jevoteenligne.com, la solution de vote électronique en mode SaaS d’Extélia

Spécialiste des systèmes d’information complexes reposant sur le traitement de données sensibles, Extelia, filiale de Docapost*, holding du groupe La Poste a développé avec EADS une solution de vote par Internet fiable, performante et reconnue. La solution e-vote d’Extelia s’adresse à tous les types d’élections professionnelles (élections CE/DP, CAP/CTP, au Conseil d’Administration), quel que soit le secteur ou le type d’électeurs. Depuis plusieurs années, la version progiciel a prouvé son efficacité au sein des grandes entreprises et des administrations, organismes et associations les plus divers comme la SNCF, Air France ou GDF SUEZ.

Aujourd’hui, forte de cette expertise, Extelia présente jevoteenligne.com en mode SaaS, une solution sécurisée de vote électronique particulièrement adaptée aux besoins des petites et moyennes entreprises et/ ou collectivités.

Ce besoin concerne en France environ 120 000 entreprises de plus de 11 salariés pour les élections de Délégués du Personnel et 32 000 entre- prises de plus de 50 salariés pour les élections au sein des Comités d’Entreprise… soit environ 30 000 élections par an ! C’est dire l’importance et l’enjeu pour Extelia de satisfaire ce marché du « middle market » avec son offre de vote électronique. Un concept d’ailleurs plébiscité par tous ceux qui recherchent une solution clé en main, simple à mettre en œuvre, quel que soit le nombre d’électeurs et tout en conservant le cérémonial d’un vote classique : une solution qui offre la possibilité de voter facilement et rapidement, en s’affranchissant de toutes les contraintes de temps ou de lieu et en étant sur d’être en conformité avec la législation.

* Filiale dédiée à la gestion externalisée des process clients et des plates-formes d’échanges électroniques.

Mise en place d’un système de vote électronique à distance disponible en ligne pour 900 employés de la Française des Jeux répartis sur 3 établissements.

Une première pour la Française des Jeux. Prise en compte du facteur humain lié à la mise en place d’un nouveau mode de scrutin. La formation et l’information primordiales pour la bonne marche des élections de CE/DP. L’accessibilité pour tous les électeurs, équipés ou non d’ordinateur sur leur lieu de travail.

Un système de vote à distance pour les 3 établissements de Seine-et-Marne, Boulogne-Billancourt et Vitrolles ainsi que pour les employés mobiles et/ou exerçant sur les départements et territoires d’Outre-Mer, avec mise à disposition d’ordinateurs sur les lieux de travail.

Bénéfices

• Baisse des coûts

• Gain de temps

• Simplicité

• Fiabilité

• Une entreprise de plus de 11 salariés se doit d’organiser des élections des Délégués du personnel (DP).

• Une entreprise de plus de 50 salariés doit organiser des élections de Comité d’Entreprise (CE). Elle peut toutefois organiser des élections de Délégation Unique de Personnel (DUP) jusqu’à 199 salariés. Dans ce cas, elle n’aura pas à programmer d’élections CE ou DP.

• Les élections sont réalisées tous les 2, 3 ou 4 ans selon les accords en vigueur avec les organisations syndicales.

 • Le nombre d’élections réalisées par an est estimé à près de 30 000.

• Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique pour les élections professionnelles CE/DP ont été fixées dans le décret n°2007-602 du 25 avril 2007.

L’offre d’Extelia permet une gestion en ligne des électeurs, des candidats et des bureaux de vote. Une assistance téléphonique est assurée pour les organisateurs et les électeurs afin de répondre à toutes leurs interrogations. Comment va se dérouler l’élection ? Combien de temps durera le dépouillement ? Comment s’assurer que les votes seront bien pris en compte ? Une assistance physique peut également être proposée aux responsables RH pour les accompagner dans la mise en place et l’organisation de leurs élections.

Une solution adaptée

E-mail, courrier … Tous les choix sont permis ! Extelia s’appuie sur la solution Maileva* de Docapost DPS pour envoyer le matériel de vote. Après avoir reçu ses identifiants et ses codes personnels, l’électeur peut s’authentifier sur l’interface de vote et accéder directement aux scrutins qui le concernent, et en particulier pour les élections CE/DP, sur le bon collège. Le système de vote permet alors de choisir entre les listes, les candidats, les résolutions.

Jevoteenligne.com est en conformité? avec les recommandations de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) et au décret d’application du 25 avril 2007 précisant les modalités de mise en œuvre du vote électronique pour les élections professionnelles.

Confidentialité, anonymat, unicité et sécurité sont autant d’atouts pour un vote sans faille en toute sérénité ! Une fois le choix réalisé, celui-ci est validé par l’électeur en indiquant son code confidentiel personnel. Cette action permet le cryptage du bulletin de vote sur le poste de l’électeur, la transmission et la conservation séparée de l’identité du votant et de l’expression de son vote. Un accusé de réception imprimable ou téléchargeable est disponible après la validation du choix.

