La matinale du 21 Février sur le thème de l’onboarding a été l’occasion d’échanger avec des professionnels sur ce sujet aussi tendance que stratégique.
C’est au cours d’une table ronde animée par Valérian Guestre que nos 5 invités répondent à nos questions avec leur vision d’experts.
Quelles sont les pratiques essentielles de l’onboarding ?
William Leblond – Manager chez DevoTeam :
« Dans le cadre du recrutement aujourd’hui, on doit faire face à une difficulté nouvelle ; celle des désistements de dernière minute des candidats engagés. Le fait est que les étudiants fraîchement diplômés restent très actifs sur marché même après avoir signé. Pour limiter les risques de perte, nous avons un rôle crucial à jouer dans le développement de leur sentiment d’appartenance en amont de l’intégration.
Dans ce cadre, notre outil permet de diffuser de l’information récurrente, de recenser l’ensemble des documents nécessaires à l’intégration mais aussi d’activer des reminders automatisés afin de poser les bases de la relation et d’aider à la planification de l’intégration. On travaille sans cesse à l’adaptation de notre produit à la cible pour augmenter le taux de conversion. »
Maëla Passefort – Responsable RH chez Les Nouveaux Héritiers :
« Il faut vraiment insister sur le fait que l’onboarding d’un collaborateur commence dès lors qu’il sait qu’il est embauché. A partir de ce moment, nous devons dores et déjà développer chez lui un sentiment d’appartenance et de fierté.
Le parcours créé doit idéalement répondre à la promesse qu’on a faite au candidat au moment de l’embauche. Au delà des enjeux règlementaires, de la transmission des valeurs et de l’apprentissage du métier, la phase liée à l’émotionnel est selon nous primordiale.
Ainsi, tous les outils sur lesquels nous nous appuyons doivent fondamentalement s’accompagner d’une proximité humaine forte. En ce sens, le parrainage permet d’avoir un suivi plus personnalisé et offre l’opportunité au nouvel arrivant de créer du lien. Ce qui compte en définitive sera moins ce que l’on fait que la façon dont on le fait. »
David Reymond – directeur associé chez Skillsday :
« Il est nécessaire ici de souligner l’importance de l’implication du manager à la démarche. Ce dernier doit être fier de sa nouvelle recrue de façon à ce qu’elle se sente à l’aise dès le jour de son arrivée. L’idée va vraiment être de désacraliser le premier jour pour faciliter la prise de confiance du collaborateur nouveau.
Chaque recrutement est une aventure humaine, d’où l’intérêt de créer toutes les conditions pour que l’intégration fonctionne au mieux.
Pour éviter les tensions et incompréhensions, l’équipe doit obligatoirement être au courant de l’arrivée de la nouvelle recrue. »
Nicolas Francannet – Manager France chez Dokeos :
« Nous avons un code de valeur sur lequel nous nous appuyons lorsque quelque chose ne fonctionne pas dans les relations. Le collaborateur nouveau arrive dans un environnement inconnu avec un lexique à intégrer, des pratiques et habitudes que l’on n’a pas encore portées à sa connaissance, et un grand nombre de doutes concernant le cadre de son intervention et les limites de son poste. C’est pourquoi l’expérience collaborateur essentielle.
Par une stimulation au quotidien, les formats digitaux sont très efficaces pour engager ce collaborateur !
On parle souvent de l’onboarding individuel, mais notons qu’il peut aussi se faire par « promotions ». Le fait de participer à plusieurs à un processus d’intégration offre l’opportunité de créer une expérience commune et de tisser des liens. »
Nicolas Dinouard – Responsable France chez Talmundo :
« Dans le processus d’onboarding, n’oublions pas que c’est l’image de l’entreprise que l’on va faire transparaître. C’est la raison pour laquelle il est essentiel de limiter le risque d’erreur sur la manière dont on va le mettre en place.
La partie contenu est vraiment primordiale. En ce sens, savoir s’entourer des bons outils et faire collaborer l’ensemble des acteurs de l’entreprise dans la démarche représente un véritable facteur clé de succès. Les RH sont loin d’être les seuls acteurs à devoir s’impliquer dans ce parcours. Tous les collaborateurs doivent participer au rayonnement de la culture d’entreprise à ce moment clé de la fidélisation et de l’engagement du salarié. »
Comment mesurer l’onboarding ?
William Leblond – Manager chez DevoTeam :
« Nous avons mis en place une enquête de satisfaction obligatoire à mener auprès des collaborateurs tous les mois. Pour les personnes fraîchement arrivées nous avons élaboré une enquête plus complète, soutenue par un rapport d’étonnement anonyme. Ce dernier nous offre l’opportunité de prendre la mesure de ce qui n‘est pas ou plus fonctionnel dans l’entreprise. En mesurant ainsi nos faiblesses, nous sommes dans une optique d’amélioration continue. »
Maëla Passefort – Responsable RH chez Les Nouveaux Héritiers :
« L’anonymat est important pour assurer une communication du collaborateur en toute transparence. La création d’un processus ludique augmentera par ailleurs le taux de retour de façon notable. Les retours d’expérience offrent l’opportunité de remanier le processus d’onboarding lorsque c’est nécessaire, dans la limite du réalisable et du cohérent. »
Nicolas Francannet – Manager France chez Dokeos :
« Nous établissons une enquête à chaud puis après intégration. C’est un très bon moyen de mesurer l’évolution après le processus d’intégration. Tout le monde n’a pas les mêmes besoins ni ne nécessite du même temps pour s’adapter à un poste nouveau. Il peut être alors intéressant de comparer et de croiser les retours des collaborateurs entre eux. Nous pourrons ainsi voir comment adapter le processus dans le but de l’améliorer et de satisfaire tous les profils. »
Nicolas Dinouard – Responsable France chez Talmundo :
« Le feedback constitue le meilleur outil de mesure, qu’il soit fait de manière anonyme ou non. Chez Talmundo, nous considérons que l’on doit aussi apprendre aux collaborateurs à se responsabiliser. Lorsqu’un individu a une idée novatrice, il doit en prendre la responsabilité jusqu’à sa mise en place. Nous sommes là en soutien et pour lui fournir les outils essentiels à une réalisation efficace. »
David Reymond – directeur associé chez Skillsday :
« On peut mesurer à la fois des aspects quantitatifs mais également qualitatifs.
En quantitatif, l’analyse au travers des enquêtes est effectivement efficace. Le rôle du manager ici encore est important, il peut décider d’adapter le questionnaire en fonction des populations.
D’un point de vue qualitatif, nous pouvons faire un parallèle avec le domaine de l’apprentissage et la pyramide de Kirk Patrick allant de la mesure de la satisfaction des apprenants sur leur parcours d’onboarding jusqu’au ROI de celui-ci. Nous cherchons alors à mesurer le moment à partir duquel le commercial sera en capacité de réaliser sa première vente et plus généralement à partir duquel il pourra être autonome à son poste. »
Camille MOUCHOT.