La paie : un domaine souvent mal appréhendé en termes de coûts
On fantasme beaucoup sur les coûts et la productivité de la gestion de la paie. Certains n’hésitent pas à évoquer des coûts de bulletin inférieurs à 10 € et des ratios de productivité supérieurs à 500 bulletins par gestionnaire et d’autres d’évoquer des prix de l’ordre de 30 € et des ratios de 200 bulletins. La vérité, c’est qu’ils ont tous raison … mais qu’ils ne parlent pas de la même chose !
Pour le DG, le DRH, le DAF ou le responsable Paie qui essaie de se « benchmarker » et qui souhaite savoir s’il peut faire mieux (en qualité et en productivité), l’exercice n’est pas simple … et il est vrai qu’aujourd’hui cette fonction « Administration du personnel et Paie » est souvent pointée du doigt car elle « coûte » à l’entreprise sans réelle valeur ajoutée perçue (après tout, sortir des bulletins de paie, ce n’est que l’application et le respect de règles connues et règlementaires !).
Cette valeur ajoutée est pourtant bien réelle mais elle n’est « perçue » que par défaut, c’est-à-dire lorsque cela se passe mal ! L’image d’une DRH peut très rapidement être dégradée à la suite d’erreurs de paie, d’absence de réponse claire, de réactivité car, c’est bien légitime, le collaborateur attend de son employeur une paie juste et dans les temps.
Or, sortir cette paie juste et dans les temps, finalement et contrairement aux idées reçues, ce n’est pas si simple … Le service Paie se retrouve, dans des calendriers contraints à devoir satisfaire d’une part ses nombreux clients internes et d’autre part les obligations légales et sociales tout en annihilant tout risque d’erreurs et de non-respect des délais.
Entre qualité de services et productivité, les entreprises doivent-elles choisir ? ou peuvent-elles satisfaire ces deux objectifs ?
C’est la bonne question. Le maintien ou l’amélioration de la qualité doit être l’objectif premier. Je considère qu’une DRH qui souffre d’un déficit d’image sur ce point, c’est anormal (une fois de plus, cette qualité fait partie des responsabilités de l’employeur !) et que, urgemment, il faut apporter des réponses aux dysfonctionnements.
La productivité, elle, doit être appréciée au travers de la question « paie-t-on le ‘juste prix’ pour notre bulletin de paie ? ». Ce ‘juste prix’, comme évoqué, peut faire l’objet de fantasmes. La réalité, c’est qu’il s’établit entre 20 et 30 €, fonction de la complexité réglementaire des entreprises. Ce prix peut paraître élevé mais, une fois de plus, il faut savoir de quoi on parle ! Pour bien estimer ce prix, il faut additionner les coûts internes (masse salariale des gestionnaires et des informaticiens en charge du système) et les coûts externes (logiciels, maintenance, prestataires, …) et ce, non seulement sur l’activité de paie, mais aussi sur les activités contribuant à l’élaboration de la paie (gestion administrative, gestion des temps). En effet, l’optimisation du coût de la paie passe aussi par l’optimisation des processus amont de gestion et des processus aval (post-paie).
Quelles sont les clés de l’amélioration de la gestion de la paie ?
Nos recommandations passent tout d’abord par la réalisation d’un diagnostic de l’existant qualitatif et quantitatif permettant de positionner objectivement les organisations Paie. Nos audits passent en revue tout ou partie des 5 catégories d’indicateurs suivants :
- Qualité : zéro-défaut (taux de recyclage, taux d’erreurs, recouvrement des IJ, …), satisfaction des clients, sécurité, respect des délais (virements, OPS, …), respect de la réglementation
- Economiques : productivité (ratio bulletin et appels traités), optimisation des achats (coût complet du bulletin, …), optimisation des charges internes / externes, optimisation des profits (contentieux, montant des IJ à recouvrir, …)
- Humains : adéquation des compétences (techniques, relationnelles, managériales, …), engagements des collaborateurs (turn-over, absentéisme, ..), évolution des compétences
- Outils : zéro-défaut (anomalies, indisponibilité, …), évolutivité (délais de correction, …), automatisation
- Processus : efficience, respect des procédures, standardisation, amélioration continue
Plus d’une cinquantaine d’indicateurs peuvent ainsi être analysées et benchmarkés pour connaître où se situent réellement les points d’amélioration. Cette vision objective de l’existant permet à nos clients de se focaliser sur les vrais points d’amélioration en évitant les solutions « toutes faites » (il faut externaliser !) ou les solutions onéreuses et risquées (il faut changer de systèmes !).
Les scénarios et les actions qui sont ainsi définis permettent de prendre une décision éclairée et chiffrée sur les évolutions à mener : évolution de l’organisation (mise en place de CSP, externalisation partielle ou complète, décentralisation, revue des contrats de services, …), évolution des outils (renforcement des fonctionnalités, dématérialisation et automatisation, meilleure intégration, changement d’outils, …), évolution des processus et des compétences (communication, formation, meilleure répartition des tâches, …)
En conclusion, quelle performance pour les services Paie ?
De plus en plus, aujourd’hui, des offres de services promettent des gains de productivité importants par la mise en place de nouvelles solutions (outil et/ou services). La réalité est que ces gains de productivité ne doivent pas se faire au détriment de la qualité et, sur ce point, le DRH doit être vigilant pour bien maîtriser cette qualité et pour aussi maîtriser son « retour sur investissement ».
Les clés de la performance passent aujourd’hui par :
- Un outil SIRH à l’état de l’art offrant des processus collaboratifs, la dématérialisation et l’automatisation de tâches administratives et déclaratives
- Une organisation orientée « service clients » et favorisant la réactivité
- La maîtrise du domaine et une expertise forte en interne, capable de sécuriser le processus
Thomas Estadieu, Directeur Associé chez ConvictionsRH