Se traduisant de l’anglais par “débarquement”, le offboarding s’oppose à la définition du onboarding (“embarquement”). Dans l’embarquement, on s’attache à soigner le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs au sein d’une entreprise. Si ce moment désigne une expérience immersive (de l’embauche jusqu’à la prise définitive de poste), que désigne le offboarding, indispensable à une bonne expérience collaborateur ? Quelle place y consacrer dans la stratégie d’entreprise ? En quoi le offboarding fait-il partie des enjeux RH à ne pas négliger ? Retrouvez nos conseils et bonnes pratiques de offboarding dans cet article.
Qu’est-ce qu’un offboarding ? Définition
A quoi sert un offboarding ?
Le offboarding désigne le processus de départ d’un collaborateur de votre entreprise. A l’instar du onboarding, le offboarding est monnaie courante dans les entreprises. Certaines vivent les départs plus souvent que d’autres selon l’activité ou la taille de leur structure.
Le offboarding peut faire suite à une démission, une rupture conventionnelle – ou licenciement à l’amiable-, un licenciement (pour motif personnel ou économique), un départ à la retraite ou encore une fin de contrat de travail (CDD, interim).
En outre, le offboarding démarre au moment où l’entreprise accompagne un salarié dans son départ de l’entreprise. Cette phase de préparation serait encore trop négligée au sein des organisations. Pourtant, quelques soient les motifs du départ d’un salarié, ce départ se prépare. En effet, préparer le offboarding d’un collaborateur est fondamental. Si la phase d’embarquement et la fidélisation du collaborateur sont importantes, le offboarding l’est tout autant.
« Dans les plus grosses entreprises, cette mission peut être confiée au service RH qui peut rédiger un guide des bonnes pratiques. Dans les plus petites, l’employeur ou le manager peuvent directement se voir attribuer cette mission », explique Cadre Emploi.
Pourquoi mettre en place une stratégie d’offboarding dans votre entreprise ?
“Qu’il soit volontaire ou imposé, anticipé ou imprévu, le départ d’un collaborateur vient toujours déstabiliser une équipe qui va devoir trouver un nouvel équilibre.” – TGS France dans son livre blanc (2021)
En premier lieu, ces départs comportent une “forte dimension affective et émotionnelle” qui a de facto un impact sur les employés. Alors pour conserver la motivation de ses talents, il faut anticiper ces départs de sorte à ce qu’ils se déroulent pour le mieux – à tout égard.
Deuxièmement, préparer le offboarding d’un salarié est primordial du point d’un point de vue sécurisation des données de l’entreprise. Le futur ex salarié devra restituer le matériel auprès de son employeur, fermer tous ses accès aux outils digitaux utilisés par l’entreprise, etc.
Enfin, préparer son offboarding est essentiel d’un point de vue stratégie marque employeur. La mauvaise gestion d’un offboarding risque en effet de mettre à mal votre image de marque. Et on sait que développer sa marque employeur est essentiel pour recruter les talents et fidéliser ceux qui sont déjà dans l’entreprise. Ils sont ambassadeurs de votre marque. Il vaut mieux conserver de bons liens avec son offboardé en prenant soin de lui offrir une expérience des plus saines. L’employé sortant n’aura logiquement pas envie de dénigrer l’entreprise après son départ ! Il pourrait même en vanter les mérites.
Un salarié qui transmet ses connaissances et son expertise à son remplaçant avant son offboarding en ayant de bonnes relations constitue sans doute une “situation rêvée” pour les employeurs et professionnels des Ressources Humaines. Qui ne souhaite pas avoir une bonne relation avec son employé – et vice versa ?
L’offboarding présente d’indéniables avantages (renforcement de la marque employeur, augmentation des taux de recrutement et de rétention, diminution des coûts de recrutement, facilitation des réembauches et de la cooptation[*], accroissement de l’attractivité, amélioration de l’expérience collaborateur et levier de performance de l’entreprise).
