Organisation apprenante : pourquoi et comment faire de votre entreprise une organisation apprenante ?
La rédaction de myRHline était présente au salon Learning Technologies, à Paris les 18 et 19 mai 2022.
Yannig Raffenel, Président du Cluster EdTech Grand Ouest, était le modérateur de la Masterclass : Organisation Apprenante regroupant plusieurs interventions différentes sur ce thème. Emilie Canet, directrice pôle conseil et formation chez Learn Assembly, Pierre Monclos DRH Unow, Nadège Thomas, chef de projet formation et digitalisation Groupe Etam, Fanny Leygnac, Head of HR de Metron, Jonathan Carmignac Head of L&D chez Metron, et Marie Guilermin, Customer Success Partner, 360Learning, sont notamment intervenus durant la masterclass.
Nous avons également assisté à la conférence animée par Katia Rivière et Anne Barré Experience Designer du laboratoire GSK vaccins et Anne-Sophie Pouvreau et Clotilde Roussot- Morel De Newton Agence : Devenir une organisation apprenante : Partage d’expériences du laboratoire GSK Vaccin.
Grâce à ces différents retours d’expériences d’entreprises témoins, faisons le point sur la définition d’une organisation apprenante et les démarches à adopter pour y parvenir.
Comment faire de l’entreprise une organisation apprenante ?
Dans un contexte d’obsolescence toujours plus rapide des compétences, la formation tout au long de la vie des collaborateurs est un enjeu stratégique qui répond à l’enjeu d’upskilling et reskilling dans les organisations. Devenir une organisation apprenante est également un levier d’engagement collaborateur et de compétitivité qui participe à la rétention des talents. Retrouvez les résultats de l’enquête NOOUS et myRHline, menée sur la maturité des organisations apprenantes en France, lors du webinar du mardi 14 juin 2022.
Passer de l’entreprise qui forme à une organisation apprenante
L’entreprise qui forme privilégie une logique de transmission de compétences via des actions de formation ponctuelles et l’utilisation d’un LMS, qui est davantage un outil de traçabilité et de diffusion de contenu qu’un outil d’analyse comportementales des apprenants. Elle s’appuie sur des KPI de complétion et d’ancrage et fait appel à des formateurs et des ingénieurs pédagogique. Donc, l’approche d’apprentissage est formelle.
Tandis que l’organisation apprenante, elle, favorise l’apprentissage en situation de travail et de mise en pratique grâce à des outils collaboratifs et à un suivi de la transformations comportementales des apprenants. Des coachs pédagogiques, mentors, facilitateurs et des managers peuvent être mobilisés tout au long du parcours d’apprentissage. De plus, les indicateurs de réussite comprennent les succès, le suivi du parcours d’apprentissage et l’intégration notamment des nouveaux comportements des utilisateurs. Donc, l’approche d’apprentissage est continue, à la fois formelle et informelle, car le prisme est orienté vers l’apprenant, son environnement et ses besoins, pour parvenir à un apprentissage connectiviste.
Vers un modèle d’agilité d’apprentissage
Pour devenir une organisation apprenante, l’organisation doit accompagner l’apprenant, le responsabiliser et ne pas simplement mettre à sa disposition une bibliothèque de modules d’apprentissage digitaux. En effet, le modèle d’apprentissage doit évoluer vers une véritable agilité d’apprentissage. Pour cela, une organisation apprenante en devenir doit se concentrer sur 4 dimensions.
- Vision de l’apprentissage : donner du sens, par exemple en expliquant les impacts de la transformation digitale sur le métier, susciter l’envie d’apprendre aux talents et ainsi s’orienter vers le choix d’une organisation apprenante
- Opportunités d’apprentissage : au quotidien au travail, choisir sur quel sujet je travaille et j’apprends à développer mes compétences, définir et organisé un temps de travail consacré à l’acquisition des compétences
- Processus et outils d’apprentissage : temps imparti à donner aux apprenants, outils de veille à développer
- Culture d’apprentissage : favoriser une culture d’apprentissage au sein des organisations, où les collaborateurs testent et apprennent collectivement, bénéficient du droit à l’erreur …
Devenir une organisation apprenante
La responsabilité de la transformation en organisation apprenante est donc partagée entre l’apprenant qui doit se responsabiliser, le manager qui doit créer les conditions de travail propices au développement de temps dédiés à l’apprentissage, et une organisation qui doit favoriser une culture d’apprentissage reposant sur des valeurs précises (mise en pratique, tutorat, retour d’expérience…) De plus, l’apprentissage entre pairs est un levier efficace dans le développement des compétences des collaborateurs.
