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Comment intégrer les nouvelles recrues en 2022 – Un manuel complet

par La rédaction

L’intégration de nouveaux salariés peut être définie comme la période entre le premier jour de travail de votre nouvelle recrue et la fin de sa période d’initiation dans l’entreprise. L’importance que revêt une période d’intégration bien préparée et sans heurts est peut-être encore plus cruciale maintenant que le monde va en s’accélérant et que les préférences des salariés évoluent rapidement. L’augmentation du phénomène de “job-hopping”, du freelancing, des contrats à court terme et même des mini-carrières est une tendance actuelle. 

Il n’est pas surprenant que Gallup ait découvert que seuls 12 % des collaborateurs pensent que leur entreprise a fait un bon travail d’intégration. 76 % des responsables des ressources humaines affirment que leur entreprise n’utilise pas suffisamment les pratiques d’intégration des nouvelles recrues. En même temps, 68% des salariés considèrent la formation et le développement comme la politique la plus importante sur le lieu de travail. C’est pourquoi l’amélioration de l’intégration des nouveaux salariés et sa mise en ligne pour qu’ils soient bien intégrés dans cette ère numérique est un investissement judicieux pour les employeurs. En y accordant de l’attention, on peut augmenter la rétention des salariés et leur fidélité à l’entreprise. 

Heureusement, les entreprises sont de plus en plus conscientes de cette tendance : 84% des cadres à travers le monde ont évalué la formation des salariés comme étant “importante” ou “très importante”. Ajoutez à cela les récentes études montrant que chaque dollar investi dans l’eLearning rapporte 30 dollars en termes de gains de productivité. Plongeons dans les avantages de l’intégration en ligne. 

 

Quels sont les avantages de l’intégration en ligne des nouveaux salariés ?

Tout d’abord, l’intégration en ligne des nouveaux salariés vous fait économiser votre temps et votre argent, ainsi que le temps précieux de votre équipe. Vous n’avez pas besoin de créer un nouveau programme d’apprentissage à partir de zéro ou de demander aux collaborateurs existants d’assurer la formation de chaque nouvelle recrue. Ensuite, même dans une grande entreprise comptant de nombreuses branches et divisions, l’intégration en ligne garantit la cohérence des informations dans toute l’entreprise. Vous pouvez être assuré que tout le monde reçoit la même formation. 

Troisièmement, vos nouveaux salariés peuvent accéder aux supports 24h/24 et 7j/7 et même étudier le contenu et répondre à des quiz sur leurs appareils mobiles. Ils peuvent se sentir à l’aise en apprenant à leur propre rythme. Il s’agit là également d’un avantage pour l’intégration des travailleurs à distance ?

Plus important encore, tous ces avantages sont quantifiables. Examinons maintenant des cas réels de ce que des entreprises travaillant dans différents secteurs ont réussi à réaliser après avoir mis en place l’intégration en ligne.

 

Le cas Central One Federal Credit Union

Central One Federal Credit Union est une coopérative de crédit à but non lucratif située dans le centre du Massachusetts. Le temps, c’est de l’argent, et Central One est bien placé pour le savoir. Après avoir déplacé leur formation d’intégration des nouvelles recrues en ligne, ils ont réduit le temps d’intégration de 6-8 semaines à 4 semaines.

Pour en savoir plus sur le cas de Central One, cliquez ici.

 

Le cas PSI

PSI est une société qui opère dans le domaine des soins de santé en tant qu’organisme de recherche clinique et fournit des services d’essais cliniques. Ils ont développé un nouveau programme d’accueil avec différents cours pour différents niveaux de nouveaux arrivants. Et cela fonctionne vraiment : grâce à l’intégration en ligne, PSI a réduit les frais de déplacement pour la formation des salariés de 80% par rapport à leur niveau précédent.

Pour en savoir plus sur le cas de PSI, cliquez ici.

 

Le cas Forever Direct

Forever Direct est le centre de distribution régional de produits de santé, de bien-être et de beauté à base d’aloe vera aux États-Unis. Grâce à des instructions en ligne bien pensées dans le cadre de la formation obligatoire à la conformité pour chaque nouvel employé, Forever Direct a réduit les accidents dans ses entrepôts de 50 %.

