Bonnes résolutions SIRH 2011

par La rédaction

Votre contrat de service a pris fin en décembre 2011 : il va falloir envisager de le renouveler ou de choisir une nouvelle solution RH.

 

Peu importe le domaine fonctionnel RH couvert – recrutement, gestion des temps, de la paie, des compétences – l’heure est au bilan. Dans la plupart des cas, un contrat de service pour une solution RH a une durée de vie de 3 ans. Quel est donc le bilan de ces 3 dernières années ?

 
 
Un bilan en trois axes
 
Comment faire ce bilan ? C’est très simple, il suffit de se poser les bonnes questions. Le bilan consiste à réaliser une étude de cadrage de l’existant, mais pour cela, pas besoin d’y consacrer des semaines de travail.
 
Notre conseil : préparez une synthèse des points forts et des points faibles en trois axes :
 
Bilan applicatif : la solution répond-elle et s’est-elle adaptée à vos besoins ?
 
Commencez par vous poser les questions suivantes : vos nouveaux besoins ont-il pu être intégrés ? Le prestataire est-il suffisamment réactif ? La solution répond-elle toujours à vos attentes ? Est-elle pérenne dans le temps ?
 
Bon nombre d’éditeurs ont retravaillé leurs offres ces dernières années : interfaces web, solutions Full Web, pour toujours plus de confort, d’accessibilité et d’accroissement de la performance. Le vôtre est-il à la page ?
Votre éditeur est-il un véritable partenaire proactif ou un abonné absent ?
 
Bilan financier : avez-vous eu des surprises sur la note finale ?
 
Les éditeurs proposent des solutions dites Full Web, toujours plus rapides à déployer et faciles à maintenir. Il est logique d’attendre que les coûts d’utilisation diminuent. Votre contrat commence à dater. En 3 ans, le marché a évolué. Payez-vous le juste prix ? Dans la majorité des cas, la réponse est non !
 
Votre solution est-elle plus coûteuse que prévu ? Faites l’addition de ce que vous avez investi dans la solution actuelle : coût de mise en place, de la formation et, le cas échéant, de la licence, de la maintenance ou de l’abonnement. N’omettez aucun imprévu : nouveaux paramétrages, nouvelle version, etc.
 
Aviez-vous prévu un tel budget initialement ? Maîtrisez-vous ce budget ou êtes-vous complètement dépendant de votre prestataire ? Pour respecter la législation française et la mise à jour des normes, vous n’avez pas le choix : vous devez accepter les nouveaux paramétrages nécessaires. Mais, dès le départ, vous pouvez faire un choix, celui d’un contrat qui prévoit une maintenance légale. Mais tout ne peut être prévu initialement, vous rétorqueront les différents prestataires. Prévoyez donc un coût supplémentaire pour les ajustements propres à votre gestion réglementaire.
 
Bilan utilisateurs : sont-ils satisfaits, utilisent-ils la solution en place ?
 
Faites une enquête interne auprès des utilisateurs au niveau de la DRH, puis auprès des autres utilisateurs de la solution (salariés, managers… ).
Préparez deux questionnaires distincts, que vous diffuserez, si possible, à tous les utilisateurs, ou auprès d’un panel représentatif si le nombre de salariés est trop important. Analysez les résultats de cette enquête pour faire le bilan.
 
Il est toujours important de consulter les utilisateurs. Cela permet de les sensibiliser et d’obtenir un bilan approfondi. C’est un geste qui démontre que vous prenez en compte leurs attentes.

 

 

Les bonnes résolutions SIRH
 
Fort de ce bilan, vous allez pouvoir tirer des conclusions :
 
« la solution est parfaitement adaptée et les coûts ne sont pas excessifs. » Incroyable, vous faites partie des 0,001 % de sociétés parfaitement satisfaites !
« la solution est adaptée mais l’éditeur n’est pas très réactif, et je n’ai aucune idée des coûts actuels du marché. » Vous êtes dans le cas de bon nombre d’entreprises. Peut-être serait-il judicieux de pousser votre étude de cadrage et de mettre votre éditeur en concurrence… pour voir !
« la solution n’est plus vraiment adaptée à nos contraintes, les utilisateurs n’ont plus confiance et c’est un gouffre financier pour la société. ». N’attendez plus : préparez-vous à lancer un appel d’offres.
 
Si vous avez un doute, c’est qu’il y a un problème, que celui soit d’ordre fonctionnel, budgétaire ou applicatif. Dans ce cas, remettez votre solution en concurrence sur le marché.
 
Une simple consultation ne vous prendra pas des mois. Rédigez un cahier des charges « simplifié », visant à décrire vos besoins, votre mode de fonctionnement, vos attentes, les populations concernées. Celui-ci doit comporter une trentaine de pages maximum. Diffusez ce cahier des charges auprès des éditeurs ou prestataires que vous souhaitez consulter. Ciblez les sociétés en fonction de votre structure (taille de l’entreprise, organisation) et de vos besoins (fonctionnels, applicatifs)
 
Le marché des SIRH évolue rapidement et de plus en plus vite : sondez-le régulièrement.
 
 
 
Christophe PATTE
 
Dirigeant du cabinet de conseil Human Start Consulting
 

 

 

Articles RH relatifs

Laisser un commentaire