L’onboarding existe bel et bien dans les entreprises. Mais il faut le dire, il ne remplit pas encore sa promesse : s’inscrire comme un levier de rétention, d’engagement et de performance.

Dans un contexte où les budgets recrutement se resserrent, où chaque embauche représente un investissement que l’entreprise ne peut plus se permettre de perdre, et où les attentes des nouvelles recrues n’ont jamais été aussi élevées, toute la question est de savoir : comment réussir l’intégration des nouveaux embauchés en 2026 ? 

Définition de l’onboarding. Étapes clés de l’intégration. Rôle du manager avant même la première semaine du nouveau collaborateur. Digitalisation et usage de l’IA pour accueillir les nouvelles recrues. 

Décryptage, témoignages et conseils pour réussir l’onboarding en 2026 sont réunis dans cet article. 

Bienvenue à bord.

Qu’est-ce qu’un processus d’onboarding ?

Onboarding : définition

Traduit de l’anglais par embarquement — ou plus précisément par l’expression get on board —, l’onboarding désigne l’ensemble du dispositif mis en place par l’entreprise pour accueillir et intégrer un nouveau collaborateur, de la signature de son contrat jusqu’à sa pleine autonomie dans le poste. 

De la fin du recrutement jusqu’à ce qu’il ait véritablement trouvé sa place dans l’organisation donc.

À ce titre, cette immersion a pour objectif de lui faire découvrir les valeurs, le fonctionnement, les outils à utiliser, les ressources de la société et ses collègues. 

Réduire l’arrivée d’une nouvelle recrue à un accueil le jour J est une erreur. Car, en réalité, un parcours d’intégration structuré couvre plusieurs volets :

Combien de temps dure un (bon) onboarding ? En moyenne, trois à six mois pour la plupart des prises de poste. Mais certaines entreprises vont plus loin pour les fonctions d’encadrement ou les profils critiques. C’est par exemple, comme vous le verrez plus loin, la stratégie d’embarquement adoptée par Groupama.

Pré-boarding, onboarding, cross-boarding, re-boarding

L’embarquement en lui-même ne constitue qu’une phase d’un continuum plus large, que les équipes RH les plus avancées intègrent à leur gestion globale des talents.

• Le pré-boarding désigne le laps de temps entre la signature de la promesse d’embauche et le premier jour effectif en entreprise.

• Le cross-boarding concerne la mobilité interne et les prises de nouveaux postes par le personnel existant.

• Le re-boarding accompagne le retour d’un talent après une longue absence. Un congé parental ou un arrêt maladie prolongé, par exemple.

Ces situations génèrent autant de stress et d’incertitude qu’une première embauche. De fait, chacune mérite une attention spécifique. Et pour cause : chacune peut, si elle est négligée, fragiliser l’engagement collaborateur.

Quels sont les enjeux de l’onboarding ?

Ce que coûte un onboarding raté

L’onboarding a longtemps été perçu comme un sujet RH parmi d’autres. Utile certes, mais pas vraiment une priorité business. Les choses ont changé désormais, et les chiffres en témoignent : 

• 17 % des candidats refusent finalement une offre d’emploi à cause d’un mauvais onboarding (Robert Half, 2025) ;
• 100 à 150 % de la rémunération annuelle du candidat recruté, c’est le coût estimé d’un recrutement raté (Robert Walters, 2024). 

Des chiffres qui, à eux seuls, en disent long sur l‘enjeu business de réussir l’accueil d’un nouvel employé. Et pourtant, les données issues du baromètre HeyTeam x Skill UP indiquent que 1 contrat sur 2 prend fin en cours de période d’essai.  

Les trois causes principales identifiées ? Le manque d’intégration, le manque de préparation et la relation avec le N+1. Autrement dit : des facteurs sur lesquels l’entreprise a une prise directe.

Comme le souligne Nathaniel Philippe, CEO et cofondateur de HeyTeam, lauréat des Trophées HR Tech 2025 :

Un investissement qui, vous le savez, inclut les frais de cabinet, les coûts administratifs, logistiques et d’équipement, et qui peut rapidement représenter plusieurs mois de salaire.

Toutefois, au-delà des chiffres, le départ de la recrue est rarement la seule conséquence d’une induction RH ratée. 

Désorganisation de l’équipe, surcharge des collègues restants, doutes qui s’installent dans l’équipe. Parfois, ce turnover précoce entraîne d’autres départs, avec tout ce que cela implique en matière de gestion, de réorganisation, de cohésion et de performance collective. Et ce, sans parler de l’impact sur la marque employeur : les expériences négatives circulent vite, dans les réseaux professionnels comme sur les plateformes d’avis. 

Les bénéfices d’un onboarding réussi

Les bénéfices d’un parcours d’intégration doté d’une structure claire sont multiples. Des données Glassdoor de 2024 révèlent que les nouvelles recrues qui en bénéficient ont 58 % de chances supplémentaires de rester dans l’entreprise après trois ans. La qualité de l’embarquement a donc une incidence directe sur la fidélisation des talents. 

De même, un salarié bien intégré monte en compétences plus vite, sollicite moins ses collègues et contribue plus tôt à la performance collective. Mais les avantages ne s’arrêtent pas là.

Un onboarding réussi œuvre également en faveur de la culture d’entreprise et de la marque employeur. En personnalisant l’expérience d’accueil, le nouveau collaborateur entre en immersion dans l’univers de l’organisation. Il s’imprègne de ses valeurs, de son mode de fonctionnement, de sa stratégie. Lorsque cette démarche est anticipée et bien menée, elle véhicule une image positive auprès des futurs candidats et transforme les nouveaux arrivants en ambassadeurs.

Bien entendu, un embarquement réussi permet aussi de transmettre les informations essentielles à la prise de poste : précisions techniques sur les missions, outils à maîtriser, ressources disponibles. Autant d’éléments qui participent à rendre les nouveaux employés autonomes et productifs plus rapidement.

Quels sont les bonnes pratiques de l’intégration en entreprise en 2026 ?

Exit le silence radio, première cause de no show

De quelques semaines pour les profils juniors à trois mois ou plus pour les cadres en poste, le délai entre la promesse d’embauche et le premier jour de travail a longtemps été considéré comme un temps mort. Or, c’est une erreur puisqu’il s’agit en réalité d’un temps critique. 

Aujourd’hui encore près d’une personne recrutée sur 5 n’a plus aucun contact avec son futur employeur pendant cet intervalle. En d’autres termes, il ne se passe… rien. Alors même que c’est à ce moment précis que : 

• le doute s’installe dans l’esprit des candidats ;
• les sollicitations concurrentes reprennent ;
• le no show devient possible.

Et, CQFD, que le turnover commence parfois avant même le début du contrat. 

Pauline Montauzé que nous avons reçues lors de la saison 3 du podcast RH T’as raté le coche témoigne : 

Revoir notre podcast T’as raté le coche : Intégration dès la promesse d’embauche chez Groupama

Le futur salarié doit se sentir attendu

Un pré-boarding bien construit poursuit plusieurs ambitions. Confirmer à la nouvelle recrue qu’elle a fait le bon choix. L’acculturer progressivement à l’entreprise, à son organisation, à ses valeurs. En somme : 

• poser les bases d’un parcours coordonné entre ressources humaines, manager et fonctions support ;
• amorcer sa formation avant même le premier jour.

Chez Cabaia, Mathilde Culisier, Talent Acquisition Manager, a fait de cette phase un véritable terrain d’innovation : 

Une façon de créer une immersion culturelle progressive et d’embarquer le futur collaborateur avant même qu’il ait posé un pied dans les locaux.

Le jour J et les premières semaines

Il n’existe pas de deuxième chance pour faire une première impression. Cette vérité, aussi banale soit-elle, reste l’une des plus mal appliquées dans les processus d’arrivée. Arriver le premier jour pour trouver un poste de travail pas prêt, un manager absent et des collègues non prévenus… C’est quelque chose que beaucoup de salariés ont vécu, et que peu oublient.

Marine Duffour, directrice du développement RH explique d’ailleurs :

Chez Colisée, cette préparation en amont s’appuie sur un kit onboarding fourni à chaque manager, comprenant un guide pas à pas, des trames d’entretien et des bilans à chaud.

Revoir notre podcast T’as raté le coche : 100 jours pour un onboarding gagnant

Les clés d’une prise de poste efficace

Les premières semaines sont décisives. Selon une étude Robert Half (2025), en 2024 : 

• 33 % des candidats ont mis fin à leur période d’essai du fait d’une mauvaise expérience de travail ;
• 32 % par déception sur la culture d’entreprise.

Structurer l’intégration après le day one est donc indispensable. Voici un exemple de planning d’accueil des nouveaux employés : 

J+7 : Premier point de suivi pour vérifier que les bases sont posées : outils, interlocuteurs, compréhension des missions. Cela peut aussi être le moment du rapport d’étonnement. Un basique RH précieux pour donner la parole au nouveau talent sur son ressenti à chaud.

J+30 : Entretien de fond avec le manager pour faire le point, ajuster la charge de travail et identifier les éventuels points de friction. 

J+60 et J+90 : Montée en puissance progressive sur les missions, confirmation des objectifs à moyen terme, évaluation de la montée en compétences.

Fin de période d’essai (3 à 4 mois en moyenne) : Bilan structuré, décision formalisée, ajustements ciblés si nécessaire.

Le buddy : plus qu’un parrainage symbolique

Le système de buddy ou de mentor est souvent mentionné dans les processus d’onboarding. Chez Cabaia, les « 10 commandements du buddy » formalisent précisément le rôle de ce référent. C’est le N+1 lui-même qui identifie la personne la plus adaptée au sein de son équipe, en tenant compte de sa disponibilité et de son ancienneté. Le buddy envoie un message de bienvenue avant l’arrivée, partage un déjeuner au bout d’un mois, fait rencontrer des personnes d’autres départements. Autant de petites actions qui, mises bout à bout, construisent un filet de sécurité relationnel indispensable aux premiers mois.

Chez Colisée, c’est une semaine entière dans un établissement école aux côtés d’un directeur expérimenté qui joue ce rôle qui permet aux nouveaux directeurs de s’acclimater avant de prendre leurs fonctions dans leur propre structure.

Revoir le podcast T’as raté le coche : Onboarding, facteur clé de fidélisation chez Cabaia

Le manager, premier ambassadeur de l’intégration

À rôle stratégique, préparation souvent insuffisante

Combien de fois les managers sont pris par le business, n’ont pas le temps et ne sont même pas là pour accueillir les nouveaux employés ? Lorsqu’il s’agit d’onboarder, on pense process, on pense RH, on pense outils. 

Cependant, on oublie souvent qu’au quotidien, c’est le manager qui fait ou défait l’intégration. Or, si ces derniers ne sont pas équipés pour jouer ce rôle, n’y ont pas été formés, ou ne comprennent pas pourquoi cela relève de leur responsabilité managériale, le dispositif le mieux conçu du monde ne produira pas les effets attendus.

