Bien déléguer, c’est s’assurer que vos projets seront réalisés efficacement et sans heurts. Mal déléguer, et vous risquez fort de ne pas atteindre vos objectifs. Un aspect essentiel du « bien déléguer » est une communication adéquate à propos du projet à réaliser, et pour cette raison, il existe une série de phrases que vous ne devrez jamais prononcer si vous voulez que votre projet soit couronné de succès. En voici dix parmi les plus emblématiques.
1 – « Je vois que vous n’avez pas encore terminé cette étape, cela doit être fait dans l’heure qui suit ! »
Bien déléguer suppose se fixer des priorités. Des urgences peuvent se produire, mais avoir des urgences une fois tous les deux jours est un obstacle à la productivité, et a un impact négatif sur le moral de l’équipe.
Une meilleure approche est de fixer soigneusement les objectifs, les priorités et les dates butoirs dès le départ du projet, et de s’assurer que votre équipe les a compris, de telle sorte que ses membres n’aient pas à renoncer à d’autres missions pour respecter une date limite sur une tâche particulière.
Essayez plutôt ceci : « Nous avons dû modifier le calendrier du projet, et vous devrez vous consacrer à cette tâche dès que vous aurez terminé votre tâche actuelle. »
2 – « Je sais que vous n’avez jamais fait ce type de chose auparavant, mais je suis sûr que vous vous en sortirez très bien.
Il n’y a rien de tel pour augmenter le niveau de stress d’une personne que de s’entendre dire cette phrase. Chacun souhaite avoir l’opportunité d’accroître ses compétences, mais est-il réellement juste de mettre quelqu’un dans cette situation sans préparation ni formation adéquate ? Pas vraiment, et il y a fort à parier que votre projet ne se déroulera pas correctement non plus.
Efforcez-vous de toujours déléguer des tâches dans un domaine précis aux mêmes personnes de telle sorte qu’elles puissent perfectionner leurs compétences, et laissez les également apprendre auprès d’autres personnes si nécessaire. Sinon, soyez prêt à dédier une partie de votre temps pour les ‘briefer’ si vous voulez que les résultats correspondent à vos attentes.
Essayez plutôt ceci : « Vous allez travailler ensemble avec un collègue afin d’apprendre cette compétence. Ainsi vous pourrez vous en sortir tout seul la prochaine fois. »
3 – « Cette tâche est vraiment très facile, n’importe qui peut y arriver. »
D’habitude, ce type de message est censé tranquilliser la personne en vue de la tâche qui l’attend. Louable dans son principe, cette phrase a toutefois souvent un effet secondaire non désiré. La personne peut en effet penser que vous voulez dire qu’elle n’a pas les compétences pour gérer quelque chose d’un tant soit peu complexe, ce qui n’est pas du tout le message que vous désirez lui communiquer.
Il y a deux choses que vous devez garder à l’esprit : ne minimisez jamais l’importance de la tâche que vous déléguez, et ne doutez pas des compétences de la personne concernée. Si quelqu’un a la sensation qu’on a toute confiance en lui pour faire quelque chose, il sera d’autant plus motivé pour faire un meilleur travail.
Essayez plutôt ceci : « Cette tâche est importante pour le projet, c’est pourquoi j’ai toute confiance en vous pour la réaliser. »
4 – « Voyez ce que vous pouvez faire, et nous verrons si ça colle ou pas. »
Le problème dans cette phrase est son manque de clarté, et nous savons tous comment cela se termine. Si vous n’avez pas une idée précise du résultat que vous voulez atteindre, alors comment la personne en question peut-elle y arriver ? Le plus probable est que vous allez perdre un temps précieux à examiner toutes les options qu’elle vous propose, sur la base de son point de vue et de ses compétences, et il est possible qu’aucune d’entre elles ne soit satisfaisante.
Une meilleure approche est d’établir une liste de critères définissant les solutions possibles, et à partir de là de demander à la personne de travailler sur différentes options, de sorte que vous puissiez sélectionner la meilleure solution.
Essayez plutôt ceci : « Je souhaite que vous reveniez me voir avec une solution. Voici les critères à utiliser pour examiner les possibilités. »
5 – « Ce n’est pas comme cela que je l’aurais fait. »
Une posture « c’est ça ou rien » découragera vos collaborateurs de s’impliquer dans les tâches et les résultats, ce qui est l’objectif premier lorsque vous souhaitez déléguer quelque chose. Bien sûr, vous auriez emprunté une autre voie, mais pourvu que la solution fonctionne, quelle importance si votre collègue a fait les choses différemment ? Au bout du compte, le projet en bénéficiera parce que vous saurez qu’il y a désormais deux approches possibles.
