Avec la généralisation du zéro papier, les directions administratives et financières des entreprises et les professionnels de l’expertise comptable vivent incontestablement une petite révolution technologique qui les amène à repenser leur mode de gestion historique.
Par Magali Michel, Directeur Yooz
Dans ce contexte, force est de constater que les aspects liés à la gestion des factures fournisseurs et des demandes d’achats s’orientent massivement vers un traitement 100% dématérialisé.
Mais pourquoi un tel changement ?
Cette évolution s’explique principalement par l’obtention de bénéfices opérationnels rapides et des économies liées.
En effet, opter pour la dématérialisation des processus Purchase to Pay permet d’accéder à des gains de productivité importants, d’optimiser les process et de simplifier le travail entre les équipes.
A la performance et au confort de travail s’ajoute la rationalisation des coûts de traitement qui permet d’aboutir à une économie globale significative sur le poste comptabilité fournisseurs.
Au-delà de ces éléments, il est nécessaire de préciser que l’explosion récente du marché de la dématérialisation s’explique aussi par une accessibilité et une simplicité nouvelles dans ces solutions, historiquement beaucoup plus complexes, qui contribuent à démocratiser l’usage sans pour autant transiger sur la performance.
Les solutions proposées en mode Cloud semblent remporter un vif succès parce qu’elles ne nécessitent aucune mise en œuvre complexe ni coûteuse pour être utilisées. L’utilisateur se concentre alors sur son métier et n’a pas à gérer de sujets « techniques ». Le mode Cloud permet aussi de tester simplement la solution et de souscrire des abonnements à l’usage pour un prix maitrisé.
Concrètement comment fonctionne la gestion dématérialisée des processus achats et factures ?
Un processus Puchase to Pay 100% dématérialisé compte plusieurs étapes, adaptables selon les besoins et la structure de l’entité, qui permettent de :
- gérer un circuit électronique de création et de validation des demandes d'achats,
- transformer les demandes d'achats validées en commandes fournisseurs,
- reconnaitre automatiquement des factures entrantes avec un outil de lecture automatique de documents,
- rapprocher automatiquement les factures d'achats des commandes et réceptions,
- valider simplement des factures nécessitant une approbation avec un circuit de validation adapté à la structure,
- alimenter automatiquement les systèmes d’informations en place,
- rechercher et consulter des factures électroniques instantanément.
2 exemples concrets d’utilisation :
Toulouse Business School
Au regard de son organisation décentralisée, le groupe a initié en 2014 une réflexion autour de la modernisation de son processus achats. C’est face à la difficulté de développer en interne une solution qui réponde aux besoins identifiés que le Groupe TBS a recherché un produit clé en main et compatible avec les systèmes d’information existants. La solution Yooz testée en octobre 2014 puis déployée dès décembre a immédiatement fait l’unanimité tant auprès de la direction que des 150 utilisateurs de l’application.
Georges Forn, Directeur des Systèmes d’Information du Groupe Toulouse Business School précise : « Nous avons immédiatement été convaincus que l’outil avait tout le potentiel et les possibilités de paramétrages nécessaires pour répondre à nos besoins. Gestion des achats jusqu’au paiement des factures fournisseurs, 100% dématérialisé. Ce logiciel a un énorme avantage : la performance associée à la simplicité ! »
L’utilisation de Yooz par PWC
PwC Entreprises recherchait une solution de dématérialisation de factures lui permettant d’équiper ses activités de tenue comptable afin de gagner en productivité et en qualité de service. C’est dans ce contexte que le « Pôle d’Excellence Comptable », portant l’activité d’externalisation comptable de PwC a sélectionné la solution Yooz pour sa richesse fonctionnelle et sa capacité à intégrer aisément des paramétrages métier propres aux besoins du cabinet et de ses clients.
Le premier volet de la collaboration a consisté à utiliser la plateforme Yooz pour moderniser l’activité « tenue comptable » du cabinet. Une fois l’expertise fonctionnelle acquise, PwC a souhaité créer une nouvelle offre, basée sur Yooz, et destinée aux clients small et mid-market qui assurent eux-mêmes la gestion de leurs factures fournisseurs. Aujourd’hui, ce sont plus de 20 000 factures par mois, réparties sur une centaine de clients, dont le traitement est opéré par PwC.
Françoise Hureau, Associée chez PwC « En utilisant Yooz, nous rendons plus efficace notre activité « tenue comptable » et celle de nos clients ayant fait le choix de dématérialiser en interne. Aujourd’hui, nous sommes en mesure de proposer un processus Purchase To Pay dans sa globalité, de la demande d’achat à la facture fournisseur, quel que soit le support d’entrée de la facture. »