Formation, outillage et responsabilisation du management

Impliquer les managers dans l’onboarding suppose trois conditions. D’abord, les former aux enjeux de l’intégration. Pas seulement aux process, mais à ce que représente cette étape pour un nouveau collaborateur. Ensuite, les outiller pour alléger la charge perçue en déployant des checklists numériques, rappels automatisés, trames d’entretien, via une plateforme d’onboarding par exemple. 

Et formaliser leurs responsabilités. Ceci afin que le processus ne soit pas perçu comme une contrainte supplémentaire mais comme une composante à part entière de leur rôle managérial.

Bérénice Viviand, responsable communication RH et marque employeur France chez Sopra Steria, rappelle notamment que :

Collecter les données de l’onboarding : de l’intuition à l’intégration data-driven

Autre écueil récurrent : bien souvent, la qualité d’un parcours d’intégration s’évalue encore au feeling. Le collaborateur a l’air bien intégré, le N+1 dit que ça se passe bien. Sauf que c’est insuffisant, et surtout, ça ne dit pas grand chose de ce qui fonctionne ou non.

Parmi les dispositifs actionnables pour mesurer l’impact de l’onboarding, vous pouvez notamment analyser : 

• la satisfaction à chaud via des questionnaires réguliers ;
• l’analyse du taux de rétention spécifique à la période d’essai ;
• les données qualitatives via des outils d’analyse qui font remonter les tendances cachées dans les feedbacks.

Comment les entreprises mesurent-elles leur onboarding ?

En pratique, plusieurs indicateurs (KPI) permettent d’assurer une gestion rigoureuse de la qualité de l’onboarding :

Le taux de rétention à 6 et 12 mois. Chez Groupama, le baromètre d’opinion biannuel croise les résultats d’une année à l’autre pour mesurer l’évolution de la satisfaction à l’intégration. Chez Colisée, c’est la baisse du taux de départ avant 12 mois — de 24 % à 16 % depuis la refonte du parcours — qui valide les choix opérés.

Le NPS onboarding offre une lecture synthétique de l’expérience vécue. Cabaia l’a intégré à son processus : 9,4/10 en 2023, 9,5/10 en cours d’année suivante, avec une seule rupture de période d’essai. 

Le rapport d’étonnement, outil qualitatif par excellence, pour compléter les données. Rempli entre J+5 et J+30, il donne la parole aux collaborateurs sur ce qui a facilité ou freiné leur arrivée. Il constitue ainsi une source précieuse d’amélioration continue du dispositif.

Enfin, le taux de complétion du parcours d’onboarding et le time-to-productivity (le temps nécessaire pour qu’un salarié atteigne sa pleine productivité) permettent de relier directement l’onboarding à la performance opérationnelle.

Revoir le podcast Shortlist : Quelles stratégies d’écoute candidat et d’onboarding ? 

Accueil en entreprise : quelle plus-value de l’IA et de la digitalisation ?

La digitalisation de l’onboarding s’inscrit aujourd’hui comme un levier de fiabilisation. Elle permet d’automatiser ce qui peut l’être : relances administratives, notifications, to-do lists managériales. Ceci afin de libérer du temps sur ce qui ne peut pas l’être : l’accueil, le feedback, l’accompagnement humain.

Revoir l’interview HR Tech Stories : Réinventer l’onboarding entre automatisation, IA et humain

Lors de cet échange, Nathaniel Philippe identifie trois domaines où l’intelligence artificielle transforme réellement les pratiques. 

D’abord, la création de parcours : là où la conception d’un workflow d’onboarding prenait autrefois plusieurs heures, l’IA génère une première version en quelques minutes. Quiz, séquences emails, ressources, les RH n’ont plus qu’à ajuster. 

Ensuite, la clarté apportée aux employés via des chatbots conversationnels intégrés aux outils du quotidien. Ces derniers sont capables de répondre aux questions pratiques en temps réel sans mobiliser un interlocuteur humain. 

Enfin, l’analyse des feedbacks : lorsqu’une entreprise collecte des dizaines de milliers de questionnaires, seule l’IA permet d’en extraire les tendances significatives, d’identifier les points de friction récurrents et d’anticiper les risques de désengagement.

Intégration à distance : les fondamentaux

Selon une publication INSEE de mars 2025, une personne sur cinq est aujourd’hui concernée par le télétravail. Ce chiffre signifie que pour une part significative des nouvelles recrues, tout ou partie de l’intégration se déroule à distance. 

En pratique, les objectifs d’un onboarding en remote réussi restent exactement les mêmes qu’en présentiel. Mais certains risques sont mécaniquement amplifiés : 

• isolement ;
• malentendus sur les attentes ;
• sentiment de décalage entre le discours de recrutement et la réalité terrain.

L’erreur la plus fréquente dans ce contexte ? Réduire l’onboarding à distance à une succession d’e-mails et de modules e-learning. 

Alors que l’enjeu est précisément inverse : maintenir une densité de liens, même à distance, en équilibrant temps synchrones et asynchrones. Le plus souvent, il est donc inutile de construire un parcours « full remote » à part entière. Mais plutôt de s’assurer que les fondamentaux de l’intégration sont garantis. Et ce, quelle que soit la configuration de travail.

Le mentor présent en virtuel, les sessions d’accueil en visioconférence pensées comme de vrais moments collectifs, et la formation en ligne interactive sont autant de leviers qui permettent de compenser l’absence de proximité physique. À condition qu’ils soient intentionnellement construits, et non improvisés. 

Et l’offboarding alors ?

À l’instar de l’onboarding, le offboarding ne saurait être négligé. En ce sens, il faut également s’assurer d’accompagner le départ des employés. Une démission fait partie intégrante du quotidien d’une entreprise. L’enjeu est de laisser un bon souvenir aux personnes qui quittent la société, et non un goût amer. Au risque sinon de fermer la porte à d’éventuels salariés boomerang, de perdre de futurs candidats et de ternir votre réputation.

Comment réussir l’onboarding des collaborateurs en 2026 ?

L’onboarding commence bien avant l’arrivée au sein de l’entreprise. Il se structure pendant les premières semaines, puis se prolonge bien au-delà de la validation de l’essai. Pour réussir l’intégration des collaborateurs en 2026, il faut donc appréhender ce processus comme un ensemble, et non plus comme une liste de choses à cocher.

C’est, entre autres, à cette condition que les entreprises pourront transformer l’intégration en dispositif de fidélisation. Et, peut-être même, créer une véritable communauté d’ambassadeurs.

Structurer son onboarding en 2026, c’est donc un investissement, c’est vrai. Mais le temps pris aujourd’hui à intégrer, c’est aussi du temps gagné sur la performance et la productivité du collaborateur dès les premières semaines de prise de poste.

Mathilde Culisier est Talent Acquisition Manager chez Cabaia, marque française créée en 2015 et devenue entreprise à mission en 2021, certifiée B Corp depuis 2022. L’enseigne rassemble aujourd’hui près de 370 collaborateurs répartis entre le siège et les boutiques, avec plus de 40 nouvelles recrues embauchées l’an passé.

La rédaction myRHline a rencontré Mathilde afin qu’elle nous explique comment Cabaia a structuré un parcours d’onboarding en plusieurs temps pour fidéliser avant même la période d’essai, renforcer l’engagement sur le long terme et transformer les nouveaux arrivants en ambassadeurs de la marque.

En quoi l’onboarding chez Cabaia se distingue-t-il des approches plus classiques ?

Ce qui rend l’onboarding unique chez Cabaia, c’est qu’il débute avant même l’embauche, c’est-à-dire pendant le processus de recrutement. En effet, plutôt que de nous limiter à une approche très administrative de l’onboarding, nous cherchons, au contraire, à faire vivre une aventure à nos collaborateurs et, pour le coup, à nos futures recrues.

Pour ce faire, notre processus d’intégration se décline en 3 phases : d’abord, le préboarding, ensuite la phase d’onboarding, puis l’étape de post-onboarding. L’ensemble de ce procédé est construit sur un mélange entre :

• de la structure avec du partage d’objectifs qui vont être clairs, une roadmap ou encore des quick wins pour mettre en confiance les nouveaux arrivants ;
• un volet plus fun avec des actions concrètes comme l’attribution d’un buddy, un système de welcome kit, des référents disponibles tout au long du parcours et une culture d’entreprise très forte.

Pouvez-vous donner un exemple d’initiative mise en place par Cabaia pour améliorer l’accueil et fidéliser les nouveaux embauchés ?

Parmi les initiatives pensées pour (mieux) embarquer les nouveaux arrivants, nous avons notamment déployé des vidéos pour renforcer et concrétiser davantage la relation entre l’entreprise et le candidat/la recrue.

Comme je le disais plus tôt, chez Cabaia, l’onboarding commence dès le processus d’embauche. Lors du recrutement par exemple, chaque candidat reçoit une première vidéo personnalisée pour lui expliquer les avantages à nous rejoindre lorsqu’il passe une étape. Ce type de contenu est très immersif et permet de plonger la potentielle recrue dans la culture de Cabaia. C’est donc un moyen de la motiver et, finalement, de commencer à la fidéliser avant même d’émettre une proposition d’embauche. Ce qui est très important puisque le marché du travail est extrêmement tendu dans un secteur d’activité comme le nôtre.

Ensuite, nous diffusons une seconde vidéo à la signature de la promesse d’embauche. Celle-ci vise à expliquer comment va se dérouler l’intégration. C’est à ce moment-là que nous revenons plus en détail sur la phase de préboarding, ses étapes et la documentation avant l’arrivée. Mais aussi le programme du jour J, le petit déjeuner, les premières semaines et le post-onboarding.

Pour mettre en place ce projet, la fonction RH Cabaia a pu fédérer et embarquer bon nombre de nos collaborateurs, y compris des membres de la direction. Raison pour laquelle nous sommes assez fiers d’avoir porté et mené cette initiative RH.

À côté de ça, il y a bien entendu d’autres actions. Pour faire le lien avec le collectif, nous avons par exemple mis en place un système de buddy. C’est quelque chose d’assez commun, mais, pour le faire vivre, nous avons élaboré les 10 commandements du buddy et la particularité, c’est qu’il revient au manager de la future recrue d’identifier la personne la plus à même de l’accompagner.

Podcast T’as raté le coche : Onboarding, facteur clé de fidélisation chez Cabaïa

Selon vous, le processus d’intégration élabora par Cabaia est-il scalable ?

C’est une très bonne question à laquelle j’ai déjà réfléchi dans la mesure où nous prévoyons de continuer à recruter. À mon sens, oui notre dispositif d’intégration tel qu’il est défini actuellement est scalable, et en mesure d’accompagner notre croissance.

En effet, il n’est pas seulement conçu comme une tâche administrative récurrente ou une liste à cocher. Au contraire, c’est un outil flexible qui repose sur une philosophie efficiente, quelle que soit la taille de l’entreprise : de la structure et un onboarding en lien avec les valeurs de la marque.

