Un salarié nouvellement embauché a-t-il le droit de prendre ses congés par anticipation ? Le motif de l’anticipation ne peut, en aucun cas, constituer un motif de refus.
Quelles sont les modalités à respecter ? Quels sont les motifs de refus légaux aux congés par anticipation ?
Congés par anticipation, qu’est-ce que c’est ?
Congés payés : comment ça marche ?
Tous les salariés, à temps plein ou partiel, acquièrent 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif chez le même employeur. Ce qui équivaut à 30 jours ouvrables, ou cinq semaines de congés payés pour une année complète de travail. Pendant son absence, le salarié perçoit une indemnité de congés payés, égale au salaire qu’il aurait perçu s’il avait continué à travailler.
Avant l’année 2017, le collaborateur nouvellement recruté devait attendre la fin de la période d’acquisition des congés (généralement fixée à la date du 31 mai), pour avoir l’occasion de prendre des congés payés. À ce moment-là, l’anticipation correspondait à une facilité accordée – ou non – par l’employeur. La première année de travail ne donnait donc pas systématiquement droit à des semaines de congés payés. En théorie, une personne arrivée en juin ne pouvait donc pas poser de congés payés jusqu’au mois de mai de l’année suivante. Ce qui pouvait, entre autres, impacter la QVCT et nuire à la motivation au travail des collaborateurs.
Définition : congés payés par anticipation
Mais depuis le 1er janvier 2017, avec la loi Loi El Khomri (dite loi Travail), le système a changé. Prendre ses congés par anticipation est un droit en France, sous réserve d’obtenir l’accord de l’employeur.
En pratique, la loi n’empêche donc plus le collaborateur de bénéficier de congés payés dès son embauche. Mais, il faut tout de même qu’il obtienne l’accord de son employeur.
De plus, il doit avoir acquis un solde de congés suffisant (pendant son CDD par exemple), c’est pour cela qu’on parle de congés par anticipation.
Enfin, aucune distinction n’est faite entre les salariés en contrat à durée déterminée (CDD) et ceux en contrat à durée indéterminée (CDI).
Les jours de congés pris par anticipation sont ainsi déduits des jours acquis pendant la période de référence.
La prise de congés par anticipation est-elle possible seulement lors de la première année ? Non, cette solution peut également être mise en place après la première année. A la fin de son contrat de travail, le salarié bénéficie d’une indemnité compensatrice s’il n’a pas pris tous les congés auxquels il avait le droit.
Les modalités à respecter
Ce que la loi Travail a changé en matière d’anticipation des congés
Depuis la promulgation de la loi Travail, le collaborateur a le droit de bénéficier de congés payés dès son embauche, avec l’accord de son employeur. Cette possibilité est désormais prévue dans le Code du travail.
Demander des congés par anticipation représente donc un droit. Pour rappel, un congé anticipé correspond à un congé acquis par le salarié et posé avant la fin de la période d’acquisition fixée. Un salarié peut demander des congés par anticipation lorsqu’il le souhaite. La condition à respecter est qu’il ait acquis ces jours de repos. Si ce n’est pas le cas, il ne doit pas faire une demande de congés par anticipation, mais de congés sans solde.
La loi Travail (loi n° 2016-1088 du 8 août 2016) laisse le soin aux négociations collectives en vigueur dans chaque entreprise de définir les modalités dans lesquelles ce droit sera ouvert.
Ces négociations déterminent donc la période pendant laquelle les congés pourront être pris, tout comme l’ordre des départs et les modalités de report. Les partenaires sociaux peuvent donc intervenir au sujet des conditions d’exercice de ce droit.
Par ailleurs, depuis la loi El Khomri, l’employeur n’a plus à consulter les salariés s’il décide de la fermeture de l’entreprise pendant la période estivale. Évidemment, il est nécessaire de les en informer suffisamment à l’avance.
Pour informations, selon Me Aurélie Roche, Avocate au sein du Cabinet BRL Avocats de Paris, pour Horoquartz : “L’employeur doit faire en sorte que les salariés puissent bénéficier de leur congé annuel, faute de quoi il engage sa responsabilité civile et encourt des sanctions pénales.”
