La gestion de la formation est un enjeu stratégique pour les directions RH. Mais son pilotage au quotidien reste un défi. Recueil des besoins, planification des sessions, suivi budgétaire : les tâches pour administrer la formation en entreprise sont nombreuses.
Heureusement, déployer un logiciel TMS (Training Management System) offre un cadre structurant pour résoudre les problématiques induites par la gestion des plans de développement des compétences.
Comment définir le logiciel TMS ? Quelles sont ses fonctionnalités? Comment réussir le déploiement d’un TMS en France et/ou à l’international ? myRHline a pu assister à la conférence donnée à ce sujet par Neeva, éditeur RH, lors du salon SRH 2026.
Qu’est-ce qu’un logiciel TMS aka Training Management System ?
Définition du logiciel TMS
Le logiciel Training Management System ou logiciel TMS est un outil dédié à la gestion de la formation en entreprise. Mystère des acronymes oblige, à ne pas confondre avec le Talent Management System.
Bref, pour en revenir à notre TMS, celui-ci couvre le cycle de vie complet de la gestion du plan de développement des compétences. À ce titre, son périmètre fonctionnel est large puisqu’il intègre :
- le recueil des besoins de formation ;
- la construction du plan de formation ;
- le suivi budgétaire.
De même, il gère les catalogues, les sessions, les inscriptions et les convocations. Tout en assurant aussi le suivi administratif et réglementaire : documents obligatoires, bilans, indicateurs de pilotage. Grâce au TMS, les responsables formation disposent ainsi d’une vision consolidée de l’activité learning au sein de l’entreprise.
Selon l’enquête ISTF 2026, l’accélération de la formation multimodale se confirme, avec 41 % des offres en blended learning et en top 5 des modalités de formation les plus répandues :
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LMS et TMS : deux outils, deux fonctions
Quelles sont les différences entre LMS et TMS ? La confusion est fréquente. Pourtant, ces deux dispositifs remplissent des rôles distincts. Le LMS diffuse les contenus pédagogiques : e-learning, vidéos, parcours en ligne. Le TMS, lui, pilote la logistique et l’administration de la formation. Donc l’un gère le contenu, l’autre le processus. Les deux sont complémentaires. Raison pour laquelle certains éditeurs proposent en général des solutions qui couvrent les deux périmètres.
À qui s’adresse un logiciel TMS ?
Le TMS concerne plusieurs profils au sein de l’organisation. Bien entendu, les responsables formation, départements L&D et les équipes RH en sont les premiers utilisateurs. Ils y construisent le plan de formation, suivent les budgets et produisent le reporting.
Cependant, comme souligné par Mathieu Sau, responsable formation et projet chez Neeva, lors du salon SRH 2026 :
Les managers et les collaborateurs sont des acteurs à part entière du développement des compétences. Ils doivent pouvoir accéder au TMS pour saisir les besoins ou suivre leur parcours afin que chacun devienne acteur de la formation en entreprise.
De même, dans la mesure où le TMS s’intègre dans l’écosystème SIRH existant pour communiquer avec la paie, la gestion des temps et des activités (GTA) ou d’autres briques fonctionnelles, la DSI est aussi concernée.
Quels sont les enjeux derrière le déploiement d’un TMS ?
Selon le 4e baromètre Lefebvre Dalloz Compétences (2026), 76 % des répondants jugent la formation stratégique. Mais ce chiffre a reculé de 5 points en un an. En parallèle, le financement redevient la priorité n°1 pour 64 % des décideurs formation (+7 points). Or, 22 % d’entre eux constatent une baisse de leur budget. Dans ce contexte de tension, le TMS prend tout son sens comme outil de pilotage.
Harmoniser les processus de formation
Dans les organisations multi-sites ou internationales, les pratiques de formation varient d’une entité à l’autre. Chaque site peut avoir ses propres outils, ses propres procédures. Le TMS permet d’unifier ces processus autour d’un cadre commun avec, le cas échéant, de la souplesse pour les spécificités locales. Un enjeu d’ailleurs souligné par Antoine Deniau, chef de projet chez Neeva.
Plus d’une entreprise sur 4 manque de temps
Construire un plan sur tableur, gérer les convocations par e-mail, consolider les données à la main. Ces tâches absorbent un temps considérable. D’après l’enquête ISTF 2026, le manque de temps et la rigidité des processus freinent la formation dans 26 % des organisations.
Avantage du TMS ? Vous l’avez compris : il automatise toute la gestion de la formation. Les équipes RH peuvent alors se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Conseil aux managers, analyse des besoins, ingénierie de formation, par exemple.
Intégrer la formation dans le système d’information
Nous l’avons abordé brièvement plus haut, le TMS peut se connecter aux autres briques du SIRH. Paie, gestion des temps, référentiel collaborateurs : les flux de données circulent entre les outils. Cette intégration évite les doubles saisies. Elle fiabilise aussi les données de formation à l’échelle de l’organisation.
Sécuriser la conformité réglementaire
Enfin, vous le savez, la formation obéit à des obligations légales. Bilans à produire, obligations de financement, traçabilité des actions : le cadre est exigeant. Le TMS centralise ces éléments et sécurise la conformité. Dans un contexte international, les réglementations varient d’un pays à l’autre. L’outil doit alors s’adapter aux exigences locales tout en assurant un reporting consolidé.
Quel périmètre de déploiement pour un TMS ?
En pratique, le déploiement d’un logiciel TMS peut concerner un seul pays ou plusieurs territoires. La question du périmètre géographique conditionne toute la stratégie projet.
L’équilibre entre standard et spécificités locales
La réussite d’un déploiement TMS repose sur un équilibre. D’un côté, une base de processus communs à toutes les entités. De l’autre, la capacité à intégrer des spécificités locales : réglementations pays, usages métiers, langues, devises.
