Un grand nombre d’entreprises sont concernées : véhicule de fonction, repas, logement, usage de matériel informatique, d’équipements sportifs… Il s’agit d’avantages en nature. Octroyé aux salariés, ils font partie de leur paie et intègrent ainsi votre assiette de cotisations sociales. Il est donc important de connaître leur fonctionnement et modalités d’évaluation pour éviter tout risque de redressement Urssaf.
Dans cet article, myRHline passe en revue les caractéristiques d’un avantage en nature et de ses bénéfices d’un point de vue stratégique pour les entreprises et les professionnels des ressources humaines. Mais aussi pour les salariés dans une logique de Qualité des Conditions de Vie au Travail (QVCT) et d’expérience collaborateur.
Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?
Avantage en nature : définition
Un avantage en nature est un bien ou un service fourni par l’employeur à ses salariés, gratuitement ou moyennant une participation financière réduite (inférieure à la valeur réelle du bien ou du service).
Il peut résulter de l’application d’une convention collective, d’un accord d’entreprise, du contrat de travail, d’un usage…
- La réduction tarifaire sur les produits réalisés ou vendus par l’entreprise constitue-t-elle un avantage en nature ? Non, à condition que la réduction tarifaire n’excède pas 30 % du prix public TTC (tolérance de l’Urssaf).
En bref, les avantages en nature permettent aux salariés de faire l’économie de frais qu’ils sont censés supporter en temps normal. Dès lors, ils sont dès lors soumis à cotisations.
Conséquences sur la rémunération du salarié et les cotisations sociales
Un avantage en nature est un élément de la rémunération du salarié :
- Il doit être mentionné sur le bulletin de salaire (en brut) afin d’être soumis aux cotisations sociales. Une fois le salaire net imposable établi, il sera déduit de la rémunération nette à verser au collaborateur.
- Un avantage en nature fait partie des éléments à prendre en compte pour vérifier que le collaborateur perçoit bien un salaire minimum (SMIC*) conforme à la loi ou aux dispositions conventionnelles (salaires minimas).
- Il est également comptabilisé pour calculer l’indemnité compensatrice de préavis et l’indemnité de licenciement.
Bon à savoir : un salaire peut être intégralement constitué de plusieurs avantages en nature dans la mesure où leur valeur est au moins égale au SMIC ou aux minimas conventionnels (cass. soc. 27-3-1990 n° 87-43.813).
*Pour aller plus loin, retrouvez notre article sur le SMIC 2023.
Quels bénéfices en matière d’enjeux RH ?
Les avantages en nature peuvent contribuer à renforcer l’engagement collaborateur, à l’heure où ce dernier semble mis à mal dans les entreprises et constitue un défi pour les professionnels de la fonction RH. En effet, selon une dernière étude menée par Gallup, seulement 7 % des salariés français seraient engagés dans leur entreprise. Si les avantages en nature sont loin de suffire pour pallier le désenchantement des collaborateurs, les avantages complémentaires pourraient parfois faire la différence dans la perception d’un salarié de son entreprise ou de son employeur. De même, à l’heure où le manque de reconnaissance au travail touche de nombreux salariés, les bénéficiaires de ce dispositif peuvent se sentir valorisés, reconnus, et se sentir appartenir davantage à leur équipe.
D’ailleurs, l’avantage en nature devient un outil véritablement stratégique pour les employeurs, notamment en termes de marque employeur. Et pour cause : en proposant des avantages d’une telle nature, vous renforcez votre marque et vos chances d’attirer davantage de talents.
- Attention toutefois : avant de se lancer dans la mise en place d’avantages en nature, tenez compte de vos éventuelles contraintes budgétaires et des réglementations qui entourent ce dispositif.
- Les avantages en nature sont des critères variables de la paie qui peuvent être difficiles à appréhender. Qu’il s’agisse de la nourriture, du logement, de l’utilisation d’un véhicule, des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (tels que le forfait Internet, l’ordinateur, le téléphone, etc.)… connaître les modalités de ces avantages en nature est donc essentiel.
Quels sont les différents avantages en nature à mettre en place pour ses salariés ?
Évaluer le montant d’un avantage en nature est une étape importante pour l’employeur. Étant donné qu’il est soumis à cotisations sociales, une évaluation erronée pourrait en effet entraîner un redressement par l’Urssaf.
Voyons quels sont les différents types d’avantages en nature et leurs modalités d’évaluation pour une mise en oeuvre en toute sécurité, et conforme aux règles en vigueur.
L’avantage en nature lié au logement
Le logement peut constituer un avantage en nature lorsque l’employeur met à disposition du salarié un logement dont il est propriétaire ou locataire, gratuitement. Attention : si le bail est au nom du salarié et que l’entreprise prend en charge le loyer, il ne s’agit pas d’un avantage en nature mais d’un avantage en espèces.
