GPEC : Mettre en place un outil GPEC dans sa stratégie RH

GPEC, un outil RH stratégique pour les DRH

D’un outil obligatoire pour certaines entreprises, la GPEC ou Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, est devenue un incontournable. Zoom sur cette démarche RH et la mise en place d’un tel projet avec les retours d’expérience d’Harmonie Mutuelle et des ministères sociaux. Après la publication d’un livre blanc sur le sujet, myRHline revient sur cette démarche prospective.

 

GPEC définition

Un acronyme comme il y en a tant d’autres ? Pas tout à fait, la Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences est bien plus que ça. Bien qu’étant un outil obligatoire pour certaines entreprises au départ, elle s’avère être bénéfique pour leur compétitivité et est ainsi devenue un incontournable.

En effet, grâce à la la GPEC, l’organisation analyse son environnement , l’emploi, la gestion des talents et des compétences pour ainsi établir la meilleure stratégie à adopter, qui se veut durable et compétitive. Même si cette terminologie est encore largement utilisée, c’est bien la GEPP qui prend le relais depuis les Ordonnances Macron.

 

GPEC : Une démarche inscrite dans la loi

La GPEC est obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés selon le code du travail (article L2242-20). Cela fait suite au vote de la loi Borloo sur la cohésion sociale, en 2005. Les accords se négocient pour une période de 3 ans pouvant aller jusqu’à 4 ans dans le cas d’un accord global entre les différents partenaires.

Cette négociation triennale comprends :

  • Sa mise en œuvre
  • Les conditions de mobilité professionnelles et géographique interne à l’entreprise
  • Les orientations de la formation professionnelles et ses aspirations
  • Les recours par les employeurs aux différents contrats de travail
  • Les conditions d’informations aux sous-traitants des décisions de l’entreprise pouvant impacté leurs activités
  • Le développement de carrière des salariées ayant des responsabilités syndicales

Elle peut aussi toucher :

  • Les modalités d’information et de consultation du comité social et économique
  • Les conditions de réunion et d’information du comité social et économique, la déclaration des emplois menacés par les transformations économiques ou technologiques
  • La réglementation sur l’association GPEC et entreprises sous-traitantes.
  • Les conditions de participation aux actions de GPEC sur les territoires dans lesquelles l’organisation est implantée.
  • L’établissement des congés de mobilités selon les conditions de l’article L.1237-18.
  • La formation des jeunes, la transmission des savoirs, l’alternance. l’insertion dans la vie professionnelle des jeunes et des salariés âgés, l’amélioration des conditions de travail de ces derniers. Mais également les réglementations sur l’accueil des alternants et stagiaires.

A noter également que depuis le 23 septembre 2017, pour toutes entreprises en négociation d’accords GPEC, afin qu’elles puissent instaurer des congés de mobilités pour accompagner les transitions professionnelles de certains de leurs salariés :

  • Elles verront les indemnités de rupture de contrat de travail et les allocations versées sur une période de 12 mois et les allocations de rupture de contrats de travail versées lors d’un plan de sauvegarde de l’emploi être accompagnées des mêmes exonérations sociales et fiscales que ces dernières allocations.
  • Au moment du congé de mobilités sur plus de 30 jours, dès lors que l’entreprise effectue 10 ruptures de contrat de travail ou plus (autre que le licenciement pour motif économique), elle n’est plus obligé de recourir à un plan de sauvegarde de l’emploi.

Alors, elle avait pour but d’accompagner les organisations vers la réussite, notamment grâce à une approche managériale dédiée. Au fil des années, elle a été adopté par de nombreuses organisations. Parmi elles: un bon nombre emploient moins de 300 personnes mais lui font la part belle dans les stratégies de développement ou même leurs méthodes de management. Pas moins de 15 ans après son lancement, il est donc grand temps de faire un point récapitulatif

 

Un atout pour la compétitivité

Parfois, elle se limite à un tableau Excel sans grand intérêt. Ces tableurs, mis à jour une fois par an, font office d’instantanés des compétences actuelles disponibles. Malheureusement, il tombe rapidement aux oubliettes.

Pourtant, la GPEC peut être un véritable atout de compétitivité et donnant la possibilité d’ajuster en permanence son capital humain. Et rappelons-le: la plus grande richesse de l’entreprise se trouve dans ses ressources humaines!

Alors pour grandir, les entreprises doivent en effet constamment veiller à ce que les compétences de leurs salariés soient en adéquation avec les mutations du marché, à plus ou moins long terme.

