Chaque salarié a un jour reçu un refus de candidature par mail. Mais parfois, les candidats ne reçoivent tout simplement pas de réponse à leurs candidatures. Ce qui peut ternir la marque employeur de l’entreprise. De plus, sur LinkedIn, nombreux sont ceux qui dénoncent ces pratiques décourageantes à leurs yeux.
Alors en tant que professionnel-le des ressources humaines, comment rédiger un mail de refus de candidature ? Découvrez des exemples et des conseils pour répondre à vos candidatures.
Pourquoi rédiger un mail de refus de candidature ?
Le volume d’offres d’emploi n’a jamais été aussi élevé. Selon Pôle Emploi, « au cours du 4ème trimestre 2022, 3,1 millions d’offres d’emploi nouvelles ont été diffusées, soit une hausse de 4,6% sur un an » (statistiques et indicateurs n°23.006, février 2023).
Mais qui dit processus de recrutement, dit inévitablement mail de refus de candidature à rédiger. Le processus de recrutement est le premier contact du collaborateur avec votre entreprise. Pour ne pas impacter votre réputation ou votre image, il est indispensable de ne pas laisser les candidats sans réponse.
Prendre le temps de formuler un mail de refus de candidature permet de montrer de la considération à chaque personne faisant la démarche de postuler à votre offre d’emploi.
Vous avez la possibilité d’humaniser vos mails en ajoutant le motif de refus de candidature. Un retour constructif leur permettra de prendre conscience de leurs axes d’amélioration sans se dévaloriser. Privilégiez donc des explications claires, soignées, honnêtes et respectueuses. En effet, le candidat sera en mesure de s’améliorer en prenant en considération vos remarques pour continuer sa recherche d’emploi.
Alors comment formuler un mail de refus de candidature ?
Comment rédiger un mail de refus de candidature ?
Pour commencer, remercier les candidats d’avoir postulé est essentiel. Vous pouvez vous appuyer sur un modèle et commencer votre lettre par une phrase telle que : “ Madame / Monsieur,
Nous avons bien reçu votre candidature concernant le poste de… et nous vous en remercions. “
Une fois le motif du refus de la candidature explicité, vous pouvez inclure une phrase de ce type : “ Cependant, malgré l’intérêt que suscite votre candidature, nous ne pouvons donc pas lui donner une suite favorable. Toutefois, sachez que ce retour ne doit pas remettre en cause vos qualités personnelles et votre parcours. “
Pour finir, vous pouvez préciser que vous vous permettez, sauf avis contraire de sa part, de conserver son curriculum vitae pour revenir vers lui si jamais un poste susceptible de l’intéresser se libère.
Attention, vous ne devez évidemment pas vous appuyer sur des motifs discriminatoires pour prendre votre décision. Les traitements discriminatoires résultent de stéréotypes pouvant être inconscients et intériorisés par le recruteur. Selon le Défenseur des Droits : “ Ces présupposés, socialement construits, viennent limiter les choix et opportunités des individus dans la recherche d’un emploi (et ce, même dès les premières orientations scolaires) et les empêchent d’accéder à certains postes (« plafond de verre », métiers genrés ou ethnicisés, etc.)”.
Le recruteur peut notamment être dans l’obligation d’indemniser la victime, voire de payer une amende si une juridiction pénale est saisie : jusqu’à 45 000 euros ou 225 000 euros d’amende (selon que l’auteur soit une personne physique ou morale).
Quelles sont les raisons conduisant au refus ?
Lors de l’étude sur la pénurie des talents 2023, 25 % des entreprises ont déclaré qu’elles ne “recevaient pas le bon CV » ou que les candidatures ne correspondaient pas à leur ADN. Plus précisément, les raisons citées par les professionnels des RH sont à 45% le décalage entre les soft skills nécessaires et celles du candidat.
Puis selon les entreprises, les refus des candidatures sont dûes à 30% au manque suffisant d’expérience des candidats.
Pour 20% d’entre elles, il s’agit d’un problème de compétences techniques. Enfin, le problème est lié au niveau d’études pour 5% des candidatures.
Les refus peuvent aussi simplement être liés à l’esthétique et la pertinence du CV ou de la lettre de motivation par rapport à une autre candidature. De plus, l’entretien est un moment pouvant être angoissant et certains peuvent perdre tous leurs moyens. L’entreprise peut être amenée à rédiger un email de refus si les motivations du candidat n’ont pas été clairement exposées.
Le manque de préparation à un entretien ainsi que la concurrence jouent en la défaveur du candidat. Par exemple, si lors d’un assessment, ses résultats conviennent moins que ceux d’un autre, il ne sera pas prioritairement sélectionné.
En effet, les motifs pouvant mener à rédiger un mail de refus de candidature peuvent être multiples. Ils concernent à la fois les compétences techniques et le niveau d’études des candidats, ainsi que leur soft skills. L’adéquation entre les valeurs de chacun et la culture d’entreprise sont primordiales pour garantir une meilleure intégration et favoriser le sentiment d’appartenance à l’entreprise. A l’heure du quiet quitting et du conscious quitting, miser sur les valeurs des candidats représente un moyen d’éviter les erreurs de recrutement et développer leur motivation au travail.
Quel est le bon moment pour envoyer un mail de refus de candidature ?
Le recruteur peut choisir d’envoyer un mail de refus de candidature à différentes phases du processus de recrutement. Parfois, cela est le cas dès les premiers jours après la réception du CV, parfois après plusieurs semaines d’entretiens et d’échanges. Le mail de refus de candidature correspond la plupart du temps au dernier échange entre l’entreprise et la personne concernée.
Tout d’abord, il est possible d’envoyer un retour au candidat après l’étude de son CV et de sa lettre de motivation.
Cela peut également être le cas après le premier entretien d’embauche, si l’entreprise considère qu’il n’a pas les compétences requises.
Mais le professionnel des RH peut également annoncer le refus de la candidature après s’être entretenu avec un autre profil, correspondant davantage aux attentes de l’organisation.
Enfin, il peut prévenir le candidat par email lorsque le poste est pourvu.
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