*Pour aller plus loin : qu’est-ce que la prime de cooptation ?
Ce qu’il ne faut pas faire
Le départ d’un salarié – notamment lorsqu’il est imposé – ne doit pas être perçu comme une attaque personnelle envers l’employeur. Car ce n’est pas nécessairement contre lui ! Le collaborateur en offboarding peut avoir fait le choix de partir car il a de nouvelles ambitions professionnelles par exemple. Il peut aussi avoir envie de faire une reconversion professionnelle. Les motifs d’un départ volontaire sont multiples. Il conviendrait alors de ne pas dramatiser le départ d’un salarié.
Par ailleurs, il faudra éviter de s’empresser à récupérer le matériel ou les codes de sécurité relatifs à la confidentialité de l’entreprise de façon trop abrupte. Ainsi que le souligne Laetitia Vitaud, Experte Le Lab pour WTTJ, cette coupure brutale pourrait entraîner “des problèmes dans la continuité de la communication avec l’équipe, même si on en fait plus strictement partie.” On évitera donc de se précipiter en reprenant directement l’ensemble du matériel prêté au collaborateur sortant. Cela risque de donner une mauvaise dernière impression et peut entacher vos relations et donc votre marque employeur.
De même, il ne faut pas oublier que le collaborateur offboardé demeure, d’une certaine manière, ambassadeur. Son opinion de l’entreprise influe de manière positive ou négative de potentiels futurs talents, clients ou encore consommateurs. En ce sens, il faudrait éviter de couper les ponts avec le futur ex collaborateur ayant récemment effectué son offboarding. Surtout si celui-ci représente un réseau à fort potentiel. D’ailleurs, il pourrait même un jour revenir dans l’entreprise. Le offboarding n’est pas synonyme d’adieu : le recrutement boomerang, ce n’est pas si rare ! Réembaucher un ancien salarié (le « salarié boomerang ») c’est (toujours) possible. Vous pourriez bien avoir à nouveau besoin des compétences et connaissances de votre ancien collaborateur. Pour toutes ces raisons, il vaudra mieux privilégier le « healthy out » : il s’agit, dans l’idée, d’instaurer des actions de séparation positives pour préserver vos relations. Il convient donc de savoir gérer le départ d’un employé, de manière à ce qu’il ne parte pas fâché avec son manager (et cela est aussi vrai pour les autres fonctions, pas uniquement liées au management). Et qui sait, vos anciens employés pourraient même être vos clients de demain pour X ou Y raison.
Comment mettre en place un bon processus d’offboarding ?
3 étapes pour réussir la mise en place de votre offboarding
Anticipation, communication et passation sont la clé !
Pour un offboarding réussi, certaines étapes sont incontournables. Nous vous proposons ici une série de conseils à appliquer en ce sens au sein de votre entreprise lorsqu’une telle situation s’impose à vous.
S’il ne faut pas négliger les procédures administratives, la passation avec un collaborateur sortant et son remplaçant doit être bien anticipée pour réussir le offboarding. Cette phase assure la visibilité au salarié sur les attentes que l’on peut avoir de lui avant sa sortie. Le manager pourra ensuite mieux rebondir et ajuster la charge de travail à son équipe en conséquence.
Si une entreprise ne peut pas procéder au chevauchement entre les contrats de travail des deux personnes, il est possible de demander à l’offboardé(e) de préparer un manuel complet sur les informations clés relatives aux missions pour faciliter la prise de poste et l’intégration du nouveau salarié. Avec ces bonnes pratiques et la centralisation des informations, la passation se fera de façon plus sereine. Il ne faut surtout pas bâcler cette phase.