Trop de standardisation peut provoquer un rejet sur le terrain. Trop de spécificités rend le projet ingérable. Le bon curseur dépend donc de chaque organisation.
Déployer un TMS par zone ou par fonctionnalité
Lors de la conférence SRH 2026 « Comment déployer un TMS en France et à l’international », Neeva a partagé deux méthodologies : par lots géographiques ou par lots fonctionnels.
Colas : un déploiement par lots géographiques
Le groupe a déployé son TMS dans 17 pays, pour 50 000 collaborateurs et 7 000 managers. Avant le projet, chaque pays utilisait différents outils et processus selon les pays. Deux objectifs :
- Mettre en place un TMS unique, avec des process standards, et quelques adaptations locales.
- Déployer plusieurs catalogues de formation, niveau groupe et pays
Colas a fait le choix d’un cabinet de conseil externe pour la gestion de projet. Ce séquençage a permis de répartir la charge et d’améliorer les processus d’un lot à l’autre. Le cadrage du besoin a réuni tous les pays en même temps. Puis le déploiement s’est fait en trois lots successifs (5 pays, puis 6, puis 6).
Equance : un déploiement par lots fonctionnels
En France, Equance a déployé son TMS en France pour 30 000 collaborateurs et 4 000 managers. Le groupe regroupait plusieurs sociétés, chacune avec ses propres outils de gestion de la formation. Ici, le lotissement s’est fait par fonctionnalité. Le premier lot couvrait la saisie du plan de formation (juin). Le second concernait le déploiement des sessions de formation (novembre-décembre). Le cadrage a couvert les deux lots en une seule phase. Objectif : garantir la cohérence de bout en bout. L’équipe projet, composée de ressources internes, incluait des représentants de chaque société du groupe.
Ces deux cas montrent qu’il existe plusieurs chemins pour déployer un TMS. Le choix dépend de la structure de l’organisation, de ses ressources et de ses contraintes.
Conseils et bonnes pratiques pour réussir son projet TMS
Centraliser les décisions et clarifier les rôles
Même s’il s’agit d’un projet de digitalisation RH, le succès d’un projet TMS tient d’abord à son organisation humaine. Les décisions doivent être centralisées sur un groupe restreint et représentatif. Mathieu Sau a recommandé de mettre en place un RACI. Qui fait quoi, qui décide, qui est consulté, qui est informé. Ce cadre évite les allers-retours inutiles et les incompréhensions entre l’éditeur et le client.
Penser processus avant outil
Autre conseil : partir du processus métier du client, avant de parler paramétrage. L’éditeur dispose de l’expertise sur l’outil. Le client, lui, connaît ses flux de travail. Le cadrage doit croiser ces deux visions pour aboutir à une configuration adaptée au terrain.
Intégrer la conduite du changement dès le départ
Trop de projets repoussent la conduite du changement à la fin du déploiement. Or, l’accompagnement des utilisateurs se prépare en amont. Qui doit être formé ? Quand et comment ? Avec quels relais internes ? Mathieu Sau a partagé un constat marquant. Lors de certaines formations, des gestionnaires découvraient sur place leur nouveau rôle. Personne ne les avait informés en amont. La conduite du changement inclut donc la communication interne et la formation des relais. Elle passe aussi par l’implication progressive des managers et des collaborateurs.
Ne jamais bâcler les tests
La phase de tests précède la mise en production. Selon Mathieu Sau, c’est aussi la phase la plus sous-estimée. Elle doit couvrir un cycle complet de gestion. Les gestionnaires terrain y jouent un rôle clé : ils testent l’outil dans leurs conditions réelles. Et leurs manipulations révèlent souvent des besoins non détectés lors du cadrage.
5 erreurs à éviter lors du déploiement d’un TMS
- Erreur n°1 : Sous-estimer la conduite du changement
Si elle arrive trop tard dans le projet, les utilisateurs ne s’approprient pas l’outil. L’adhésion se construit en amont, pas après la mise en production.
- Erreur n° 2 : Vouloir tout standardiser
Un processus unique et rigide peut provoquer un rejet des équipes locales. La flexibilité de l’outil doit être exploitée pour répondre aux spécificités terrain.
- Erreur n° 3 : Étaler le cadrage dans le temps
Des ateliers de cadrage espacés de plusieurs mois, menés avec des interlocuteurs différents, produisent des besoins contradictoires. Le cadrage doit être global et concentré.
- Erreur n° 4 : Déployer trop vite
Un planning irréaliste met l’équipe projet sous pression. Et il multiplie les risques d’erreurs au moment de la mise en production.
- Erreur n° 5 : Ne pas communiquer avec les équipes terrain
Les gestionnaires et les collaborateurs doivent comprendre le projet, son calendrier et leur rôle. Sans cette communication, l’outil reste sous-utilisé.
Déployer un logiciel TMS est un projet structurant pour la fonction RH. Il engage des choix techniques, organisationnels et humains. Les retours d’expérience partagés lors du salon SRH 2026 convergent vers quelques principes clés.
Anticiper la charge projet. Impliquer toutes les parties prenantes. Cadrer le besoin de façon globale et exhaustive. Former les utilisateurs dans le respect de leur quotidien. Tester l’outil en conditions réelles avant toute mise en production. Et communiquer, du premier jour du projet jusqu’au passage en exploitation.
Ces fondamentaux valent pour tous les périmètres. Mono-site ou international, secteur privé ou public : la méthode reste la même. Le logiciel TMS est un levier, mais la réussite du projet dépend de ceux qui le portent.
Source(s) documentaire(s) :
- 4ème baromètre de la formation professionnelle, Lefebvre Dalloz Compétences 2026
- Les chiffres du digital learning 12ème édition, Enquête ISTF 2026