Faire cette action de veille, d’analyse du marché, des nouvelles tendances c’est d’une part s’assurer d’être constamment à jour, faire un résumé de ses besoins et de ses forces, c’est d’autre part l’occasion d’établir un plan en vue d’être compétitif, mais aussi de prévoir les futurs changements du marché. Et donc d’investir dans des projets innovants et des formations pour se démarquer de la concurrence.

Ainsi, cette démarche aide ainsi à tenir la cadence et tout maintenant les salariés qualifiés et compétitifs.

 

GPEC RH : Les RH au centre du management

Si grâce à la GPEC, les structures peuvent accroître leurs performances, ça n’est pas tout. Grâce à cette démarche RH, les firmes feront des recrutements plus justes, valoriseront les acquis de leurs salariés tout en optimisant les outils de learning.

Pour les équipes des RH, elle représente un enjeu tout particulier. Les RH se retrouvent en effet au centre des décisions stratégiques. Elles doivent alors valoriser le capital humain mais aussi faciliter l’acquisition et la valorisation de chacun.

Ce plan est un moyen de reconsidérer chaque personne comme des investissements à long terme, grâce à leurs acquis et à leurs capacités de progression.

Au centre donc, les équipes RH occupent une place particulièrement stratégique. Elles doivent d’un côté gérer les besoins actuels de compétences de l’entreprise. De l’autre, avoir une vision de ce que seront les métiers clés dans le futur.

 

Pourquoi mettre en œuvre la GPEC ? Quels sont les risques et avantages ?

GPEC : Quels sont les avantages ?

Répondre à des enjeux humains

La GPEC peut servir à analyser les talents disponibles, et les besoins en termes d’emplois.

Ainsi l’entreprise sera en mesure de mieux faire face aux départs en retraite et donc de pallier ces fluctuations d’effectifs. Par conséquent, établir un processus de recrutement et de ce fait l’optimiser. Mais aussi développer la mobilité.

Par ailleurs, elle offre la possibilité de s’adapter aux progressions du métier. Et donc d’y répondre en proposant des plans de formation en corrélation avec les transformations des postes.

Son utilisation aide également à répondre à certaines problématiques liées au bien-être : tels que l’assurance d’avoir une situation stable, mais également la motivation. En effet l’anticipation va certes inciter à la montée en compétences mais aussi à l’acquisition de nouvelles en vue de rester compétitif. D’autres part cette acquisition va leur donner l’impression d’évoluer, créer en eux un sentiment de croissance, en les aidant à devenir plus performants. De ce fait augmenter leur implication et motivation.

 

Organisationnels

Le recours à la GPEC donne la capacité d’avoir une meilleure gestion de l’organisation (congés et absences, changement de poste). Donc d’améliorer les conditions de travail, développer une meilleure cohésion en interne.

Par ailleurs, la prédiction est le moyen idéal pour répondre aux différentes problématiques organisationnelles. Puisque l’organisation se fixe des objectifs, des résultats attendus et établit un cadre temporel à la réalisation des missions et leur accomplissement. Il faut aussi noter que cela offre un gain de temps non négligeable.

 

Économiques

Avoir une bonne gestion financière est primordial. Alors comment l’usage de la GPEC assure-t-elle la croissance financière ?

Par l’établissement d’une stratégie bien définie, cette démarche offre un gain d’argent important, par la réduction des coûts qui découle des 2 attitudes citées précédemment.

En effet, l’anticipation revient à prévoir à l’avance les éventuelles dépenses ainsi que d’établir une marge de sécurité et ainsi une meilleure maîtrise des coûts.

Elle peut aussi servir à l’instauration d’une grille des rémunération selon les différents postes.

 

GPEC : Quels sont les risques ?

Cependant il convient de noter que de même que la GPEC présente de nombreux avantages, il est tout de même important d’être conscient des risques qu’elle peut entrainer ainsi que de ses limites.

Certains de ces risques peuvent être notamment liés à sa mauvaise utilisation et d’autres à cause d’une mauvaise construction des référentiels.

Ses référentiels doivent être épurés de toutes informations non pertinentes et pouvant prêter à confusion. En effet, il peut arriver que parfois le référentiel soit trop complexe, car on a voulu inscrire trop de données, bien souvent des données qui ne sont pas pertinentes et qui de ce fait rendent la compréhension et l’utilisation complexe. Ceux-ci doivent être construits de manières concises et simples.

Il faut d’autres parts que le plan soit fondé sur des prévisions fiables afin d’éviter tout écart entre les prévisions et la réalité. Se tromper dans ses prévisions reviendrait à perdre plus ou moins beaucoup de temps et d’argent.  D’où l’importance de bien analyser son marché, de définir clairement ses aspirations, de recenser ses ressources humaines, financières.

