Sophie Préget-Castélis fait partie de ces professionnels des ressources humaines qui ont mis leur expertise RH au service des entreprises via une externalisation de son activité. Aujourd’hui, elle travaille en qualité de DRH externalisée à temps partagé depuis 5 ans au sein de la franchise Bras Droit des Dirigeants. Il semble par ailleurs que l’approche « externalisation » de l’expertise de la fonction Ressources Humaines ait pris de l’ampleur depuis la crise sanitaire, face aux questionnements relatifs au sens au travail notamment, et les réflexions des professionnels des ressources humaines quant à leur profession en interne. Explications avec myRHline.
Externalisation RH, DRH externalisés : de quoi parle-t-on ?
Faire appel à un spécialiste de la fonction RH en externe
Externaliser la fonction RH, c’est faire appel à un prestataire externe afin que celui-ci assure la gestion d’une partie ou de la totalité des ressources humaines à travers ses services. Il peut s’agir d’une mission ponctuelle, d’un service de courte durée, ou sur une période plus longue. Tout dépend des besoins et des problématiques rencontrées par les entreprises qui n’ont pas de DRH à un moment donné par exemple.
Le concept de DRH externalisé, c’est de travailler à temps partagé, qu’on partage entre différents clients et donc différentes missions. Cela veut dire qu’il faut avoir une certaine agilité pour aller d’une entreprise à l’autre, d’un secteur d’activité à l’autre, d’une convention collective à l’autre, d’usages d’une entreprise (…) il faut déjà avoir une certaine expertise dans la profession pour pouvoir être en capacité de traiter un maximum de sujets dans l’entreprise dans laquelle on intervient.
Le prestataire auquel une entreprise fait appel doit donc pouvoir faire preuve d’une certaine agilité et de certaines soft skills liées à la capacité d’adaptation.
Les avantages d’une externalisation RH
Externaliser la fonction ressources humaines a ses avantages. Puisque cette dernière demande du temps, de l’argent et du matériel, les services liés à l’outsourcing en ressources humaines peut séduire un certain nombre d’entreprises.
Une externalisation de l’expertise RH permet d’économiser de l’argent. Dans la majorité des cas, recruter 2 personnes de la fonction RH peut par exemple coûter 200 000 à 300 000 euros par an, indique Officeo, leader français de l’assistance administrative et de l’Office Management. Parallèlement, il y a des dépenses liées au recrutement de ce personnel en interne, à leur formation, à leur onboarding au sein de l’entreprise. Il y a aussi la gestion des absences ou arrêts maladie éventuels. Avec une externalisation d’une fonction RH (ex : la paie), ces problématiques RH peuvent être évitées. « L’entreprise peut même faire des économies pouvant varier entre 30 et 60 % grâce à la solution d’outsourcing par rapport à un processus de recrutement en interne », explique cette même source.
De plus, faire appel à des professionnels externes permettrait de gagner du temps. Les procédés relatifs à la gestion de la paie demandent en effet beaucoup de temps aux professionnels des ressources humaines : un prestataire externe pourra prendre en charge cette mission en utilisant des outils à jour afin de soulager les collaborateurs d’une entreprise de cette charge de travail.
D’ailleurs, externaliser son processus RH auprès d’un spécialiste permet de bénéficier d’une (autre) expertise de qualité extérieure. Le prestataire spécialiste de la paie, par exemple, pourra mettre à profit ses compétences avec une offre de service à moindre coût, des tarifs accessibles. Il doit en revanche préserver l’image du demandeur et de respecter les clauses définies dans le contrat. Tout cela permet d’ailleurs d’éviter certaines erreurs qui peuvent avoir de sérieuses conséquences sur l’entreprise et générer de la frustration dans les équipes.
En externalisant le processus de paie auprès d’un gestionnaire spécialisé, l’entreprise se soulage des tâches fastidieuses et chronophages afin de revenir véritablement à ce qui fait son coeur de métier. D’ailleurs, externaliser certaines fonctions RH permet au demandeur de prévenir tout risque légal. D’autant plus qu’il faut être en veille constante sur l’évolution des lois qui ne cessent de changer. Un travail de veille tout de même conséquent, qui demande du temps aux collaborateurs.
L’accompagnement d’un prestataire externe est souvent la solution la plus adaptée pour respecter les lois. L’entreprise déjoue les pièges relatifs à la législation. Les erreurs de calcul sont aussi évitées. La société peut aussi profiter d’un service de recrutement fiable.
