À l’heure où les marchés sont globalisés, l’efficience dans la gestion des équipes décentralisées représente un enjeu de taille pour les entreprises. Que les collaborateurs soient dispersés géographiquement — dans d’autres bureaux, une autre région, un autre pays —, il est désormais essentiel de mettre en œuvre des stratégies adaptées pour maintenir la productivité, la cohésion et l’engagement collaborateur.
Pour en parler, myRHline a reçu Marta Sala Vallribera (Senior solution consultant) et Philippe de Gaalon (Senior sales enablement manager) de Remote. Ces derniers ont ainsi pu nous partager les stratégies, bonnes pratiques et outils permettant d’optimiser la gestion des équipes décentralisées.
La culture de l’écrit et de l’asynchrone
La coordination d’équipes géographiquement dispersées repose avant tout sur une communication efficace. Il est donc essentiel de faciliter cette communication interne, peu importe les fuseaux horaires et les régions (du monde), au profit de la performance.
La documentation asynchrone est, entre autres, l’une des clés de ce processus. Les entreprises qui réussissent à fonctionner en mode décentralisé documentent l’intégralité de leurs échanges. Ce qui permet à chaque membre de l’équipe d’accéder à l’information nécessaire, peu importe le lieu et l’heure. Comme l’a précisé Marta Sala Vallribera :
Chez Remote, tout est documenté, de sorte que même si tu es basé à des milliers de kilomètres de ton équipe, tu peux rester informé et productif.
Des outils et rituels pour renforcer la cohésion d’équipe
La cohésion d’équipe est également un élément primordial pour maintenir la motivation des collaborateurs. Même en travaillant à distance, il est important de créer des moments de partage et d’échanges informels.
Plusieurs rituels peuvent être mis en place pour y parvenir, à l’instar des réunions virtuelles régulières réunissant tous les employés, et des moments informels, comme des discussions sur Slack pour maintenir le lien social. Philippe de Gaalon indique que :
Le plus souvent, les moments de réunion synchrone servent les échanges sociaux et la création d’un sentiment d’appartenance, et rarement à prendre des décisions, car, pour ça, le mode de travail asynchrone fonctionne très bien.
Les outils technologiques tels que Slack ou Loom sont particulièrement efficaces pour faciliter la collaboration entre équipes. En effet, ces plateformes permettent de combiner des discussions instantanées, une documentation rigoureuse et des vidéos explicatives, offrant ainsi une flexibilité nécessaire au travail à distance. Ces outils sont d’autant plus importants pour les entreprises en mode hybride ou en full remote.
Adapter les processus de recrutement et la gestion de la performance
Le recrutement d’employés adaptés à ce mode de fonctionnement est une autre étape importante. C’est une réalité : tout le monde n’apprécie pas forcément le travail à distance. Certaines personnes se sentent mieux dans des environnements où les interactions sont plus immédiates.
Il est donc essentiel de rechercher des personnes qui peuvent s’épanouir dans un environnement en remote, mais qui disposent aussi de qualités telles que l’autonomie, la capacité d’apprentissage et l’adaptabilité.
En ce sens, le processus de recrutement doit mettre l’accent sur la capacité des candidats à être efficaces de manière indépendante. Cela nécessite un accompagnement, voire une formation, dès l’onboarding pour que les nouvelles recrues puissent se familiariser rapidement avec les outils et les pratiques de l’entreprise.
Enfin, pour garantir une performance optimale, les entreprises doivent mettre en place des mécanismes d’évaluation régulière. Chez Remote, les revues de performance ont lieu tous les trimestres, par exemple. Une fréquence qui permet de suivre de près les progrès de chaque employé, mais aussi à entretenir et maintenir une forte culture de feedback, élément clé dans une organisation entièrement décentralisée.
Le fait d’avoir des évaluations trimestrielles permet à nos collaborateurs de toujours savoir où ils en sont. Vis-à-vis des leurs objectifs, et des points ou compétences à améliorer. Cela crée un environnement de travail très clair et sans ambiguïtés.
« Le talent est partout, mais pas les opportunités »
Optimiser la gestion des équipes décentralisées nécessite de mettre en place des processus de communication efficaces. D’utiliser des outils adaptés et des stratégies de gestion bien pensées. En intégrant ces meilleures pratiques, les entreprises peuvent maintenir la performance de leurs équipes. Et ce, tout en exploitant leur plein potentiel, peu importe leur localisation.