Ce que nous avons fait, c’est simplement construire une trame claire et instaurer des rituels adaptés à chaque métier. À une plus grande échelle, il faudrait certainement procéder à de petits ajustements. Mais, à mon sens, rien qui supposerait de repenser le dispositif dans sa globalité.

Comment mesurez-vous l’efficacité du processus d’onboarding ?

Il y a plusieurs moyens de mesurer l’efficacité de l’onboarding. D’abord, sur la phase de post-onboarding. À + 1 mois, j’interviens par exemple auprès des collaborateurs pour savoir comment leur arrivée s’est déroulée, s’ils ont des retours à nous faire et si les missions qui ont été « vendues » lors du recrutement sont bien celles qui sont réalisées au quotidien. Cet échange va bien au-delà du simple point. Il sert à évaluer l’efficacité du dispositif en examinant l’expérience d’intégration elle-même pour voir si elle doit être ajustée.

En parallèle, nous adressons aussi un formulaire sur lequel nous demandons aux nouveaux embauchés d’évaluer le processus d’onboarding de manière anonyme. Nous y utilisons un système de notation à travers la question : est-ce que vous recommanderiez le processus d’onboarding à l’un de vos proches ?

De manière globale, nous obtenons d’excellents retours avec :

• 9,4/10 en 2024 sur 42 personnes onboardées ;
• 9,5 en 2025 sur 44 personnes onboardées (jusqu’à octobre 2025, ndlr.).

Pour aller peu plus loin sur la data, nous nous appuyons aussi sur d’autres indicateurs très explicites comme :

• le ratio de fin de période d’essai (1 seule en 2025) ;
• le taux de turn over est très bas (entre 10-12 %) ;
• le taux de rétention (autour de 90 %).

À l’avenir, l’objectif serait d’exploiter notre onboarding pour faire des nouveaux arrivants de vrais ambassadeurs de la marque. Ceci afin de développer encore plus l’attractivité de l’enseigne Cabaia.

En pratique, nous commençons déjà un petit peu à le faire et je trouve que cela se ressent déjà. Je pense notamment à l’exemple d’une personne qui est arrivée il y a quelques mois et qui, avant même d’avoir validé sa période d’essai, a coopté plusieurs personnes. J’en ai recruté 2 sur les 3, ce qui est très positif.

Cet exemple illustre bien l’idée que si l’on bénéficie d’une bonne intégration et que l’on se sent bien dans l’entreprise, cela donne envie d’y rester. Mais aussi d’embarquer d’autres personnes de son réseau.

Pourquoi le jury a tranché pour HeyTeam ? Parce que la solution fluidifie l’onboarding et sécurise l’offboarding, sans surcharge RH. Découvrez le pitch, et voyez comment HeyTeam réduit les frictions dès l’arrivée, puis au moment du départ.

Plateforme d’onboarding et offboarding : le digital pour sécuriser les arrivées et sorties des collaborateurs

La promesse de la solution HeyTeam est la suivante : un parcours cadré, mais simple. Personnalisation, automatisation, coordination : l’objectif est clair, éviter les ratés et les relances. Avant l’arrivée (préboarding), HeyTeam orchestre les étapes clés et la communication, sans tableurs ni emails dispersés. Les contenus s’adaptent au profil, donc chacun reçoit la bonne info au bon moment.

De même, le parcours est structuré en séquences courtes, avec des repères visibles pour avancer. Surtout, la collecte des pièces se fait au fil de l’eau, et les dossiers sont complets.

Côté RH, les demandes de documents sont ciblées selon le poste et le contrat. Par conséquent, on réduit les allers-retours inutiles, et on sécurise le volet administratif dès le départ. Côté collaborateur, tout est centralisé : actions à faire, agenda, documents, signatures et contenus utiles. Enfin, le livret d’accueil est consultable sur mobile, tablette ou web, à tout moment.

Bien entendu, la solution se connecte à l’écosystème RH, notamment ATS et SIRH. Ainsi, les données circulent mieux et le process est fluide, de l’arrivée au départ.

Solution Onboarding et Offboarding : le pitch HeyTeam

3 questions posées à HeyTeam, lauréat des Trophées HR Tech 2025

Comment vous êtes-vous préparé pour le(s) pitch(s), et quels messages clés souhaitiez-vous faire passer au jury et au public RH ?

Nous nous sommes préparés en partant d’une question simple : qu’est-ce qui fait réellement la différence pour les RH aujourd’hui ?
Plutôt que de présenter une vision théorique, nous avons choisi de nous appuyer sur des retours d’expérience très concrets, issus de clients confrontés à des enjeux forts de volume, de multi-sites ou de complexité organisationnelle.

Le message principal que nous voulions faire passer était que l’onboarding et l’offboarding sont devenus des leviers stratégiques, bien au-delà de la simple digitalisation des processus. Ce sont des moments clés qui impactent directement l’engagement, la fidélisation et la perception de l’entreprise par les collaborateurs.

Qu’est-ce que cela représente pour vos équipes le fait que HeyTeam remporte le trophée Onboarding et Offboarding dans cette première édition des HR Tech ?

Ce trophée représente une reconnaissance très forte pour l’ensemble des équipes HeyTeam. Il vient saluer un travail collectif mené depuis plusieurs années, en étroite collaboration avec nos clients, dans des contextes souvent complexes et exigeants.

Le remporter lors de la première édition des HR Tech Trophées a une portée symbolique particulière. Cela confirme que l’onboarding et l’offboarding sont désormais considérés comme des enjeux stratégiques majeurs pour les directions RH. Pour nos équipes, c’est à la fois une fierté et un moteur supplémentaire pour continuer à viser l’excellence, avec une obsession constante : l’impact concret pour les RH, les managers et les collaborateurs.

Comment voyez-vous évoluer votre marché dans les prochains mois, et quel rôle votre solution entend-elle y jouer ?

Le marché RH entre dans une nouvelle phase de maturité, portée par l’essor de l’IA, l’automatisation et une exigence accrue en matière d’expérience collaborateur. Les entreprises recherchent désormais des solutions capables de structurer durablement leurs parcours, tout en libérant du temps pour l’humain.

Notre ambition chez HeyTeam est claire : devenir la référence de l’onboarding et de l’offboarding d’excellence. Nous voulons accompagner nos clients avec une plateforme intelligente, fiable et profondément humaine, qui sécurise les parcours, valorise les moments clés et transforme chaque arrivée comme chaque départ en levier stratégique et différenciant.

En effet, près d’un collaborateur sur deux met fin à la relation de travail avant la fin de sa période d’essai, contre 40 % en 2024. Une progression nette. Et ce, alors même que le coût d’un recrutement raté se chiffre parfois en dizaines de milliers d’euros. 

Les résultats du baromètre soulignent que l’accueil repose souvent sur de bonnes intentions. Cependant, ils démontrent aussi qu’il souffre de fragilités qui pèsent lourd sur les équipes RH et les budgets. Au-delà du taux de rupture des périodes d’essai, l’étude, menée auprès de plus de 200 directions RH, met aussi en lumière les pratiques d’onboarding, de management et de formation qui entourent les premiers mois. 

Chiffres période d’essai : une rupture sous les radars RH

Nous l’avons vu, le baromètre montre que 1 processus d’intégration sur 2 se termine avant la fin de la période d’essai. Ce glissement confirme que les premières semaines restent un moment clé pour les nouveaux embauchés.

Un constat qui concerne aussi les organisations : le coût moyen d’un recrutement raté étant estimé entre 30 000 et 60 000 euros. 

Dans le détail, les réponses à l’étude HeyTeam x Skillup mettent en évidence plusieurs déséquilibres en matière de gestion des arrivées. À titre d’exemple, seule 1 direction RH sur 3 déclare individualiser et automatiser les parcours d’onboarding. Et 36 % des entreprises réservent ces dispositifs structurés aux postes qualifiés de « stratégiques ». 

Ce fonctionnement à deux vitesses crée des écarts d’expérience marqués entre les collaborateurs. Les profils jugés moins critiques bénéficient d’un accompagnement plus limité. Alors que leur engagement reste tout aussi déterminant.

La question de l’onboarding data driven

Le baromètre montre que seules 21 % des entreprises suivent régulièrement les indicateurs de réussite de la période d’essai. Dans beaucoup d’organisations, les données de rétention, d’engagement ou de montée en compétences ne sont donc pas regroupées. Preuve que la période d’essai reste une séquence peu documentée, parfois absente des tableaux de bord présentés aux directions.

Un suivi plus systématique donnerait pourtant aux équipes RH des repères pour analyser les motifs de rupture. Il fournirait aussi une base chiffrée pour défendre des moyens supplémentaires sur l’onboarding et le management de proximité.

Ce que révèle le baromètre sur l’intégration et le management

Le baromètre apporte plusieurs éclairages sur l’onboarding et le management pendant la période d’essai. Il interroge la manière dont les équipes RH, les managers et les outils structurent les premiers mois.

Les réponses des DRH mettent notamment en avant :

• l’influence de la fréquence des entretiens managériaux sur la rétention des talents ;
• la place de la formation dès les premiers jours ;
• la structuration des étapes de l’intégration, appuyée par les outils digitaux.

L’intérêt confirmé des rituels managériaux dès la période d’essai

Pour 67 % des répondants, la fréquence des entretiens managériaux influence directement la rétention des talents. Ces rendez-vous réguliers permettent de clarifier les attentes, ajuster les priorités et aborder les difficultés rencontrées. À l’inverse, des points espacés ou informels laissent davantage de place aux malentendus et aux frustrations. 

Une articulation nécessaire entre temps de production et temps d’apprentissage

Le décalage entre intentions et actions apparaît aussi lorsqu’on regarde la place de la formation. Par exemple, 9 répondants sur 10 jugent la formation essentielle dès l’arrivée pour soutenir la montée en compétences. Or, 1 entreprise sur 4 seulement l’intègre réellement dans le processus d’intégration. 

Ce différentiel laisse ainsi supposer que les arrivants sont rapidement confrontés à des attentes élevées. Tandis que, dans les faits, peu sont équipés pour vraiment y répondre. 

• Les chiffres du baromètre invitent ainsi RH et managers à réserver de vrais espaces d’apprentissage. La capacité à outiller rapidement les arrivants peut peser ensuite dans leur choix de rester.

L’apport des outils digitaux dans l’intégration

Le baromètre met aussi en avant l’apport des outils digitaux dans la structuration de ces étapes. Et pour cause : la digitalisation des parcours d’intégration permet par exemple d’automatiser certains envois d’informations ou rappels d’actions. Elle offre également une meilleure visibilité sur les tâches réalisées ou en attente, pour les RH comme pour les managers. 

Ces dispositifs ne remplacent pas la relation humaine, mais ils fluidifient la coordination entre acteurs. Ils peuvent ainsi contribuer à réduire le volume de tâches administratives au profit de temps d’échange plus qualitatif avec les nouveaux arrivants.

