Formation interne ou comment préserver des savoir-faire spécifiques internes à l’entreprise : assurer le transfert des compétences en interne, construire une démarche d’apprentissage tout au long de la carrière, optimiser les coûts de l’évolution professionnelle des salariés.
Aujourd’hui, bon nombre de raisons peuvent conduire une organisation à privilégier la formation interne plutôt que de faire appel au service d’un organisme spécialisé. Mais la mise en place d’une telle stratégie répond-elle vraiment à l’obligation de formation de l’employeur ? Quels sont les moyens disponibles pour préparer et financer ce type de dispositif ? Et quelles sont les étapes pour construire ce type de formation, ses modalités ? Quels sont les avantages de sa réalisation en entreprise, du côté salarié comme du côté entreprise ?
Voyons ce qu’il en est dans le cadre de cet article.
La formation interne en entreprise : ce qu’il faut savoir
Qu’est-ce que la formation interne ?
La formation interne est un parcours pédagogique à visée professionnelle organisé par et au sein d’une entreprise en vue de former tous les collaborateurs ou une partie d’entre eux. Il s’agit donc d’une action de formation concourant au développement des compétences — telle que définie par la loi (article L6313-1) — déployée par l’employeur.
En effet, les organisations bénéficient d’une certaine liberté pour former le personnel en interne. Car aucune disposition légale n’impose le recours à un prestataire pour mener des actions de formation interne auprès de son groupe de travail, de ses collaborateurs.
En ce sens, toute organisation peut alors assurer la formation interne de ses salariés, à condition de disposer des ressources nécessaires. Elle garde ainsi la main sur l’ensemble du processus de formation : de la définition des objectifs professionnels à la conception de l’acte pédagogique, jusqu’à sa réalisation et son évaluation.
Un point de vigilance toutefois. Les actions de formation ne sont pas considérées comme internes lorsque les salariés qui en bénéficient appartiennent à une autre structure juridique que celle de l’organisation « formatrice ».
Ainsi, la mise en place des dispositifs de formation au sein d’un même groupe est conditionnée à certaines obligations d’un point de vue légal :
- le salarié formateur intervient auprès d’une seule autre entité, il convient alors d’établir une convention de mise à disposition pour formaliser ce prêt de main-d’œuvre ;
- le salarié formateur intervient auprès de plusieurs entités, l’entreprise endosse alors le rôle d’un organisme de formation professionnelle classique et doit s’enregistrer en tant que tel pour dispenser la prestation.
Quel outil pour préparer la formation interne ?
Le plan de développement des compétences est le principal outil RH à mobiliser pour gérer et administrer l’assimilation continue des équipes.
Grâce à la vision globale qu’il apporte sur la compétence, l’entreprise peut sélectionner les actions de formation interne à mettre en place via ses propres ressources. Il constitue ainsi un point d’appui essentiel pour construire un projet de formation en interne.
Quel accompagnement des opérateurs de compétences (OPCO) ?
Les OPCO sont désormais les interlocuteurs de référence pour accompagner la mise en œuvre de la formation au sein des entreprises. À ce titre, leur rôle consiste, entre autres, à aider les TPE/PME à :
- définir leurs besoins en matière de montée en compétence ;
- structurer la démarche de formation interne en conformité avec la réglementation.
Par ailleurs, ces derniers peuvent également financer les formations internes déployées dans le cadre du plan de développement des compétences.
Pour cela, l’entreprise doit se rapprocher de son opérateur de compétence et constituer une demande de financement, tout comme elle le ferait pour une formation externe.
Le 1er avril 2019, onze opérateurs de compétences (OPCO), chargés d’accompagner la formation professionnelle, ont été agréés. Ils ont remplacé les anciens organismes paritaires collecteurs agréées (OPCA). Ces opérateurs (…) ont pour missions de financer l’apprentissage, d’aider les branches à construire les certifications professionnelles et d’accompagner les PME pour définir leurs besoins en formation.
Quels sont les avantages d’une formation interne dans votre entreprise ?
Les avantages pour les entreprises
Pour l’entreprise, les avantages sont de plusieurs ordres.
En premier lieu, la formation interne permet de diffuser un savoir-faire de manière directe à ses équipes sans avoir à passer par un organisme externe. Ainsi, les entreprises qui optent pour ce système gardent la main sur le processus, de la définition des objectifs à poursuivre à la création des supports pédagogiques en passant par le déploiement et l’évaluation.
En outre, une formation à l’externe pourrait bien être plus coûteuse. Or, l’organisation garde ici le contrôle de la dimension financière. Elle contrôle complètement le budget.