Afin d’avoir une politique GPEC efficace, les référentiels concernant l’acquisition ne doivent pas être basés sur du théorique mais doivent donner la possibilité de travailler de manière opérationnelle, efficace et performante. La politique doit nécessairement bénéficier d’un plan de communication bien établi, relayant de façon claire chacun de ses buts et toutes ses informations importantes . Dans le cas contraire, il y a un risque de désaccord pour les négociations avec les différents partenaires.

 

Mettre en place la Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences

Bilan des ressources et diagnostic

Pour le mettre en œuvre, il faut disposer d’un certain nombre d’outils. Tous sont facilement accessibles. Ils doivent aussi être facilement éditables, et ce à n’importe quel moment. Voici un tour d’horizon de ceux qui peuvent être utilisés.

 

GPEC et référentiel

Appelé aussi cartographie des compétences, il rassemble la totalité des acquis utilisés, ou pas, par les collaborateurs. En un coup d’œil, il offre une idée claire des besoins en recrutement externe mais aussi interne.

L’organigramme d’entreprise

Au commencement de la cartographie, il donne la possibilité de répertorier tous les métiers présents dans l’entreprise. Évidemment, il renseigne aussi les liens hiérarchiques et organisationnels à un moment précis.

 

La fiche de fonction

La fiche de poste doit détailler les profils recherchés, les connaissances et les missions attendues sur un poste donné. Cette dernière peut par exemple identifier des besoins de développement pour certains.

 

La formation

Lors d’une telle démarche RH, il est important de ne pas passer à côté de la formation. C’est grâce à elle que la capacité à rester compétitive est renforcée. Il est important de rappeler qu’avec la digitalisation, la montée en compétences est devenue nécessaire. En effet, toute entreprise qui souhaite assurer sa pérennité dans son secteur ne peut pas la négliger. De plus, tous les métiers sont concernés et seront ainsi capables de s’adapter, le tout dans un  environnement motivant.

 

L’entretien annuel d’évaluation

Bien connu de tous, il peut cependant trouver un nouveau souffle avec la GPEC. Cette simple formalité clarifie quels sont les besoins précis et les attentes des salariés. En effet, grâce à lui, les salariés peuvent eux-même connaître les points sur lesquels ils doivent s’améliorer et avoir un résumé actuel de leurs compétences.

 

L’entretien professionnel

Il peut permettre aux salariés et managers d’échanger sur des perspectives de progression Les salariés peuvent être tenus au courant des différentes transformations du secteur dans lequel ils se trouvent. Il est important de noter que c’est également un bon procédé pour renforcer le sentiment d’appartenance, développer la motivation de ses équipes et leur implication au sein de l’organisation. Puisque les salariés se sentiront écoutés par leur manager, ils pourront exposer leurs éventuelles idées, donner aussi leur retour sur les conditions de travail, leur insertion. En complément, le bilan social individuel offre au salarié une vision plus clair sur toutes les dimensions de ses éléments de rémunérations et d’avantage sociaux.

 

Mise en œuvre d’une stratégie

Suite au recensement de toutes les compétences disponibles et du diagnostic, il faudra ensuite procéder à l’identification des besoins, cette étape comporte les segments suivants.

 

Analyse du marché

Il est important d’analyser le marché, mais également de prévenir les futures transformations afin d’être compétitif.

 

Identification des besoins

Après avoir analysé le marché et réalisé des prévisions sur les futures tendances. Il faudra donc comparer les ressources disponibles au sein de la structure, avec les compétences déjà identifiées. C’est là qu’entre en jeu les entretiens annuels d’évaluation, puisqu’ils auront permis d’évaluer la progression de chacun des membres de l’équipe. Les résultats seront recensés dans le référentiel.

C’est ainsi que l’entreprise sera en mesure d’identifier celles qui doivent être développées, celles qui doivent être acquises, la manière dont on doit les acquérir en vue de répondre à ses besoins.

 

Définir les objectifs

Une fois l’identification des besoins réalisée, les aspirations de la GPEC devront être fixés.  C’est à ce moment-là qu’il faudra également définir les moyens de les atteindre. Les délais de réalisation devront par ailleurs être établis en vue d’être le plus efficace possible.

 

Mise en place

Dès lors que la stratégie a été défini, la GPEC pourra enfin être mise en place. C’est à ce moment qu’il faudra organiser les différentes actions. Et pourquoi pas par la suite, lorsque tout sera organisé, créer un processus de workforce planning.

 

Formation

Selon les différents besoins en compétences des équipes et les anticipations réalisées, l’entreprise pourra leur donner la possibilité de participer à des formations. C’est alors qu’ils pourront acquérir de nouveaux acquis, développer leur connaissances.

