Communication des offres, procédure de candidature simplifiée, transparence du parcours d’embauche. … De l’expérience ultra personnalisée au storytelling corporate, toutes ces pratiques d’attractivité visent à taper dans l’œil des candidats et susciter leur engagement.
L’objectif ? Convaincre et établir un lien émotionnel fort dès la phase de recrutement, bien sûr. Ceci en donnant aux potentielles recrues la capacité de se projeter et d’évoluer dans l’entreprise. Mais aussi, dans un second temps, faciliter le processus d’intégration pour les heureux élus qui décrochent leur ticket d’embarquement.
Seulement, voilà : après les paillettes, 50 % des salariés ont déjà vécu une intégration décevante.
En cause ? Souvent, le (traditionnel) silence radio entre la promesse d’embauche et le premier jour de travail. Ainsi que l’absence d’accompagnement — administratif, pédagogique, matériel, managérial — à la prise de poste. Des points de friction à l’origine d’un décalage perçu entre l’expérience candidat et l’expérience collaborateur, avec les conséquences que nous connaissons.
Au mieux, de l’insatisfaction. Au pire, des nouveaux collaborateurs qui finissent par quitter le navire rapidement.
En 2024 par exemple, 30 % des CDI n’ont pas duré un an. De même, 50 % des personnes ayant accédé à leur premier emploi (génération Z) ne sont même pas restées un an dans l’entreprise*. Mauvais « date », direz-vous, et c’est bien possible. Toutefois, ces chiffres démontrent aussi les enjeux du plan d’intégration. La rétention évidemment. Mais aussi une meilleure gestion du turn-over ou encore l’entretien de la marque employeur.
Alors, comment maximiser l’efficacité de votre processus d’intégration en 2025 ? De quelle façon engager chaque nouvelle recrue dès la promesse d’embauche ? Et quels leviers actionner pour (mieux) accueillir vos nouveaux collaborateurs, avant et après la première journée ? Décryptage et retours d’expérience dans cet article.
Parcours d’intégration : une propension à souffler le chaud et le froid ?
Nous l’avons vu plus tôt, la phase de recrutement permet en théorie de créer la connexion avec le futur collaborateur. Cependant, le lien avec le prochain nouveau membre de l’équipe reste encore fragile à ce stade.
Et pour cause : les collaborateurs en devenir ou fraîchement arrivés sont volages. Ils continuent parfois à batifoler ailleurs pour conforter leur choix de rejoindre, ou non, une entreprise (ou d’y rester). C’est d’autant plus vrai lorsque la période de battement entre le recrutement et l’arrivée au poste de travail s’étirent sur plusieurs semaines. Et encore plus si, comme en amour, l’organisation ne fait pas l’effort d’entretenir et de cultiver la relation naissante.
Ce qui, en pratique, arrive encore trop souvent : près d’une personne recrutée sur 5 n’a plus aucun contact avec son futur employeur entre la confirmation du recrutement et son arrivée au sein de l’entreprise*.
Est-ce là le signe d’une tendance des entreprises à considérer que « l’opération séduction » prend fin à la signature de la promesse d’embauche ?
Pas pour toutes, loin de là. Il n’empêche que certaines (mauvaises) habitudes ont encore la vie dure. Et ce, alors même que cette phase préliminaire — l’étape de pré-intégration — participe à :
- réduire le risque de ghosting ;
- initier l’immersion dans la culture d’entreprise ;
- fidéliser et retenir les futurs talents ;
- sécuriser le recrutement, en définitive.
Encore trop sous-estimée, la phase de pré-onboarding doit ainsi faire partie intégrante de vos processus d’intégration en 2025. Exit l’incertitude, le silence en attendant le jour J. Une rencontre, une collaboration, ça se prépare. Pour cela, il faut donc communiquer, renforcer la première (bonne) impression donnée lors du processus de recrutement et construire les bases d’une relation saine et solide. Et ce, avant le premier jour de travail.
Pré-intégration ou comment faire plus ample connaissance
Conseil n°1 : maintenir la relation avec le candidat recruté
En premier lieu, la communication proactive est essentielle. Il s’agit notamment d’envoyer des messages personnalisés, de partager des ressources (le livret d’accueil, par exemple) ou encore de rassurer sur les prochaines étapes. Ceci afin de démontrer que le nouveau salarié est attendu et valorisé.
Par ailleurs, n’oubliez pas que chaque collaborateur est unique. L’idéal est donc d’adapter les contenus et les interactions à son poste et à son profil. Par exemple, une recrue avec un préavis long peut bénéficier de communications espacées, mais régulières pour maintenir l’engagement.
Conseil n°2 : partager la culture de votre entreprise au futur arrivant
Introduire les valeurs et la mission de l’entreprise dès le processus de pré-intégration est un levier puissant pour engager les recrues. Pour cela, des supports numériques interactifs — comme des quiz sur les valeurs, des vidéos, l’accès à des chatbots d’IA, etc. — contribuent à connecter les futurs collaborateurs à l’ADN de l’organisation.
Cette acculturation en « avant première » aide ces derniers à mieux comprendre leur nouvel environnement professionnel, diminue le stress inhérent au changement d’entreprise et instille déjà le sentiment d’appartenance.
Conseil n°3 : organiser l’arrivée du nouvel embauché
Ici le sujet est vaste. Il peut d’abord s’agir de proposer une immersion au sein de l’entreprise avant l’arrivée. Par le biais d’une visite virtuelle, par exemple. Mais aussi d’échanger avec les collègues, un mentor ou parrain désigné, le N+1, etc.
