Replay webinar RH : AMOA, en cours de projet c’est déjà trop tard !

par La rédaction

MyRHline reçoit Karine Skoric Consultante AMOA SIRH en freelance et Arnaud Michel, fondateur du cabinet Temps d’Avance. Tous les deux spécialistes en AMOA SIRH, ils nous ont éclairés tout au long du webinar : AMOA, en cours de projet c’est déjà trop tard.

L’AMOA SIRH c’est quoi ?

L’AMOA SIRH est très souvent confondu avec l’AMOE. L’AMOA SIRH c’est aider le client à réfléchir autour d’une vision globale de son projet : dans quelle ordre on le fait, et quels acteurs impliquer. L’objectif principal est de projeter le plus possible les équipes de l’entreprise au sens large. 

L’AMOA SIRH peut intervenir à n’importe quel moment, mais il est préférable le plus tôt possible c’est-à-dire dès la phase de cadrage. La phase de cadrage est un moment crucial où se jouent des enjeux liés au planning, au budget, à la conception de l’équipe du projet et à l’orientation fonctionnelle. Des arbitrages sont à faire sur l’ensemble du projet et l’ensemble de ses coûts (notamment avec le ROI), qui vont avoir d’importants impacts. L’AMOA SIRH amène un ensemble d’éléments dû à des expériences et un manque de ressources de l’entreprise. Ces éléments vont pouvoir amener aux responsables du système d’information de ressources humaines, aux professionnelles de ressources humaines ou aux chefs de projet, une vision du budget global afin de savoir si le projet est rentable ou non. L’AMOA SIRH est un trait d’union entre un client et l’intégrateur ou l’éditeur mais aussi un trait d’union entre un chef de projet ou du directeur de projet et l’ensemble de sa société. 

Des confusions à ne pas faire 

Un projet de SIRH ou de GTA ne démarre pas au contact avec les éditeurs mais au moins 6 mois avant, pour ensuite pouvoir arriver sur chaque phase. La face de soutenance avec les éditeurs est en réalité très souvent faite tardivement, il faut donc se faire accompagner si vous n’avez pas les compétences ou les ressources nécessaires.

L’AMOA SIRH est souvent vu comme une aide au choix, un accompagnement, une recette, en oubliant la phase de cadrage. Pourtant cette phase est la brique pour commencer un projet sur de bonnes bases.

Les deux grandes phases de l’AMOA SIRH

Les phases de l’AMOA SIRH comportent plusieurs étapes et deux grandes phases :

  • La première phase : jusqu’au choix de l’éditeur ou de l’intégrateur
    • une étape de cadrage
    • une étape de rédaction du cahier des charges: cette étape peut prendre entre 1 et 3 mois en fonction de l’ampleur et de la complexité du projet
    • une étape de l’aide au choix de l’éditeur : envoyer le cahier des charges aux éditeurs et analyser toutes les réponses.  Cette analyse très pointue permettra d’éviter les détails qui peuvent coûter chers. Ces analyses sont présentées via une soutenance qui permet aux clients d’avoir une vision plus claire.
  • La deuxième phase : après le choix de l’éditeur ou de l’intégrateur
    • une étape de spécification : avec des analyses et des ateliers qui vont donner lieu à un document de spécification fonctionnelle détaillée ou technique
    • une étape de réalisation : l’éditeur va faire un paramétrage en fonction du cahier de spécification signé par le client
    • une étape de qualification : faire la recette via un cahier de recette 
    • une étape de pilote : une étape plus négligeable car certains clients ne la font pas
    • une étape de déploiement : avec les formations et le déploiement du projet

Quels sont les principaux risques et comment les éviter ?

Les professionnelles de ressources humaines demandent souvent beaucoup de spécifications et demander à un éditeur de s’adapter c’est très souvent coûteux et ce n’est pas la bonne solution à adopter. Il faut prôner les petites étapes : vers quoi on tend, comment on peut le faire, et prendre connaissance de l’éditeur pour connaître la faisabilité des demandes et rester le plus possible dans le standard.

Le marché à tendance à limiter ces développement spécifiques. C’est l’air du SAS. En effet, les acteurs d’AMOA SIRH ont une vision globale car ils connaissent parfaitement les éditeurs et leurs manières de fonctionner, leurs forces et faiblesses et leur process standard. L’AMOA SIRH permet donc de limiter et de recadrer les demandes qui paraissent spécifiques. Libre aux clients de choisir des demandes spécifiques mais cela engendre des coûts de développement, de maintenance et il est possible que cela ne fonctionne pas sur la durée. Il faut privilégier des process standard au regard des offres éditeurs.

Un fonctionnement très ancré

En Italie les AMOA SIRH fonctionnent de pair avec les éditeurs et sont directement impliqués et rémunérés par les éditeurs. Pourtant en France ce lien n’est pas automatique. En effet l’AMOA SIRH sollicite des compétences de ressources humaines, fonctionnelles, opérationnelles, techniques bien plus complètes qu’un éditeur n’a pas en la personne d’un chef de projet. 

L’importance de l’AMOA SIRH

Un AMOA SIRH se doit de co-piloter le projet car il est le lien entre l’éditeur, le professionnel des ressources humaines et un directeur des systèmes d’informations. Il connaît le langage de la GTA, et également le besoin de GTA des clients. Il apporte un équilibre entre le client et l’éditeur. Les tarifs souvent élevés d’AMOA SIRH se justifient par leur capacité d’anticiper et leur qualité dû à leurs expériences qui permettent le bon déroulement d’un projet. L’AMOA SIRH participe à la stratégie, car il est le moteur du projet, notamment au moment de la recette à la fin du projet. La communication sur L’AMOA SIRH doit être faite assez tôt en se mettant à la place des collaborateurs, pour anticiper le changement et permettre l’intégration de toutes les  équipes dans le projet.

Margaux Fusilier

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