Les premiers chiffres du baromètre HeyTeam x Skillup 2025 offrent un aperçu concret des pratiques d’intégration aujourd’hui. Ils montrent des écarts d’accompagnement, mais aussi des marges de progression à portée des équipes RH.

Les enseignements clés de cette étude sur la période d’essai seront présentés le jeudi 20 novembre de 9h30 à 10h30 : 5 erreurs qui dont décrocher vos talents en période d’essai

À propos d’HeyTeam

HeyTeam est la solution SaaS dédiée à l’onboarding et à l’expérience collaborateur. Elle accompagne plus de 200 entreprises (BPCE, MAIF, Sodexo, etc.) dans la création de parcours d’intégration, de mobilité interne et de départ, personnalisés et engageants.

À propos de Skillup

Skillup, plateforme de gestion des talents, qui permet à +250 équipes RH (Crédit  Agricole, Accor, Intersport, FDJ) de piloter l’ensemble des parcours professionnels (formation, entretiens, GEPP, People Review) et de maximiser leur impact RH.

Il faut dire que l’arrivée d’un nouveau collaborateur n’est pas toujours simple. Les RH doivent concilier proximité et efficacité administrative, tout en évitant de noyer les recrues sous les formalités.

Disponibles 24/7, capables de répondre instantanément aux questions pratiques et de guider les étapes clés, les chatbots trouvent leur place dans cet entre-deux. Ils maintiennent le lien, fluidifient les échanges et allègent la charge administrative. En facilitant ainsi l’accès à l’information et en soutenant les premiers pas des collaborateurs, ils s’inscrivent désormais comme un moyen concret pour les RH de rendre le préboarding plus autonome, plus fluide et plus engageant.

Pourquoi le préboarding reste une étape critique de l’intégration ?

36 % des salariés continuent de consulter des offres d’emploi pendant leur intégration. Ce chiffre en dit long : la phase de préboarding reste décisive, en particulier pour les profils pénuriques, rapidement sollicités ailleurs.

Dans ce laps de temps, l’entreprise doit maintenir le lien entre la signature du contrat et le premier jour. Or, trop souvent, les formalités administratives prennent le dessus. Collecte de données, signatures, création des accès… Bien qu’incontournables, ces étapes peuvent donner une image « bureaucratique » de l’organisation avant même le démarrage effectif. C’est précisément sur ce point que les chatbots viennent changer la donne.

Préboarding : ce que les chatbots changent vraiment

L’usage des chatbots en RH n’est pas nouveau, mais l’essor de l’intelligence artificielle (IA) apporte une nouvelle dynamique.  En effet, là où ces outils se limitaient à des FAQs dynamiques, ils ouvrent désormais la voie à une expérience plus personnalisée.

Car, en plus de répondre aux questions fréquentes, un chatbot peut désormais :

• centraliser les informations ;
• envoyer des relances automatiques ;
• partager des vidéos ou des supports ;
• collecter les documents nécessaires.

Accessible à tout moment, il apporte une continuité rassurante pour le collaborateur. 

Côté RH, c’est tout un pan administratif qui se trouve automatisé. En arrière-plan, l’outil a la capacité d’harmoniser les échanges entre services (paie, IT, services généraux) et d’éviter les pertes d’informations. Résultat : moins de silos et une impression de fluidité dès le départ.

Préboarding et chatbots : les nouveaux défis posés par l’IA

Si l’usage de l’IA dans les RH soulève encore des questions éthiques, son application au préboarding semble plus consensuelle. Les procédures étant prévisibles et encadrées par le RGPD, le terrain est moins sensible. Trois défis sont tout de même à considérer.

Confiance et confidentialité des chatbots

Le digital peut libérer la parole (poser une question à un chatbot étant parfois moins intimidant que solliciter un RH en direct). Mais il soulève aussi une condition essentielle : la confiance.

Les futurs collaborateurs doivent savoir quelles données sont collectées et comment elles seront utilisées. Exit les logiques de surveillance implicite ou d’analyses comportementales : le rôle du chatbot doit rester celui d’un guide pratique. La transparence est donc clé : informer dès la fin des entretiens, préciser les usages des données, et garantir qu’un contact humain reste disponible en parallèle. Dans les faits, le chatbot doit être présenté comme un « assistant augmenté », jamais comme un remplaçant.

Automatisation ≠ déshumanisation

Le frein le plus souvent évoqué concerne la crainte d’une expérience trop froide. Pourtant, bien conçu, un chatbot peut contribuer à personnaliser le parcours. Comment ?

• en adoptant un ton aligné avec la culture d’entreprise ;
• en proposant des supports interactifs (quiz, vidéos, organigramme) ;
• en envoyant un message de bienvenue ou un mot du manager avant l’arrivée.

L’automatisation libère surtout du temps sur les tâches répétitives ! Ce temps gagné permet aux RH de se concentrer sur ce qui compte : préparer des touches humaines et stratégiques pour l’accueil physique des collaborateurs.

Pour aller plus loin sur le sujet « préboarding et chatbots », consultez notre article sur une thématique similaire

IA et recrutement : est-il possible d’automatiser sans perdre le lien humain ? Quels sont les bénéfices du chatbot pour les recruteurs ? Que pensent les candidats des chatbots ? Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place ?

Inclusion et accessibilité

Un chatbot ne doit pas créer de barrières nouvelles. Or, certains collaborateurs peuvent rencontrer des difficultés : maîtrise limitée des outils numériques, langue de travail différente, situation de handicap. La conception doit donc intégrer l’accessibilité dès le départ. C’est une condition essentielle à une expérience collaborateur inclusive, dès les premiers pas dans l’entreprise.

Automatiser le préboarding : par où commencer ?

Avant d’intégrer un chatbot, encore faut-il savoir s’il répond à un besoin réel. La première étape consiste donc à dresser un inventaire du processus actuel de pré-intégration :

• Quelles sont les étapes ?
• Quels sont les documents à fournir/récolter ?
• Quelles parties prenantes ?
• Quel calendrier ?

Dans un second temps, il s’agit d’identifier les tâches répétitives ou des points de friction qui ralentissent ou complexifient l’expérience. De manière générale, les étapes administratives, souvent manuelles, sont les premières candidates à l’automatisation. Mais cet état des lieux peut révéler des « pain points » insoupçonnés. L’implication des différentes équipes contribuant, de près ou de loin, au préboarding est alors indispensable. On pense généralement à la paie ou à la formation, mais l’informatique ou les services généraux sont aussi concernés.

Enfin, il s’agit de clarifier les attentes finales : cherche-t-on à fluidifier l’administratif ? À enrichir l’expérience collaborateur ? À gagner en réactivité ? Les réponses à ces questions orientent directement le choix. Parfois, une simple revisite du process suffit. D’autres fois, elles soulignent la nécessité d’un chatbot et guident la définition d’un cahier des charges ou le brief d’un prestataire externe.

Piloter et évaluer le préboarding assisté par chatbot

Une fois l’automatisation lancée, le suivi devient essentiel. Des indicateurs simples comme le nombre de questions traitées, ou les retours d’enquêtes de satisfaction permettent d’évaluer rapidement l’efficacité du dispositif.
Un bilan au bout de quelques semaines donne aussi la possibilité d’ajuster les contenus ou le ton, pour rester aligné avec les besoins réels des nouveaux arrivants.

Maintenir la cohérence entre préboarding et onboarding

Le préboarding n’est pas une étape isolée. L’expérience vécue avant l’arrivée doit se prolonger naturellement une fois sur site. Si le chatbot adopte un ton convivial et ludique, l’onboarding en lui-même ne peut pas être totalement formel. De même, les informations déjà fournies par le collaborateur ne doivent pas être redemandées à nouveau : cohérence et continuité renforcent la crédibilité du parcours.

Bien pensé, le préboarding assisté par l’IA illustre un usage concret de la technologie au service des RH. Loin d’un gadget, le chatbot fluidifie les étapes administratives et libère du temps pour les échanges humains. Un bénéfice d’autant plus précieux dans un contexte où les modes de travail hybrides sont devenus la norme.

Pour les équipes RH, c’est d’ailleurs l’opportunité de réinvestir le temps gagné dans des actions à plus forte valeur : personnalisation du processus d’intégration, accompagnement managérial ou culture d’entreprise.

Adoptée avec méthode et transparence, l’automatisation du préboarding peut donc devenir un véritable accélérateur d’intégration et d’engagement.

Source(s) documentaire(s) :

• Baromètre Workelo 2024
• Pourquoi l’IA générative peine encore à révolutionner les RH : les 5 défis à surmonter (Jeremy Lamri, Harvard Business Review)
• Comment les chatbots RH contribuent à améliorer l’intégration des employés (SurveySparrow)

L’objectif ? Convaincre et établir un lien émotionnel fort dès la phase de recrutement, bien sûr. Ceci en donnant aux potentielles recrues la capacité de se projeter et d’évoluer dans l’entreprise. Mais aussi, dans un second temps, faciliter le processus d’intégration pour les heureux élus qui décrochent leur ticket d’embarquement.

Seulement, voilà : après les paillettes, 50 % des salariés ont déjà vécu une intégration décevante.

En cause ? Souvent, le (traditionnel) silence radio entre la promesse d’embauche et le premier jour de travail. Ainsi que l’absence d’accompagnement — administratif, pédagogique, matériel, managérial — à la prise de poste. Des points de friction à l’origine d’un décalage perçu entre l’expérience candidat et l’expérience collaborateur, avec les conséquences que nous connaissons.

Au mieux, de l’insatisfaction. Au pire, des nouveaux collaborateurs qui finissent par quitter le navire rapidement.

En 2024 par exemple, 30 % des CDI n’ont pas duré un an. De même, 50 % des personnes ayant accédé à leur premier emploi (génération Z) ne sont même pas restées un an dans l’entreprise*. Mauvais « date », direz-vous, et c’est bien possible. Toutefois, ces chiffres démontrent aussi les enjeux du plan d’intégration. La rétention évidemment. Mais aussi une meilleure gestion du turn-over ou encore l’entretien de la marque employeur.

Alors, comment maximiser l’efficacité de votre processus d’intégration en 2025 ? De quelle façon engager chaque nouvelle recrue dès la promesse d’embauche ? Et quels leviers actionner pour (mieux) accueillir vos nouveaux collaborateurs, avant et après la première journée ? Décryptage et retours d’expérience dans cet article.

Parcours d’intégration : une propension à souffler le chaud et le froid ?

Nous l’avons vu plus tôt, la phase de recrutement permet en théorie de créer la connexion avec le futur collaborateur. Cependant, le lien avec le prochain nouveau membre de l’équipe reste encore fragile à ce stade.

Et pour cause : les collaborateurs en devenir ou fraîchement arrivés sont volages. Ils continuent parfois à batifoler ailleurs pour conforter leur choix de rejoindre, ou non, une entreprise (ou d’y rester). C’est d’autant plus vrai lorsque la période de battement entre le recrutement et l’arrivée au poste de travail s’étirent sur plusieurs semaines. Et encore plus si, comme en amour, l’organisation ne fait pas l’effort d’entretenir et de cultiver la relation naissante.

