Construire une formation interne, et si vous sautiez le pas ?

par La rédaction

Formation interne ou comment préserver des savoir-faire spécifiques internes à l’entreprise : Assurer le transfert des compétences en interne, construire une démarche d’apprentissage tout au long de la carrière, optimiser les coûts de l’évolution professionnelle des salariés.

Aujourd’hui, bon nombre de raisons peuvent conduire une organisation à privilégier la formation interne plutôt que de faire appel au service d’un organisme spécialisé Mais la mise en place d’une telle stratégie répond-elle vraiment à l’obligation de formation de l’employeur ? Quels sont les moyens disponibles pour préparer et financer ce type de projet ? Et quelles sont les étapes pour construire une formation interne ? Voyons ce qu’il en est réellement.

 

La formation interne : ce qu’il faut savoir

 

Qu’est-ce que la formation interne ?

La formation interne est un parcours pédagogique à visée professionnelle organisé par et au sein d’une entreprise en vue de former tout ou partie des collaborateurs. Il s’agit donc d’une action de formation concourant au développement des compétences — telle que définie par la loi (article L6313-1) — déployée par l’employeur. 

En effet, les organisations bénéficient d’une certaine liberté pour former le personnel en interne. Car aucune disposition légale n’impose le recours à un prestataire pour mener des actions de formation interne auprès des équipes

En ce sens, toute entreprise peut alors assurer la formation interne de ses salariés, à condition de disposer des ressources nécessaires. Elle garde ainsi la main sur l’ensemble du processus de formation : de la définition des objectifs professionnels à la conception de l’acte pédagogique, jusqu’à sa mise en œuvre et son évaluation.

Un point de vigilance toutefois. Les actions de formation ne sont pas considérées comme internes lorsque les salariés qui en bénéficient appartiennent à une autre structure juridique que celle de l’entreprise « formatrice ».

Ainsi, la mise en place des dispositifs de formation au sein d’un même groupe est conditionnée à certaines obligations d’un point de vue légal :

  • le salarié formateur intervient auprès d’une seule autre entité, il convient alors d’établir une convention de mise à disposition pour formaliser ce prêt de main-d’œuvre ;
  • le salarié formateur intervient auprès de plusieurs entités, l’entreprise endosse alors le rôle d’un organisme de formation professionnelle classique et doit s’enregistrer en tant que tel pour dispenser la prestation.

 

Quel outil pour préparer la formation interne ?

Le plan de développement des compétences est le principal outil RH à mobiliser pour gérer et administrer l’apprentissage continu des équipes

Grâce à la vision globale qu’il apporte sur la compétence, l’entreprise peut sélectionner les actions de formation interne à mettre en place par ses propres moyens. Il constitue ainsi un point d’appui essentiel pour construire un projet de formation en interne.

 

Quel accompagnement des opérateurs de compétences (OPCO) ?

Les OPCO sont désormais les interlocuteurs de référence pour accompagner la mise en œuvre de la formation au sein des entreprises. À ce titre, leur rôle consiste, entre autres, à aider les TPE/PME à:

  • définir leurs besoins en matière de montée en compétence ;
  • structurer la démarche de formation interne en conformité avec la réglementation.

Par ailleurs, ces derniers peuvent également financer les formations internes déployées dans le cadre du plan de développement des compétences

Pour cela, l’entreprise doit se rapprocher de son opérateur de compétence et constituer une demande de financement, tout comme elle le ferait pour une formation externe.

 

Construire une formation interne en 3 étapes 

 

Définir le contexte de l’action de formation

Concevoir une formation interne commence par déterminer concrètement les contours du projet d’apprentissage. C’est-à-dire :

  • Pourquoi forme-t-on ? Quel est l’objectif à l’échelle de l’entreprise
  • Quels sont les savoir-faire et les connaissances que les collaborateurs doivent acquérir ?
  • Qui forme-t-on ? Quels sont les salariés, services, équipes concernés ?
  • Comment les forme-t-on ? Avec quels moyens ? À quel rythme ? Etc.

Cette démarche interne permet ainsi de contextualiser le projet afin d’en établir le cahier des charges. Par ailleurs, un autre sujet — et pas des moindres — vient compléter cette étape préparatoire : le choix du ou des formateurs internes.

Il s’agit d’identifier, parmi les ressources humaines, les salariés qui disposent des compétences et du savoir-faire que vous cherchez à diffuser. En clair : qui à la capacité de devenir formateur interne en entreprise pour développer les compétences des autres collaborateurs ?

 

Construire l’ingénierie du programme de formation interne

Une fois le cahier des charges prêt, la seconde étape consiste à construire le programme de formation interne. Celui-ci sert à en établir les caractéristiques comme :

  • les objectifs de l’action pédagogique, c’est-à-dire les compétences et/ou savoirs dont les apprenants disposeront à l’issue du parcours d’apprentissage ;
  • le déroulé pédagogique, soit le contenu théorique et/ou pratique abordé lors des séquences de formation interne ;
  • les modalités et outils pédagogiques, à savoir les méthodes et moyens utilisés pour former les employés.

C’est également lors de cette phase d’ingénierie que vous devez définir tous les aspects organisationnels du projet. Cela inclut notamment la manière dont sera dispensée la formation (présentiel, blended learning, afest…), ainsi que les moyens de superviser et d’évaluer le dispositif.

Après l’élaboration du cahier des charges et du plan de formation, vous disposez en théorie de tous les éléments utiles pour établir les frais et coûts inhérents à la formation en interne.

 

Former les ressources humaines en interne

Nous venons d’aborder tous les aspects préalables à la conception d’une formation en interne. Son déploiement s’organise ensuite en trois temps :

  1. la convocation des collaborateurs avec en annexe le programme d’apprentissage ;
  2. la conduite de l’action pédagogique ;
  3. le suivi de la progression des stagiaires vers les objectifs.

L’évaluation du dispositif vient en dernier lieu. Celle-ci se fait à deux niveaux : l’analyse des acquis professionnels des apprenants par le ou les formateurs d’une part, et, à l’inverse, l’appréciation de la formation elle-même par les bénéficiaires d’autre part.

 

Construire une formation interne : une réponse face à l’enjeu de performance ?

Monter une formation en interne peut sembler complexe au premier abord. Après tout, former est un métier à part entière. Néanmoins, s’approprier la formation professionnelle des équipes en interne comporte aussi plusieurs avantages. Et ce, pas uniquement d’un point de vue financier.

Car il s’agit notamment d’offrir une réponse adaptée (voire personnalisée) aux besoins d’évolution d’une équipe ou d’un salarié. De reconnaître et valoriser les experts métiers présents dans l’entreprise. De diffuser les valeurs et la culture de l’employeur… Bien exploitée, cette démarche s’illustre donc comme un puissant vecteur d’engagement et de performance.

 

Jessica Biot

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