« Parce que le marché connait une forte demande de digitalisation et de dématérialisation, nous offrons la possibilité de digitaliser complètement les processus RH à travers des outils nativement intégrés dans nos solutions. Notre offre de digitalisation RH consiste avant tout à optimiser les processus existants, créer une « expérience collaborateur » au même titre que l’expérience client dont nous entendons beaucoup parler. Cette digitalisation se construit dans l’objectif de gagner en temps, d’optimiser la productivité, de fluidifier les échanges et également de donner l’image d’une entreprise innovante.
Signature électronique
Cette stratégie « Digitale RH » se dévoile dès les premiers contacts avec l’entreprise dans le processus de recrutement. Par exemple, la signature électronique du contrat de travail supprime les tâches chronophages d’envoi/réception des documents signés et possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.
L’embauche d’un nouveau salarié devient maintenant un processus rapide et sécurisé : le futur collaborateur reçoit un mail pour se connecter à la plateforme de signature. Il reçoit un mot de passe par SMS pour accéder à ses documents d’embauche. En quelques clics, il signe « électroniquement » son contrat et les éventuels autres documents (mutuelle, règlement intérieur…). Il a même la possibilité de joindre son RIB, son permis de conduire, la copie de sa carte vitale… Les documents signés sont automatiquement archivés dans le coffre-fort RH et dans le coffre-fort personnel Arkevia du salarié
Contrats d’embauche, avenants au contrat de travail, entretiens annuels, etc peuvent être diffusés et signés simplement et rapidement, en exemplaire unique ou multiple.
Coffre-fort numérique
Un autre outil de dématérialisation proposé par Cegedim SRH est le coffre-fort salarié. Il permet d’archiver tous types de documents électroniques dans un environnement robuste, fiable et conforme aux dernières normes RGPD et règles légales. Cegedim SRH propose donc aux salariés de recevoir leurs bulletins de salaire sous forme électronique et de les héberger dans un coffre-fort sécurisé.
Le coffre-fort Employeur permet de diminuer les coûts liés au stockage des documents, mais également de fiabiliser les documents tout en réduisant les risques de perte. L’outil assure l’accessibilité à l’information y compris aux sites décentralisés.
Portail collaboratif
Cet outil digital permet de diffuser l’information de façon simple, rapide et sécurisée auprès de tous les acteurs de l’entreprise. Basé sur une logique de workflow, il décentralise la gestion quotidienne des RH vers les managers et les collaborateurs et génère d’importants gains de productivité en réduisant significativement les processus manuels.
Il permet de réduire les tâches administratives, d’optimiser les processus et tracer l’information. Les salariés comme les managers peuvent saisir un changement de situation familiale, une absence imprévue, etc.
Ce portail collaboratif permet aussi de couvrir la gestion des congés payés et absences, la déclaration de présence/activité, le SSE/SSM, la saisie décentralisée, l’entretien annuel d’évaluation, les demandes d’attestations, acompte, changement de RIB, formation (…), ce qui créée une réelle simplification des processus RH.
Application mobile
L’application mobile SMARTRH est le complément indispensable à la solution bureau SMART RH conçu pour interagir avec son équipe à tout moment et en tout lieu (déplacement, réunion, trajet professionnel…).
A distance, le manager accède via son smartphone aux fonctionnalités essentielles liées à son activité quotidienne (validation des congés, absences, éléments de paie, notes de frais en juin 2019…).
Du côté des collaborateurs, l’application mobile Smart RH permet d’accéder à l’annuaire de l’entreprise (avec fonction appel/envoi mail), aux notes de frais (prévu pour juin 2019), aux actualités de la société, au service de pointage. Le salarié peut aussi réceptionner des notifications.
En plus de mettre ces outils à disposition de nos clients, nous sommes perpétuellement à l’écoute des DRH et poursuivons ainsi notre travail autour des sujets tels que la GTA, la digitalisation des processus RH tout en accompagnant nos clients sur les nouveautés législatives. Et nous continuons toujours à creuser d’autres axes de développement autour des attentes et des besoins de nos clients et de leurs salariés ».
Agnès Pasquier, directeur marketing et communication
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