Ce qui, en pratique, arrive encore trop souvent : près d’une personne recrutée sur 5 n’a plus aucun contact avec son futur employeur entre la confirmation du recrutement et son arrivée au sein de l’entreprise*.

Est-ce là le signe d’une tendance des entreprises à considérer que « l’opération séduction » prend fin à la signature de la promesse d’embauche ?

Pas pour toutes, loin de là. Il n’empêche que certaines (mauvaises) habitudes ont encore la vie dure. Et ce, alors même que cette phase préliminaire — l’étape de pré-intégration — participe à :

• réduire le risque de ghosting ;
• initier l’immersion dans la culture d’entreprise ;
• fidéliser et retenir les futurs talents ;
• sécuriser le recrutement, en définitive.

Encore trop sous-estimée, la phase de pré-onboarding doit ainsi faire partie intégrante de vos processus d’intégration en 2025. Exit l’incertitude, le silence en attendant le jour J. Une rencontre, une collaboration, ça se prépare. Pour cela, il faut donc communiquer, renforcer la première (bonne) impression donnée lors du processus de recrutement et construire les bases d’une relation saine et solide. Et ce, avant le premier jour de travail.

Pré-intégration ou comment faire plus ample connaissance

Conseil n°1 : maintenir la relation avec le candidat recruté

En premier lieu, la communication proactive est essentielle. Il s’agit notamment d’envoyer des messages personnalisés, de partager des ressources (le livret d’accueil, par exemple) ou encore de rassurer sur les prochaines étapes. Ceci afin de démontrer que le nouveau salarié est attendu et valorisé.

Par ailleurs, n’oubliez pas que chaque collaborateur est unique. L’idéal est donc d’adapter les contenus et les interactions à son poste et à son profil. Par exemple, une recrue avec un préavis long peut bénéficier de communications espacées, mais régulières pour maintenir l’engagement.

Conseil n°2 : partager la culture de votre entreprise au futur arrivant

Introduire les valeurs et la mission de l’entreprise dès le processus de pré-intégration est un levier puissant pour engager les recrues. Pour cela, des supports numériques interactifs — comme des quiz sur les valeurs, des vidéos, l’accès à des chatbots d’IA, etc. — contribuent à connecter les futurs collaborateurs à l’ADN de l’organisation.

Cette acculturation en « avant première » aide ces derniers à mieux comprendre leur nouvel environnement professionnel, diminue le stress inhérent au changement d’entreprise et instille déjà le sentiment d’appartenance.

Conseil n°3 : organiser l’arrivée du nouvel embauché

Ici le sujet est vaste. Il peut d’abord s’agir de proposer une immersion au sein de l’entreprise avant l’arrivée. Par le biais d’une visite virtuelle, par exemple. Mais aussi d’échanger avec les collègues, un mentor ou parrain désigné, le N+1, etc.

D’autre part, ce volet organisationnel couvre également une dimension plus pratico-pratique : la logistique. C’est-à-dire le dossier administratif, la préparation des outils, du matériel et du poste de travail, la commande des tenues professionnelles, l’élaboration du planning de formation, etc.

Le manque de préparation fait partie des écueils les plus fréquents lorsqu’il s’agit de l’intégration des employés. Il leur envoie un mauvais signal, tandis qu’à l’inverse, un accueil bien orchestré et sans fausse note communique et renforce l’image d’une entreprise accueillante.

Châteauform et Kiloutou : 2 retours d’expérience sur l’intégration

Lors du 4ème épisode de la saison 2 du podcast T’as raté le coche, nous avons reçu Nora Bacha, responsable marque employeur et intégration chez Châteauform, et Benoît Pacceu, directeur du développement RH chez Kiloutou.

Du baluchon d’accueil (welcome pack) à l’outillage des managers, à cette occasion, ceux-ci ont partagé leurs approches du processus d’intégration au sein de leurs entreprises respectives. Tout en expliquant comment les modèles déployés permettent de répondre à certains enjeux RH : promouvoir une culture d’entreprise basée sur la symétrie des attentions, agir sur le turn-over, etc.

Managers : ravivez la flamme de l’intégration

En première ligne, le manager joue un rôle stratégique dans le processus d’intégration d’un nouvel arrivant.

Or, si ce dernier ne joue pas le jeu — parce qu’il n’a pas les outils pour le faire, n’a pas été formé pour ou parfois les deux —, l’intégration peut être compromise, même lorsqu’elle est bien conçue.

Dès lors, garantir une intégration réussie en 2025 implique obligatoirement de former, équiper et soutenir les managers. Le but étant qu’ils contribuent pleinement à ce que l’entreprise et ses nouvelles recrues filent le parfait amour.

Former les managers aux enjeux du processus d’intégration

Un des principaux obstacles à un onboarding réussi est l’absence de formation spécifique pour les managers. Nous venons de le voir, cette année il est donc essentiel de leur fournir les clés pour comprendre les enjeux de l’intégration.

Ceci en leur proposant des formations, par exemple. Celles-ci peuvent alors inclure des ateliers sur les bonnes pratiques d’accueil ou des mises en situation. Mais également s’appuyer sur des retours d’expérience partagés par d’autres managers, des collaborateurs ou, pourquoi pas, des salariés partis prématurément si l’offboarding prévoit ce type de feedback.

Comme le souligne Nora Bacha, les piqûres de rappel sont également précieuses :

Simplifier la vie des managers

L’arrivée d’un nouveau collaborateur dans l’équipe ne doit pas être perçue comme une contrainte supplémentaire. En ce sens, la digitalisation RH permet de fournir des outils simples et efficaces : check-lists numériques, rappels automatisés des tâches à effectuer, ou encore systèmes de suivi des étapes clés de l’onboarding. Grâce à ces derniers, la ligne managériale peut se concentrer davantage sur l’aspect humain, plutôt que sur les démarches administratives.

De même, il est important de décharger les managers des aspects logistiques. Comme l’explique Benoît Pacceu, le kit d’accueil Kiloutou est, par exemple, poussé au niveau national. Cette stratégie ayant pour but de libérer un peu de charge mentale au management.

Insuffler du sens et du plaisir dans l’accueil

Pour que les managers s’investissent vraiment, ils doivent comprendre l’importance de leur rôle tout en y trouvant un réel intérêt. Cela passe par deux axes principaux.

D’abord, le sens. En effet, un manager convaincu de l’importance de l’intégration transmettra naturellement cette conviction à ses équipes. Ce qui implique une véritable adhésion aux objectifs de l’accueil de ceux qui sont fraîchement recrutés.

Mais aussi par le plaisir de partager cette expérience humaine avec chaque nouveau venu. C’est notamment ce qu’a souligné Benoît Pacceu : « Appliquer un processus sans y croire n’aura jamais le même impact que si l’on prend plaisir à le faire ».

On ne badine plus avec le processus d’intégration en 2025

Comme nous l’avons vu au début de cet article, bon nombre de collaborateurs tout juste recrutés finissent le cœur en miettes.

Pourquoi ? Car une partie d’entre eux font encore l’amère expérience d’un processus d’intégration défaillant. Ceci pour x raisons : intégration préliminaire inexistante, accueil décevant, parcours fastidieux ou encore absence d’accompagnement des managers.

Or, l’époque où le parcours d’intégration se limitait à un accueil administratif est derrière nous. Aujourd’hui, faire les yeux doux ne suffit plus : le coup de foudre doit se concrétiser. Et pour cela, il faut désormais créer une expérience d’intégration marquante, continue du recrutement à l’arrivée et au-delà, et surtout à la hauteur des attentes des futurs collaborateurs.

C’est à cette condition que les entreprises pourront disposer d’un véritable avantage compétitif et qu’elles poseront les bases d’une fidélisation durable.

Source(s) documentaire(s) :

• Les secrets de l’expérience candidat
• Baromètre Workelo 2024

Qu’est-ce que le welcome pack ? Quels sont les bénéfices de ce kit de bienvenue ? Comment concevoir un pack d’accueil idéal ? Quels cadeaux choisir ? Décryptage.

Qu’est-ce qu’un welcome pack ? 

Le welcome pack, aussi appelé kit de bienvenue, désigne l’ensemble des objets offerts aux nouveaux collaborateurs lors de l’intégration dans l’entreprise. En général, le contenu du welcome pack comprend : 

• des goodies (fournitures de bureau, tasses, accessoires technologiques…)  ;
• un livret d’accueil et les informations utiles sur l’organisation (organigramme, planning, plan de formation, présentation du manager…) ;
• une carte de bienvenue ;
• le matériel de travail. 

Le plus souvent, les produits du welcome pack arborent le logo et la charte graphique de l’entreprise. Parfois, la personnalisation va jusqu’au flocage des objets aux nom et prénom de la nouvelle recrue comme le propose le site de Gift Campaign, partenaire spécialisé dans l’image de marque des employeurs.

En pratique, il n’y a pas de moment défini pour remettre ce kit de bienvenue au nouvel arrivant. Dès lors, cela peut aussi bien intervenir à la signature du contrat qu’à une autre étape de l’onboarding. Un déjeuner d’accueil ou lors de l’installation dans son bureau, par exemple. En définitive, cela dépend essentiellement de la stratégie RH mise en place.

Tout l’enjeu derrière la remise d’un welcome pack est de communiquer une attention. L’entreprise fait savoir au nouvel employé qu’il est attendu. Mais aussi que l’organisation fait le nécessaire pour favoriser et accompagner la recrue vers une prise de poste dans de bonnes conditions.

Les bénéfices du welcome pack

La remise d’un kit de bienvenue lors de l’onboarding comporte plusieurs avantages. 

Outre faciliter l’arrivée dans l’entreprise, la box cadeau permet à l’employeur de démontrer son intérêt pour le bien-être des collaborateurs. 

Le pack de bienvenue est donc vecteur de la culture de l’entreprise et sert à tisser les premiers liens d’une relation de confiance durable. De même, il s’inscrit comme levier d’engagement collaborateur. 

En effet, offrir ce type de cadeau à un nouvel arrivant cultive le sentiment d’appartenance. Alors qu’un changement d’entreprise est souvent à l’origine de stress, le welcome pack contribue à « briser la glace » et à rassurer les employés fraîchement arrivés. 

Dans la mesure où ils disposent de tout ce dont ils ont besoin, et même un peu plus, ceux-ci se sentent plus sereins face à la découverte d’un nouvel environnement de travail. Ils sont alors plus enclins à s’investir dès les premiers jours.

Dans un contexte où la volatilité des collaborateurs n’est un secret pour personne, l’approche RH incluant le welcome pack peut ainsi faire la différence et sécuriser le recrutement.