Rappelons que pour les entreprises, opter pour la formation interne présente ses avantages en ce qu’elle permet de répondre à des enjeux d’évolution et de pérennisation de l’activité stratégiques. Sans parler du fait que l’évolution des compétences en interne favorise l’apprentissage social et la communication continue – voire la motivation au travail liée au fait d’apprendre ensemble – et la mise en oeuvre d’une nouvelle culture d’entreprise basée sur cette dynamique. Et si ce dispositif pouvait en ce sens renforcer le bien-être des salariés au sein de leur travail ?
Les avantages pour les collaborateurs
La formation en interne peut aussi être avantageuse pour les salariés. En effet, elle peut venir répondre à des besoins préalablement exprimés auprès de l’employeur (dans le cadre d’un entretien annuel par exemple). Ces besoins peuvent être précisément liés à l’évolution des aptitudes professionnelles – qu’il s’agisse de soft skills ou de hard skills. Mais il peut aussi s’agir de garantir l’employabilité des collaborateurs.
Ainsi, ces formations permettent aux employés de s’adapter continuellement aux évolutions liées à leur métier par exemple, et potentiellement d’avoir de nouvelles responsabilités. L’occasion pour eux de négocier à l’avenir une augmentation de salaire liée à l’évolution probable de leur poste et de leurs aptitudes.
Notons enfin que la formation organisée en interne peut être avantageuse en termes d’onboarding d’un nouvel arrivant, bien accompagné et encadré dans son parcours d’assimilation et d’acculturation à l’entreprise et ses enjeux.
Construire une formation interne : une réponse face à l’enjeu de performance ?
Ainsi, monter une formation en interne peut sembler complexe au premier abord. Après tout, former est un métier à part entière. Néanmoins, s’approprier la formation professionnelle des équipes en interne comporte aussi plusieurs avantages comme on a pu le voir ci-dessus. Et ce, pas uniquement d’un point de vue financier.
Car il s’agit non seulement d’offrir une réponse adaptée (voire personnalisée) aux besoins d’évolution d’une équipe ou d’un salarié, mais aussi de reconnaître et valoriser les experts métiers présents dans l’entreprise. De diffuser les valeurs et la culture de l’employeur… Bien exploitée, cette démarche s’illustre donc comme un puissant vecteur d’engagement et de performance.
Ceci étant dit, comment organiser, construire une formation interne au sein de son organisation ?
Comment organiser une formation interne ?
Définir le contexte de l’action de formation
Concevoir une formation interne commence par déterminer concrètement les contours du projet. C’est-à-dire :
- Pourquoi forme-t-on ? Quel est l’objectif à l’échelle de l’entreprise ?
- Quels sont les savoir-faire et les connaissances que les collaborateurs doivent acquérir ?
- Qui forme-t-on ? Quels sont les salariés, services, équipes concernés ?
- Comment les forme-t-on ? Avec quels moyens ? À quel rythme ? Etc.
Cette démarche interne permet ainsi de contextualiser le projet afin d’en établir le cahier des charges. Par ailleurs, un autre sujet — et pas des moindres — vient compléter cette étape préparatoire : le choix du ou des formateurs internes.
Il s’agit d’identifier, parmi les ressources humaines, les salariés qui disposent des compétences et du savoir-faire que vous cherchez à diffuser. En clair : qui à la capacité de devenir formateur interne en entreprise pour développer les compétences des autres collaborateurs ?
Construire l’ingénierie du programme de formation interne
Une fois le cahier des charges prêt, la seconde étape consiste à construire le programme de formation interne. Celui-ci sert à en établir les caractéristiques comme :
- les objectifs de l’action pédagogique, c’est-à-dire les compétences et/ou savoirs dont les apprenants disposeront à l’issue du parcours ;
- le déroulé pédagogique, soit le contenu théorique et/ou pratique abordé lors des séquences de formation interne ;
- les modalités et outils pédagogiques, à savoir les méthodes et moyens utilisés pour former les employés.
C’est également lors de cette phase d’ingénierie que vous devez définir tous les aspects organisationnels du projet. Cela inclut notamment la manière dont sera dispensée la formation (présentiel, blended learning, afest…), ainsi que les moyens de superviser et d’évaluer le dispositif.
Après l’élaboration du cahier des charges et du plan de formation, vous disposez en théorie de tous les éléments utiles pour établir les frais et coûts inhérents à la formation en interne.
Former les ressources humaines en interne
Nous venons d’aborder tous les aspects préalables à la conception d’une formation en interne. Sa mise en oeuvre s’organise ensuite en trois temps :
- la convocation des collaborateurs avec en annexe le programme d’apprentissage ;
- la conduite de l’action pédagogique ;
- le suivi de la progression des stagiaires vers les objectifs.
L’évaluation du dispositif vient en dernier lieu. Celle-ci se fait à deux niveaux : l’analyse des acquis professionnels des apprenants par le ou les formateurs d’une part, et, à l’inverse, l’appréciation de la formation elle-même par les bénéficiaires d’autre part.
Jessica Biot et Angèle Linares