Pour en savoir plus sur le cas de Forever Direct, cliquez ici.

 

Voici un tableau qui illustre les impacts positifs de l’intégration en ligne des nouveaux salariés dans trois domaines majeurs : le temps, l’argent et l’efficacité.

Temps Argent Efficacité
Central One – temps d’intégration réduit de 50% PSI – frais de déplacement divisés par 5 Forever Direct – réduction de 50% des accidents de travail

 

 

Comment gérer l’intégration de nouveaux salariés en ligne ?

Pour commencer à travailler sur votre programme d’intégration, vous devez savoir à l’avance comment le planifier. Voici les critères, les points à prendre en compte et les idées de contenu possibles pour vous aider à démarrer.

 

Le programme d’intégration des nouveaux salariés 

Quels sont les facteurs clés qui déterminent la réussite d’un programme d’intégration ? Les quatre C du Dr Talya Bauer, de SHRM, sont les critères que vous pouvez suivre lorsque vous alignez l’intégration de vos nouveaux salariés. Ces quatre C sont :

  1. La conformité implique d’enseigner aux nouvelles recrues les politiques de base de l’entreprise.
  2. La clarification consiste à s’assurer que les salariés sont conscients de leurs responsabilités et de leur rôle dans le processus.
  3. La culture implique de fournir aux salariés les normes formelles et informelles de l’organisation.
  4. La connexion désigne les relations avec les collègues et le sentiment de faire partie de l’équipe.

 

En tenant compte des quatre C, vous pouvez diviser un programme d’intégration salarié en trois parties fonctionnelles : accueil, conformité et formation spécifique au poste.

Dans la partie Accueil, vous pouvez inclure des modules sur votre entreprise, sa culture, sa mission, sa vision et ses valeurs, ses politiques d’entreprise, sa structure organisationnelle et son équipe de direction, ses produits/services et leurs principaux avantages, ainsi que ses principaux clients et partenaires.

Dans la partie Conformité, vous pouvez inclure un programme formel avec des règles de sécurité sur le lieu de travail, ainsi que des politiques, procédures et actions visant à prévenir toute violation de la loi. 

Dans la partie spécifique au poste conçue pour une formation à un rôle précis, vous pouvez placer les bases des processus et systèmes essentiels pour un poste spécifique – les bases de la gestion de la relation client pour le service à la clientèle, par exemple. 

 

Et après ? 

Après chaque module de formation et à la fin du cours, des tests peuvent être utilisés pour vérifier si vos nouveaux salariés ont bien retenu les informations. Voici quelques exemples : 

 

Supports d’apprentissage

Un cours d’intégration en ligne peut comporter plusieurs types de contenus, mais nous n’aborderons ici que trois grands types de contenus populaires que vous pourriez juger particulièrement utiles.

 

Vidéo

Vous pouvez enregistrer une vidéo en guise d’introduction virtuelle au lieu de travail afin de mettre les nouveaux employés à l’aise et de les familiariser avec leur nouvel environnement de travail. Vous pouvez également créer une vidéo avec un message de bienvenue du PDG comprenant ses salutations et ses mots d’encouragement. 

 

Cours basé sur des diapositives

Vous connaissez certainement les présentations PowerPoint qui se composent de diapositives. Les cours basés sur des diapositives sont similaires aux PPT, mais vous pouvez les diffuser et les regarder en ligne. Les diapositives sont la norme de l’eLearning pour une bonne raison : elles sont rapides et faciles à créer et familières à l’apprenant. 

Vous pouvez créer des cours sur diapositives à l’aide d’outils auteurs (nous y reviendrons plus tard). 

 

Jeux-questionnaires

Lors de l’intégration des nouveaux salariés, il est particulièrement important de vérifier que les informations que vous leur fournissez sont bien retenues. La meilleure façon de suivre les connaissances de vos salariés et d’être certain de leur rétention est d’utiliser des quiz et des contrôles de connaissances en ligne. Ceci est particulièrement important pour les types d’informations sur la conformité qui peuvent être soumis aux lois du pays. Vous pouvez également créer des quiz dans des outils auteurs. 