Créer une welcome box efficace : nos conseils

La conception d’un kit de bienvenue implique une certaine méthode pour qu’il soit à la fois significatif et pratique pour les nouveaux employés. S’il n’existe pas de welcome pack prêt à l’emploi, voici quelques pistes pour créer un pack d’entreprise à votre image. 

Comprendre les besoins des nouveaux arrivants

Diffuser un questionnaire lors du préboarding. Discuter avec les managers et les chargés de recrutement. Faire une enquête interne. Autant d’actions qui permettent à l’entreprise d’identifier les attentes et besoins spécifiques des nouvelles recrues. Et, par conséquent, de créer une box à un degré plus ou moins élevé de personnalisation.

Intégrer des éléments de la culture d’entreprise

Nous l’avons vu précédemment, le kit de bienvenue sert à communiquer les valeurs de l’entreprise. Il faut donc prévoir d’y intégrer des objets et accessoires en adéquation avec l’état d’esprit de l’organisation.

Au-delà du logo et des couleurs de la marque, il peut par exemple s’agir de choisir des matières en accord avec les convictions environnementales de la société. De même, vous pouvez sélectionner des produits qui reflètent votre secteur d’activité, votre histoire, etc. 

Diversifier les produits du welcome pack

Pour plus d’impact, il est recommandé d’équilibrer les types d’objets fournis dans la box. Ceci en combinant par exemple les fournitures de bureau avec des articles bien-être, des accessoires high tech ou encore un cadeau gourmand.

Notre sélection de goodies indispensables au welcome pack

Voici quelques suggestions de cadeaux pour composer un kit de bienvenue attractif.

Fournitures de bureau

Cahier, bloc-notes, tour de cou pour badge, stylos, tapis de souris… Ces articles sont toujours utiles et démontrent que l’entreprise pense aux besoins professionnels quotidiens, même les plus basiques, de ses employés.

Goodies personnalisés

Les mugs, gourdes, sacoches d’ordinateurs, t-shirts ou tote bags arborant le logo de l’entreprise sont souvent très appréciés. Ils contribuent par ailleurs à renforcer le sentiment d’appartenance et à promouvoir la marque employeur.

Goodies high tech

Digitalisation des entreprises oblige, les clés USB, chargeurs portables, souris ou batteries externes sont de plus en plus plébiscités. En plus d’être pratiques, ils démontrent aussi la modernité de l’organisation.

Articles bien-être et gourmands

De la bougie aux produits cosmétiques en passant par la lunch box et les petits snacks… Si ces produits s’éloignent de la sphère professionnelle, ils ont néanmoins l’avantage de faire plaisir, contribuant ainsi à une intégration réussie.

Alors, pourquoi un tel paradoxe ? Quels sont les points de friction de l’onboarding ? Quelles pistes pour améliorer l’intégration des nouveaux collaborateurs ? Décryptage.

1 salarié sur 2 a déjà vécu un mauvais onboarding dans sa carrière

Recrutement, marque employeur, expérience collaborateur… Depuis plusieurs années, les entreprises ne cessent de réinventer leurs pratiques RH. 

Pourtant, malgré cet engagement, le baromètre Workelo révèle des statistiques étonnantes : 50 % des salariés ont déjà vécu une expérience d’intégration décevante. De même, 36% des nouveaux embauchés consultent toujours des offres d’emploi lors de l’intégration. 

De fait, même une fois en poste, ces derniers tendent à rester en veille sur le marché du travail. Ils continuent de s’informer pour conforter, ou non, leur choix de rejoindre une entreprise, en vérifiant si l’herbe n’est pas plus verte ailleurs. Et, si c’est le cas, une proportion quasi équivalente met fin au contrat en cours de période d’essai. 

Des chiffres particulièrement élevés qui confirment une tendance observée par les RH : les nouveaux collaborateurs restent très volatiles. Il est donc essentiel de lever les obstacles du processus d’onboarding afin de maximiser l’engagement et la rétention des talents. Et ce, dès les premiers jours.

Les points de friction de l’onboarding

C’est une réalité : le rapport au travail a considérablement changé. Les candidats et collaborateurs sont plus exigeants vis-à-vis de l’employeur. Mais, comme nous l’avons vu, les recrues interrogées dans le cadre de l’étude Workelo x Ipsos témoignent d’une certaine déception en matière d’onboarding. 

Alors, comment expliquer ce décalage entre les efforts déployés par les entreprises et les attentes des recrues ?

En premier lieu, la phase d’incertitude liée au préboarding. En effet, 20% des personnes recrutées n’ont plus de contact avec leur futur employeur entre la fin du recrutement et la prise de poste. C’est un fait : négliger la préparation fait encore partie des 5 erreurs à éviter pour un onboarding réussi. Preuve que les entreprises ont des difficultés à s’approprier cette phase ô combien importante.

En ce sens, Alexandre Grenier, CEO de Workelo, explique notamment : 

Autre source de déception révélée par le baromètre Workelo : les points de friction qui jalonnent encore le processus d’arrivée. Il peut par exemple s’agir d’un manque d’implication du manager, d’un défaut de formation ou de mise à disposition des outils de travail dès le premier jour.

S’il est vrai que déployer et orchestrer l’onboarding peut être complexe pour les services RH, ce type de situation envoie un mauvais signal. Au regard des enjeux d’attractivité et de rétention des talents, les RH doivent ainsi mieux maîtriser la logistique — administrative, pédagogique, matérielle, managériale — inhérente à l’accueil des nouveaux collaborateurs pour satisfaire ces derniers.

Les managers, piliers de l’onboarding

Disponibilité, accompagnement, formation… L’implication du manager fait partie des attentes des recrues mises en lumière par l’enquête Workelo. Hélas, ce n’est pas pour les bonnes raisons, car il s’agit de la 2e source d’insatisfaction en onboarding. Pour l’heure, il semblerait donc que les entreprises ne soient pas au rendez-vous.

En cause ? Le plus souvent, l’absence d’outils et de formations spécifiques pour aider les managers à accueillir et intégrer les nouveaux embauchés. 

En effet, le management doit être formé aux enjeux du processus d’accueil, mais aussi disposer de ressources comme des livrets explicatifs. De même, il doit pouvoir s’appuyer sur des outils d’aide au pilotage de l’onboarding (suivi de progression, système de rappel d’entretien, par exemple). En ce sens, la technologie joue notamment un rôle clé dans l’amélioration du parcours d’intégration. 

Enfin, l’implication des managers en onboarding traduit également la culture de l’entreprise. Elle est donc essentielle pour satisfaire, entre autres, le besoin d’accompagnement des salariés fraîchement embauchés. Mais aussi, et surtout, créer le sentiment d’appartenance et d’engagement dès leurs premiers pas dans l’entreprise. 

Faciliter l’arrivée d’un nouvel employé. Sécuriser les recrutements. Améliorer le parcours collaborateur. Dans les faits, la plupart des organisations ont bien conscience des challenges autour de l’onboarding. En revanche, le panel interrogé démontre, qu’en pratique, toutes ne le maîtrisent pas encore complètement. 

Bien entendu, PME/ETI comme grandes entreprises disposent d’une marge de progression qu’elles doivent exploiter, et cela commence par la maîtrise des attentes des recrues.

Pour découvrir les résultats détaillés du sondage sur les attentes des recrues aujourd’hui, téléchargez le Baromètre de l’onboarding 2024.

Il s’agit d’un outil incontournable pour faciliter l’onboarding des nouveaux arrivants. Ce livret leur permettra de s’acculturer rapidement à la dynamique interne de votre structure, en complément d’un accompagnement humain pour une meilleure intégration.

Mais qu’est-ce qu’un livret d’accueil d’entreprise exactement ? Comment se présente-t-il ? Pourquoi les entreprises ont-elles tout intérêt à le réaliser ?

On vous explique tout dans cet article.

Livret d’accueil d’entreprise : de quoi parle-t-on ?

Un support d’onboarding incontournable

Comme son nom l’indique, le livret d’accueil est un fascicule remis aux nouveaux arrivants en guise de bienvenue d’une part, de présentation de l’organisation d’autre part. Il se présente sous forme de guide avec toutes les informations nécessaires à la compréhension du fonctionnement interne de la structure. L’occasion pour un nouvel arrivant de s’imprégner de son nouveau cadre de travail et de la culture d’entreprise dans laquelle il va évoluer.

Le livret d’accueil d’entreprise permet de répondre aux nombreuses questions pratiques que peuvent se poser les collaborateurs et de faciliter leur autonomie.

Autrement dit, le livret d’accueil est un outil RH pratique et accessible pour le nouveau salarié qui pourra s’y plonger au gré de ses questionnements.

En résumé, voici les objectifs du livret d’accueil :

• Guider le collaborateur dans ses premiers pas pour faciliter sa prise de poste ;
• Rendre le processus d’intégration agréable ;
• Lui livrer toutes les informations pratiques relatives à son embauche.

• Rappel : naturellement, l’accompagnement humain et personnalisé reste indispensable. Le livret d’accueil ne saurait s’y substituer. Il s’agit d’un outil RH complémentaire, au service du process d’intégration et de familiarisation du salarié à sa nouvelle société.

Livret d’accueil d’entreprise : pourquoi est-il important ?

Puisque les premiers jours d’un nouveau salarié ne sont jamais évidents, le livret d’accueil tient une place importante dans le processus d’intégration d’une entreprise. C’est d’ailleurs l’une des premières étapes de l’onboarding.

Et on le sait, c’est un moment qui ne doit absolument pas être négligé (à l’instar de l’offboarding par ailleurs). Lorsqu’il est raté, cela impacte directement la santé de la société (notamment financière). À l’instar d’une erreur de recrutement, rater son onboarding est coûteux.

Il s’agit d’une période décisive, une étape clé de l’expérience collaborateur qui débute et qui aura un impact sur la motivation au travail de vos nouvelles recrues. La façon dont vous présenterez votre groupe, ses valeurs, ses projets et objectifs sont l’occasion de renforcer leur sentiment d’appartenance et leur engagement collaborateur.

Si les moments de socialisation sont importants lorsque l’on parle de process d’intégration, le livret d’accueil d’entreprise permet au salarié de s’acculturer à la société à tête reposée. Gardez en tête que les nouveaux salariés n’osent pas toujours poser des questions ou peuvent en oublier certaines : le livret d’accueil d’entreprise permettra de pallier cela en répondant aux interrogations des nouvelles recrues au fil de l’eau. Ce qui évitera des incompréhensions et des erreurs de la part du collaborateur.

Le livret d’accueil permet de s’assurer que vos onboardés disposent d’informations homogènes, claires et exhaustives (principales procédures internes, rôles, responsabilités de chaque collaborateur, principes fondateurs et histoire du groupe, etc.)

• À ce propos, quel peut être le contenu du livret d’accueil d’une société, ses différentes rubriques ? Que doit-il impérativement faire figurer ?