D’autre part, ce volet organisationnel couvre également une dimension plus pratico-pratique : la logistique. C’est-à-dire le dossier administratif, la préparation des outils, du matériel et du poste de travail, la commande des tenues professionnelles, l’élaboration du planning de formation, etc.
Le manque de préparation fait partie des écueils les plus fréquents lorsqu’il s’agit de l’intégration des employés. Il leur envoie un mauvais signal, tandis qu’à l’inverse, un accueil bien orchestré et sans fausse note communique et renforce l’image d’une entreprise accueillante.
Châteauform et Kiloutou : 2 retours d’expérience sur l’intégration
Lors du 4ème épisode de la saison 2 du podcast T’as raté le coche, nous avons reçu Nora Bacha, responsable marque employeur et intégration chez Châteauform, et Benoît Pacceu, directeur du développement RH chez Kiloutou.
Du baluchon d’accueil (welcome pack) à l’outillage des managers, à cette occasion, ceux-ci ont partagé leurs approches du processus d’intégration au sein de leurs entreprises respectives. Tout en expliquant comment les modèles déployés permettent de répondre à certains enjeux RH : promouvoir une culture d’entreprise basée sur la symétrie des attentions, agir sur le turn-over, etc.
Managers : ravivez la flamme de l’intégration
En première ligne, le manager joue un rôle stratégique dans le processus d’intégration d’un nouvel arrivant.
Or, si ce dernier ne joue pas le jeu — parce qu’il n’a pas les outils pour le faire, n’a pas été formé pour ou parfois les deux —, l’intégration peut être compromise, même lorsqu’elle est bien conçue.
Dès lors, garantir une intégration réussie en 2025 implique obligatoirement de former, équiper et soutenir les managers. Le but étant qu’ils contribuent pleinement à ce que l’entreprise et ses nouvelles recrues filent le parfait amour.
Former les managers aux enjeux du processus d’intégration
Un des principaux obstacles à un onboarding réussi est l’absence de formation spécifique pour les managers. Nous venons de le voir, cette année il est donc essentiel de leur fournir les clés pour comprendre les enjeux de l’intégration.
Ceci en leur proposant des formations, par exemple. Celles-ci peuvent alors inclure des ateliers sur les bonnes pratiques d’accueil ou des mises en situation. Mais également s’appuyer sur des retours d’expérience partagés par d’autres managers, des collaborateurs ou, pourquoi pas, des salariés partis prématurément si l’offboarding prévoit ce type de feedback.
Comme le souligne Nora Bacha, les piqûres de rappel sont également précieuses :
Prendre le temps de revoir avec les managers, même expérimentés, les détails de l’accueil d’un nouveau talent est essentiel pour maintenir un haut niveau d’engagement. Chez Châteauform, cela passe par des échanges en one-to-one et des sessions de sensibilisation régulières.
Simplifier la vie des managers
L’arrivée d’un nouveau collaborateur dans l’équipe ne doit pas être perçue comme une contrainte supplémentaire. En ce sens, la digitalisation RH permet de fournir des outils simples et efficaces : check-lists numériques, rappels automatisés des tâches à effectuer, ou encore systèmes de suivi des étapes clés de l’onboarding. Grâce à ces derniers, la ligne managériale peut se concentrer davantage sur l’aspect humain, plutôt que sur les démarches administratives.
De même, il est important de décharger les managers des aspects logistiques. Comme l’explique Benoît Pacceu, le kit d’accueil Kiloutou est, par exemple, poussé au niveau national. Cette stratégie ayant pour but de libérer un peu de charge mentale au management.
Insuffler du sens et du plaisir dans l’accueil
Pour que les managers s’investissent vraiment, ils doivent comprendre l’importance de leur rôle tout en y trouvant un réel intérêt. Cela passe par deux axes principaux.
D’abord, le sens. En effet, un manager convaincu de l’importance de l’intégration transmettra naturellement cette conviction à ses équipes. Ce qui implique une véritable adhésion aux objectifs de l’accueil de ceux qui sont fraîchement recrutés.
Mais aussi par le plaisir de partager cette expérience humaine avec chaque nouveau venu. C’est notamment ce qu’a souligné Benoît Pacceu : « Appliquer un processus sans y croire n’aura jamais le même impact que si l’on prend plaisir à le faire ».
On ne badine plus avec le processus d’intégration en 2025
Comme nous l’avons vu au début de cet article, bon nombre de collaborateurs tout juste recrutés finissent le cœur en miettes.
Pourquoi ? Car une partie d’entre eux font encore l’amère expérience d’un processus d’intégration défaillant. Ceci pour x raisons : intégration préliminaire inexistante, accueil décevant, parcours fastidieux ou encore absence d’accompagnement des managers.
Or, l’époque où le parcours d’intégration se limitait à un accueil administratif est derrière nous. Aujourd’hui, faire les yeux doux ne suffit plus : le coup de foudre doit se concrétiser. Et pour cela, il faut désormais créer une expérience d’intégration marquante, continue du recrutement à l’arrivée et au-delà, et surtout à la hauteur des attentes des futurs collaborateurs.
C’est à cette condition que les entreprises pourront disposer d’un véritable avantage compétitif et qu’elles poseront les bases d’une fidélisation durable.
Source(s) documentaire(s) :