Les activités RH les plus externalisées par les entreprises sont liées à la gestion de la paie, l’administration du personnel, le conseil juridique, le déploiement d’un SIRH, la formation des collaborateurs, etc.
Les missions les moins externalisées concernent toute la stratégie RH liée à la responsabilité des dirigeants d’entreprise. Sont concernées notamment les activités dites réglementaires (c’est au dirigeant de déployer un CSE par exemple). De même, il serait délicat d’externaliser les fonctions liées au management, très spécifiques aux entreprises.
Externalisation RH : l’expérience de Sophie Préget-Castélis
Son parcours
Sophie Préget-Castélis possède une maîtrise en droit social. Elle a suivi une formation en alternance en ressources humaines où elle a exercé au sein d’une agence d’intérim. Elle a ensuite travaillé en CDI durant environ 4 ans. Mais n’ayant pas eu de perspectives d’évolution, elle décide de quitter la société pour un poste de Responsable ressources humaines et paie sur un site industriel appartenant à un grand groupe international.
Sur ce site, elle a un rôle assez polyvalent avec plusieurs activités en France et à l’international. Sophie est multicasquette : elle a dû gérer un autre site et notamment des équipes commerciales sur le volet formation à une certaine époque.
Sophie a obtenu une belle montée en compétences dans cette société mais a fini par la quitter pour un désaccord au niveau de la direction et parce que la seule évolution possible se trouvait en région parisienne, ce qu’elle ne souhaitait pas.
Elle intègre un autre groupe industriel mais n’y reste pas, devant le décalage constaté entre le « poste vendu » et la réalité du terrain professionnel.
Quand Sophie se retrouve au chômage, elle est accompagnée par l’APEC de Toulouse dans le cadre d’un bilan de compétences. Parmi les résultats en la matière, la création d’entreprise. C’est là que Sophie s’est familiarisée avec le thème externalisation RH et a fait connaissance avec la casquette de « DRH externalisé(e) ».
Pourquoi avoir choisi Bras Droit des Dirigeants ?
Son arrivée au sein de la franchise
On m’a parlé de la franchise Bras Droit des Dirigeants. Je me suis renseignée sur internet et l’approche vient checker un certain nombre de choses qui me correspondaient, à savoir : continuer à travailler dans les RH, être à mon compte, rester sur mon territoire, accompagner des TPE/PME et les missions proposées dans ce cadre là correspondaient à ce que j’avais envie de faire.
Sophie a rencontré la responsable du réseau puis le fondateur, et en 2 mois, son entreprise a été créée. Les missions étaient très polyvalentes. Elle a acheté, au départ, le territoire du Tarn et du Lauragais et s’est concentrée sur le Tarn en renouvelant son contrat de franchise l’année dernière.
J’ai assez rapidement signé ma première mission : au bout de 14 jours d’intégration (…) la responsable de réseau m’a briefée pour que j’aille à un rendez-vous sur une mission de recrutement. Si je n’arrivais pas à recruter, je faisais la mission de transition puisque c’était un recrutement sur un poste de RH qui s’en allait. J’ai signé cette première mission et eu la chance de signer ma première grosse mission de DRH externalisée quelques mois après.
Une plus-value professionnelle et personnelle
Le réseau Bras Droit des Dirigeants permet de proposer d’autres expertises spécifiques « puisqu’il y a non seulement des DRH externalisés, mais aussi des directeurs commerciaux externalisés, des DAF, des directeurs marketing, etc. Et il arrive de plus en plus que ce réseau atteigne la multi-expertise qui permet de répondre aux problématiques de certaines entreprises », explique l’interviewée. Les interventions sont réalisées en mission longue (une journée, une demi-journée par semaine) ou ponctuelle sur des tâches bien définies, comme sur le recrutement par exemple. Une des missions sur lesquelles le réseau est très sollicité.
Si elle s’est tournée vers cette franchise, c’est aussi parce qu’elle ne souhaitait plus que la gestion de la paie soit son quotidien. Elle aussi, souhaitait revenir à son coeur de métier : les Ressources Humaines.
Après 14 ans à gérer les paies, je ne voulais plus en faire. Bien entendu, il faut maîtriser la gestion de la paie dans nos missions. Mais je n’avais pas envie d’en faire au quotidien.
En outre, pour cette professionnelle des ressources humaines, les valeurs de la franchise coïncident avec les siennes et la formation lui a permis de développer la partie commerciale, la partie communication et la méthodologie de présentation d’une mission auprès d’un dirigeant afin de proposer un service au plus proche de ses besoins.
