A l’ère de la digitalisation RH, le Groupe CANAL+ innove et choisit Novapost pour signer électroniquement ses contrats de travail et ses avenants en mode SaaS
Novapost annonce aujourd’hui la mise en place de sa solution PeopleDoc Signature au sein du Groupe CANAL+ : ce système sécurisé de signature électronique est utilisé depuis mars 2013 pour signer l’ensemble des contrats de travail des intermittents du Groupe.
Signer son contrat de travail depuis un smartphone…
En 2009 le Groupe CANAL+ choisit de dématérialiser les bulletins de salaire de ses 3 500 collaborateurs permanents avec Novapost via une plate-forme dédiée « e-Paie », instaurant la conservation à vie des documents RH de chaque salarié dans un coffre-fort électronique sécurisé.
La Direction RH du Groupe vient de franchir une nouvelle étape en optant pour la dématérialisation de la signature de toutes ses lettres d’engagement. Les salariés intermittents du Groupe CANAL+ peuvent désormais signer leur contrat à distance, à l’aide de leur ordinateur, de leur smartphone ou de leur tablette.
Pour optimiser l’ensemble du processus de contractualisation, les chargés de production de Canal+ créent les contrats avec SAP HR, leur logiciel existant et adapté aux contraintes de travail des intermittents, et font appel à PeopleDoc Signature de Novapost pour la gestion de la signature et de l’archivage des contrats.
Ce projet, initié en octobre 2012, est devenu effectif en mars 2013. Il représente environ 72 000 contrats par an (6 000 par mois), et comprend toutes les lettres d’engagement des intermittents des 8 sociétés du Groupe : Canal+, i>télé, StudioCanal, D8/D17, etc.
En parallèle, Novapost a mis en place un coffre-fort électronique personnel et sécurisé pour chaque signataire. Les intermittents peuvent ainsi conserver en toute sécurité les documents relatifs au contrat qui les lie au Groupe CANAL+, et tout autre document RH dématérialisé : bulletins de paie, attestations employeurs multiples, certificats de Congés spectacles, etc.
… avec une garantie totale de confidentialité et de sécurité
Cette automatisation globale du processus – génération du contrat, relance, validation, signatures et archivage – est une avancée majeure dans le monde des RH. Elle nécessite un maximum de garanties techniques et de sécurité, garanties apportées par les solutions PeopleDoc de Novapost. Délivrées en pur mode SaaS (Software-as-a-Service), ces solutions assurent à la fois la sécurité, la traçabilité et un accès 24h/24 et 7j/7 aux documents sensibles de l’entreprise. Elles s’appuient sur les plates-formes d’archivage CDC Arkhinéo et les solutions de signature électronique Keynectis, reconnues aujourd’hui comme les plus sûres d’Europe.
Novapost agit en tant que tiers de confiance pour garantir la valeur probante des signatures dans le temps, une des exigences du Groupe CANAL+.
Un ROI à moins de 6 mois, des bénéfices financiers et stratégiques
Le système très innovant de Novapost permet au Groupe CANAL+ de gérer un très important volume d’engagements en un temps record. Le Groupe devient le pionnier français de l’adoption de la signature électronique pour les contrats de travail.
Les gains de cette opération sont nombreux :
Financiers
En 4 mois, le Groupe CANAL+ a réalisé une économie substantielle sur le coût du processus de gestion des lettres d’engagement. A terme, le Groupe CANAL+ prévoit de diminuer considérablement son budget lié à la consommation de papier.
Productifs et organisationnels
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Une progression de 130% du nombre de contrats de travail signés électroniquement entre mars et juillet 2013, soit 95% des engagements gérés numériquement en juillet 2013,
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Une gestion des lettres d’engagement plus flexible et visible grâce à la mobilité,
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Des salariés et gestionnaires de production libérés d’une gestion documentaire lourde, au profit de missions à plus forte valeur ajoutée.
Juridiques
La signature électronique des contrats de travail permet de mieux respecter les délais légaux en augmentant la réactivité et en diminuant les délais de traitement des différents acteurs. L’accès aux lettres d’engagement est simplifié par exemple pour les journalistes travaillant à l’étranger.
Environnementaux
Une telle opération est synonyme de réduction de l’empreinte carbone de la société, une contribution au programme « Développement(s) Durable(s) ».
«La signature électronique des contrats de travail de nos intermittents représente un gain de productivité important : les tâches administratives sont simplifiées au maximum, les futurs salariés pouvant signer leur contrat de n’importe où et à tout moment. Au-delà de l’optimisation du process d’archivage et de signature des contrats, Novapost nous aide à développer une politique RH moderne et à réduire notre empreinte environnementale. Une innovation numérique dont nous sommes fiers », affirme Diane Egloff, Responsable Paie et SIRH du Groupe Canal+.
« Nous mettons notre avance technologique et notre culture digitale RH au service des entreprises françaises et internationales pour les aider à répondre à leurs principaux enjeux RH, à leurs exigences de performance économique et aux nouvelles attentes de leurs salariés. Nos solutions simplifient les process RH et optimisent les organisations, tout en réduisant les coûts. Pour faciliter l’adhésion de toute l’entreprise à ces changements, et mettre en valeur la capacité d’innovation de nos clients, nous veillons particuliérement à les accompagner à chaque étape du processus. » ajoute Jonathan Benhamou, Président de Novapost.
Depuis 2008, Novapost révolutionne la gestion des Ressources Humaines : bulletins de salaire dématérialisés, gestion en ligne des dossiers salariés, coffres forts électroniques sécurisés pour les salariés et les entreprises… l’éditeur est rapidement devenu le partenaire des DRH innovants, performants et écoresponsables. Novapost affiche un portefeuille d’une centaine de clients en France et à l’international, et accélère sa croissance au premier semestre 2013 avec des prises de commande deux fois plus élevées que celles de l’ensemble de l’année 2012, soit 25 nouvelles références parmi lesquelles Eiffage Energie, GRTgaz, Dailymotion, Carso et SNI.
A propos de Novapost :
Créé en 2007 par Jonathan Benhamou et Clément Buyse, Novapost est leader de la dématérialisation des flux documentaires RH en France. Disponibles en mode SaaS, ses solutions de gestion documentaire améliorent significativement la productivité de plus de 100 clients en France et dans le monde, parmi lesquels Bouygues Telecom, Canal Plus, Décathlon, Eiffage Energie, GRTgaz, Lyonnaise des Eaux, Motorola, Sita, SNI, Starbucks, Technip ou Ubisoft.
Avec la gamme PeopleDoc, gérer, partager, signer et archiver tous types de documents devient facile et économique. Les entreprises accèdent rapidement aux dossiers des salariés et les gèrent en toute sécurité. Les salariés bénéficient d’un coffre-fort électronique personnel, accessible partout et à tout moment, pour conserver et partager leurs documents sensibles.
Novapost s’appuie sur les plates-formes d’archivage de CDC Arkhinéo pour les bulletins de salaire, et dispose d’un réseau de partenaires éditeurs et prestataires de SIRH. Sa culture d’innovation et son expertise métier RH en font un partenaire incontournable pour les entreprises souhaitant optimiser leurs coûts et réduire leur empreinte écologique. Novapost compte aujourd’hui plus de 200 000 utilisateurs en France et gére plusieurs millions de documents par an.