Après les vacances, pour replonger en douceur votre équipe dans le grand bain de la rentrée, rien de mieux qu'un séminaire. Il présente deux avantages: celui de créer un moment clé de retrouvailles et celui de les remobiliser autour d'objectifs concrets et motivants.
Comment communiquer & booster son équipe ?
Il est temps de préparer la rentrée de septembre/octobre ! Un séminaire, une réunion, une convention sont des moments-clés conçus pour dynamiser votre début de saison après les vacances, de booster et mobiliser une équipe. Rappelons que toute rencontre collective a des effets relationnels bénéfiques: redécouverte des autres, rappel des objectifs, renforcement du sentiment d’appartenance à l’entreprise, émulation… Ce type de rendez-vous renforce la cohésion d’équipe (team-building) et génère un grand nombre d’effets positifs: augmentation de la performance et des résultats, simplification de process, agilité, innovation…
Mais comment surprendre encore ses collaborateurs et faire passer ses messages clés efficacement ?
1. Où et quand programmer votre événement?
"Mieux vaut le faire débuter deux ou trois semaines après le retour des équipes, afin de ne pas leur "sauter" dessus tout de suite" conseille Julian Jost, expert en organisation de réunions professionnelles et fondateur de Spacebase, la plate-forme de réservation pour des réunions dans des lieux d'exception. Cet événement doit être court: un après-midi ou une soirée. Essayez, autant que possible, de l'organiser à l'extérieur de l'entreprise. Ainsi, toujours selon Julian Jost, "les employés n'auront pas à répondre aux appels de leurs clients et seront plus concentrés et disponibles".
2. Un barbecue pour libérer la créativité
Que diriez-vous, pour avoir des réunions créatives de déplacer le tout à l‘extérieur, où le salarié l’aimerait de toute façon: sur le gril! Un barbecue lors du séminaire crée une ambiance décontractée et estivale et stimule le dialogue commun. Même si cela ressemble à du plaisir et à de loisirs, rechercher la productivité en premier lieu est l’idéal, puisque créativité et l'ingéniosité sont mieux stimulés par une atmosphère positive et dynamique. «Souvent, il suffit simplement de prévoir des bancs dans la cour ou dans le jardin et ainsi d'amener les participants à l'air frais», estime Julian Jost. Cette idée repose sur la gourmandise et la vitesse, on peut ainsi réserver des professionnels du barbecue ou un traiteur. Important: Assurez-vous toujours d’avoir assez d'ombre! Avec un coup de chaleur personne ne travaille de façon productive.
3. Plus d'espace de réflexion
Si un emplacement à l’extérieur n’est pas possible, un atelier de production attrayant et particulièrement bien conditionné et ventilé est indispensable. Un nouveau lieu suscite la créativité. Donc, un changement dans la routine et l'environnement physique pour changer l'apparence des choses peut rapidement conduire à de nouvelles idées. Un changement de perspective favorise aussi la réflexion et la concentration à mille lieux des espaces de bureaux ennuyeux que tout le monde connait.
4. Dans la brièveté se trouve le piment: Speed-workshops
Il faut aussi bouger. Une marche commune aère l’esprit. «C‘est difficile de rester assis 8 heures d’affilée»,, commente Julian Jost. Speed dating, Elevator-Pitching et les Investisseurs Meet'n'Speed… différents formats d’ateliers permettent de dérouler les présentations sans lassitude. En jouant sur la variété des supports de présentation – tableaux à feuilles mobiles, murs Metaplan et listes colorées –, l’auditoire est davantage attentif. Contrairement aux enfilades de transparents de type PorwerPoint, le logiciel de présentations Prezi peut indiquer un groupe d’idées ou d’objets (images, vidéos, symboles, etc.) qui a du sens. De quoi nouer une relation plus intense avec vos auditeurs. C’est l’objectif de toute présentation digne de ce nom: instaurer un véritable dialogue avec votre public.
5. Le retour à la chaise classique
Si des réunions sont souvent plus longues que prévues, la devise est, bien sûr, «retour aux racines» ou à la chaise classique. Ici, cependant, il faut être absolument sûr que les participants se regardent les uns les autres et le meilleur à faire est de vous asseoir en cercle les uns à côté des autres. De grandes tables de conférence ou des rangées étroites de tables peuvent empêcher un dialogue réel. Si une réunion porte sur la stratégie ou s’il s’agit d’un atelier créatif au niveau du positionnement, il est donc préférable de changer l'emplacement, plutôt que de fondre dans les petits espaces. Si la pièce est suffisamment grande, la climatisation maintiendra tous les participants frais et alertes.
6. Une activité ludique à partager
Un séminaire de rentrée réussi implique parfois une activité ludique. Vous pouvez opter pour une activité sportive ou la découverte d'un lieu [visite d'un site historique, un endroit décalé, etc.]. «Préférez des activités simples: le but n'est pas de faire des choses extraordinaires, mais de partager ensemble un bon moment», conseille toutefois Julian Jost.
Enfin, reste la soirée. Que l'on prévoit une dégustation oenologique ou un dîner sur une péniche, la tendance est de faire participer ses effectifs à des activités, un quizz [sur le contenu de la réunion par exemple] ou un jeu, toujours dans l'optique de leur faire prendre part à des activités de groupe. Ils reviennent de vacances, donc ils sont reposés. Un peu d'activité ne peut pas leur faire de mal et, au contraire, resserrer les liens entre eux, autrement dit l'objectif premier que vous devez conserver à l'esprit tout au long de ce petit séminaire de rentrée.
7. Les conditions d’une réunion efficace
Dans tous les cas de figure quelques conditions doivent être réunies. Tout d’abord tendre vers un nombre optimum de participants. Ensuite se réunir sur un objectif clair et précis et favoriser la participation active de tous. Et pour finir, prendre des notes et fixer les prochaines échéances et ordre du jour.
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