Un grand nombre d’entreprises sont concernées : voiture de fonction, repas, logement, matériel informatique… Il s’agit d’un avantage en nature. Octroyé aux salariés, il fait partie de leur rémunération et intègrent ainsi votre assiette de cotisations sociales. Il est donc important de connaître leur fonctionnement et modalités d’évaluation pour éviter tout risque de redressement Urssaf.
Avantage en nature : de quoi s’agit-il ?
Avantage en nature : définition
Un avantage en nature est un bien ou un service fourni par l’employeur à ses salariés, gratuitement ou moyennant une participation financière réduite (inférieure à la valeur réelle du bien ou du service).
Il peut résulter de l’application d’une convention collective, d’un accord d’entreprise, du contrat de travail, d’un usage…
La réduction tarifaire sur les produits réalisés ou vendus par l’entreprise constitue-t-elle un avantage en nature ? Non, à condition que la réduction tarifaire n’excède pas 30% du prix public TTC (tolérance de l’Urssaf).
Conséquences sur la rémunération du salarié et les cotisations sociales
Un avantage en nature est un élément de la rémunération du salarié :
- Il doit être mentionné sur le bulletin de salaire (en brut) afin d’être soumis à cotisations sociales.
- Un avantage en nature fait partie des éléments à prendre en compte pour vérifier que le collaborateur perçoit bien un salaire minimum conforme à la loi (SMIC) ou aux dispositions conventionnelles (salaires minimas).
- Il est également comptabilisé pour calculer l’indemnité compensatrice de préavis et l’indemnité de licenciement
Bon à savoir. Un salaire peut être intégralement constitué de plusieurs avantages en nature dans la mesure où leur valeur est au moins égale au SMIC ou aux minimas conventionnels (cass. soc. 27-3-1990 n° 87-43.813).
Avantage en nature : les différents types et leur évaluation
Évaluer le montant d’un avantage en nature est une étape importante pour l’employeur. Étant donné qu’il est soumis à cotisations sociales, une évaluation erronée pourrait en effet entraîner un redressement URSSAF.
Voyons quels sont les différents types et leur modalités d’évaluation.
Logement
C’est un avantage en nature logement lorsque l’employeur met gratuitement un logement, dont il est propriétaire ou locataire, à disposition du salarié. Attention, si le bail est au nom du salarié et que l’entreprise prend en charge le loyer, il ne s’agit pas d’un avantage en nature mais d’un avantage en espèces.
Pour l’évaluer, l’employeur à le choix entre ces deux possibilités :
- Évaluation forfaitaire, selon un barème publié par l’Urssaf et incluant les avantages accessoires (électricité, eau, gaz, chauffage, garage).
- Évaluation à partir de la valeur locative du bien servant à l’établissement de la taxe d’habitation. Le montant des autres avantages pris en charge par l’employeur (eau, électricité..) doit être ajouté à l’évaluation du logement.
Nourriture
Si le repas est fourni gratuitement par l’entreprise, l’avantage en nature s’évalue de manière forfaitaire (voir barème de l’Urssaf).
Si l’employeur demande une participation financière au travailleur, il faut distinguer les situations suivantes :
- Repas pris chez l’employeur : Si le montant de la participation de l’employé est inférieur à l’évaluation forfaitaire, seule la différence est considérée comme un avantage en nature et soumise à cotisations.
- Repas pris dans un restaurant d’entreprise géré ou subventionné par l’employeur ou le CSE.
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- Participation du salarié inférieure à 50% de l’évaluation forfaitaire : la différence est soumise à cotisations
- Participation du salarié égale ou supérieure à 50% de l’évaluation forfaitaire : il n’y a pas d’avantage en nature et donc aucune somme à intégrer à l’assiette de cotisations.
Véhicule
La mise à disposition d’un véhicule de fonction que le salarié peut utiliser en permanence à des fins professionnelles et personnelles constitue un avantage en nature.
Attention à ne pas confondre la voiture de fonction avec la voiture de service, limitée à un usage professionnel (et donc non concernée par cet avantage en nature).
L’évaluation peut se faire au choix :
- Sur la base d’un forfait
- Ou sur la base des frais réels
Le détail des modalités d’évaluations sont disponibles sur le site de l’Urssaf ainsi que les particularités concernant les véhicules électriques.
Bon à savoir. Vous mettez une flotte de vélos de fonction à disposition de vos salariés pour leurs trajets domicile-travail ? L’URSSAF tolère que les frais engendrés par cette mise à disposition ne génèrent pas un avantage en nature.
Outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC)
L’utilisation à titre privé d’un matériel informatique ou numérique mis à disposition par l’employeur est un avantage en nature : ordinateur, téléphone, forfait internet, logiciel…
L’employeur peut choisir de l’évaluer :
- Au réel, sur la base des dépenses engagées. Il devra apporter la preuve du temps passé par l’employé à l’utilisation privée du matériel (facture détaillée du forfait téléphonique par exemple).
- Au forfait :
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- Matériel acheté par l’entreprise : cet avantage en nature annuel est égal à 10% du coût d’achat public
- Matériel loué par l’entreprise : 10% du coût annuel de l’abonnement
- Formule ne distinguant pas l’achat de la location : un taux de 10% s’applique au coût total prévu par le contrat
Bon à savoir. Depuis 2019, la remise gratuite aux salariés de matériel informatique amortis par l’entreprise est considérée comme un avantage en nature.
Céline Le Friant