Ce qu’il faut intégrer au livret d’accueil de votre entreprise

Zoom sur les éléments indispensables

Le livret d’accueil en entreprise doit faire figurer les éléments suivants :

• Une présentation de votre société (année de création, nombre d’employés, chiffres clés, valeurs, objectifs, répartition des femmes et des hommes, coordonnées de collègues référents sur les questions RH, etc.) ;
• Une vision macro du déroulement de l’intégration, les étapes phares de l’onboarding ;
• Les outils et logiciels utilisés par votre société (avec la procédure à indiquer pour s’y connecter) ;
• Une description des avantages sociaux en entreprise (salle de sport, prime de cooptation, tickets restaurant, etc.) ;
• Une description du calendrier RH (entretiens annuels d’évaluation, formation, etc.) ;
• Une introduction de la réglementation et des obligations légales (tel que le règlement intérieur à l’entreprise, la convention collective qui s’applique à l’organisation, les droits et engagements des salariés) ;
• Les informations pratiques (ex. les bonnes adresses pour se restaurer ou les transports à proximité) ;
• Les informations relatives à la sécurité et/ou la sensibilisation sur l’hygiène.

Un petit mot d’accueil du dirigeant/de l’employeur ou de la DRH peut être le bienvenu. L’occasion pour les salariés de se sentir valorisés et de développer leur sentiment d’appartenance à l’organisation.

• À noter : aucune réglementation légale n’est prévue pour le livret d’accueil d’entreprise, sauf dans le secteur de la santé (voir Arrêté du 15 avril 2008). Mais il reste très fortement conseillé pour faciliter l’intégration du salarié dans son nouveau travail. Il n’y a donc pas de réglementation spécifique, le contenu du fascicule est propre à chaque structure.

Savoir rédiger et présenter le livret d’accueil de votre entreprise

Un livret d’accueil peut se présenter sous la forme de votre choix. La plupart du temps, c’est le service RH qui rédige le contenu du document, avant validation par la direction de la structure. Ce fascicule peut être réalisé en deux versions : papier et digital.

Pour rédiger un livret d’accueil, vous pouvez utiliser les outils de votre choix : de Word à Canva, en passant par PowerPoint, vous avez l’embarras du choix : de nombreux logiciels existent en ce sens (Flipsnack, Edrawsoft, Flipbuilder, etc.)

On vous conseillera vivement les images, les illustrations pour rendre le livret plus vivant (de façon à ne pas assommer les nouveaux collaborateurs avec des blocs de texte bruts et indigestes).

Les atouts du format digital pour un livret d’accueil en entreprise

Bien que les employeurs comprennent généralement l’intérêt du livret d’accueil d’entreprise, ce document n’est pas toujours mis à jour. Et cela n’est pas sans conséquences : induire le salarié en erreur, ce qui peut avoir des répercussions sur la marque employeur.

De la même manière, si le document est à jour, mais qu’il n’est pas attractif visuellement, il ne donnera pas envie au salarié. D’où l’intérêt de digitaliser le livret d’accueil et de le moderniser au passage, avec des informations exhaustives mais fluides (on privilégiera les phrases courtes, faciles à lire et on évitera d’utiliser un jargon inutile).

Par ailleurs, en optant pour la numérisation du document, ce dernier est accessible à tout moment, n’importe où (difficile de le perdre !).

Aussi, un livret d’accueil digital vient réduire la consommation de papier et réduire les coûts d’impression (sa réalisation peut s’inscrire dans une stratégie RSE de manière globale, ce qui est d’autant plus pertinent si les valeurs que l’on défend sont liées à l’environnement par exemple).

Exemple de présentation d’un livret d’accueil d’entreprise

Trame indicative

Que vous optiez pour un livret d’accueil d’entreprise digital et/ou papier, voici un modèle qui pourra convenir à tous formats.

Attention : il s’agit d’une trame indicative, d’un modèle brut. Vous pouvez vous en inspirer en y ajoutant des éléments visuels attractifs pour donner envie au collaborateur de découvrir le livret.

• Nom de votre entreprise + année de création
• Sommaire et petit mot d’accueil du dirigeant

Au sommaire du livret d’accueil :

• Les étapes clés de ton onboarding
• Présentation de ton entreprise
• Ton quotidien chez nous
• Ton environnement
• Tes avantages sociaux
• Les interlocuteurs clés
• Présentation des locaux et du matériel

• Remarque : Si le tutoiement est de rigueur dans votre entreprise, vous pouvez tout à fait vous permettre de présenter ainsi le livret au collaborateur, car celui-ci correspond à votre culture d’entreprise, à sa dynamique.

Les étapes clés de ton onboarding

Dans cette partie, décrivez le déroulé du processus d’intégration tel que vous l’imaginez pour votre nouvelle recrue. Vous pouvez aussi formuler le titre ainsi : “Les X étapes clés de ton onboarding”.

Présentation de ton entreprise

Ici, n’hésitez pas à ajouter un peu d’histoire (sur quel constat l’entreprise a-t-elle été créée, par exemple), quelques dates clés. Mais aussi l’organigramme de l’organisation, des informations sur les salariés, les valeurs défendues par votre entreprise, ses succès, ses réalisations, ses grands événements, ses projets et objectifs à venir.

Attention : il ne s’agit pas de s’étendre sur l’historique de la société. Allez droit au but : privilégiez les éléments les plus importants, indissociables de votre culture d’entreprise.

Ton quotidien chez nous

Dans cette partie, ajoutez les horaires d’ouverture de votre organisation, les modalités d’accès (ex. badge et codes à connaître), les informations relatives au matériel à utiliser (ex. matériel informatique), les outils utilisés par l’entreprise, les identifiants à connaître, les modalités liées aux demandes de congés, la procédure à connaître en cas d’absence, etc.

Ton environnement

Vous pouvez mentionner les bonnes adresses, les bons plans (en matière de restaurants par exemple), évoquer la présence ou non d’un casier personnel, d’une machine à café, indiquer les modalités de réservation d’une salle de réunion, etc.

Tes avantages

Ici, mentionnez tous les atouts sociaux inhérents à votre structure. Décrivez par exemple les modalités de fonctionnement de la salle de sport, indiquez les primes (prime de cooptation, par exemple), les primes d’intéressement et de participation, la mutuelle d’entreprise et les avantages qu’elle offre, un système de parrainage ou encore la possibilité d’avoir un compte épargne-temps… Les avantages sociaux sont nombreux et contribuent à renforcer votre attractivité !

Tes interlocuteurs clés

Ici, vous décrivez les noms, activités et coordonnées de chaque interlocuteur privilégié (ex. la DRH) y compris de l’administration du personnel et de la direction.

Tes moments RH

Décrivez le déroulé de l’entretien individuel, de l’entretien annuel d’évaluation, les modalités de formation en entreprise, les temps off éventuellement organisés (ex. goûter de Noël, after-work…)

• Attention : ce modèle utilise le tutoiement. Préférez le vouvoiement si le tutoiement n’est pas de rigueur dans votre structure. Le ton que vous employez doit pouvoir refléter votre culture.

Nos conseils

Quelle que soit la trame que vous décidez de suivre, voici quelques éléments à ne pas oublier :

• Mettre à jour le livret d’accueil lorsque votre entreprise connaît un changement dans son fonctionnement ou son organisation ;
• Adresser le livret aux nouveaux collaborateurs sans oublier qu’il peut être adressé à ceux déjà en poste, les professionnels du management et des ressources humaines ;
• Privilégiez toujours la clarté, la simplicité (sur le fond et la forme) de manière à leur fournir des repères rapidement au nouvel arrivant ;
• Rendez votre livret attrayant, agréable à lire ;
• Pensez à conserver un format digital que vous pourrez modifier au besoin ;
• Optez pour un petit format (A4 ou A5) ;
• Privilégiez les phrases courtes et les énumérations facilitant la lecture.

Ainsi, ce document aura vocation à faciliter le processus d’intégration de vos nouveaux talents : de quoi bien démarrer leur expérience collaborateur.

La première édition française de l’Onboarding Summit organisé par Workelo en partenarait avec myRHline, le média d’actualité RH, a eu lieu le 24 novembre dernier. Et quel succès ! L’événement a rassemblé 1200 RH et 10 experts du métier de Doctolib, JobTeaser, Edenred, SAP, Top Employers, Mazars…

Au programme de l’événement : 3 tables rondes, les Awards de l’Onboarding Summit 2022 et une étude exclusive sur les enjeux de l’Onboarding en 2022. Revivez l’événement en regardant le replay de l’événement ici, sinon découvrez le debrief de l’évènement ci-dessous :

Pourquoi l’onboarding est-il si important aujourd’hui ?

Faire une bonne première impression. Voilà un enjeu clé pour les RH d’aujourd’hui qui doivent s’assurer que chaque recrue est bien accueillie dans l’entreprise. L’objectif ? Les retenir. Certes, la première impression ne fait pas tout. Mais elle est pour beaucoup dans le jugement qu’une recrue se fait de sa nouvelle entreprise. Et pourtant :

• 12% des salariés sont satisfaits de l’onboarding vécu
• 45% des démissions ont lieu lors de la première année du contrat
• 9 mois est la période moyenne d’un onboarding
• La bonne nouvelle, c’est que les RH en sont bien conscients. Beaucoup d’entre eux ont mis en place des démarches d’accompagnement. Mais pas encore tous. Et ceux qui le font n’ont pas toujours la bonne approche. C’est pourquoi cet événement a permis de rassembler la communauté RH pour échanger des bonnes pratiques dans différents secteurs et différents types d’entreprises.

De candidat à recrue : comment gérer la transition pour retenir les talents ?

Le passage du statut de candidat à recrue est une transition importante. Un candidat qui accepte une offre, c’est un candidat qui a été convaincu par l’expérience qu’il a vécue lors du processus de recrutement. En période de pénurie de talent, ce processus est souvent long et couteux. Surtout pour convaincre les talents de la Génération Z qui sont de plus en plus exigeants et représenteront 30% des effectifs en 2030. Les RH doivent donc redoubler d’inventivité pour sécuriser la phase de préboarding. À ce stade, l’entreprise court deux risques principaux :

• La recrue ne se présente pas lors de son premier jour
• La recrue quitte l’entreprise peu après son arrivée

Le préboarding était le sujet de la table ronde “De candidat à recrue : comment gérer la transition pour retenir les talents ?”. Tristan Vié, VP of Sales de JobTeaser, Caroline Garnier, DRH de SAP France & Maroc et Aurélia Bouchet, Head of Customer Success chez Workelo ont échangé leurs bonnes pratiques pour éviter à tout prix les no-shows. La qualité de l’expérience collaborateur est jugée avant même les premiers jours en entreprise, au cours de la phase de préboarding. Dès cette période, l’entreprise a l’opportunité de faire une bonne impression sur la recrue qui arrivera dans de meilleures dispositions. Et sera donc plus motivée et plus performante.

Comment se différencier grâce à l’expérience d’onboarding ?

