La dématérialisation du bulletin de paie en cours de normalisation

par La rédaction

Depuis le 13 mai 2009, date de la loi « de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures » (article 26), la remise de la fiche de paie peut être effectuée sous forme électronique sous certaines conditions. Le projet de norme Z42-025 « Gestion du bulletin de paie électronique » qui résulte de cette loi détaille les exigences et recommandations de mise en place d’une solution de paie sous forme électronique.

My RH Line a rencontré Olivier Teitgen, Chef de projet normalisation Afnor.

 

Cadre juridique

Le cadre juridique indique, depuis 2009, que les employeurs peuvent remettre les bulletins de paie à leurs salariés à condition toutefois de recueillir l’accord de ceux-ci, et de mettre le bulletin à disposition « dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données ». La loi précise aussi que l’employeur doit conserver un double, sous forme électronique, pendant cinq ans.
« Cette loi a beaucoup intéressé toutes les sociétés qui proposaient des solutions de dématérialisation, et d’acheminement sécurisé eu égard au marché potentiel», explique Olivier Teitgen. « Les grandes entreprises envoient un grand nombre de bulletins chaque mois », poursuit-il. « La dématérialisation représente pour elles un gain économique certain et également une inscription dans un développement durable. »
« Les avantages sont également notables pour les employés. Cela leur permet de faire de l’archivage électronique, de ne pas perdre les documents, de ne pas s’encombrer et également de transmettre à tiers. »

Une volonté générale de normalisation

« Le projet de norme a été pensé, au départ, par les sociétés qui offraient des solutions,, intégrées, de création des bulletins électroniques, de remise sécurisée et de conservation », indique Olivier Teitgen.
« Une norme étant d’application volontaire, elle ne sera appliquée que par ceux qui le souhaitent. Elle ne se construit pas en votant sur un texte mais sur la base du consensus. Une fois que ce consensus atteint, le projet de norme est soumis à enquête préalable, dernière étape avant l’homologation et la publication.
Les prestataires ne constituaient qu’un groupe parmi d’autres au sein de la commission. Nous avons voulu associer des grands utilisateurs, des avocats en droit social car il fallait interpréter au mieux cette loi, des associations, la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance (huissiers, notaires…), le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts Comptables (afin de représenter les PME n’ayant pas de service RH). Sans la présence de ces acteurs, le projet de norme aurait perdu en crédibilité.»
 
La norme permettra de faire adhérer l’ensemble des acteurs :
– les émetteurs de bulletins : entreprises, associations, administrations…
– les salariés.
– les demandeurs : URSSAF, Prud’hommes, banques, organismes sociaux, baux locatifs…
   
Cette norme devrait permettre d’élargir les offres de solutions dans le respect du cadre légal et de faciliter leur interopérabilité.
Elles intègrera les règles à mettre en œuvre pour le processus de création du bulletin de paye, les processus spécifiques de mise à disposition (remise de bulletin dématérialisé), ainsi que les processus à mettre en œuvre au niveau de la conservation, déjà décrits dans la norme NF Z42-013. "Archivage électronique – Spécification relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes.
 
Enfin, cette norme pourrait faire l’objet d’extension de son champ d’application à d’autres documents RH.

Enquête publique avant publication

« La norme est actuellement au stade de l’enquête publique. Toute personne peut donner son avis sur ce projet de norme sur le portail Afnor. L’Afnor l’a également fait parvenir personnellement à un grand nombre de contacts identifiés comme pertinents pour le sujet. Cette enquête dure 2 mois, elle a démarré le 17 novembre et se terminera le 17 janvier. Une réunion de dépouillement aura lieu à l’Afnor début février. Le projet de norme devra ensuite recueillir l’agrément ministériel. Il sera ensuite homologué par AFfnor Normalisation. La publication est attendue pour mi-avril. »
 
Anne-Sophie Duguay
 

 

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