Article sponsorisé

L’innovation digitale au service des RH

par La rédaction
.

La crise de la covid-19 a considérablement accéléré le développement des usages digitaux, y compris au sein des entreprises, et les nouveaux outils digitaux sont désormais incontournables pour toute stratégie de transformation numérique d’entreprise. Cas emblématique de cette transformation, le domaine des Ressources humaines, qui est particulièrement concerné et avancé dans les processus de dématérialisation.

 

Avec l’innovation digitale, il s’agit d’aider les équipes RH à mieux gérer leur travail au quotidien, pour leur permettre de se concentrer sur leurs missions principales, tout en facilitant la vie de leurs collaborateurs !

 

 

Innovation technologique et nouveaux usages

 

L’année 2021 est marquée par de profondes évolutions. De la généralisation du télétravail (pour lutter contre la propagation du coronavirus) à l’arrivée sur le marché d’une génération Z hyperconnectée (bien plus que la génération Y), les usages évoluent au quotidien. Les innovations digitales se multiplient afin d’accompagner ces nouveaux usages.

 

Au sein de l’entreprise, ces innovations digitales s’intègrent dans tous les processus et activités de l’organisation. Par nature, elles touchent automatiquement les collaborateurs, qui sont conscients de cette tendance et de plus en plus au fait de de ces nouveaux outils digitaux dans leur quotidien professionnel. Le SIRH n’est plus une nouveauté en entreprise, tout comme les chatbots collaborateurs, les outils en ligne de prise de congé ou de notes de frais, accessibles via des sites ou intranet web, mais aussi via des applications mobiles (comme l’application web et mobile Digiposte).

 

Selon l’Observatoire de la dématérialisation RH (étude Althéa réalisée en 2018), les salariés sont nombreux à avoir entendu parler du coffre-fort numérique pour les bulletins de paie (58 %), de la signature électronique des contrats de travail (58 %), ou encore de la transmission de documents par voie dématérialisée (58 % là aussi).

 

Les salariés en France estiment que la transformation digitale est un mouvement inéluctable. A titre d’exemple, ils sont 86 % (toujours selon l’étude Althéa) à penser que la dématérialisation des processus RH va continuer à se développer dans les années à venir.

 

 

 

En quoi l’innovation digitale est-elle au service des entreprises ?

 

Au-delà des bénéfices en termes de productivité, les solutions digitales sont aussi un levier de satisfaction pour les salariés, car elles rendent les démarches plus simples, Selon l’étude Althéa, 87 % des utilisateurs sont satisfaits du coffre-fort numérique, 94 % sont satisfaits de la signature électronique et 90 % sont satisfaits de la transmission de documents par voie dématérialisée. Ce sont des résultats très encourageants pour les entreprises qui n’ont pas encore déployé ces outils. Le niveau de satisfaction des salariés qui bénéficient de Digiposte atteint même 92%.

Un atout de poids du côté des RH

 

L’innovation digitale améliore considérablement le quotidien du service RH. La force d’un outil digital est de pouvoir automatiser les tâches administratives répétitives pour lesquelles le RH n’apporte pas de véritable valeur ajoutée.

 

Prenons un exemple emblématique : le bulletin de paie. Lors de la remise sous format papier, le responsable RH doit alors l’éditer, l’imprimer, le mettre sous pli et le remettre individuellement à ses salariés (par envoi postal ou en main propre). Une fois la fiche de paie dématérialisée, il lui suffit de l’envoyer en quelques clics sur un espace numérique sécurisé et personnel à chaque salarié (le coffre-fort numérique individuel est d’ailleurs le réceptacle sécurisé idéal pour la distribution des bulletins de paie format électronique).

