Le flex office fait partie des nouveaux modes de travail, à l’instar du télétravail, du travail hybride et du coworking. Dans certains secteurs, les nouveaux modes de travail ont largement été démocratisés depuis la crise sanitaire.
Le flex office vient précisément rebattre les cartes des nouveaux modes et espaces de travail. Car si le télétravail reste populaire, de récentes études ont pu montrer que le bureau était loin d’être mort, ainsi que l’intérêt du présentiel. Et c’est précisément là que le flex office entre en jeu.
Mais quelle est la définition du flex office ? Où en est-on en 2023 ?
Revenons ensemble sur la définition du flex office, ses avantages (notamment en matière de QVCT) mais aussi sur ses limites.
Flex office : de quoi parle-t-on ?
Les flex officers sont des travailleurs « nomades »
Le flex office peut être traduit de l’anglais par “bureau flexible”. Il est aussi appelé “flex desk”. Il s’agit d’un mode de travail selon lequel les employés n’ont pas de poste de travail ou de bureau fixe.
Autrement dit, un salarié peut travailler dans un nouvel environnement professionnel chaque jour (salle de réunion, de coworking, etc.) En effet, pour favoriser le travail collaboratif en flex office, il est possible de s’éloigner des espaces de travail formels et traditionnels. Pour favoriser la cohésion d’équipe et l’apprentissage social, les employés peuvent travailler dans d’autres espaces (ex. coworking).
D’une certaine manière, les “flex officers” sont des travailleurs nomades. Une forme de liberté qui permet pour certains de renforcer leur motivation au travail et leur épanouissement professionnel.
- Rappel : bien-sûr, la crise sanitaire a joué un grand rôle dans cette nouvelle organisation du travail. Mais le flex office existait déjà bien avant, notamment en France.
Le flex office au coeur des nouveaux modes de travail
Télétravail, travail hybride, flex office, coworking… Ces mots sont devenus omniprésents depuis le Covid. Pour les travailleurs du bureau, la vie de travail ne sera plus jamais la même, pour le pire (santé mentale, burnout, surcharge cognitive, isolement, ergonomie dégradée) mais aussi pour le meilleur (liberté, autonomie, équilibre des temps de vie).
L’expérience collaborateur et l’organisation professionnelle sont bouleversées.
Et le flex office fait précisément partie de ces bouleversements. Cela implique de repenser ses stratégies RH pour favoriser la motivation des collaborateurs, leur bien-être au travail, les engager, les fidéliser, tout en garantissant leur efficacité et productivité.
Le bon compromis entre télétravail et présentiel ?
Les avantages du flex office
Le flex office implique une transformation des espaces de travail pour améliorer le bien-être des salariés. Il présente un certain nombre d’avantages à ne pas négliger lorsqu’il s’agit d’améliorer l’expérience collaborateur et de penser à la santé financière de l’entreprise :
- Casser la routine et encourager la créativité des collaborateurs ;
- Avoir la possibilité de créer de nouveaux liens ;
- Améliorer la communication entre les différents services ;
- Réduire les coûts.
Mais aussi et surtout : bénéficier d’un compromis entre télétravail et présentiel, une sorte d’entre-deux. Car si le télétravail s’est popularisé dans les métiers où c’est possible, le traditionnel bureau est loin d’être mort.
Selon un récent baromètre réalisé par Parella et l’institut CSA Research, 75 % des salariés aiment revenir au bureau alors même que le télétravail s’est largement démocratisé.
Et si 70 % des collaborateurs ont la possibilité de télétravailler, la majorité des salariés et des dirigeants ne voient pas le futur du travail sans les bureaux physiques.
Aussi, le flex office, bien que peu répandu, est apprécié de ses bénéficiaires pour la liberté qu’il leur apporte. Rappelons que le flex office ne consiste pas toujours à travailler à distance : il est tout à fait possible de rester dans les locaux de son entreprise, sans pour autant travailler depuis son bureau.
Le bureau n’a pas dit son dernier mot
Si la crise sanitaire a ouvert la voie au flex office et au télétravail, nombreux sont les collaborateurs qui souhaitent venir au bureau, au moins la moitié de la semaine.
C’est ce qu’indique le rapport Travailler autrement de la Fondation Jean Jaurès.
Et pour cause : en France, le bureau individuel resterait même majoritaire. Bien qu’adhérant au télétravail, une majorité de Français interrogés souhaite travailler, au moins la moitié du temps, depuis son bureau.
D’autant plus que le bureau constitue un lieu de sociabilisation, au-delà du simple lieu de productivité. C’est ce qu’affirmait déjà Julie Gaillot, Directrice du pôle Society de l’institut CSA l’an dernier, dans le cadre de son étude menée aux côtés de Parella : “Les salariés viennent pour se retrouver, échanger, partager. Cela pose clairement la question du lien social dans un contexte où le travail hybride semble devenir une nouvelle manière de travailler (…)”.
En outre, c’est précisément au sein de l’entreprise que les liens se nouent, que la créativité se développe, que le brainstorming est encouragé. Et cela n’est pas seulement rendu possible par les bureaux traditionnels, mais aussi par le flex office, laissant plus de liberté aux collaborateurs.
Le télétravail induit aussi un éloignement avec la socialisation liée à la vie de bureau, plus profondément une distanciation prise non pas tant avec le travail qu’avec l’organisation pour laquelle on l’exerce, nous éloignant ainsi d’un sentiment d’appartenance, nous écartant de la culture interne et collective. Confort de vie d’un côté, délitement de l’autre, le télétravail porte en lui cette contradiction.
Les limites du flex office
Si le flex office offre certains avantages aux salariés (plus d’autonomie, de liberté, potentiellement plus de motivation, etc.), il a aussi des inconvénients et des limites qui lui sont propres.
Voici quelques exemples de risques liés au flex office :
- Le risque de dépersonnalisation du poste de travail en l’absence de bureaux attitrés ;
- La mise à mal du sentiment d’appartenance liée à une désorganisation au sein de l’entreprise ;
- Une mauvaise organisation logistique (d’où la nécessité de veiller à ce que les espaces de travail soient toujours propres, de veiller à l’opérationnalité des postes de travail et à la bonne gestion des plannings notamment).
Et ce n’est pas tout :
Plus qu’une organisation de l’espace, il [le flex office] est une organisation du travail qui peut avoir des conséquences sur l’organisation des espaces de travail – lorsque les organisations cherchent à réduire le nombre de leurs mètres carrés de bureau, par exemple. La pratique est très décriée par les salariés, car elle renvoie à l’idée selon laquelle il faut arriver tôt pour avoir un espace (une table et une chaise) pour travailler, l’organisation n’ayant pas prévu 1 espace de travail pour chaque salarié, mais entre 0,6 et 0,8 espace par salarié (selon les organisations).
En conclusion, si le flex office présente certains avantages et permet de casser avec la routine, passer au flex office ne saurait s’improviser. Il faudra veiller à maintenir la cohésion d’équipe, la qualité de vie au travail, la motivation et tout ce qui a trait à la culture d’entreprise qui est la vôtre.
