La prime d’ancienneté est un élément de rémunération fréquemment utilisé par les entreprises. Sa particularité est de ne pas être prévue par le code du travail mais par les conventions collectives ou directement au sein de l’entreprise. Ses règles, conditions et montants sont donc très variables. Toutefois, la prime d’ancienneté répond à des principes communs qu’il est important de connaître que ce soit pour la mettre en place ou pour la gérer. Définition, mise en place, calcul…Le point complet sur la prime d’ancienneté.
Définition de la prime d’ancienneté
La prime d’ancienneté est un élément de salaire dont le montant varie selon les années de présence dans l’entreprise. Elle permet donc aux entreprises de fidéliser les collaborateurs et de récompenser leur engagement et leur investissement dans l’entreprise.
Il ne s’agit pas d’une obligation légale. Ses conditions et modalités ne sont pas prévues par le code du travail mais par différents textes conclus au niveau de la branche ou de l’entreprise.
Toutefois, dans la mesure où elle est prévue dans l’entreprise, son application est obligatoire.
Comment mettre en place la prime d’ancienneté ?
Avant toute chose, vérifiez si votre convention collective prévoit déjà une prime d’ancienneté. Si tel n’est pas le cas, de nombreuses solutions s’offrent à vous.
Convention collectives
Plusieurs conventions collectives nationales (CCN) et accords de branche ont mis en place une prime d’ancienneté et en détaillent les modalités (conditions, calcul…).
Quelques exemples de CCN concernées :
- Transports routiers et activités auxiliaires de transport (IDCC 0016)
- Industries métallurgiques, mécaniques et connexes de la région parisienne (IDCC 0054)
- Immobilier : administrateurs de biens, sociétés immobilières, agents immobiliers (IDCC 1527)
- Sport (IDCC 2511)
Vous êtes perdu dans votre convention collective ? Le code du travail numérique vous permet de trouver facilement si votre CCN est concernée ou non par la prime d’ancienneté.
Bon à savoir. Si l’entreprise vient d’adhérer à une convention de branche, il faut prendre en compte l’ancienneté totale des collaborateurs et non celle acquise depuis la date d’adhésion (cass. soc. 10-10-2007 n° 06-43.373).
Autres possibilités
La prime d’ancienneté peut être instaurée au niveau de l’entreprise par l’un des moyens suivants :
- Accord d’entreprise. Il peut être négocié avec les délégués syndicaux ou, à défaut, avec les salariés (entreprises de moins de 11 salariés), un salarié mandaté par une organisation syndicale (entreprise de 11 à 49 salariés) ou avec les membres du CSE.
- Décision unilatérale de l’employeur (DUE). Il s’agit d’un document écrit par lequel l’employeur met en place un avantage particulier pour ses salariés. C’est une bonne alternative si la signature d’un accord est impossible (pas de DS ou de CSE, ou si les parties ne s’entendent pas sur un accord).
- Usage d’entreprise, c’est-à-dire un avantage accordé librement à ses collaborateurs par l’employeur. Pour que l’usage ait une valeur juridique et qu’un nouvel embauché puisse notamment s’en prévaloir il doit répondre aux trois critères suivants :
-
- Constance : par exemple une prime d’ancienneté versée tous les mois depuis plusieurs années
- Généralité : il doit concerner l’ensemble des salariés ou toute une catégorie
- Fixité : il est soumis à des règles précises de calcul avec des critères objectifs
- Contrat de travail. Les parties peuvent s’entendre pour intégrer une prime d’ancienneté directement dans le contrat de travail. Attention toutefois : toute modification de la prime sera considérée comme une modification d’un élément essentiel du contrat et nécessitera l’accord du collaborateur.
Comment calculer la prime d’ancienneté ?
Au préalable de la prime : calculer la date d’ancienneté
Principe : date d’entrée dans l’entreprise
En principe, l’ancienneté correspond à la période comprise entre la date du calcul et la date d’entrée du salarié dans l’entreprise.
Exemple. Date d’entrée le 1er mars 2021. Au 5 juillet 2022, le salarié a une ancienneté de 491 jours (soit 1 an, 4 mois et 4 jours)
Toutefois, attention à ne pas se limiter à ce calcul. Certaines circonstances peuvent venir augmenter (reprise d’ancienneté) ou réduire (déduction de certaines absences) l’ancienneté du salarié. Voyons en détail ces hypothèses.
La reprise d’ancienneté, comment ça marche ?
Un de vos collaborateurs à déjà travaillé pour l’entreprise lors d’un précédent contrat ? Dans ce cas, vous devez prendre en compte cette précédente ancienneté et l’inclure dans l’ancienneté totale du salarié.
Cette obligation de reprise d’ancienneté concerne les situations suivantes :
- CDD (pour connaître le motif CDD) immédiatement suivi d’un CDI (art.L1243-11)
- CDD saisonniers : les durées des contrats de travail saisonniers successifs dans une même entreprise sont cumulées (art.L1244-2)
- Embauche en CDD ou CDI suite à :
-
- Un contrat de professionnalisation et d’apprentissage (art.L6222-16)
- Un stage de plus de 2 mois (article L1221-24)
- Des contrats d’intérim (il faut reprendre l’ancienneté correspondant aux contrats des trois derniers mois (art.L1251-38)
Au-delà de ces dispositions légales, les parties ont la possibilité de prévoir d’autres reprises d’ancienneté (par exemple pour des contrats au sein du groupe).
