RH, comment optimiser son temps ?

par La rédaction

A l’heure où la productivité est la condition sine qua non de l’existence d’une entreprise qui se veut compétitive, il est impératif que chaque salarié, quelle que soit sa position hiérarchique, maximise et vise à optimiser son temps de travail pour pleinement contribuer à son développement.

Dans le département des ressources humaines, la liste des tâches est longue : bulletins de salaire, recrutement, formation, revue annuelle des salariés, règlementation… toutes ces tâches tombent sous la responsabilité d’une même équipe pour laquelle chaque minute compte et le temps est précieux. La gestion du temps de travail des RH est un sujet qui revient régulièrement à l’ordre du jour, pour des raisons multiples qu’il est temps de mettre en lumière avant de proposer des solutions visant à optimiser son temps de travail des RH.

Quelles sont les tâches les plus chronophages dans un département RH ?

La majeure partie des responsabilités des RH qui requièrent le plus de temps sont les suivantes :

  • La gestion du personnel : répondre aux questions des salariés, lorsque celles-ci sont posées en face-à-face, par messagerie électronique, par messagerie instantanée ou par téléphone ; résoudre les conflits ; intervenir dans les procédures disciplinaires ; récompenser les salariés. Toutes ces fonctions demandent de l’attention et donc du temps, car elles sont inhérentes aux responsabilités des ressources humaines.
  • Les procédures internes et le respect de la règlementation au travail : elles nécessitent l’intervention des RH également, responsables de la santé des salariés sur le lieu de travail, des assurances, des accords collectifs etc.
  • Le recrutement : il intègre l’analyse des postes à pourvoir, la recherche de candidats adéquats, les entretiens d’embauche ainsi que la participation à des foires et salons de l’emploi. Il requiert également l’intervention des RH dans les relations avec les agences d’emploi et tiers pouvant approvisionner l’entreprise en nouveaux talents, la vérification de références etc.

Il est intéressant de noter que la gestion du personnel est l’un des principaux postes sur lequel les RH passent une partie non négligeable de leur temps. Certains diront que, en théorie du moins, cette tâche est du ressort des managers car c’est à eux qu’incombe la responsabilité de faire en sorte que les employés soient le plus productifs possible. Lorsque l’on se penche sur leurs souhaits, les RH aimeraient disposer de plus de temps pour les fonctions suivantes :

  • Leur propre développement professionnel, par le biais de l’acquisition d’informations leur permettant d’accroître leurs connaissances et de les mettre à profit de l’entreprise
  • La formation des nouveaux employés et des salariés actuels
  • Les initiatives permettant d’améliorer la culture d’entreprise

Votre souhait, en tant que membre d’un département RH, est peut-être de libérer une partie de votre temps pour la consacrer au deuxième groupe d’activités présenté ci-dessus. Si tel est le cas, une meilleure gestion de votre temps de travail s’impose.

5 conseils pour optimiser son temps de travail à l’attention des professionnels des RH

Il va de soi que la quantité et la variété des tâches à accomplir par un seul département RH est lourde, surtout lorsque la charge de travail ne permet pas de consacrer autant de temps que vous le voudriez à ce que vous aimez et souhaitez vraiment faire. Néanmoins, certaines pistes d’optimisation sont à envisager.

A. Soyez organisé(e). Au moyen de listes de choses à faire, inscrivez toutes vos activités, tâches, réunions, sur un seul et même support calendaire. Celui-ci vous permettra non seulement de vérifier que tout est fait, mais éventuellement de regrouper certaines tâches redondantes. Marquez-les en fonction de leur priorité, par un système que vous établirez : par exemple, en marquant les choses urgentes avec la lettre A ou la couleur rouge pour vous permettre de visualiser les choses à faire en une seule image.

B. Réservez-vous des moments de travail ininterrompus. 30, 60 ou 90 minutes bloqués pour accomplir votre travail, sans aucune interruption : ni par l’arrivée d’un collaborateur, ni par le téléphone et encore moins par e-mail.

C. Simplifiez les process : considérez des solutions permettant d’aller plus rapidement d’un point A à un point B. Cela vous permet non seulement d’éviter de perdre du temps, mais également d’envisager la délégation de certaines tâches à d’autres personnes.

D. Prenez une pause : le fait de marquer des pauses n’est pas contreproductif. Au contraire : il permet d’accroître l’aptitude d’un individu à se concentrer pour des périodes de temps plus longues.

E. Apprenez à dire « non » aux choses qui ne vous paraissent pas essentielles et déléguez tant que vous le pouvez. Tenez-vous en à vos listes de priorités et restez concentré(e) sur la tâche à accomplir.

 

Marilyn Guillaume

Articles RH relatifs

Laisser un commentaire