De ce fait, elles peuvent être réalisées soit en interne, soit par le biais d’organismes externes, par ailleurs, elles peuvent se dérouler en présentiel ou en distanciel via le e learning.

Néanmoins il ne faut pas oublier de définir les résultats attendus.

 

Plan de recrutement

La structure devra également s’occuper des campagnes de recrutement :

  • publication d’une annonce via différents canaux (jobboard, réseaux sociaux, cvthèques …)
  • observation des candidatures
  • recherche de candidats
  • période d’entrevue

A noter que pour rendre les campagnes efficaces il faut bien définir les objectifs de recrutement (les types de profils recherchés, la liste des postes sur lesquels il y aurait un besoin précis le nombre de postes à pourvoir, ce qui est attendu à court, moyen et long terme).

 

Plan de mobilité interne

Outre les campagnes de recrutement faisant appel à des canaux externes. Cette dernière peut aussi se tourner vers la mobilité. D’autant que c’est une stratégie présentant des avantages non négligeable .

En effet, l’entreprise peut bénéficier d’un talent déjà familier avec son univers, son éthique, son identité, son mode de fonctionnement et donc de réduire le temps consacré à l’intégration du nouveau talent. De plus, cela réduit le risque d’erreurs de recrutement car il y a la recommandation de ses responsables hiérarchiques. Cela offre également des économies de temps, de réduire les coûts liés aux campagnes. Puisqu’une campagne de recrutement nécessite l’intervention de plusieurs collaborateurs pour la rédaction et la publication de l’offre, le tri des candidatures, les sessions qui doivent être passées et requiert du temps surtout lors de grandes campagnes.

 

Observer les résultats de sa GPEC

Pour mesurer les résultats de la GPEC, il faudra effectuer un constat recensant les finalités souhaitées moyens (humains, financiers ou autres) utilisés, les résultats obtenus et d’autres données pertinentes en vue d’effectuer une analyse précise. Pour ensuite mettre ces données en relation, les comparer et interpréter chacun des résultats obtenus.

Cette étape d’analyse sera primordiale pour savoir comment se positionner pour la suite, si certaines stratégies nécessitent d’être retravailler, d’autres doivent carrément être abandonnées car peu productives et donc en envisager de nouvelles pouvant donner de meilleurs résultats.

En effet, l’une des aspirations principales de ce check-up est de mesurer le ROI généré par la démarche. Cette vérification se fera au niveau des compétences acquises par les employés ayant reçu une formation et de leurs performances après celle-ci, des résultats obtenus par rapport aux buts fixés. Mais aussi d’observer la pertinence des embauches et des actions de mobilités interne effectués depuis le début du mécanisme.

A partir de là, il sera plus simple d’examiner les axes nécessitant une amélioration afin que par la suite l’entreprise puisse rester toujours plus performante et compétitive.

Elle pourra alors établir des conclusions sur différentes périodes (court, moyen et long termes). Ainsi cela donnera non seulement une visibilité des résultats sur plusieurs périodes mais cela sera également nécessaire pour définir quelles processus devront être adoptés selon les prochaines finalités à atteindre.

 

GPEC exemple

La théorie c’est bien, la pratique c’est mieux! Pour cela, voici les retours d’expérience de deux entreprises ou organismes. Que ce soit Harmonie mutuelle ou les ministères sociaux, ils se sont engagés dans un processus de gestion des emplois et des compétences et ont décidé de se doter d’un SIRH .

 

Les défis à relever

Harmonie mutuelle lance le programme “révéler vos potentiels”

Comme l’explique Aude Nail, responsable de programme transformation des métiers et GPEC, l’entreprise est dans une recherche de simplification et d’automatisation d’un certain nombre de processus.

“Avant nous avions un schéma où la mobilité était verticale et insufflée par le  manager. Les collaborateurs étaient assez passifs dans l’évolution de leur carrière”, indique-t-elle.

Il y a quelques années, nous évoquions déjà ce sujet, dans un article consacré à Nespresso France.

Dans le but de valoriser chaque employé, Harmonie mutuelle a créé le projet Révéler vos potentiels. Il crée un environnement propice à la curiosité et renforce à la fois les soft skills et l’employabilité.

Vous pouvez en savoir plus sur le cas d’Harmonie mutuelle en visionnant le webinar que nous avons organisé avec Aude Nail, responsable de programme de transformation

 

GPEC exemple : Ministères sociaux

Dans un contexte de la transformation de fond des ministères sociaux, Pascal Bernard, DRH, a opté pour la GPEC.

