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Entretien annuel : tout ce qu’il faut savoir pour bien le préparer et le réussir

par La rédaction 8 janvier, 2022
8 janvier, 2022 2k vues
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Entretien annuel d’évaluation : quel est son rôle ? Comment le préparer et le réussir ? Comment le moderniser ? Google, Deloitte, Mazars, le groupe Etam lingerie… Tous ont en commun d’avoir opté pour des méthodes alternatives à cet entretien annuel d’évaluation individuel. Souvent source de stress pour les salariés, cette évaluation annuelle n’a pas non plus bonne presse auprès des professionnels RH qui jugent l’outil obsolète et peu adapté à l’évolution du monde du travail. Alors quelles sont les solutions existantes ?

 

 Quel est le rôle de l’entretien annuel d’évaluation ?

Pour commencer, qu’est-ce-qu’un entretien annuel d’évaluation ? Il consiste d’une part à évaluer les compétences du salarié, d’autre part à faire le point sur ses objectifs et ses perspectives d’évolution. Il n’est pas obligatoire, sauf si la convention collective le prévoit, mais il représente un bon moyen de fidéliser et développer l’engagement des talents. Néanmoins, si l’entreprise décide d’organiser un entretien annuel d’évaluation, elle doit le proposer à l’ensemble de l’effectif pour éviter le caractère discriminatoire du processus.  Enfin, l’entreprise doit impérativement prévenir les salariés et les représentants du personnel de leur tenue.

L’objectif est de réaliser un bilan sur l’année en évaluant les performances de vos collaborateurs, mais aussi en les interrogeant sur leurs attentes, leurs besoins (formation…) et leurs perspectives d’évolution. Les informations transmises lors de cet échange permet d’identifier et d’anticiper des situations problématiques pouvant affecter la stratégie RH de l’entreprise.

Mené par le N+1 ou le manager, l’entretien annuel correspond au moment clé où le salarié et le N+1 vont dresser un bilan sur les missions effectuées au cours de l’année écoulée. Puis, ils pourront fixer de nouveaux objectifs professionnels à atteindre et définir des évolutions de carrière possibles. Au cours de ce moment, le manager a l’opportunité d’identifier les points forts et les axes d’amélioration des membres de son équipe pour les aider à évoluer en leur proposant des solutions adaptées.

Il fait donc partie intégrante de la politique RH de l’entreprise et de sa stratégie de développement des talents.

Du côté du salarié, l’entretien annuel est une occasion de mettre en valeur les missions et les projets qu’il a mené. Ce qui peut parfois être le moment d’évoquer une augmentation ou une évolution de poste.

Pour le réussir, il convient de le préparer en amont en suivant plusieurs étapes. Quelles sont les étapes indispensables à suivre ?

 

Comment préparer un entretien annuel ?

Pour qu’il soit productif, un entretien annuel d’évaluation doit être préparé. La première étape pour préparer correctement sa mise en place consiste à dresser un bilan du salarié évalué. Pour cela, le représentant de l’employeur (manager, N+1…) peut s’appuyer sur la grille d’évaluation et le rapport de l’entretien annuel précédent. S’il n’est pas disponible, il devra construire un nouveau rapport en prenant en compte les spécificités métier du salarié en question.

Pour fidéliser et développer l’engagement des talents, la reconnaissance et la considération sont essentiels. Alors pensez à féliciter et encourager votre collaborateur pour les missions effectuées. De plus, vous pouvez prévoir de lui laisser des moments pour s’exprimer et donner sa perspective sur des situations. Ainsi, vous éviterez de faire un monologue et pourrez transformer les entretiens annuels individuels en un véritable moment d’échange constructif et enrichissant.

Dans le rapport, il est également important d’évoquer les axes d’amélioration lié à l’emploi du salarié afin qu’ils puissent progresser.  En effet, vous pouvez prévoir une grille d’évaluation pour faciliter les échanges. Attention tout de même à choisir une grille d’évaluation pertinente selon l’emploi évalué et le poste en question.

La dernière étape consiste à fixer des objectifs et des perspectives d’évolution attractives liées à l’emploi des salariés. En plus de les (re)motiver, l’entretien annuel individuel est l’occasion de leur donner un sens et une explication directe liés aux projets à venir.

Attention, il ne s’improvise pas. Prévoyez un carnet ou un ordinateur pour prendre des notes et remplir le rapport tout au long de la discussion. La gestion du rendu et de l’après entretien n’en sera que facilitée.

 

Entretien annuel d’évaluation : De quoi parle-t-on ?

Les entretiens annuels se définissent comme une forme d’évaluation du salarié. Ils se déroulent dans l’entreprise entre le salarié et son supérieur. L’objectif est d’apprécier les compétences professionnelles d’un salarié, en faisant le point, notamment, sur le travail accompli et sur la réalisation des objectifs fixés.

 

Entretien annuel : Est-ce obligatoire ?