Pour l’évaluer, l’employeur a le choix entre ces deux possibilités :
- Évaluation forfaitaire, selon un barème publié par l’Urssaf et incluant les avantages accessoires (électricité, eau, gaz, chauffage, garage).
- Évaluation à partir de la valeur locative du bien servant à l’établissement de la taxe d’habitation. Le montant des autres avantages pris en charge par l’employeur (eau, électricité…) doit être ajouté à l’évaluation du logement.
Les avantages en nature liés à la nourriture
Si le repas est fourni gratuitement par l’entreprise, l’avantage en nature s’évalue de manière forfaitaire (voir barème de l’Urssaf).
Si l’employeur demande une participation financière au travailleur, il faut distinguer les situations suivantes :
- Repas pris chez l’employeur : si le montant de la participation du salarié est inférieur à l’évaluation forfaitaire, seule la différence est considérée comme un avantage en nature et soumise à cotisations.
- Repas pris dans un restaurant d’entreprise géré ou subventionné par l’employeur ou le CSE.
- Participation du salarié inférieure à 50 % de l’évaluation forfaitaire : la différence est soumise à cotisations
- Participation du salarié égale ou supérieure à 50 % de l’évaluation forfaitaire : il n’y a pas d’avantage en nature et donc aucune somme à intégrer à l’assiette de cotisations.
L’avantage en nature par la mise à disposition d’un véhicule professionnel
La mise à disposition d’un véhicule de fonction que le salarié peut utiliser en permanence à des fins professionnelles et personnelles constitue un avantage en nature.
Attention à ne pas confondre le véhicule de fonction avec le véhicule de service, limité à un usage professionnel (et donc non concerné par cet avantage en nature).
L’évaluation peut se faire, au choix :
- Sur la base d’un forfait ;
- Sur la base des frais réels.
À ce propos, n’hésitez pas à consulter le détail des modalités d’évaluations qui sont disponibles sur le site de l’Urssaf ainsi que les particularités concernant les véhicules électriques.
Bon à savoir : vous mettez une flotte de vélos de fonction à disposition de vos salariés pour leurs trajets domicile-travail ? L’Urssaf tolère que les frais engendrés par cette mise à disposition ne génèrent pas un avantage en nature.
Les outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC)
L’utilisation à titre privé d’un matériel informatique ou numérique mis à disposition par l’employeur est un avantage en nature : ordinateur, téléphone, forfait internet, logiciel…
L’employeur peut choisir de l’évaluer :
- Au réel, sur la base des dépenses engagées. Il devra apporter la preuve du temps passé par le salarié à l’utilisation privée du matériel (facture détaillée du forfait téléphonique par exemple).
- Au forfait :
- Matériel acheté par l’entreprise : cet avantage en nature annuel est égal à 10 % du coût d’achat public.
- Matériel loué par l’entreprise : 10 % du coût annuel de l’abonnement.
- Formule ne distinguant pas l’achat de la location : un taux de 10 % s’applique au coût total prévu par le contrat.
Les avantages en nature relatifs à la pratique du sport en entreprise
S’il est de coutume dans votre culture d’entreprise de valoriser la pratique du sport, il est tout à fait possible de mettre à disposition de vos collaborateurs des équipements dédiés à cet effet. L’employeur peut d’ailleurs financer des prestations de sessions physiques et sportives. Parfois, ce type d’avantage peut être exonéré de cotisations dans certains cas, même lorsque la société possède un Comité Social et Économique (CSE).
Voici les cas concernés :
- mise à disposition d’une salle de sport dont l’entreprise est locataire ou propriétaire ;
- mise à disposition de douches et de vestiaires ;
- mise à disposition d’équipements dédiés, de matériel sportif.
Pour tout savoir sur les avantages en nature liés à la pratique du sport en entreprise, n’hésitez pas à consulter le site de l’Urssaf qui détaille les modalités de financement de prestations d’activités physiques et sportives ainsi que les conditions permettant l’exonération effective de cotisations et de contributions sociales.
En conclusion, notons que les avantages en nature peuvent, à l’instar de l’ensemble des avantages sociaux en entreprise (qui peuvent être un véritable coup de pouce en faveur de la sécurité financière face à la hausse des prix), être un argument de choix en matière d’offre d’emploi pour les professionnels des ressources humaines. C’est l’occasion de valoriser sa marque employeur et d’attirer de nouveaux talents, mais aussi d’améliorer l’expérience collaborateur. En effet, l’avantage en nature pourrait bien renforcer son engagement dans son travail, dans une logique de fidélisation du salarié.
Céline Le Friant et Angèle Linares