Elle va toujours à la rencontre du dirigeant afin de comprendre son besoin, saisir quelle est l’ambiance de travail.
Par ailleurs, « la différence par rapport à un consultant ou une agence d’intérim, c’est qu’une fois que j’ai pré-sélectionné les candidats sur des entretiens en visio et que j’ai fait mon processus de recrutement, je valide 2 ou 3 candidatures et je vais en présentiel mener l’entretien aux côtés du dirigeant », ajoute-t-elle.
Selon elle, la force de cette franchise réside aussi dans la pertinence des outils qu’elle met à disposition. Entre autres, le CRM et un abonnement aux Editions Législatives pour être à jour de toutes les conventions collectives par exemple. La franchise donne également accès à un jobboard qui permet une diffusion en masse des emplois vacants et de traiter toutes les candidatures pour gérer les recrutements.
Par ailleurs, grâce à une externalisation de son expertise RH, Sophie a aujourd’hui trouvé un équilibre vie professionnelle vie personnelle qui lui convient, notamment pour s’occuper de ses enfants.
Externalisation RH : des sollicitations toujours plus nombreuses
Des demandes spécifiques sur certaines missions
La franchise est de plus en plus sollicitée sur des missions longues.
Aujourd’hui, près de 70 % des missions sur l’ensemble du réseau – et j’inclue mes collègues – sont des missions longues alors qu’à la création du réseau on était sur des missions beaucoup plus courtes.
La franchise est aussi sollicitée sur des missions de transition entre 2 postes où les entreprises touchées sont beaucoup plus grandes. On peut par exemple avoir une DRH qui s’en va, et là, il faut organiser la passation avec celui ou celle qui va arriver. Il arrive aussi que la franchise intervienne en appui sur un service RH qui a une problématique particulière.
Le réseau est surtout sollicité sur les thématiques des obligations légales (affichage obligatoire, élection des représentants du personnel, CSE), sur des tâches de recrutement avec le “déploiement de la marque employeur qui a fait l’objet d’une nouvelle offre qu’on a créé en lien avec la direction marketing et communication du réseau (…) on essaie de s’adapter et d’évoluer en fonction des demandes des entreprises”.
Cela fait d’ailleurs partie des forces du réseau en externalisation RH. Sur la mission marque employeur, il s’agit de conjuguer les expertises ressources humaines et communication pour une stratégie optimale dans le but de recruter, fidéliser ou encore limiter le turnover.
- Zoom sur les DRH de transition
Au sein du réseau RH, on appelle missions de transition celles qui sont sur 2 thématiques. On est dans une société ou il y a un(e) RH, quelqu’un va arriver et il faut faire le lien entre les deux. Là, généralement, on est sur une mission de 1, 2 ou 3 jours par semaine selon nos disponibilités pour gérer l’urgence entre deux postes. Cela peut être aussi un service Ressources Humaines qui a une grosse action à réaliser au mais ne peut pas l’absorber. Alors on va venir en accompagnement sur une mission dédiée de transition, par exemple lorsqu’une entreprise veut mettre en place sa marque employeur, on vient en appui de la RH qui n’a pas le temps de traiter ce sujet.
L’idée est de « venir en support d’un service déjà existant ».
Offrir son expertise RH en externe : un phénomène plus présent depuis la crise sanitaire ?
Les personnes qui ont rejoint la franchise semblaient en quête de sens au travail, de responsabilité, d’engagement collaborateur.
Quand je suis arrivée, on était moins de 10. Aujourd’hui, on est presque 50. Beaucoup viennent de grands groupes comme moi, avec un ras le bol, à un moment donné, de n’être qu’un numéro, de ne pas avoir le pouvoir complet de décision. Certains, avec des phases de burn out, aussi et l’envie de se prendre en main et gérer sa carrière.
Sophie Préget-Castélis se dit convaincue que, pendant le Covid et après les confinements successifs, dans la fonction ressources humaines et de manière plus générale, il y a eu de grandes remises en question, notamment sur l’envie ou non de continuer à travailler en salariat. Selon elle, on s’est dit que « l’une solutions pour quitter le monde du salariat, c’est notamment la création d’entreprise. »
De cette période, elle voit un avant / après en France, où elle est beaucoup plus sollicitée aujourd’hui pour expliquer sa profession qu’avant la survenue de la crise sanitaire. Au sein de la franchise, le réseau peut d’ailleurs le constater avec le volume de candidatures reçues : « On a beaucoup plus de demandes qu’avant le Covid », affirme-t-elle.
