Pour que vos nouveaux collaborateurs s’imprègnent du fonctionnement de votre structure, quoi de mieux qu’un livret d’accueil ?
Il s’agit d’un outil incontournable pour faciliter l’onboarding des nouveaux arrivants. Ce livret leur permettra de s’acculturer rapidement à la dynamique interne de votre structure, en complément d’un accompagnement humain pour une meilleure intégration.
Mais qu’est-ce qu’un livret d’accueil d’entreprise exactement ? Comment se présente-t-il ? Pourquoi les entreprises ont-elles tout intérêt à le réaliser ?
On vous explique tout dans cet article.
Livret d’accueil d’entreprise : de quoi parle-t-on ?
Un support d’onboarding incontournable
Comme son nom l’indique, le livret d’accueil est un fascicule remis aux nouveaux arrivants en guise de bienvenue d’une part, de présentation de l’organisation d’autre part. Il se présente sous forme de guide avec toutes les informations nécessaires à la compréhension du fonctionnement interne de la structure. L’occasion pour un nouvel arrivant de s’imprégner de son nouveau cadre de travail et de la culture d’entreprise dans laquelle il va évoluer.
Le livret d’accueil d’entreprise permet de répondre aux nombreuses questions pratiques que peuvent se poser les collaborateurs et de faciliter leur autonomie.
Autrement dit, le livret d’accueil est un outil RH pratique et accessible pour le nouveau salarié qui pourra s’y plonger au gré de ses questionnements.
En résumé, voici les objectifs du livret d’accueil :
- Guider le collaborateur dans ses premiers pas pour faciliter sa prise de poste ;
- Rendre son intégration agréable ;
- Lui livrer toutes les informations pratiques relatives à son embauche.
- Rappel : naturellement, l’accompagnement humain et personnalisé reste indispensable. Le livret d’accueil ne saurait s’y substituer. Il s’agit d’un outil RH complémentaire, au service du process d’intégration et de familiarisation du salarié à sa nouvelle société.
Livret d’accueil d’entreprise : pourquoi est-il important ?
Puisque les premiers jours d’un nouveau salarié ne sont jamais évidents, le livret d’accueil tient une place importante dans le processus d’intégration d’une entreprise. C’est d’ailleurs l’une des premières étapes de l’onboarding.
Et on le sait, c’est un moment qui ne doit absolument pas être négligé (à l’instar de l’offboarding par ailleurs). Lorsqu’il est raté, cela impacte directement la santé de la société (notamment financière). À l’instar d’une erreur de recrutement, rater son onboarding est coûteux.
Il s’agit d’une période décisive, une étape clé de l’expérience collaborateur qui débute et qui aura un impact sur la motivation au travail de vos nouvelles recrues. La façon dont vous présenterez votre groupe, ses valeurs, ses projets et objectifs sont l’occasion de renforcer leur sentiment d’appartenance et leur engagement collaborateur.
Si les moments de socialisation sont importants lorsque l’on parle de process d’intégration, le livret d’accueil d’entreprise permet au salarié de s’acculturer à la société à tête reposée. Gardez en tête que les nouveaux salariés n’osent pas toujours poser des questions ou peuvent en oublier certaines : le livret d’accueil d’entreprise permettra de pallier cela en répondant aux interrogations des nouvelles recrues au fil de l’eau. Ce qui évitera des incompréhensions et des erreurs de la part du collaborateur.
Le livret d’accueil permet de s’assurer que vos onboardés disposent d’informations homogènes, claires et exhaustives (principales procédures internes, rôles, responsabilités de chaque collaborateur, principes fondateurs et histoire du groupe, etc.)
- À ce propos, quel peut être le contenu du livret d’accueil d’une société, ses différentes rubriques ? Que doit-il impérativement faire figurer ?
