Bilan social : comment bien le rédiger ?

Les indicateurs du bilan social sont indispensables dans une entreprise. Ils sont essentiels pour analyser les conditions de travail de vos collaborateurs. Mais de quoi parle-t-on au juste ? Quels éléments doivent absolument figurer dans ce bilan ? Les éclairages de myRHline au cœur de cet article.

 

C’est quoi, le Bilan Social d’une entreprise ?

Définition

Comme l’entretien annuel, le bilan social annuel est un incontournable pour les entreprises. Il se présente sous forme d’un document comprenant l’ensemble des données sociales chiffrées de la société sur les 3 dernières années : ces données composent chaque indicateur du bilan.

Les objectifs du dispositif ? Apporter une vision précise et détaillée de la situation de l’entreprise sur l’aspect social, enregistrer les réalisations effectuées au sein de l’entreprise au cours des 2 dernières années et observer celles qui ont marqué l’organisation sur l’année écoulée.

Chaque année, les entreprises de plus de 300 salariés doivent établir leur bilan social avant de le transmettre au CSE.

Il existe une multitude d’éléments à renseigner. Ces derniers sont tous énumérés par le Code du travail (article R 2323-17).

 

Ce bilan est indispensable afin de pouvoir analyser les conditions sociales dans lesquelles évoluent les employés. Il s’agira ensuite de penser certains axes d’amélioration et de mettre en œuvre des actions pour répondre aux problématiques décelées.

La plupart des SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) intègrent des tableaux de bord RH avec les principaux éléments qui doivent être renseignés.

En fonction de la formule choisie (offre gratuite ou payante), vous avez la possibilité d’exporter ces données afin de regrouper tous ces éléments dans votre document. Le Bilan social ne doit pas être confondu avec le bilan social individuel.

 

Indicateurs bilan social : qui peut accéder au document ?

Tous les employés de l’entreprise peuvent accéder à chaque indicateur de ce bilan de façon gratuite, dès lors qu’une demande de leur part est formulée.

L’inspecteur du travail ainsi que le commissaire aux comptes sont naturellement amenés à consulter le document comprenant les données du bilan social pour s’assurer de la véracité de l’ensemble des informations renseignées. En revanche, c’est le CE qui a le dernier mot : après consultation rigoureuse, il attribuera à ce bilan son caractère définitif. Il devra ensuite donner son avis, sous 4 mois, après la date de fermeture annuelle de cet exercice.

En outre, les délégués sociaux doivent être informés de la mise en œuvre de ce projet.

Si vous avez une entreprise à actions, les actionnaires peuvent également consulter ce bilan via l’avis qui aura été rendu par le CE.

 

Quels sont les indicateurs du bilan social ?

Nous avons cité les grandes familles d’indicateurs, nous allons à présent les approfondir. Il est conseillé de conserver ces éléments d’une année à l’autre dans le bilan social afin de faciliter la comparaison.

Aucun indicateur ne saurait être négligé.

 

Les indicateurs relatifs à l’emploi

Ils sont d’abord liés à vos effectifs. Il ne s’agira pas seulement de calculer votre effectif à l’année mais d’indiquer l’effectif total de votre personnel au 31/12 (les travailleurs à temps plein, en CDI). Il s’agira notamment d’indiquer l’effectif des salariés en CDD, l’effectif moyen mensuel, etc.

Les effectifs relatifs aux employés externes à l’entreprise doivent également figurer dans le détail (salariés travaillant pour une société extérieure, stagiaires – si le stage est supérieur à une semaine, employés en intérim, etc.)

Les embauches doivent aussi être indiquées selon le nombre de recrutements effectué durant l’année en CDI, en CDD (même si le recrutement a été effectué sous contrat saisonnier) ainsi que le décompte des recrutements des personnes ayant moins de 25 ans, peu importe la nature, la durée du contrat.

Parmi les indicateurs essentiels du bilan social relatifs à l’emploi, on retrouve aussi ceux qui sont liés aux départs. Il s’agit de renseigner le total de chaque départ – peu importe la raison (qu’il s’agisse d’un départ lié à une démission, d’un licenciement économique, ou encore d’un départ lié à la rupture d’une période d’essai par exemple).

Les évolutions professionnelles relatives à une promotion ainsi que les initiatives liées à la mise en chômage temporaire des employés font également partie des éléments clés à renseigner.

Par ailleurs, il est indispensable d’indiquer le nombre de collaborateurs en situation de handicap recensés au 31/03 de l’année N avec une distinction relative aux collaborateurs handicapés suite à un accident du travail ayant eu lieu au sein de l’organisation.

Enfin, les données relatives à l’absentéisme au travail. Des éléments à ne surtout pas négliger : une absence – quel que soit ce type d’absence – peut être le symptôme d’un mal-être au sein de l’entreprise.

 

Les indicateurs liés aux rémunérations et charges accessoires

Ils concernent tout d’abord le montant des rémunérations. Le Code du travail donne la possibilité de choisir entre 2 indicateurs dans l’un des groupes proposés (cf. point 2.1,“Montant des rémunérations”).

Il s’agit notamment de renseigner la répartition du salaire au sein de l’entreprise via une cartographie des salaires de vos collaborateurs. Là encore, il y a plusieurs choix d’indicateurs (cf. point 2.2, “Hiérarchie des rémunérations”).

En outre, on s’intéressera au mode de calcul des rémunérations qui permettra de regrouper les travailleurs selon la nature de leur salaire. Il s’agira de présenter non seulement le “Pourcentage des salariés dont le salaire dépend, en tout ou partie, du rendement” et le “Pourcentage des ouvriers et employés payés au mois sur la base de l’horaire affiché”, indique le Code du travail.