Le mode SaaS (Software as a Service) : une solution particulièrement adaptée aux PME/TPE Le mode SaaS permet aux entreprises de bénéficier des fonctionnalités d’un logiciel applicatif innovant sans en faire l’acquisition et de se libérer des charges techniques (suivi, maintenance, sauvegarde …). Il suffit de souscrire au service pour accéder à distance sur Internet à des applications répondant à votre besoin.

Extelia propose une solution sécurisée et fiable de vote par Internet développée avec EADS. Son objectif est de proposer une solution clé en main, simple à mettre en place et accessible au plus grand nombre d’électeurs tout en conservant le cérémonial d’un vote classique. Au-delà des avantages proposés par ce système, le vote électronique améliore l’image de modernité d’une entreprise.

Une interface web simple et intuitive, directement accessible sur les postes utilisateurs.

Impossibilité de voter plusieurs fois pour la même élection et authentification forte du votant.

Quelques secondes suffisent pour s’authentifier et effectuer l’acte de vote. Le dépouillement est beaucoup plus rapide et efficace, avec la possibilité de projeter les résultats en temps réel et de signer les procès verbaux de résultats déjà pré-remplis.

* La solution Maileva est leader sur le marche? de l’externalisation du document et du courrier via Internet.

Cette solution intègre sur sa plate-forme les impacts de la nouvelle loi du 20 août 2008 avec notamment le calcul automatique de la représentativité syndicale.

Le système de cryptage, associé au scellement de l’urne et la séparation des données, rendent chaque vote indéchiffrable et infalsifiable.

Une console de supervision permet de visualiser les éléments essentiels durant la période de vote afin de garantir un scrutin sûr et sans contestation.

Une interface électeur accessible par Internet, 24h/24 7J/7, pendant toute la durée du scrutin. L’application de vote est personnalisée et peut être illustrée des logos et professions de foi des candidats.

Extelia propose cette solution en mode SaaS. Une solution sécurisée, conforme au cadre légal et de qualité, à un prix attractif et disponible en quelques semaines. L’organisation et le pilotage d’une élection nécessitent 4 étapes de la mise en place au dépouillement.

1 – MISE EN PLACE

Le service RH lance l’organisation de l’élection, négocie un accord pré électoral et déclare à la CNIL selon les modèles types fournis par le service

Extelia assure l’aide en ligne et l’assistance téléphonique La phase de test garantit le bon fonctionnement du système avant le scellement du système de vote

2 – PREPARATION DU SCRUTIN

Appel à candidature, liste des candidats, Un retro planning généré toutes les alertes permettant d’être exhaustif et en conformité avec les étapes et délais légaux.

3 – LANCEMENT

Envoi du matériel de vote aux électeurs par La Poste ou Email sécurise? (identifiant, mot de passe et notice explicative) via la plateforme Maileva

Les électeurs se connectent sur le site accessible 24/24,7/7pendant une semaine Tout au long du vote, les personnes habilitées peuvent consulter le taux de participation (collèges, établissements, géographies, …)

4 – DEPOUILLEMENT ET RESULTATS

Dépouillement centralisé et immédiat Edition des documents officiels prêts à signer Calcul du quorum, de la répartition des sièges, de la représentativité, … Historisation

Plus d’informations disponible sur www.jevoteenligne.com

« Pour notre exercice électoral CE/DP 2010, Extelia a su répondre à une double exigence via sa solution de vote électronique : une assistance technique de qualité et un accompagnement dans la communication qui entoure la mise en place du produit »

Corinne Richard, Responsable des affaires sociales Groupe Française des Jeux

La Française des Jeux est une entreprise publique qui a pour vocation l’organisation et l’exploitation des jeux de loterie et de pronostics sportifs sur le territoire national. Avec près de 36 600 points de vente, 28,2 millions de joueurs et un chiffre d’affaires de près de 10 milliards d’euros en 2009, la Française des Jeux est un modèle d’entreprise responsable et performant.

Pour la première fois, la Française des Jeux recourait au vote par Internet pour l’exercice électoral CE/DP 2010, rappelle Corinne Richard. Ce dispositif devait répondre à un double objectif d’optimisation en terme d’organisation et de coût dans un environnement de plusieurs établissements répartis sur toute la France et couvrant un effectif de plus de 900 collaborateurs, précise Corinne Richard. De plus l’issue du scrutin devait également dégager la représentativité des syndicats conformément à la loi du 20 août 2008 portant rénovation de la démocratie sociale. C’est dans ce contexte que nous avons réalisé une consultation auprès de cinq prestataires à l’issue de laquelle Extelia a été retenue.

« Par le passé pour mener à bien l’exercice électoral, une mobilisation globale équivalente à plus de 40 personnes sur une journée était nécessaire. Une évolution s’imposait, explique Corinne Richard. Il fallait simplifier la gestion et l’administration, l’optimiser en envisageant une solution au coût maîtrisé garantissant la légitimité des résultats». Le système de vote devait pouvoir garantir la sécurité, la confidentialité, l’unicité et l’anonymat du vote.

De plus, le caractère nouveau du vote électronique faisait de la formation et de l’information des éléments déterminants dans le choix de la solution.