Tel était le sujet de la deuxième table ronde qui a rassemblé Nathalie Liebert, DRH d’Edenred, Vincent Binétruy, Directeur France de Top Employers et Alexandre Grenier, co-fondateur de Workelo.

L’onboarding est la première brique de l’expérience collaborateur. S’il se déroule bien, la recrue a toutes les raisons de devenir épanouie et engagée dans son entreprise. C’est la recette miracle pour faire de ses salariés des ambassadeurs de la marque employeur de l’entreprise. Et une entreprise avec une marque employeur forte, c’est une entreprise qui retient ses talents et qui en attire de nouveaux. La boucle est bouclée ! Selon l’étude réalisée par Workelo sur 4300 onboardings en 2021/2022, un parcours d’onboarding dure en moyenne 9 mois, comporte 61 étapes et mobilise 7 personnes différentes.  Un onboarding différenciant est donc un projet de longue haleine qui requiert un vrai travail d’équipe.

Les retours d’expérience de deux RH : Doctolib & Mazars

La troisième table ronde “Retours d’expériences sur vos stratégies d’onboarding” rassemblait Anaïs Ropars, Learning Program Partner chez Doctolib, Julie Récalde, Directrice Développement RH et Expérience Collaborateur chez Mazars et Christophe Patte, Directeur de la rédaction du média myRHline.

Les deux RH ont partagé concrètement la manière dont leur programme d’onboarding a été conçu et a évolué au fil du temps. Chez Doctolib, une entreprise en forte croissance, le challenge est de faire face à un grand nombre de recrues à intégrer en même temps dans plusieurs pays. Chez Mazars, différents parcours d’intégration ont été créés pour s’adapter aux besoins de différentes populations et rester attractif auprès des recrues en sortie d’école et des expérimentés.

Durant l’événement Onboarding Summit 2022, les trois Awards de l’Onboarding ont été décernés aux entreprises suivantes.

• Le prix Innovation gagné par Thom Group pour avoir mis en place des QR codes disponibles en magasin afin de simplifier les intégrations des employés magasin.
• Le prix International gagné par le Groupe Bel pour le déploiement des parcours d’intégration sur les 5 continents avec comme enjeu d’assurer l’homogénéité et la qualité de l’onboarding dans tous les pays.
• Le prix Satisfaction gagné par Sodexo Live! pour leur préboarding renforcé grâce à un livret d’accueil et une FAQ très complète pour les recrues en contrat court lors de grands événements sportifs.

L’Onboarding Summit 2022 a été un temps de partage et d’échanges au sein de la communauté RH. Les retours des participants ont salué notamment la qualité des speakers.

Merci à tous les speakers de l’événement et aux participants. À l’année prochaine pour l’édition 2023 de l’Onboarding Summit. En attendant, revivez l’événement RH de l’année en regardant le replay de l’Onboarding Summit 2022 ici.

Christophe PATTE

Le grand rendez-vous des RH dédié à l’onboarding s’invite en France le 24 novembre ! Pour cette première édition française, Workelo et ses partenaires rassemblent la communauté RH autour d’un sujet qui n’a jamais été aussi brulant d’actualité qu’en cette période de pénurie de talents. Cet événement 100% digital rassemblera des invités d’entreprises comme JobTeaser, Doctolib, SAP, Top Employers, Edenred… Réservez-vite votre place ici pour cet événement gratuit à ne pas manquer ! 

Comment créer l’expérience ultime d’intégration ?

Voilà une vaste question auquel l’événement a vocation à répondre. Les difficultés rencontrées par les RH pour recruter et retenir les talents sont indéniables dans la plupart des secteurs d’activité. L’onboarding est un moment clé pour s’assurer que la recrue ne se désistera pas entre la signature du contrat et le premier jour. Et qu’elle restera ensuite au sein de l’entreprise pendant le plus longtemps possible. La matinée sera donc consacrée à des échanges sous forme de tables rondes entre des DRH, DG et experts des technologies RH dédiées au recrutement et à l’onboarding.

De candidat à recrue : comment gérer la transition pour retenir les talents ?

Pour convaincre un candidat de rejoindre une entreprise, il est essentiel de lui proposer un bon parcours de recrutement et ensuite une bonne intégration. Ce constat s’applique particulièrement aux nouveaux entrants sur le marché du travail dont les exigences sont croissantes vis-à-vis des entreprises. Comment enchanter une recrue de sa candidature à son intégration au vu des attentes grandissantes de la Génération Z ? Caroline Garnier, DRH chez SAP, Tristan Vié, VP chez JobTeaser et Aurélia Bouchet, Head of Customer Success chez Workelo débattront sur ce sujet et s’interrogeront sur la nécessité de faire des exigences de la Génération Z la nouvelle norme. 

Comment garantir une expérience mémorable pendant l’onboarding ?

Voilà un enjeu clé pour les RH d’aujourd’hui qui doivent s’assurer que chaque recrue est bien accueillie dans l’entreprise. L’objectif ? Les retenir grâce à une expérience irréprochable. Manager absent le premier jour, ordinateur qui ne fonctionne pas ou autre mauvaise surprise des premiers jours ne sont plus tolérés. Il faut désormais passer à la vitesse supérieure, celle de l’expérience. L’onboarding est la première brique de l’expérience collaborateur. S’il se déroule bien, la recrue a toutes les raisons de devenir épanouie et engagée dans son entreprise par la suite. Mais concrètement, comment faire ? Nathalie Liebert, DRH chez Edenred, Vincent Binétruy, DG chez Top Employers & Alexandre Grenier, co-fondateur de Workelo vous donneront leurs conseils. 

Onboarding Summit : retours d’expérience sur vos stratégies d’onboarding

Mettre en place le bon parcours d’onboarding, ça prend du temps. Pour y arriver, quoi de mieux que de s’inspirer d’entreprises qui testent et innovent pour trouver le parcours qui leur convient ? Anaïs Ropars, People Onboarding Partner chez Doctolib et d’autres RH nous raconterons la démarche mise en place dans leurs entreprises pour arriver au parcours d’onboarding utilisé aujourd’hui. Les réussites, les prises de feedback, les échecs, les itérations, c’est par là qu’il faut passer pour y arriver. Ce sera aussi le moment idéal pour vous exprimer sur le sujet. Vos doutes, vos questions, vos réussites, nos invités seront à votre écoute pour avancer sur le chemin de l’onboarding parfait. Partagez, inspirez-vous, cet événement est fait pour vous ! 

Onboarding Summit : pourquoi vous inscrire ?

L’événement sera couronné par la remise des Awards de l’onboarding 2022. Notre jury récompensera 3 entreprises qui ont mis en place des parcours d’intégration mémorables. 

En résumé, l’Onboarding Summit 2022, qu’est-ce que c’est ? 

• Le grand RDV des RH dédié à l’onboarding, 1e édition en France 
• Un événement 100% digital le jeudi 24 novembre à 10:00 
• 500 professionnels RH réunis lors de l’événement phare de l’année 
• Des invités de marque partageront leur expertise sur l’onboarding : JobTeaser, Doctolib, SAP, Top Employers, Edenred… 
• Faites le plein de conseils pour des intégrations parfaites 
• Organisé par Workelo & MyRHline 

Rejoignez-nous pour une matinée pas comme les autres en vous inscrivant ici. Pas disponible le 24 novembre de 10h à 12h30 ? Inscrivez-vous tout de même ! Vous pourrez rejoindre l’évènement en cours de route et vous recevrez le replay de l’événement. 

Réussir l’onboarding: définition

Les objectifs d’un onboarding

Onboarding, littéralement traduit par embarquement en français, correspond au processus d’intégration des nouveaux salariés dans l’entreprise. Il se réfère au parcours allant de l’annonce de l’embauche, jusqu’à la prise totale des fonctions des salariés. Pourquoi réussir l’onboarding de vos salariés ? Ce processus vous permet de développer la motivation de vos nouveaux talents, tout en créant un sentiment d’appartenance à l’entreprise. En se sentant correctement accompagnés, guidés et formés, les salariés cultiveront une image positive et bienveillante de l’entreprise. La marque employeur n’en sera donc que valorisée, et permettra d’attirer davantage de futurs talents. L’employeur, lui aussi, trouvera des réponses à ses questions concernant la nouvelle recrue.

Pour le salarié, l’objectif est donc tout d’abord d’être intégré dans l’entreprise, de connaître puis à terme de partager la vision, la culture et les objectifs de celle-ci. Il sera en mesure de décider si ses attentes et ses besoins correspondent au poste.

Pour l’employeur, qui a pour finalité de réussir l’onboarding du salarié, les objectifs sont multiples. Dans un premier temps, il pourra découvrir si le salarié partage la culture et les valeurs de l’entreprise. Dans un second temps, il évaluera les compétences du salarié et déterminera s’il correspond aux attentes du poste en question.

Les outils pour réussir l’onboarding de vos salariés

• Le plan d’intégration : présentation de l’équipe, du projet de l’entreprise, de la partie ressources humaines (avec notamment le contrat de travail et les informations nécessaires) et familiarisation avec son nouvel environnement, goodies …
• La formation : développer les compétences et l’autonomie du salarié
• L’évaluation : monitorer et évaluer les progrès
• Le processus de team building : développer le sentiment d’appartenance à l’entreprise, et créer du lien avec les membres de l’équipe

Les raisons et conséquences d’un onboarding raté

Réussir l’onboarding de vos salariés : les cas d’échecs

Les 1ers jours sont décisifs dans la réussite du processus d’onboarding d’un nouveau salarié :

• Ne pas anticiper l’arrivée du salarié : ne pas lui attribuer d’environnement précis (un bureau, du matériel, une adresse de messagerie…)
• Ne pas anticiper son arrivée administrative : contrat de travail et formalités administratives
• Ne pas prévoir un temps de présentation de l’entreprise, des locaux, de l’équipe
• Ne pas prévoir un processus de formation adapté et encadré

Tous ces manquements ne permettront pas de réussir l’onboarding de vos salariés correctement.

Les 4 conséquences directes d’un onboarding raté

• 1ère conséquence : le départ prématuré du salarié. La démotivation et le désengagement d’un salarié peut engendrer son départ. 
• 2ème conséquence : la perte financière. En effet, le processus de recrutement est très coûteux pour l’entreprise.
• 3ème conséquence : l’impact du départ sur les autres salariés. Lorsqu’un salarié démissionne, les autres salariés peuvent être impactés et se poser des questions sur leur avenir au sein de l’entreprise. Les motivations de départ d’un ancien salarié peuvent influencer leurs projets et donc, l’ambiance de travail. 
• 4ème conséquence : un impact négatif sur la marque employeur, qui peut affecter les prochains processus de recrutement de l’entreprise. Le salarié, déçu, risque de ne pas garder le silence sur sa mauvaise expérience dans cette entreprise (en en parlant dans son entourage et en attribuant une mauvaise note sur les sites de notation comme Glassdoor par exemple). Voilà pourquoi réussir l’onboarding de vos salariés est essentiel.

Laurène Boussé