 

Voici un résumé des avantages de l’innovation digitale pour la RH :

  • un gain de productivité et d’efficience : les outils digitaux et l’automatisation des tâches qu’ils permettent suppriment le temps perdu à cause de micro-traitements administratifs (dans le cas de la dématérialisation du bulletin de paie, il n’est plus nécessaire d’éditer des duplicatas par exemple) et accélèrent les échanges avec l’ensemble des collaborateurs ;
  • une certitude de délivrer les documents en temps et en heure grâce à un suivi au fil de l’eau : les outils numériques sont généralement accompagnés d’une plateforme de suivi en ligne, ce qui permet aux RH d’avoir une vision à l’instant T des échanges avec leurs collaborateurs (dans le cas d’une remise de bulletin de paie numérique, il est alors possible de voir le nombre de bulletins de paie délivrés, l’heure de remise..) ;
  • un temps précieux disponible pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée: la gestion administrative étant automatisée, les RHs peuvent alors consacrer plus de temps au recrutement, à la gestion des talents, au suivi social des collaborateurs…
  • une conformité légale facilitée : les systèmes d’information RH tiennent compte des évolutions législatives et réglementaires (par exemple le respect de la loi travail pour les bulletins de paie dématérialisés avec notamment la traçabilité et l’authenticité des documents numériques) ;
  • un argument en faveur de la marque employeur : la transition numérique permet évidemment d’éviter le gaspillage lié à l’impression (utilisation des consommables : feuilles, cartouches d’encre, imprimantes, etc.) et d’adopter une politique RH plus écologique, elle donne aussi une image digitale et innovante à l’employeur, attractive auprès des nouvelles générations de collaborateurs ;
  • une occasion d’agir en faveur de l’acculturation digitale des salariés : il s’agit là d’un enjeu de société essentiel qui participe à la satisfaction collaborateur (si vous êtes intéressés par ce sujet, retrouvez plus d’informations sur le sujet dans cet article).

 

 

Et du côté des collaborateurs ?

 

Les collaborateurs ont eux aussi tout à gagner avec les innovations digitales dans leur quotidien. Après tout, les outils digitaux sont conçus pour simplifier la vie, améliorer la productivité et optimiser les liens entre les collaborateurs.

 

L’innovation digitale amène son lot de bénéfices pour les salariés, que l’on peut résumer ci-dessous :

  • l’optimisation de l’expérience collaborateur : pratiques et accessibles en permanence, y compris en dehors de l’entreprise, les outils digitaux améliorent le lien entre le salarié et son employeur (certains outils sont aussi accessibles par smartphone, c’est un choix de Digiposte, l’application mobile est d’ailleurs native pour faciliter la navigation et l’expérience collaborateur). Autre point important, les solutions doivent aussi pouvoir être inclusives pour que tout collaborateur puisse les utiliser avec la même aisance (les fonctionnalités du coffre-fort numérique Digiposte sont adaptées aux personnes en situation de handicap, avec un taux d’accessibilité numérique de 85%),  ;
  • la simplification de la vie administrative : en quelques clics, le salarié a la possibilité d’effectuer une tâche rapidement (faire une demande d’attestation, poser des congés, accéder à une plateforme de formation en ligne…), ou, dans le cas de la dématérialisation, de consulter et de produire n’importe quel document administratif pour les réutiliser dans ses démarches (pour effectuer un prêt bancaire, par exemple) ;
  • l’assurance d’avoir des documents intacts et traçables (dans le cas de la dématérialisation de documents) : contrairement au format papier, le digital évite la perte, la détérioration et le vol de fichiers ;
  • la sécurité optimale des données personnelles : de nombreuses solutions digitales proposent des mesures de chiffrement et d’authentification renforcées pour protéger les données sensibles (c’est le cas du coffre-fort numérique notamment). La sécurité est un argument important pour les collaborateurs et il est aussi évident qu’il est important de vérifier d’autres facteurs : hébergement en France, pérennité du prestataire et de l’accès à la solution qui en dépend ;
  • l’occasion d’adopter de nouveaux modes de travail dans l’ère du temps : l’acculturation digitale est non seulement une réalité, mais aussi un facteur facilitant l’embauche aujourd’hui.

 

 

Digiposte a bien compris les enjeux d’acculturation et de satisfaction collaborateur propres à l’innovation digitale. C’est pourquoi nous proposons un coffre-fort numérique sécurisé et personnalisé, accessible en permanence (même depuis une application mobile), afin de faciliter la vie administrative

Articles RH relatifs

Laisser un commentaire