Essayez plutôt ceci : « Je n’aurais pas eu l’idée de procéder de cette façon, mais bravo pour cette excellente solution. »
6 – « Je pars en voyage d’affaires pour une semaine. A mon retour, tout ceci doit être terminé. »
Nous avons tous des voyages d’affaires, mais disparaître juste avant la date de remise d’un projet n’est pas idéal, spécialement si vous allez rester injoignable au moment crucial. Lorsque la date de remise approche, c’est le moment précis où les membres de l’équipe ont besoin de poser des questions et de clarifier les choses, et vous devez être disponible pour y répondre.
La seule exception à cette règle est si vous pouvez rester dans la boucle avec vos collègues, en suivant leurs progrès et en les guidant si nécessaire par le biais d’un outil en ligne.
Essayez plutôt ceci : « Je pars en voyage d’affaires, mais j’accéderai chaque jour à notre espace de travail pour répondre à toute question. »
7 – « Vous auriez dû me montrer ceci avant la date de remise du projet. »
Ne vous est-il jamais arrivé d’avoir un projet livré qui ne répond pas à vos attentes ? C’est à cette occasion qu’apparaît la phrase citée plus haut, mais le fait même de l’utiliser veut généralement dire que le projet n’a pas été mis en œuvre correctement.
Vos objectifs peuvent être parfaitement clairs, mais la seule façon pour savoir si vous êtes sur la bonne voie pour les atteindre est de fixer des étapes et des points de contrôle avec les personnes en charge, de sorte que vous ne soyez pas déçu à la date de clôture du projet. En procédant de cette façon, vous pourrez résoudre les problèmes avant qu’ils ne deviennent majeurs.
Essayez plutôt ceci : « Le projet est-il sur les rails ? Nous devons avoir une réunion pour voir où nous en sommes avant la date de clôture. »
8 – « Vous auriez dû me demander avant de prendre une décision aussi importante. »
Déléguer suppose permettre à d’autres de prendre certaines décisions. Mais si les personnes impliquées ne connaissent pas leurs responsabilités, et qui est apte à prendre telle ou telle décision, vous pouvez avoir des surprises désagréables.
Dès le départ doivent être déterminées clairement quelles sont les décisions que la personne en charge peut prendre de son propre chef, en vous communiquant simplement les résultats, et quelles sont celles qui nécessitent votre accord préalable.
Essayez plutôt ceci : « Voici une description des membres de l’équipe projet et des responsabilités de chacun, de sorte que vous sachiez tous quelles décisions vous pouvez prendre. »
9 – « J’ai également demandé à votre collègue d’effectuer cette tâche. »
Déléguer la même tâche à plusieurs personnes est une erreur classique. Certains considèrent que cela installe une saine compétition, mais cela a généralement l’effet inverse. Au lieu de cela, chaque personne concernée devient obsédée par l’idée d’être le meilleur. Ceci a pour conséquence qu’elle ne partage pas l’information et qu’elle ne collabore pas efficacement, ce qui peut affecter négativement l’ensemble du projet.
Une autre éventualité est que les différentes personnes commencent à se rejeter mutuellement la responsabilité de la tâche, personne n’étant désormais pleinement responsable du résultat. D’une façon ou d’une autre, ce n’était certainement pas votre objectif initial.
Essayez plutôt ceci : « Je souhaite que vous travailliez avec un collègue sur cette tâche, mais serez chacun responsable d’une partie différente. »
10 – « Ce n’est pas exactement ce que j’attendais de vous, mais OK, je vais finaliser tout cela moi-même. »
Bien déléguer suppose aussi savoir clairement ce que vous attendez de la personne à qui vous avez confié la tâche. Si quelqu’un est supposé délivrer certaines choses à un moment donné, et si le projet a été livré dans les délais, il n’y a aucune raison d’accepter un résultat de mauvaise qualité.
N’acceptez que des tâches correctement réalisées, et vos subordonnés sauront quel niveau de qualité vous attendrez d’eux. Après tout, si vous devez retravailler sur la tâche livrée, quel intérêt de l’avoir déléguée ?
Essayez plutôt ceci : « Ce n’est pas exactement ce que j’attendais, pouvons-nous avoir une réunion ensemble pour examiner comment vous pouvez corriger le problème ? »
Andrew Filev – CEO et Fondateur de Wrike