Ce qu’il faut intégrer au livret d’accueil de votre entreprise
Zoom sur les éléments indispensables
Le livret d’accueil en entreprise doit faire figurer les éléments suivants :
- Une présentation de votre société (année de création, nombre d’employés, chiffres clés, valeurs, objectifs, répartition des femmes et des hommes, coordonnées de collègues référents sur les questions RH, etc.) ;
- Une vision macro du déroulement de l’intégration, les étapes phares de l’onboarding ;
- Les outils et logiciels utilisés par votre société (avec la procédure à indiquer pour s’y connecter) ;
- Une description des avantages sociaux en entreprise (salle de sport, prime de cooptation, tickets restaurant, etc.) ;
- Une description du calendrier RH (entretiens annuels d’évaluation, formation, etc.) ;
- Une introduction de la réglementation et des obligations légales (tel que le règlement intérieur à l’entreprise, la convention collective qui s’applique à l’organisation, les droits et engagements des salariés) ;
- Les informations pratiques (ex. les bonnes adresses pour se restaurer ou les transports à proximité) ;
- Les informations relatives à la sécurité et/ou la sensibilisation sur l’hygiène.
Un petit mot d’accueil du dirigeant/de l’employeur ou de la DRH peut être le bienvenu. L’occasion pour les salariés de se sentir valorisés et de développer leur sentiment d’appartenance à l’organisation.
- À noter : aucune réglementation légale n’est prévue pour le livret d’accueil d’entreprise, sauf dans le secteur de la santé (voir Arrêté du 15 avril 2008). Mais il reste très fortement conseillé pour faciliter l’intégration du salarié dans son nouveau travail. Il n’y a donc pas de réglementation spécifique, le contenu du fascicule est propre à chaque structure.
Savoir rédiger et présenter le livret d’accueil de votre entreprise
Un livret d’accueil peut se présenter sous la forme de votre choix. La plupart du temps, c’est le service RH qui rédige le contenu du document, avant validation par la direction de la structure. Ce fascicule peut être réalisé en deux versions : papier et digital.
Pour rédiger un livret d’accueil, vous pouvez utiliser les outils de votre choix : de Word à Canva, en passant par PowerPoint, vous avez l’embarras du choix : de nombreux logiciels existent en ce sens (Flipsnack, Edrawsoft, Flipbuilder, etc.)
On vous conseillera vivement les images, les illustrations pour rendre le livret plus vivant (de façon à ne pas assommer les nouveaux collaborateurs avec des blocs de texte bruts et indigestes).
Les atouts du format digital pour un livret d’accueil en entreprise
Bien que les employeurs comprennent généralement l’intérêt du livret d’accueil d’entreprise, ce document n’est pas toujours mis à jour. Et cela n’est pas sans conséquences : induire le salarié en erreur, ce qui peut avoir des répercussions sur la marque employeur.
De la même manière, si le document est à jour, mais qu’il n’est pas attractif visuellement, il ne donnera pas envie au salarié. D’où l’intérêt de digitaliser le livret d’accueil et de le moderniser au passage, avec des informations exhaustives mais fluides (on privilégiera les phrases courtes, faciles à lire et on évitera d’utiliser un jargon inutile).
Par ailleurs, en optant pour la numérisation du document, ce dernier est accessible à tout moment, n’importe où (difficile de le perdre !).
Aussi, un livret d’accueil digital vient réduire la consommation de papier et réduire les coûts d’impression (sa réalisation peut s’inscrire dans une stratégie RSE de manière globale, ce qui est d’autant plus pertinent si les valeurs que l’on défend sont liées à l’environnement par exemple).
Exemple de présentation d’un livret d’accueil d’entreprise
Trame indicative
Que vous optiez pour un livret d’accueil d’entreprise digital et/ou papier, voici un modèle qui pourra convenir à tous formats.
Attention : il s’agit d’une trame indicative, d’un modèle brut. Vous pouvez vous en inspirer en y ajoutant des éléments visuels attractifs pour donner envie au collaborateur de découvrir le livret.