Afin de donner une accessibilité maximum pour un vote optimal, la Direction des Ressources Humaines a souhaité compléter l’accès des salariés au vote en ligne via leur poste de travail par l’installation de bornes en libres services sur ses quatre sites. Pour le personnel mobile et résidents d’outre-mer, le vote est resté disponible depuis n’importe quel poste 24h/24 et 7j/7. Chaque votant a reçu chez lui de manière sécurisée, ses identifiants et codes personnels.

Une fois le système intégré et déployé, quelques secondes suffisent à l’électeur pour s’authentifier, effectuer son choix, valider à l’aide de son code personnel et recevoir l’accusé de confirmation de prise en compte du vote. Son bulletin est alors transmis sous forme de fichier crypté vers le serveur représentant l’urne électronique. La liste d’émargement, stockée sur un serveur différent, est alors renseignée. Ce système permet une complète dissociation entre le votant et son expression de vote.

Le 24 juin 2010, le déverrouillage des urnes électroniques et le dépouillement des résultats du second tour se sont achevés en moins d’une heure, accompagnés d’une proclamation des résultats en temps réel retransmise par visioconférence.

« Au-delà de la qualité de l’offre Extelia, liée à la simplicité d’utilisation, la fiabilité des résultats et la convivialité de la plate-forme, cette procédure de vote électronique aura permis d’adopter une solution en accord avec les valeurs de développement dynamique et durable de notre Entreprise » confirme Corinne Richard.

jevoteenligne.com s’est installée au sein de grandes entreprises et administrations, organismes et associations où elle a prouvé son efficacité et sa fiabilité dans des contextes larges, souvent multi-sites ou multi établissements en permettant toutes les consolidations pour le calcul de la représentativité syndicale.

Extelia fournit la plupart de ses offres en mode SaaS. Le client évite ainsi l’acquisition d’une solution qui peut être coûteuse pour son utilisation. Il bénéficie automatiquement de la dernière version. En payant dans un modèle « pay as you grow », l’utilisateur trouve des dépensés à son échelle et les maitrise. L’autre avantage du mode SaaS est sa rapidité de mise en œuvre. En quelques jours ou jusqu’à 5 à 6 semaines pour les plus importantes, les solutions sont paramétrées et opérationnelles.

• CLOUD CRM, gestion étendue de la relation clients, qu’elle soit directe (B2B, B2C), indirecte (B2B2C) ou internet (B2C)

• CONTRALIA, souscription de contrats dématérialisés à la source en mode SaaS permettant de générer un dossier entièrement numérique et signé électroniquement à la source.

Parmi les leaders en traitement des moyens de paiements (traitement des chèques, TIP, virements et prélèvements,…), Extelia a équipé ses centres de traitements et ses serveurs de systèmes puissants de sécurité et de lutte contre la fraude.

Le Ministère du Travail a confié à Extelia le projet MARS, visant à mesurer l’audience de la représentativité syndicale nationale à l’horizon 2013.

Extelia est née le 1er novembre 2008 de la reprise des activités « Externalisation des process clients » du groupe Experian par le groupe La Poste. Au sein de Docapost, la holding de solutions et de services documentaires du Courrier, Extelia est la filiale dédiée à la gestion de back-offices externalisés de la relation client. Extelia fournit aux entreprises, aux administrations et aux institutions financières, des solutions leur permettant de construire une relation client fidèle et rentable, d’améliorer la gestion de leurs flux, de faciliter et de sécuriser leurs échanges et d’optimiser leurs systèmes d’information. Son expertise s’exerce sur le traitement des moyens de paiement et de l’encaissement ; la gestion de back-offices « métier » et l’externalisation de fonctions (BPO) ; les plates-formes d’intermédiation et d’échanges dématérialisés ; les prestations spécifiques liées aux services mobiles et aux Opérateurs de Réseau Mobile Virtuel (MVNO). Forte de 1 600 collaborateurs sur 25 sites en France, Extelia collabore pour le compte de nombreux clients intervenant dans les secteurs de la banque et de l’assurance, des transports, des services et utilities, des télécom, de l’administration et des professions règlementées.

Holding opérationnelle et industrielle composée des filiales du groupe La Poste expertes en gestion du document (Docapost DPS, Extelia, Dynapost, Seres, Certinomis, ISC, Synaxio, Sefas Innovation, Elettermail) et d’une filiale de capital risque, XAnge Capital, Docapost se positionne comme un groupement d’expertises qui accompagne les entreprises et les administrations sur toute la chaîne de valeur du document. Docapost propose des solutions sur mesure ou clés en main, allant du conseil à la numérisation, en passant par l’échange de données sécurisées, l’éditique, l’impression à la demande, l’archivage, la gestion d’un service courrier et le BPO. Docapost regroupe 5 000 collaborateurs répartis sur 400 sites en France. Il est également présent dans de nombreux pays – Etats-Unis, Espagne, Italie,… – et offre ainsi à ses clients des solutions transfrontalières. L’offre de Docapost est auditée et labellisée par des organismes indépendants pour garantir la plus grande fiabilité.