 

Logiciel d’intégration des salariés efficace

Lors de la planification d’un programme d’intégration, deux points sont à prendre en compte. Premièrement, quel sera le format de vos supports d’apprentissage ? Deuxièmement, comment envisagez-vous de les diffuser ? Dans le domaine de l’apprentissage en ligne, les outils auteurs et les systèmes de gestion de l’apprentissage se chargent de ces tâches. 

 

Outils auteur

Les outils auteur sont les logiciels utilisés pour créer des cours en ligne, des quiz, des tutoriels vidéo et d’autres contenus de formation en interne. Nombre d’entre eux offrent des modèles, des ressources visuelles et des personnages préconçus afin que vous puissiez créer des cours complets en quelques heures. 

Exemples : iSpring Suite, Articulate 360, Adobe Captivate, DomiKnow, Easygenerator, Lectora Online.

Pourquoi les utiliser dans le cadre de l’intégration des salariés ? Grâce aux outils auteur, vous pouvez rendre votre formation interactive et stimuler l’engagement des participants. Par exemple, la partie conformité de votre cours d’intégration peut inclure des jeux de rôle. Dans un tel cours, un personnage, tel qu’un pompier, peut guider les apprenants dans des situations simulées et leur poser des questions, ce qui les aide à retenir les connaissances plus longtemps.

 

 

Avec un cours d’intégration bien pensé, les nouvelles recrues se sentiront les bienvenues et prêtes à prendre un bon départ dans votre entreprise. Cela peut être un tremplin pour leur développement professionnel continu.

Un autre point important est que les cours en ligne peuvent être reproduits et réutilisés. Certains outils auteur vous permettent de transformer des fichiers Word, des PDF, des manuels et des présentations existants en cours interactifs en quelques clics. Il vous suffit de créer un cours une seule fois, et toutes les nouvelles recrues recevront ensuite la même formation.

 

Systèmes de gestion de l’apprentissage

Après avoir créé un cours, vous devez le transmettre à vos salariés. La façon la plus pratique de le faire est d’utiliser un système de gestion de l’apprentissage (learning management system ou LMS).

Un LMS est une plateforme qui vous permet de stocker des cours, des évaluations et des vidéos afin que les apprenants puissent y accéder en un seul endroit. Il vous permet de gérer l’ensemble du processus de formation, et vos employés peuvent étudier à leur propre rythme, où et quand ils le souhaitent. De plus, un LMS peut automatiser de nombreuses tâches fastidieuses comme l’inscription, le suivi des résultats et la production de rapports sur les performances des apprenants.

Exemples : iSpring Learn, Docebo, LearnUpon, BlackBoard, Moodle.

Pourquoi les utiliser pour l’intégration ? En utilisant les LMS, vous pouvez définir des règles pour un grand nombre de procédures qui vont de pair avec l’intégration des nouveaux employés. Par exemple, vous pouvez placer les apprenants dans des groupes et définir des règles spécifiques pour automatiser leur formation. Ainsi, si vous placez des apprenants dans le groupe “Stagiaires”, ils se verront attribuer automatiquement un cours d’intégration, et vous pourrez suivre séparément les résultats de la formation de ce groupe particulier. 

Certains LMS ont des intégrations avec les systèmes RH, de sorte que les apprenants et les données nécessaires peuvent être transférés d’un logiciel à l’autre sans problème. Par exemple, lorsque vous ajoutez une nouvelle recrue à votre système RH, elle sera également ajoutée à votre LMS et inscrite à la formation que vous avez définie pour elle. C’est extrêmement pratique et permet de gagner beaucoup de temps.

 

Les conseils pour une meilleure intégration

Voyons plus en détail comment faciliter le processus d’intégration pour vous et vos nouveaux salariés.

 

Créez une checklist d’intégration pour vous-même

Bien sûr, le processus d’intégration ne se limite pas à la formation en soi. Il comprend également toute une série de tâches et de procédures annexes, comme la mise en place d’un poste de travail et la signature de documents. Avant de commencer à créer votre programme, il est conseillé de rédiger une checklist d’intégration pour voir quelles tâches vous devez accomplir pour que votre programme soit opérationnel.