Des indicateurs précieux, à l’heure où les collaborateurs sont toujours plus préoccupés par leur santé financière, facteur clé de la QVCT.

Les charges et accessoires concernent les avantages sociaux que votre entreprise propose.

La distinction des sommes versées se fera selon le niveau de garantie qui est accordé, mais aussi en fonction de la répartition simple des catégories socioprofessionnelles retenues pour les effectifs. Parmi les indicateurs devant figurer dans votre bilan social, on retrouve le délai de carence maladie, l’indemnisation de la maladie, des jours fériés, le préavis et indemnités de licenciement, la prime d’ancienneté, les primes de départ en retraite, les congés payés, de maternité, etc.

Il s’agira notamment de renseigner l’indicateur lié à la charge salariale globale ainsi que l’indicateur lié à la participation financière de vos employés.

 

Les indicateurs relatifs à la santé et la sécurité

Chaque indicateur du bilan social relatif à la santé et la sécurité en entreprise est lié aux enjeux QVCT de votre entreprise. Ainsi, il conviendra de renseigner les accidents de travail et de trajet s’il y en a (taux de fréquence des accidents, taux de gravité, nombre d’incapacités permanentes, etc.) Dans ce volet, une section relative à la répartition des accidents par éléments matériels est également indispensable (comme le “nombre d’accidents liés à l’existence de risques graves”).

Dans ce chapitre, il faudra notamment renseigner le nombre et la dénomination des maladies professionnelles ayant été déclarées à la Sécurité sociale durant l’année (voir volet 3.3 du Code du travail).

Il conviendra de ne pas faire l’impasse sur la mention des informations liées au comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (3.4), des dépenses liées à la sécurité (3.5) ainsi que des “autres conditions de travail” (4).

 

Les autres indicateurs du bilan social

Formation

La formation est un volet clé du bilan social et comprend certains indicateurs phares.

On le sait, la formation en entreprise favorise non seulement la montée en compétence des salariés mais aussi, de fait, leur engagement. Mais celle-ci a un coût. Aussi, il s’agira d’indiquer, dans le détail, les données liées au financement de la formation professionnelle continue dans votre établissement.

Il s’agira, entre autres, d’inscrire le pourcentage de la masse salariale lié à la formation continue ainsi que le montant consacré à cette dernière. Cela concerne bien sûr la formation interne, mais aussi celle qui est effectuée en application de conventions, etc. (Cf. point 5.1)

Au sujet des congés formation, il faudra indiquer le nombre d’employés ayant bénéficié d’un congé formation payé (même chose pour le congé non payé) ainsi que le nombre de travailleurs auxquels il a été refusé.

Dans votre bilan social, il conviendra également annoncer le nombre de contrats d’apprentissage ayant été conclus au cours de l’année.

 

Relations Professionnelles

En matière de relations professionnelles, il s’agira d’indiquer tout ce qui a trait aux relations entre l’entreprise et les représentants du personnel et délégués syndicaux. Entre autres, il s’agit de faire apparaître la composition des différentes instances qui représentent ce personnel et, s’il y a lieu, la répartition selon les appartenances syndicales des différents élus.

D’autre part, un sous-chapitre “Information et communication” exhorte les entreprises à renseigner le nombre d’heures dédiées aux diverses formes de réunion du personnel. Parmi les indicateurs à renseigner dans votre bilan social, en voici 3 indiqués par le Code du travail :

• Eléments caractéristiques du système d’accueil ;
• Eléments caractéristiques du système d’information ascendante ou descendante et niveau d’application ;
• Eléments caractéristiques du système d’entretiens individuels.

Dans le cadre de ce bilan, vous serez aussi tenu d’évoquer les “différends concernant l’application du droit du travail”. Il s’agit du nombre de recours à des méthodes de solutions non juridictionnelles engagées au cours de l’année, d’instances judiciaires engagées au cours de l’année, des cas où “l’entreprise est en cause”, ainsi que du nombre de “mises en demeure et nombre de procès-verbaux de l’inspecteur du travail pendant l’année considérée.”

 

Autres conditions de vie

Le Code du travail ajoute un volet consacré aux “autres conditions de vie” portant dans un premier temps sur vos activités sociales au sein de l’entreprise. Ce volet n’est pas négligeable dans le cadre du renseignement des indicateurs de votre bilan social.

Ainsi, il s’agit de renseigner les contributions au financement, le cas échéant, du CE et des comités d’établissement. Il s’agira aussi d’indiquer les autres dépenses “directement supportées par l’entreprise” (tout ce qui a trait aux transports, à la restauration, aux loisirs, aux vacances, au logement, etc.)

Enfin, renseignez chaque indicateur relatif aux autres charges sociales de votre établissement :

• Le coût pour votre organisation des prestations complémentaires (en matière de maladie ou de décès) ;
• Le coût pour votre organisation des prestations complémentaires (vieillesse) ;
• Les équipements déployés par l’entreprise liés aux conditions de vie des travailleurs à l’occasion de l’exécution de leurs tâches.

Dans le détail, se référer à l’Article R2323-17 du Code du travail.

Pour faciliter la collecte de données, nous vous conseillons de classer chaque indicateur par secteur.

Vous pourrez ensuite identifier les services qui pourront vous fournir chaque indicateur devant figurer dans votre dossier.

 

Clément KOLODZIEJCZAK