- Nom de votre entreprise + année de création
- Sommaire et petit mot d’accueil du dirigeant
Au sommaire du livret d’accueil :
- Les étapes clés de ton onboarding
- Présentation de ton entreprise
- Ton quotidien chez nous
- Ton environnement
- Tes avantages sociaux
- Les interlocuteurs clés
- Présentation des locaux et du matériel
- Remarque : Si le tutoiement est de rigueur dans votre entreprise, vous pouvez tout à fait vous permettre de présenter ainsi le livret au collaborateur, car celui-ci correspond à votre culture d’entreprise, à sa dynamique.
Les étapes clés de ton onboarding
Dans cette partie, décrivez le déroulé du processus d’intégration tel que vous l’imaginez pour votre nouvelle recrue. Vous pouvez aussi formuler le titre ainsi : “Les X étapes clés de ton onboarding”.
Présentation de ton entreprise
Ici, n’hésitez pas à ajouter un peu d’histoire (sur quel constat l’entreprise a-t-elle été créée, par exemple), quelques dates clés. Mais aussi l’organigramme de l’organisation, des informations sur les salariés, les valeurs défendues par votre entreprise, ses succès, ses réalisations, ses grands événements, ses projets et objectifs à venir.
Attention : il ne s’agit pas de s’étendre sur l’historique de la société. Allez droit au but : privilégiez les éléments les plus importants, indissociables de votre culture d’entreprise.
Ton quotidien chez nous
Dans cette partie, ajoutez les horaires d’ouverture de votre organisation, les modalités d’accès (ex. badge et codes à connaître), les informations relatives au matériel à utiliser (ex. matériel informatique), les outils utilisés par l’entreprise, les identifiants à connaître, les modalités liées aux demandes de congés, la procédure à connaître en cas d’absence, etc.
Ton environnement
Vous pouvez mentionner les bonnes adresses, les bons plans (en matière de restaurants par exemple), évoquer la présence ou non d’un casier personnel, d’une machine à café, indiquer les modalités de réservation d’une salle de réunion, etc.
Tes avantages
Ici, mentionnez tous les atouts sociaux inhérents à votre structure. Décrivez par exemple les modalités de fonctionnement de la salle de sport, indiquez les primes (prime de cooptation, par exemple), les primes d’intéressement et de participation, la mutuelle d’entreprise et les avantages qu’elle offre, un système de parrainage ou encore la possibilité d’avoir un compte épargne-temps… Les avantages sociaux sont nombreux et contribuent à renforcer votre attractivité !
Tes interlocuteurs clés
Ici, vous décrivez les noms, activités et coordonnées de chaque interlocuteur privilégié (ex. la DRH) y compris de l’administration du personnel et de la direction.
Tes moments RH
Décrivez le déroulé de l’entretien individuel, de l’entretien annuel d’évaluation, les modalités de formation en entreprise, les temps off éventuellement organisés (ex. goûter de Noël, after-work…)
- Attention : ce modèle utilise le tutoiement. Préférez le vouvoiement si le tutoiement n’est pas de rigueur dans votre structure. Le ton que vous employez doit pouvoir refléter votre culture.
Nos conseils
Quelle que soit la trame que vous décidez de suivre, voici quelques éléments à ne pas oublier :
- Mettre à jour le livret d’accueil lorsque votre entreprise connaît un changement dans son fonctionnement ou son organisation ;
- Adresser le livret aux nouveaux collaborateurs sans oublier qu’il peut être adressé à ceux déjà en poste, les professionnels du management et des ressources humaines ;
- Privilégiez toujours la clarté, la simplicité (sur le fond et la forme) de manière à leur fournir des repères rapidement au nouvel arrivant ;
- Rendez votre livret attrayant, agréable à lire ;
- Pensez à conserver un format digital que vous pourrez modifier au besoin ;
- Optez pour un petit format (A4 ou A5) ;
- Privilégiez les phrases courtes et les énumérations facilitant la lecture.
Ainsi, ce document aura vocation à faciliter le processus d’intégration de vos nouveaux talents : de quoi bien démarrer leur expérience collaborateur.
