Lors de ce webinar animé par Cédric Chatelier, Responsable partenaires chez Horoquartz, il était question de pérenniser la solution de GTA (gestion des temps et activités) dans l’organisation. Pour l’accompagner, 3 experts ont donné leurs retours d’expériences : Gauthier Blanc, Directeur Associé HR Conseil, Xavier Maudet, Directeur Associé Althéa et Florent Vidal Directeur d’activité GTA Act-On.
Nous nous intéressons à cette problématique car de nombreux projets en cours ont dû être décalés à cause de la crise. De plus, il y a une pénurie de compétences en la matière, dû à un fort taux de turn-over et des compétences GTA non transmises, d’autant plus que le règlementaire est très complexe. Alors, quelles sont les solutions pour pérenniser la solution de GTA en l’état dans les organisations ?
Pérenniser la solution de GTA : susciter l’intérêt et l’attrait de la solution
La solution de gestion des temps, pour qu’elle soit pérenne et même utilisée, il faut qu’elle suscite l’intérêt et qu’elle rende les services attendus par les utilisateurs.
L’information que l’on souhaite utiliser en tant que gestionnaire, ou manager, ou même collaborateur c’est qu’elle soit fiable, claire et facile d’utilisation. Par exemple, pour la gestion des congés, les managers opérationnels utilisent au fil du temps en parallèle des tableaux excel pour gérer les plannings des salariés. Effectivement, l’information n’est pas anticipée alors ils doivent la gérer eux-mêmes. En bref, il existe une double comptabilité : la solution de gestion des temps et les tableaux excel.
Pour pérenniser la solution de GTA, elle doit pouvoir évoluer et que le besoin soit bien identifié en amont pour répondre aux attentes. Afin que l’éditeur de la solution puisse apporter des nouvelles fonctionnalités en fonction des évolutions souhaitées par l’entreprise. Finalement, les mises à jour régulières sont importantes. Les données sont disponibles, mais la restitution est à effectuer. C’est un frein car cela montre que la solution ne s’est pas adaptée. Les projets de gestion des temps sont avant tout faits pour répondre à la règle et à la réglementation. Finalement, le service rendu est parfois un peu limité pour le manager ou les collaborateurs. Cela ne facilite pas forcément significativement les utilisateurs.
Aujourd’hui, il existe des technologies innovantes qui permettent d’adresser des nouvelles problématiques (les e-signatures dans les solutions de gestion des temps). Le but est de dématérialiser encore plus les documents à gérer dans la relation manager – employé et de pérenniser la solution de GTA.
Augmenter le savoir
Quelle que soit la taille de l’entreprise, le savoir en termes de GTA est souvent réduit à 1 ou 2 personne. Pour une pérennisation de la solution de GTA et de son utilisation, il faut augmenter le savoir. Tous doivent être en capacité de répondre aux besoins de ses collaborateurs et d’être formés sur la solution. Finalement, l’effet tour d’ivoire est limité. Également, les innovations technologiques permettent de diffuser le savoir bien plus facilement envers les managers opérationnels et les collaborateurs. Il ne faut pas avoir comme ambition de faire des managers des experts de la gestion des temps. Il faut faire confiance à l’application et lui laisser faire les calculs automatiquement. Pour pérenniser la solution de GTA, il est nécessaire de ne pas lui demander de répondre à énormément de besoins car elle en serait complexifiée.
Iris Poulain