TOP des actions pour devenir organisation apprenante
- Pousser et organiser les pratiques de veille pour donner du sens à l’apprentissage
- Adopter une culture de prototypage et le raisonnement en perte rentable
- Favoriser le mentorat / tutorat
- Transmission intergénérationnelle : pour éviter de perdre des compétences
- Être un incubateur
- Curiosité favorisée comme compétence : état d’esprit lifelong learning des talents à développer grâce à la culture apprenante mise en place
Organisation apprenante : comment mesurer l’impact de ses formations ?
Une des problématiques que rencontrent les organisations apprenantes concerne l’efficacité des formations digitales. Comment s’assurer de leur efficacité ?
En France, historiquement la mise en place de cas de mise en pratique est très faible au sein des parcours de formation.
Le plus souvent, les apprenants doivent acquérir des savoirs grâce aux contenus à leur disposition (vidéos, modules…). Néanmoins, ils ne disposent pas suffisamment de cas pratiques pour développer leurs compétences, selon Pierre Monclos, DRH Unow.
Il est nécessaire que les apprenants disposent d’une majorité de cas de mise en pratique pour optimiser l’apprentissage. Car selon l’entreprise Unow, pour mesurer efficacement l’impact du parcours d’apprentissage, les organisations doivent regarder au-delà de la seule satisfaction des apprenants.
Comment rendre la formation plus efficace ?
3 formes de mises en pratique pour améliorer l’efficacité de l’apprentissage :
- S’entraîner à son rythme : Découvrir et développer ses compétences en pratiquant à son rythme. En effet, dans le cadre d’une formation digitale sur la prise de parole par exemple, le collaborateur peut organiser son temps, s’entraîner et se filmer autant de fois qu’il le souhaite avant d’exposer ses progrès aux formateurs et aux autres apprenants. Il reste donc dans un premier temps dans sa zone de confort puis petit à petit, il va poster sa vidéo et recevoir des feedbacks constructifs l’aidant à s’améliorer
- Test and learn : Par exemple, dans notre cas de formation à la prise de parole, le talent doit à la fin respecter une échéance et réaliser l’exercice sur un temps donné pour s’entraîner dans les conditions du réel avec une véritable mise en pratique, dont l’objectif est d’acquérir la compétence en question.
- Mise en pratique en situation de travail : progresser tout en étant à son poste de travail, tester directement ce que l’on vient d’apprendre, prendre part à des challenges en situation de travail. Par exemple, les collaborateurs choisissent dans une liste le challenge à relever et le mettent en pratique dans leur quotidien professionnel.
D’où l’importance de développer une culture d’apprentissage au sein d’une organisation apprenante qui reconnaît le droit à l’erreur et encourage la prise d’initiative.
Organisation apprenante : comment mesurer son impact ?
Afin de mesurer l’impact d’une organisation apprenante, il faut aller au-delà de la satisfaction des participants pour accéder au transfert de compétences en situation de travail, et ainsi évaluer les bénéfices pour l’organisation. Pour cela, Unow a mis en place 5 actions :
Tout d’abord il faut rendre l’auto-évaluation native et obligatoire : organisation d’une auto-évaluation avant la formation, puis 1 mois après (par exemple), par le biais de questions simples et rapides. L’auto-évaluation est indispensable pour se positionner dans le parcours d’apprentissage. Cet outil sert de repère pour savoir d’où on démarre et où on souhaite aller. L’approche positive de l’auto-positionnement répond également à l’enjeu d’engagement des collaborateurs qui prennent conscience de leurs objectifs et de leurs progrès.
Par la suite, il convient d’évaluer les comportements concrets, puis de dresser un bilan avant et à la fin du parcours pour en mesurer l’impact voire faire varier les parcours selon les forces et faiblesses de chaque individu.
