Recueillir les besoins en formation a toujours été la première étape de la construction des projets pédagogiques à visée professionnelle. À l’époque du plan de formation, nous avions d’ailleurs déjà abordé le sujet dans notre article : Comment réaliser une analyse des besoins en matière de formation ?
Mais à quoi correspondent ces « besoins » ? Pourquoi cette phase de recueil est-elle encore plus importante depuis l’arrivée du plan de développement des compétences ? Et, plus largement, dans le contexte actuel ? Qui s’occupe de les identifier ? Quelles sont les bonnes pratiques ? C’est ce à quoi nous allons répondre.
Zoom sur les besoins en formation
Commençons par définir ce dont on parle : qu’est-ce que le besoin en formation ? En pratique, ce besoin en lui-même n’existe pas en tant que tel. Il s’agit plutôt d’un concept utilisé pour désigner la différence entre les compétences disponibles et les compétences nécessaires à l’atteinte des objectifs définis par la stratégie de l’entreprise.
Lorsque l’on parle de l’identification des besoins en formation, cela correspond donc aux actions menées pour déterminer cet écart.
Distinction entre les besoins individuels et les besoins collectifs
À l’échelle des salariés, on distingue deux catégories de besoins : l’individuel et le collectif.
Le besoin individuel de formation est propre à l’employé, à son poste de travail et à l’évolution de celui-ci. Le besoin collectif quant à lui concerne un ensemble de salariés, comme ceux rattachés à un même service.
Par exemple :
- L’apprentissage des techniques de management s’illustre comme un besoin individuel dans le cas d’un collaborateur qui vise un changement de poste pour devenir chef d’équipe.
- La formation à l’utilisation d’un nouvel équipement correspond à un besoin collectif lorsqu’elle concerne un groupe de collaborateurs.
Les besoins individuels et collectifs ne s’opposent pas. Au contraire, ils sont complémentaires : de l’identification des besoins individuels découle bien souvent celle des besoins collectifs.
Recueil des besoins de formation : dans quel but ? par qui ? comment ?
La compétence, ressource essentielle pour l’entreprise
Dans son rapport Quelle place pour les compétences dans l’entreprise ? publié en avril 2021, France Stratégie définit la compétence comme « une ressource au service de l’atteinte des objectifs opérationnels et stratégiques des entreprises ».
L’institution rappelle ainsi que la performance d’une entreprise et la compétence des collaborateurs sont étroitement liées.
Prendre le temps d’identifier les besoins de formation est donc fondamental. Car ces derniers ne sont que les premiers maillons d’une chaîne dont la finalité va au-delà de l’obligation légale de formation.
En effet, le recueil des besoins en formation permet à l’entreprise de dresser l’inventaire de ses forces et de ses faiblesses. Cette démarche lui offre alors une vision d’ensemble et constitue la première étape pour construire un plan de développement des compétences efficace. Dispositif dont le but est, rappelons-le, d’assurer la montée en compétence des collaborateurs et de l’entreprise.
Qui s’occupe d’identifier les besoins en formation des collaborateurs ?
La personne chargée du recueil des besoins auprès des collaborateurs est souvent le N+1. Ce qui en somme est assez logique : la proximité avec le manager facilite les échanges formels, mais aussi informels.
Néanmoins, il peut aussi s’agir du responsable formation comme du service des ressources humaines. Dans les faits, cela dépend surtout de la taille de l’organisation et de son fonctionnement.
Quels outils pour recueillir les besoins de formation ?
Les entretiens professionnels sont les premiers leviers à mobiliser pour interroger les salariés et recueillir leurs besoins de formation.
Notre conseil : Plutôt que le sempiternel questionnaire, souvent rébarbatif et pas franchement engageant, ou la simple question « Quels sont vos besoins de formation ? », rapidement expédiée en fin d’entretien, l’échange et le questionnement au sens large sont à privilégier. Ceci afin de mieux cerner les besoins et attentes de chaque salarié.
En apportant des informations concrètes et exploitables, cette approche facilite ainsi le travail à réaliser après pour hiérarchiser les besoins et choisir les formations adaptées. De même, elle contribue aussi à enrichir le dialogue social et, plus largement, à promouvoir une posture de perfectionnement permanent.
Toutefois, mener des investigations uniquement auprès des collaborateurs n’est pas suffisant. En effet, les formations doivent permettre à l’entreprise de s’adapter aux facteurs externes susceptibles de modifier son environnement.
Ainsi, le recueil des besoins peut prendre d’autres formes. Il s’agit par exemple :
- d’analyser les référentiels métiers et leurs évolutions ;
- d’effectuer une veille juridique, économique et sociale ;
- d’étudier les tendances des formations, etc.
En mettant face à face les résultats des entretiens et les données collectées sur l’environnement de l’entreprise, vous disposerez alors d’une base solide pour identifier les compétences professionnelles nécessaires à court ou moyen terme.
L’identification des besoins en formation est une phase décisive quand il s’agit de former les équipes. Menée par le manager, le service formation ou les RH, elle permet d’élaborer un plan de développement des compétences qui répond aux attentes des salariés. Mais aussi, et surtout, aux ambitions de l’entreprise dans sa recherche de performance.
Jessica Biot