Rappelons le, la loi de transformation de la fonction publique de 2019 s’est traduite par une réforme de l’organisation territoriale. Ces profonds changements ont amené les ministères sociaux à réfléchir à leur organisation.

“Il s’agit en premier lieu de donner du sens aux évolutions attendues, de veiller à ce que l’ensemble de nos agents trouvent leur place dans les réformes, et de les accompagner dans le changement”, indique Pascal Bernard.

Bien que des référentiels existaient, ils ne pouvaient pas définir clairement quel agent détenait quelle compétence.

 

Quel est le dispositif appliqué ?

Le déroulement chez Harmonie mutuelle

  1. Un groupe de travail, constitué de RH passionnés issus de chaque région, a vu le jour. Les représentants d’équipes particulièrement concernées comme la formation ou la communication ont aussi participé à la GPEC. Dans le même temps, les métiers les plus touchés par les mutations à prévoir ont aussi été invités.
  2. Une boîte à outils de l’employabilité. Les collaborateurs ont pu développer des compétences grâce au e learning et en particulier au micro learning, le tout en fonction de leurs besoins. Dans le même temps, un plan de développement managérial a été créé pour aider les décideurs à porter le changement.
  3. La plateforme Wiserskills. Elle a permis de rendre les équipes autonomes quant à la gestion de leur carrière. Elle permet de comprendre ses atouts au-delà de la fonction actuellement occupée et donc de déceler le potentiel de chacun.
  4. Une cartographie des compétences en temps réel a été créée grâce à Wiserskills. Collaborative, elle a permis de réaliser des projections fiables sur l’évolution des métiers du secteur.

Le pilote du programme a concerné 300 personnes, sur trois régions, et a duré quatre mois en 2018. Le test a été mené sur les métiers commerciaux en majorité. Le projet a ensuite été présenté à tous, sans obligation de participation. Six mois après, la plateforme était lancée pour tous les salariés, qu’ils soient en CDI, en CDD ou en apprentissage.

 

Le déroulement au sein des Ministères sociaux

  1. La problématique était de faire évoluer les paradigmes en plaçant la gestion des compétences au cœur du processus RH. Les différentes directions devaient donc avoir accès à une visualisation en temps réel des acquis disponibles.
  2.  eLamp a été instauré. Les fonctionnalités de base permettent en effet de répondre aux enjeux de la stratégie RH. La solution souple s’adapte au contexte particulier des ministères tout en assurant une prise en main facile.
  3. Prévenir le risque d’adhésion a été la principale difficulté. Il fallait amasser un seuil d’informations suffisant pour que cela soit efficace.
  4. Les bénéfices attendus étaient simples: “une meilleure adéquation entre les profils attendus et les profils disponibles, un meilleur service rendu en matières de recrutements, une vision qualitative de la GPEC complémentaire à une vision quantitative”.

Un pilote sur 600 agents est mené. Les premiers travaux de GPEC ont permis de dessiner les contours d’un catalogue évolutif de compétences qui sera proposé sur la plateforme eLamp. Les qualifiers, accolés à chaque compétence, ont aussi été définis. Enfin les attendus d’un passeport compétences destiné aux agents et la trame des fiches métiers ont pu être établis par les services RH. “Nous disposons désormais de bases solides pour mener le pilote au succès et envisager sereinement un déploiement plus large”.

Le retour sur investissement

Pour Harmonie mutuelle, le projet a été mené à bien. Il est donc possible de définir quel a été l’impact de la GPEC menée durant plusieurs mois. Cependant, une véritable conclusion ne pourra être faite qu’après deux ans.

Cette démarche a par exemple permis d’identifier des CDD à fort potentiel après un an. Dans le même temps, 65% des collaborateurs ont créé un profil sur la plateforme Wiserskills. Le confinement a d’ailleurs été particulièrement propice aux inscriptions.

Si ces débuts sont prometteurs, les équipes RH doivent maintenant réfléchir à la façon de dégager du temps pour leurs équipes, en dehors des périodes de pandémie. Il faudra ainsi imaginer un savant cocktail qui ne portera pas atteinte à la productivité de chacun.

Aussi, le travail pour faire connaître le plan, mené par les équipes RH et communication, a payé. Ainsi, 90% des collaborateurs connaissent maintenant l’existence de la démarche.

Enfin, la mobilité interne, se trouve maintenant au cœur des objectifs des RH d’Harmonie mutuelle. Elle se situe aujourd’hui autour de 20%.

 

La rédaction de myRHline

 

Articles RH en relation

Le rôle de l’employer branding dans la communication organisationnelle

Quelle est la durée moyenne des arrêts pour dépression en France ?

Renouvellements 2023 : comment y faire face ?