La quatrième action nécessite la mise en place d’un plan d’action afin de préconiser aux organisations des projets de formation ou de sensibilisation selon les résultats obtenus.
L’ultime action est de réaliser un ROI ou ROE pour pouvoir améliorer certains points par la suite si besoin.
Une formation efficace doit donc répondre à 3 critères :
- Développer les compétences des talents
- Utiliser les nouvelles compétences en situation de travail et lors de mises en pratique dans au sein des organisations
- Mesurer les impacts au sein d’une organisation
La formation chez Etam
Le groupe Etam est familier de la formation digitale puisqu’en 2013, il avait déjà acquis une plateforme LMS pour partager des contenus en e-learning et apporter une solution alternative au présentiel. En effet, faire venir sur place la population de collaborateurs travaillant dans les magasins relevait d’une organisation compliquée.
Le groupe développe donc depuis plusieurs années une forte culture de formation digitale. Il y trouve plusieurs bénéfices dont notamment la possibilité de s’adapter à l’environnement professionnel et au cadre de travail des talents notamment en étalant dans le temps via de courtes sessions le parcours. Ainsi, l’organisation est simplifiée et les collaborateurs peuvent accéder et suivre facilement leurs parcours d’apprentissage
Organisation apprenante : comment booster la performance des équipes ?
Organisation apprenante, contexte du projet Metron
Deux types de métiers coexistent chez Metron, les experts spécialisés dans le monde digital et les experts spécialisés dans l’énergie et les processus industriels.
Former ces différents types de populations permet de leur apporter des connaissances dans leurs domaines respectifs, ainsi que d’autres compétences liées à la solution Metron (par exemple, la vente) et d’autres concernant l’acquisition de soft skills, pour construire une culture commune et devenir une organisation apprenante à part entière.
Organisation apprenante : quels sont les objectifs ?
Les objectifs de l’organisation apprenante sont tout d’abord, de procéder à une digitalisation en deux temps pour passer d’une université d’entreprise, à la professionnalisation de la formation. Le second objectif est de renforcer et améliorer l’onboarding des talents, en leur permettant de s’imprégner de la culture d’entreprise, notamment pour les collaborateurs ayant intégré les équipes dans un contexte de crise sanitaire. L’organisation apprenante vise également à former continuellement les équipes (upskilling et reskilling), afin d’améliorer la performance ou par exemple, la qualité du service délivrée aux clients. De plus, instaurer une culture d’apprentissage permet de se transformer en organisation apprenante, dans un contexte d’hypercroissance et de développement à l’international. Enfin, l’organisation apprenante a pour but de favoriser l’engagement car la formation est un levier d’engagement.
Mise en place concrète du projet
L’organisation a gagné progressivement en autonomie grâce à l’accompagnement de 360Learning. La mise en place du projet a été découpée en deux phases : la phase d’implémentation, et la phase de projet.
La phase d’implémentation de la solution consistait dans un premier temps à découvrir comment utiliser la plateforme et atteindre ses objectifs. Puis, le projet a été cadré et un rétroplanning a été mis au point afin de garantir une montée en compétences efficace. Enfin, Metron a participé à des ateliers et reçu des ressources dédiées concernant la façon de structurer la plateforme, de gérer ses utilisateurs, créer des contenus engageants, communiquer et animer efficacement des modules… La stratégie à long terme avait pour objectif de s’assurer que les objectifs de formation soient au service du business. Enfin, la phase de projet se caractérise par une amélioration continue et un travail effectué sur l’impact du parcours pédagogique.
Devenir organisation apprenante : l’impact de la formation chez Metron
Grâce à cette formation, Metron a observé une progression sur différents leviers clés. Tout d’abord, concernant la formalisation et l’agrégation des contenus, ceux existants ont été adaptés et de nouveaux contenus engageants ont été conçus. La multitude de contenus créés à permis une décentralisation, en responsabilisant les référents métiers, installant des outils de scalabilité pour les collaborateurs, les partenaires et les prospects. Enfin, un référentiel de compétences a pu être mis en place, et le collaborateur a été rendu acteur de son développement personnel (accès au catalogue EDFLEX à n’importe quel moment) ce qui a impacté positivement la culture d’entreprise .
