Dématérialiser les documents RH n’est pas réservé seulement aux grandes entreprises. Au cours du webinar du mercredi 13 avril 2022, Laetitia DERIS, Product Owner Digiposte Acess et Victoire Lassus, Business Developer chez Digiposte nous ont présenté la solution Digiposte de dématérialisation RH dans les petites entreprises.
Une digitalisation accélérée du monde professionnelle
Depuis la crise sanitaire, la digitalisation s’impose dans le monde professionnel et la fonction RH accélère sa transformation digitale. La loi travail (loi n° 2016-1088 du 8 août 2016) permet aux entreprises de dématérialiser les bulletins de paie des salariés via un coffre-fort numérique sécurisé, qui garantit la conservation et l’accès à ces documents pendant 50 ans. Donc, le cadre réglementaire favorise la dématérialisation des documents RH.
L’employeur doit :
- Informer ses collaborateurs au minimum 1 mois avant de dématérialiser des documents RH, en prévoyant un système de gestion des refus
- Permettre aux collaborateurs de changer d’avis, à n’importe quel moment, pour revenir à une version papier
- Choisir une solution de réception des bulletins de paie qui archive les documents pendant 50 ans, ou jusqu’à ce que le salarié atteigne 75 ans
Les avantages de la dématérialisation des documents RH
La solution Digiposte offre des avantages aux collaborateurs exerçant au sein des petites entreprises :
- Un coffre-fort numérique personnel, gratuit à vie : le coffre-fort appartient au collaborateur qui peut le garder à vie. Les documents sont automatiquement classés dans le répertoire employeur déjà existant. La capacité d’archivage gratuite est de 5Go. Dématérialiser les documents RH permet donc au collaborateur de stocker au même endroit ces documents administratifs.
- Un archivage des documents du salarié pendant 1/5/10 ou 50 ans.
- Une solution sécurisée rassurante pour l’utilisateur (notamment concernant les problématiques liées à la cybersécurité) : Digiposte est une offre pérenne de La Poste certifiée Coffre Fort Numérique. Chaque bulletin de paie est accompagné d’un certificat Digiposte, qui prouve son intégrité. Enfin, les data centers se trouvent tous en France.
- Possibilité pour le collaborateur de collecter des documents auprès des partenaires de la plateforme : Plus de 300 partenaires dont EDF, impôts.gouv, Amélie, la CAF, votre banque ou mutuelle. Mais aussi, des sites de e-commerce tels que Zalando ou Amazon. Par exemple, à la place de se connecter chaque mois sur votre compte EDF, le coffre-fort Digiposte collecte automatiquement vos factures et vous permet d’y accéder. Digiposte permet aux collaborateurs de dématérialiser leurs documents RH et également personnels.
- Une solution multicanale : disponible sur le site web ou via l’application, sur divers supports (tablettes, smartphones, ordinateurs). L’utilisateur reçoit automatiquement une notification à chaque nouvelle réception d’un document.
- Une utilisation facilitée : une interface accessible, intuitive et ergonomique qui permet l’accessibilité au plus grand nombre (notamment aux salariés en situation de handicap). Pour accéder à votre compte, il n’est pas nécessaire d’installer un logiciel, mais seulement de vos codes d’accès. Le processus de dématérialisation des documents RH est donc simplifié.
- Un accompagnement en ligne : FAQ, tutoriels et service salarié en ligne.
À propos de Digiposte
Digiposte est une plateforme digitale dédiée aux TPE et PME. La plateforme permet aux collaborateurs de recevoir, archiver, partager et gérer leur vie administrative, en dématérialisant les documents RH. Le dépôt et l’archivage des documents a lieu grâce aux coffres-forts numériques sécurisés de La Poste.
- 2,9 millions de salariés reçoivent leurs bulletins de paie dématérialisés dans le coffre-fort Digiposte
- Plus de 9500 entreprises envoient des documents RH dématérialisés dans les coffres-forts tous les mois à leurs collaborateurs, étudiants ou adhérents
- 328 millions de documents RH sont dématérialisés et hébergés (bulletins de paie, relevés de notes…)
- 92% des salariés sont satisfaits
- 2 millions de téléchargements mobiles
Laurène Boussé