[Digital & RH] Le défi de mêler expérience collaborateur et digitalisation

Expérience collaborateur et digitalisation :

La crise sanitaire a montré à quel point les entreprises natives du monde numérique ont su tirer leur épingle du jeu. En 2022, ce déploiement fluide du télétravail se traduira par une plus grande aisance de recrutement face à des candidats qui souhaitent garder la flexibilité et le confort dont ils ont pu jouir ces derniers 20 mois. Une enquête Fujitsu menée en juin et en juillet 2020 s’est intéressée à l’effet de la crise sanitaire sur le déploiement de transformation numérique, notamment à la relation entre les DSI et les décideurs au sein de l’entreprise (PDG, directeurs généraux, directeurs R&D, directeurs financiers et directeurs de l’exploitation). Sous l’effet de la crise sanitaire, une majorité de DSI (70%) et de décideurs (64%) ont ressenti un changement de fond vis-à-vis de la transformation digitale. Cette évolution impacte le rythme et les priorités des projets de numérisation, notamment du besoin de les réorienter en faveur de l’expérience collaborateur.

Le télétravail a mis la digitalisation au centre de l’expérience collaborateur

Il est aussi question d’explorer la numérisation comme un apport de valeur à l’expérience collaborateur.

L’expérience collaborateur et la digitalisation, bien plus qu’une question d’informatique

En 2020, 775 millions de personnes connectées quotidiennement sur des outils de visioconférence (Zoom, G Meets, Teams, Cisco Webex, etc). Il est clair que l’expérience collaborateur est devenue centrale au succès de la transformation digitale. Puisqu’une majorité de talents souhaitent poursuivre le télétravail partiel, les employeurs ne peuvent lésiner sur l’expérience collaborateur et la digitalisation. À tous les niveaux du processus de digitalisation, il en va de l’attractivité et de l’engagement suscité par une intégration agréable et performante des outils numériques dans le quotidien des salariés.

Pourtant, 41% des entreprises sondées par Fujistu soulèvent des problématiques liées aux collaborateurs dans le cadre de la transformation digitale. La transformation digitale serait plus du ressort de l’humain ? Les tensions soulevées par le télétravail de masse l’année passée ont bien soulevé ce point : le management doit à tout prix s’aligner avec une activité de plus en plus effectuée en ligne et les méthodes qu’elles impliquent.

Faciliter le quotidien de travail pour aller plus loin

Mettre en cohérence l’expérience collaborateur et la digitalisation accélère certes les actions au quotidien, mais l’intérêt dépasse le simple côté pratique. L’automatisation des procédures administratives de fin de mois (demandes de congés, notes de frais, attestations, etc.) fait gagner du temps aux ressources humaines, aux managers et collaborateurs. La collaboration facilitée par les outils numériques en devient plus réactive et créative. Libérée des préoccupations parasites, la charge mentale des collaborateurs s’en trouve allégée, les invitant à la réflexion et à entrer dans leurs sujets avec plus de profondeur, chose dont toute entreprise peut bénéficier.

Ensuite, les outils numériques bien pensés et intégrés offrent une sécurisation supplémentaire des procédures RH. Le simple fait d’avoir un coffre-fort numérique à disposition de chaque collaborateur élimine bien des aller-retour et sollicitations. Un autre exemple concerne l’automatisation du traitement des tâches administratives. Ceci sécurise la signature des contrats avant le début de la prise de poste et permet aux collaborateurs de se sentir mieux accueillis lors de leur arrivée et l’entreprise se met en conformité avec la législation.

L’expérience collaborateur et la digitalisation, une question de culture ?

Dans leurs fondements, les entreprises qui mêlent expérience collaborateur et digitalisation avec succès nourrissent une culture orientée vers les nouveaux modes de travail et l’innovation. Dans cette perspective, le rapprochement nécessaire entre DSI et RH facilite la cohérence entre les deux aspects cruciaux à l’innovation : la technologie et l’humain.

Parce qu’un changement de culture d’entreprise met plus de temps que l’installation d’un nouveau logiciel de gestion de projet, les grands groupes comme L’Oréal ont très tôt fait le choix d’accélérer cette mutation en intégrant une start-up issue de la tech à leur organisation. Dans cette stratégie, l’entreprise gagne en talents, en patrimoine intellectuel et aussi en pratiques de gestion.

De nouvelles valeurs dans les relations de travail et le management

Le monde du travail nage en pleine remise en question du sens avec un grand S. Les collaborateurs sont aux prises avec des questions comme :

– Est-ce que ma vie me correspond ?

– Quelle valeur est-ce que j’apporte au monde ?

– Suis-je à ma place ici dans ce poste et dans cette ville ?

– Pourrais-je vivre autrement pour le bien de ma famille ?

Quelque part, une digitalisation réussie de l’expérience collaborateur peut répondre à ces interrogations, à condition de dépasser la gadgétisation des outils numériques pour les entreprises. Il est question de faire émerger un changement de paradigme par des méthodes de management, une redistribution des missions et des systèmes de reconnaissance compatibles avec la digitalisation des métiers.

Démystifier la « menace » du numérique

Malgré la progression des usages du digital pour tous les aspects du quotidien, 51% des Français nourrissent toujours de la méfiance envers le numérique. Pour les managers proches des collaborateurs, concilier une expérience collaborateur et digitalisation avec succès repose sur la déconstruction des idées qui alimentent les blocages envers les outils numériques, notamment l’IA et l’utilisation des données personnelles. Certaines entreprises ont recours à un médiateur numérique pour briser les idées reçues et enseigner de meilleures pratiques quotidiennes. L’écart générationnel vient ajouter de l’incompréhension entre les jeunes qui sont tombés dedans très jeunes et les seniors qui peinent à assimiler les principes fondateurs du net. Existe-t-il une fracture numérique au sein de votre organisation ? Avez-vous pensé au reverse mentoring ?

La transparence, alliée de l’expérience collaborateur digitalisée

Le numérique, depuis sa création, promeut l’accessibilité des informations pour tous. La culture d’une entreprise qui intègre pleinement la digitalisation doit refléter ces principes, dont la communication transparente au sein de l’organisation fait partie. Faire preuve de transparence clarifie les objectifs et témoigne de l’impact des salariés sur la performance globale de l’organisation.

Il n’est bien entendu pas trop tard pour les entreprises qui peinent à digitaliser leurs processus pour améliorer l’expérience collaborateur. Celles-ci sont invitées à relever le défi de redéfinir la digitalisation comme un véritable avantage, et non plus comme quelque chose de subi par l’ensemble de l’organisation.

Maï Trebuil