Chiffres clés Metron X 360 Learning
- 80% taux de satisfaction (social learning, feedbacks à la façon d’un réseau social, indicateurs remontés aux créateurs de contenus)
- +200 contenus créés
- 20% des employés créent du contenu pour répondre aux objectifs, et dépasser le modèle top down : coeur d’une organisation apprenante. La valorisation de la création de contenu fait partie des éléments de reconnaissance et d’engagement des salariés
- X6 fréquence de mise à jour des contenus
Challenges business et L&D actuels et à venir
Les challenges à venir concernent les enjeux business de l’entreprise, notamment l’internationalisation et le time-to-productivity. L‘engagement des talents sur le long terme fait également partie des challenges à relever pour Métron, et pour cela l’entreprise souhaite ancrer sa culture d’apprentissage dans le temps. Enfin, maintenir son ADN en jouant un rôle d’activiste de la transition énergétique et garantir un impact longue durée sont des challenges que devra relever l’organisation.
Devenir une organisation apprenante – Partage d’expériences du laboratoire GSK Vaccin
Le laboratoire GSK Vaccin a fait appel à Newton Agence suite à une enquête réalisée sur 17 000 collaborateurs sur la perception de ma formation en entreprise, pour devenir à long terme une organisation apprenante.
Les 5 piliers pour devenir une organisation apprenante selon le laboratoire GSK Vaccins
Selon le laboratoire GSK Vaccins voici les 5 piliers pour devenir une organisation apprenante :
- Libérer du temps pour que chacun puisse se développer, autant professionnellement que personnellement.
- Soutenir les dirigeants à construire un environnement propice à l’apprentissage au sein de leurs équipes.
- Baser l’apprentissage sur les compétences.
- Simplifier la culture de l’apprentissage et encourager les employés à prendre en main leur montée en compétences.
- Tirer parti et mettre en œuvre de nouvelles solutions de digital learning.
Un apprentissage guidé par les compétences : une démarche en 4 étapes
Devenir une organisation apprenante nécessite de guider l’apprentissage par les compétences à développer. Le laboratoire GSK Vaccins a notamment déceler 4 étapes clés pour mener à bien cette démarche :
Tout d’abord, l’identification des compétences et du support documentaire existant. À la suite de cette étape, le laboratoire GSK Vaccins a défini 11 compétences à travailler.
Par la suite la structuration du support documentaire en matériels d’apprentissage. Lors de cette étape le laboratoire a fait appel à Newton Agence afin de structurer la formation. Les 3 900 pages de documentation ont été condensées en 144 matériels d’apprentissage.
La troisième étape est la conception de parcours de formation. Le laboratoire a notamment choisi d’accès la formation en module de micro-learning d’une durée de 10 minutes par ressource.
Pour finir la dernière étape est la création de ressources micro-learning. Les ressources ont été créées en anglais puis traduites dans plus de 4 langues.
Devenir une organisation apprenante c’est également rassembler différents formats de modules afin d’avoir une approche pull et push comme par exemple : des ateliers interactifs (en distanciel et présentiel), des quiz game (accessibles via QR code) des ressources inspirantes disponibles sur un intranet, un journal de bord pour permettre à l’apprenant de prendre des notes à titre personnel ou avec son équipe.
Les facteurs de réussite du projet
Le projet a été une grande réussite notamment grâce à différents facteurs à différents moments du projet. Tout d’abord au démarrage du projet grâce à l’implication des différents acteurs, au mapping des compétences des différents profils ainsi qu’à la collecte et l’analyse de la base documentaire.
2 facteurs lors de l’implémentation du projet ont notamment permis au laboratoire GSK Vaccins de devenir une organisation apprenante :
- Les matériels d’apprentissages utilisés : la bonne structuration et simplification des contenus ainsi que la cohérence des contenus traités d’une compétence à l’autre (pas de redondance)
- Le découpage en ressources microlearning : avec une offre de formation sur mesure, adaptée à chaque profil et une maintenance facilitée
La relation de confiance entre le laboratoire et Newton Agence a permis une mise en place rapide et efficace du projet de digital learning.
Laurène Boussé et Margaux Fusilier