En outre, il est très important de prévenir les autres salariés de l’équipe de l’offboarding d’une personne. “Comme pour tout sujet de communication interne, les premiers concernés n’aiment pas être les derniers informés”, indique TGS France. Il vaut mieux que l’information sur le offboarding soit véhiculée de cette manière que par des bruits de couloir qui circulent. Les salariés auront le temps d’intégrer l’information, de s’organiser pour la suite. Et cette action de communication transparente pourra être appréciée. Vous pourrez d’ailleurs organiser un évènement fédérateur pour marquer le offboarding (via un pot de départ par exemple, ou un dîner informel avec le travailleur ou la travailleuse qui quitte le navire : autant de façons de se quitter en beauté).
De plus, vous avez tout intérêt à mettre en place une interview “de sortie” prenant la forme d’un entretien final personnalisé permettant de faire le point sur la stratégie de l’entreprise en fonction des retours reçus par le offboardé. Cet entretien peut être plus ou moins formel.
Parmi les incontournables du offboarding, la reconnaissance : maintenez la culture du feedback en formulant vos retours à l’employé (via cet entretien final par exemple) et ne lésinez pas sur les compliments s’ils ont lieu d’être. Gardez en tête que tous les salariés ont impacté la performance de votre entreprise. Faire un retour d’expérience à ses collaborateurs offboardés lors d’un entretien final aura un effet positif : ils se sentiront mis en valeur et considérés et auront plus de chances de quitter l’entreprise en conservant d’elle une bonne image.
Sécuriser le processus de l’offboarding RH : une étape incontournable
Il est primordial de respecter la procédure relative au départ d’un salarié selon le type de rupture. Tout d’abord, il faut acter la rupture du contrat de travail – via un document écrit de préférence. Des conventions collectives peuvent parfois imposer cette démarche pour les deux parties.
Ensuite, un délai de réflexion doit être observé, que ce soit dans le cadre d’une rupture conventionnelle ou encore d’un licenciement. Il faudra par la suite respecter le délai de préavis – sauf en cas de faute grave ou de faute lourde. Enfin, pour un offboarding réussi et sécurisé, il faut bien entendu verser les indemnités relatives au départ du salarié. Celles-ci ne peuvent pas être inférieures aux indemnités légales de licenciement.
N’oubliez pas les autres tâches relatives à l’administratif (solde de tout compte, certificat de travail, etc.) Pour un offboarding réussi, il faut pouvoir partir serein(e).
- (Cet article pourrait vous intéresser : Les conséquences de la remise tardive du solde de tout compte).
Dans le cas d’un licenciement, il convient de bien en définir le motif et d’appliquer scrupuleusement la procédure correspondante. Une erreur de procédure peut coûter cher ! Il est arrivé que des entreprises doivent déposer le bilan face à une indemnité trop importante à verser.
Pour conclure, soigner le départ d’un employé, c’est avoir l’art de dire lui dire au revoir plutôt qu’adieu. Anne-Sophie Vergne l’expliquait très bien dans un autre article pour myRHline consacré à ce sujet (« Changer de regard sur le offboarding »)
Citons enfin Marie-Sophie Zambeaux, Responsable du Recrutement, Editorialiste RH et Leader d’opinion B2B RH, résume parfaitement les enjeux liés à cette question :
Tout le monde ou presque s’accorde désormais sur l’importance cruciale et hautement stratégique de l’onboarding dans la rétention et la fidélisation des collaborateurs. Les entreprises rivalisent d’initiatives sur le sujet ces dernières années et ont à cœur de parfaire leur processus d’onboarding. Concernant l’évolution, cette dernière fait écho aux notions de GPEC et de formation continue et nous pouvons considérer que bien que fortement perfectibles de nombreuses démarches ont été mises en œuvre pour améliorer la gestion des talents et assurer le développement de leur employabilité (…) Avec 82,5% de managers préoccupés par les départs, je pense que nous pouvons raisonnablement en déduire qu’une prise de conscience est à l’œuvre sur le sujet.
- Pour aller plus loin : l’entreprise Deel propose une plateforme Saas permettant aux entreprises de piloter leur phase d’onboarding et d’offboarding des équipes. Cela implique les salariés, mais aussi les freelances et les indépendants.