Point de vigilance. La date d’ancienneté mentionnée sur le bulletin de salaire du salarié « vaut présomption de reprise d’ancienneté sauf à l’employeur à rapporter la preuve contraire » (cass. soc. 12-9-2018 n° 17-11.177).
Les périodes d’absences à déduire
Certaines suspensions de contrat doivent être déduites du calcul de l’ancienneté (sauf dispositions plus favorables prévues par la CCN).
Sont concernées les absences suivantes :
- Accident de trajet
- Maladie non professionnelle
- Congé de paternité et d’accueil de l’enfant
- Congé parental d’éducation à temps plein. Attention, l’ancienneté est ici réduite de moitié (par exemple, un ou une salariée absent(e) pendant 6 mois verra son ancienneté réduite de 3 mois)
- Congé pour création d’entreprise
- Journée d’appel de préparation à la défense
- Congé sabbatique
- Congé sans solde
- Absence pour grève
- Absence pour enfant malade
- Mise à pied non indemnisée
- Congé des membres d’un jury d’assises
Par conséquent, les congés payés, congé maternité et absence pour accident du travail sont pris en compte dans l’ancienneté du salarié.
Les différents modes de versement de la prime d’ancienneté
La plupart du temps, la prime d’ancienneté commence à être versée à partir d’une durée minimum d’ancienneté dans l’entreprise (par exemple 2 ans dans les transports, 3 ans dans l’immobilier).
Son montant est souvent progressif et varie selon l’ancienneté du salarié et parfois selon sa catégorie professionnelle.
La prime d’ancienneté peut prendre plusieurs formes :
- Un montant forfaitaire.
Exemple : CCN de l’immobilier (IDCC 1527). Prime pour les négociateurs immobiliers de 28 euros pour les non cadres et 30 euros pour les cadres.
- Un pourcentage calculé sur le salaire de base, le salaire brut total (en incluant les indemnités d’activité partielle le cas échéant) ou le salaire minimum conventionnel (même si celui-ci est inférieur au Smic).
Exemple : CCN industries chimiques et connexes (IDCC 0044). Pour les ouvriers, employés et techniciens des groupes I à III et les agents de maîtrise et techniciens du groupe IV :
Après 3 ans dans l’entreprise = 3% du minimum conventionnel
Après 6 ans dans l’entreprise = 6%
Après 9 ans dans l’entreprise = 9%
Après 12 ans dans l’entreprise = 12%
Après 15 ans dans l’entreprise = 15%
Qu’en est-il de la rémunération au sein de la fonction RH ? Découvrez les résultats de l’enquête myRHline dans l’article salaire RH.
- Une majoration du salaire de base.
Exemple : CCN du transport routier et des activités auxiliaires de transport (IDCC 0016).
Ouvriers : majoration de 2% après 2 ans dans l’entreprise, 4% après 5 ans, 6% après 10 ans et 8% après 15 ans
Employés, techniciens et agents de maîtrise : majoration de 3% pour chaque période de 3 ans (maximum 15% après 15 ans)
Ingénieurs et cadres : majoration de 5% après 5 ans, 10% après 10 ans, 15% après 15 ans
Comment faire en cas de temps partiel ? Sauf dispositions plus favorables, il convient de proratiser la prime selon le temps de travail du salarié. Par exemple : Pour une prime d’ancienneté à temps plein de 120 euros, un salarié travaillant à 80% percevra un montant de 96 euros (120 x 80%).
Incidences de la prime d’ancienneté sur le bulletin de paie du salarié
Prise en compte ou exclusion de la prime d’ancienneté dans différents calculs
La prime d’ancienneté n’est pas une contrepartie à un travail effectivement fourni par le salarié.
Par conséquent, la prime est exclue de la base de calcul des majorations pour heures supplémentaires.
L’employeur doit également écarter la prime lorsqu’il procède à la comparaison du salaire réel du salarié avec le SMIC (rappelons en effet qu’il appartient à l’entreprise de vérifier et garantir que la rémunération de ses collaborateurs est au moins égale au salaire minimum).
Bon à savoir. Dans le cadre d’un transfert de contrat, la somme versée par le nouvel employeur permettant au salarié de conserver le montant de la prime d’ancienneté dont il bénéficiait avant le transfert, est également exclue du salaire à comparer au SMIC (cass. soc. 30-9-2014 n° 13-13.315).
En revanche, il s’agit d’un élément de salaire habituel du salarié. Il faut donc la prendre en compte dans la paie pour calculer notamment les éléments suivants :
- Les indemnités de congés payés
- Les retenues pour absences
- Le salaire de référence pour le calcul des indemnités de licenciement
Régime social et fiscal
La prime d’ancienneté doit apparaître sur la fiche de paie du salarié dans les éléments du salaire brut. Elle est entièrement soumise à cotisations sociales et est imposable au même titre que la rémunération de base.
Céline Le Friant et Laurène Boussé