Les entretiens annuels individuels sont un dispositif facultatif. La loi n’impose pas à l’employeur d’évaluer ses salariés mais la convention collective le peut. De plus, ils apportent des informations clés à l’employeur concernant la vision et la projection des salariés dans l’entreprise. Levier de motivation et de fidélisation, il est un moment souvent redouté par les équipes.

 

3 dispositions d’un entretien annuel d’évaluation à respecter

L’employeur doit respecter certaines dispositions prévues sous peine d’essuyer le refus du salarié à se laisser évaluer ou de devoir l’indemniser.

Premièrement, il est impératif d’informer le salarié des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles utilisées (de l’entretien annuel individuel d’évaluation) dans l’entreprise. Celles-ci doivent absolument être objectives et transparentes.

Deuxièmement, informer le salarié est impératif dès lors qu’un entretien annuel d’évaluation individuel fait l’objet d’une collecte des données personnelles. En outre, ces dernières doivent être protégées dans le cadre du règlement général de protection des données (RGPD).

Dernière disposition : Les résultats doivent rester confidentiels. Seul le salarié concerné peut en avoir connaissance.

 

Ne pas confondre entretien annuel et entretien professionnel

Un entretien professionnel de formation a lieu tous les deux ans. Il est obligatoire est inscrit dans le Code du Travail. En effet, tous les salariés de toutes les entreprises et tous les secteurs d’activité ont le droit d’en bénéficier. Peu importe la nature du contrat (CDD, CDI, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation) et le temps de travail prévu dans le contrat (temps plein ou à temps partiel).

Il vise à faire le point sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié ainsi qu’à déterminer les formations adéquates.

 

Pourquoi l’entretien annuel est-il obsolète ?

Le monde du travail évolue

“Rencontrer son manager de façon annuelle ne suffit plus” selon Philippe Burger, associé chez Deloitte. Pour ajuster les objectifs, évaluer les résultats, encourager et féliciter les collaborateurs, il faut de nouveaux dispositifs d’entretien annuel d’évaluation. Les salariés attendent notamment des retours rapides et réguliers sur leurs performances car ils “fonctionnent de plus en plus en mode projet et en équipe dans un marché concurrentiel et technologique très agile”.

 

Vous avez dit flexibilité ?

Le principe dévaluation du salarié sur un cycle long annuel est limité et ne fonctionne pas avec la réalité du monde du travail. Engagés sur des projets courts termes dont les longueurs varient d’une mission à l’autre, les salariés attendent un système d’évaluation agile adapté. La notion “annuelle” n’est pas suffisante et manque de souplesse, de perspective et d’implication.

 

Un manque de proximité ?

Dans les organisations horizontales, les managers sont de moins en moins au contact de leurs équipes. Alors que les collaborateurs passent plus de temps à travailler avec leur équipe projet ou avec leur client, un entretien d’évaluation annuel avec leur seul supérieur hiérarchique perd son sens.

 

Entretien annuel d’évaluation : comment le réinventer ?

Exemple numéro 1 : Des points rapides et réguliers

Deloitte a réinventé son entretien annuel d’évaluation. Le cabinet a mis en place les alternatives suivantes : définir des points plus réguliers (hebdomadaires, mensuels, ou trimestriels) et repenser un entretien de performance comme un entretien de développement. Stop au terme “annuel”

 

La culture du feedback et du 360°

Collecter et envoyer des retours spontanés entre managers et salariés ou pairs ? C’est l’outil digital de feedback permanent déployé par le cabinet d’audit et de conseil Mazars, en France. Réaliser un feedback à 360° afin d’améliorer et développer sa posture managériale est aussi possible.

 

En faire une expérience participative plus que d’évaluation annuel

Permettre au salarié de fixer lui-même ses objectifs à son n+1, est un moyen d’impliquer le salarié. C’est le dispositif mis en place par le groupe de lingerie Etam.

“C’est un changement de posture, plus responsabilisant pour le collaborateur, moins directif pour le manager et plus participatif pour les deux” explique Odile Bonhomme, Directrice Talent Development.

 

Faire des entretiens annuels des outils de dialogue

Pour Sylvie Loubière, directrice d’Axiome Coaching, un entretien annuel d’évaluation est une mine d’or inexploitée. “C’est un superbe outil de management dans lequel il faut investir pour apporter de la valeur à l’entreprise. Il permet de comprendre le collaborateur, de connaître ses talents inexploités, et ce qu’il veut faire dans l’entreprise. C’est aussi un entretien humain. Il est donc important de former les managers pour que ces outils ne se résument pas à un simple formulaire une fois dans l’année pour les RH, mais que ça devienne un outil de dialogue.”

Les alternatives sont nombreuses et permettent un meilleur engagement des salariés. Cependant ce processus d’évaluation annuelle n’est pas à ranger au placard mais à redéfinir pour exploiter tout le potentiel de ce moment d’échange privilégié entre le salarié et le manager. La gestion de la préparation et de “l’après” entretien annuel individuel est cruciale.

 

Caroline Béguin

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