, les coûts de traitements des dossiers et la fraude dont elles sont victimes.

Pour la société
15 – La dématérialisation des bulletins de paie représente une contribution au développement durable par la réduction de l’empreinte écologique. 
 
 
 
La F.N.T.C. est une fédération professionnelle dont les statuts sont régis par les dispositions du Code du Travail. Elle a été créée sous l’égide du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts Comptables, du Conseil National des Greffiers de tribunaux de commerce, de la Chambre Nationale des Huissiers de justice et d’un groupe formé des principales sociétés offrant des prestations de services dans le domaine des documents dématérialisés auxquels se sont joints des experts et des associations reconnus dans le domaine des échanges et de la sécurisation des documents électroniques.
 

4.     Quelles solutions les éditeurs de solution RH vont ils déployer et proposer ?

Les éditeurs de solution RH et notamment paie ont déjà quasiment tous dématérialisé le bulletin de paie. En général, celui-ci est disponible sous Adobe ( .pdf), permettant ainsi l’export du bulletin de paie, l’envoi par e-mail, l’archivage électronique.
Cependant, cela ne suffit pas, il est impératif que le bulletin soit livré au destinataire de façon fiable et sécurisée (sur le même principe qu’une lettre recommandée avec accusé de réception, ou l’accès à son coffre fort).
 
 
Dans les semaines à venir, My RH Line vous présentera des éditeurs de solution paie et leur solution.

 

 

 © Crédits photos : Olivier Tuffé / Fotolia

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