Les tâches suivantes peuvent être incluses dans votre checklist d’intégration :

  • Fournir tous les formulaires nécessaires à la collecte des données des employés
  • Faire la demande pour tous les comptes d’accès nécessaires pour les nouveaux embauchés
  • Présenter les politiques et procédures de travail
  • Assigner un cours de bienvenue à une nouvelle recrue
  • Installer le bureau et l’équipement d’une nouvelle recrue
  • Envoyer un email de bienvenue au nouvel employé
  • Annoncer l’arrivée d’un nouveau membre de l’équipe par email.
  • Organiser des réunions

 

Planifiez des rencontres avec les contacts importants. La communication avec les personnes qui joueront un rôle clé dans le travail du nouvel employé ouvre la voie à une future collaboration fructueuse entre eux. Il peut s’agir de responsables, de membres de l’équipe et de collègues d’autres services.

 

Fournir une FAQ d’intégration

Dresser une liste des questions fréquemment posées (FAQ) est une très bonne idée. Fournissez les réponses à ces questions aux nouvelles recrues avant leur date d’entrée en fonction. Cela leur montrera que vous vous souciez de leur bien-être et contribuera à réduire leur inquiétude. Vous pouvez la réaliser dans un PDF ou à l’aide d’un outil auteur.

Voici quelques exemples de ces questions :

  • Existe-t-il un code vestimentaire ?
  • Quel est votre style de communication interne ?
  • Comment réglementez-vous les vacances ?
  • Existe-t-il des cours de formation pour les assistants commerciaux ?
  • Quels événements d’entreprise célébrez-vous ?
  • Existe-t-il des primes ?

 

Attribuer une personne de contact ou un mentor 

Mettez votre nouvelle recrue en contact avec une personne de l’entreprise ou désignez un membre senior de l’équipe pour la guider dans ses tâches quotidiennes. Présentez-lui une personne à qui elle peut s’adresser et assurez-vous qu’un canal de communication, comme une fonctionnalité de chat, est disponible pour le nouvel employé. 

 

Envoyer un message de présentation à l’échelle de l’entreprise

Pour annoncer l’arrivée d’un nouveau membre de l’équipe, envoyez un email de présentation à votre personnel. Dans le message, vous pouvez mentionner brièvement l’histoire professionnelle de la nouvelle recrue et partager son profil social afin que l’équipe puisse facilement entrer en contact avec elle.

Par exemple, l’introduction d’une nouvelle recrue peut ressembler à ceci :

Bienvenue Jean Emion

 

Faire un suivi à la fin de la première semaine

Après avoir donné au nouvel employé le temps de se familiariser avec le bureau, l’espace de travail et son mentor, faites un suivi avec lui. Il est important de s’assurer que la personne est à l’aise et qu’elle assimile les choses à un rythme approprié. 

 

Encourager l’indépendance

Vous avez créé un excellent programme d’intégration, l’avez complété par des cours de formation et une évaluation. Il est maintenant temps d’encourager la nouvelle recrue à se servir de cette préparation. Il faut lui donner un aperçu clair de ce qui est attendu d’elle et de la manière dont elle doit s’y prendre pour atteindre ses objectifs.

 

Obtenir un retour d’information

Demandez au nouvel embauché et aux coéquipiers qui travaillent étroitement avec lui comment se déroule le processus. Ajustez le programme d’intégration si nécessaire. 

 

En résumé : c’est quoi une intégration efficace ?

L’intégration efficace des nouveaux salariés ne cesse de prendre de l’importance pour les entreprises. Employeurs et salariés reconnaissent son importance tant pour la poursuite d’un travail productif que pour la fidélité à l’entreprise. Les chiffres confirment qu’elle procure réellement un gain significatif. Pour gagner du temps et de l’argent, un programme d’intégration soigneusement préparé est une bonne chose, et l’intégration en ligne est encore meilleure. Nous avons examiné en détail la formation pour l’intégration en ligne. Nous avons été heureux de vous fournir des outils et des informations utiles à ce sujet et espérons que vous avez glané quelques idées applicables dans vos propres programmes.

 

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