Jusqu’où peut-on aller dans la consultation des documents des salariés ?

par La rédaction
.

En matière de relations employeurs–employés, il y a des barrières à ne pas franchir et des erreurs qu’il vaut mieux éviter de commettre. Respect de la vie privée, écoute ou enregistrement de paroles prononcées, notion de « vie personnelle » du salarié et respect de l’intimité de la vie privée du salarié sur le lieu de travail… les dérapages possibles sont fréquents. À ce titre, jusqu’où les employeurs peuvent-ils aller dans la consultation des documents de leurs salariés ?

Le courrier papier

À partir du moment où une correspondance arrivant sur le lieu de travail stipule la mention « personnel », « confidentiel » ou « privé », l’employeur ne peut pas ouvrir le courrier. En revanche, l’employeur n’est nullement en faute s’il ouvre un pli qui ne porte pas de mention relative au caractère personnel de ce dernier.

Les messages électroniques envoyés et reçus par les salariés

L’employeur met à la disposition de ses salariés un outil de travail permettant l’envoi et la réception de messages électroniques. L’employeur ne peut pas prendre connaissance de messages personnels identifiés comme tels, qu’ils soient envoyés ou reçus par les salariés, même s’il existe, au sein de l’entreprise, une interdiction liée à l’utilisation non professionnelle de l’ordinateur. Il existe toutefois des exceptions qu’il est important de mentionner ici :

  • La consultation des messages en présence du salarié
  • La consultation des messages en cas de danger menaçant l’entreprise, si le contrôle du contenu de la messagerie et de l’ordinateur s’avère nécessaire
  • En cas d’instruction et notamment par le biais de l’article 145 du Code de Procédure Civile

Si les messages ne sont pas identifiés comme étant personnels, l’employeur y a accès légitimement et ne peut les utiliser ensuite que si le contenu est en rapport avec l’activité professionnelle du salarié. Concrètement, cela signifie que si un salarié dénigre un collègue ou un supérieur et que sa messagerie comporte des messages non identifiés comme étant personnels, l’employeur y a accès et peut utiliser ces informations s’il le souhaite.

Le contenu présent sur l’ordinateur du salarié

Les règles quant au contenu des fichiers informatiques sont similaires à celles qui encadrent la messagerie électronique. Les messages suivants peuvent être ouverts par l’employeur, même si le salarié est absent :

  • Tous les fichiers qui portent la dénomination « mes documents »
  • La dénomination « D:/données personnelles » sur le disque dur

Les documents tangibles présents dans un casier et/ou une armoire individuelle

Si l’employeur est amené à devoir fouiller le casier ou l’armoire individuelle de son salarié, cette action doit avoir lieu en présence du salarié qui a été prévenu comme il se doit. Ainsi, si un employeur trouve des informations liées à un salarié dans son casier ou dans son armoire, ces documents n’ont aucune valeur juridique si la fouille n’a pas été effectuée en présence du salarié.

Marilyn GUILLAUME

Articles RH relatifs

Laisser un commentaire