Quelles sont les obligations de l’employeur ?
Quels sont les droits et les règles que l’employeur doit respecter ? Ce dernier doit informer les équipes de la période de prise de congés 2 mois avant l’ouverture de cette période. Il ne peut pas refuser la demande de congés anticipés en raison du caractère lié à l’anticipation. Toutefois, il peut émettre un refus en cas de période de forte activité, de circonstances exceptionnelles ou selon les dates et l’ordre des départs définis.
- Les dates et l’ordre des départs sont fixés par convention collective, accord collectif d’entreprise ou accord de branche. En l’absence de convention ou d’accord, ils sont fixés par l’employeur ou après avis du comité social et économique (CSE), s’il en existe un dans l’entreprise.
Formaliser la demande de congés par anticipation à l’écrit est préférable. Pourquoi ? Garder une trace, du côté du collaborateur ou de l’entreprise, peut toujours être utile en cas de désaccord ou de conflit afin de prouver à l’inspection du travail qu’il y a bien eu un accord.
L’impact des congés par anticipation peut être organisationnel si l’entreprise n’a pas anticipé toute cette gestion. L’entreprise doit donc veiller à effectuer un suivi personnel et régulier des congés de chaque employé.
Se tourner vers un logiciel de planification dédiée (gestion des congés, des absences, de la paie…) représente une solution pour organiser la prise des congés de chacun. En effet, grâce à la mise en place d’une plateforme digitale, les salariés gagnent en autonomie. Ils peuvent plus simplement s’organiser, qu’ils se trouvent en télétravail ou non, pour garantir la continuité de service. La validation des congés est décentralisée auprès des managers, ce qui fait gagner aux services des RH un temps précieux.
Les motifs de refus des congés par anticipation
L’employeur ne peut pas refuser une demande de congés par anticipation au motif de l’anticipation.
Cependant, celle-ci peut être refusée pour d’autres motifs, au même titre que des congés normaux. L’employeur doit toutefois respecter les dispositions conventionnelles qui s’appliquent.
En effet, le refus peut être justifié par une période de suractivité, des circonstances exceptionnelles, le respect de l’ordre des départs….
Le salarié est tenu de respecter l’ordre et les dates des départs fixés par l’employeur.
Le salarié ne peut pas poser plus de 24 jours ouvrables consécutifs (soit quatre semaines). C’est ce qu’on appelle le congé principal. L’employeur peut cependant accorder au salarié un congé plus long, pour les motifs suivants : contraintes géographiques particulières, ou présence au sein du foyer d’une personne handicapée ou d’une personne âgée en perte d’autonomie.
Quel impact sur l’entreprise ?
Les entreprises doivent prendre les devants pour organiser au mieux les périodes de vacances des salariés. Pourquoi ? Les risques ne sont pas négligeables.
En externe, des services défaillants, un ralentissement de la production ou encore des dossiers non traités affectent directement la qualité du service client. En interne, le risque de surcharge de travail à cause d’une répartition des tâches inefficace est important. D’où l’importance d’organiser les congés de chacun des membres de l’équipe en amont.
Quels sont les avantages de la prise de congés par anticipation ? Autoriser la prise de congés anticipés est bénéfique à l’entreprise sur plusieurs niveaux. Tout d’abord, des salariés satisfaits et reposés sont plus performants. La prise anticipée des congés payés permet aux équipes de récupérer, de faire une pause, ce qui est une bonne chose pour leur santé mentale et physique.
Par ailleurs, en améliorant la satisfaction globale et la QVCT, l’entreprise développe également sa marque employeur. Et à l’heure où 52 % des dirigeants estiment que les difficultés de recrutement mettent à mal l’activité de leur organisation, soigner son image de marque est devenu indispensable.
Pour aller plus loin, découvrez nos articles sur :
- L’indemnité compensatrice de congés payés
- L’impact de la loi Travail sur le fractionnement des congés payés
- La procédure de licenciement pour abandon de poste
- Congés estivaux : obligations et règles à connaître
