Article sponsorisé

La dématérialisation RH, un projet porteur des entreprises

par La rédaction

Dématérialisation RH ?

La transition numérique, accélérée par le contexte de crise sanitaire, a façonné le marché de la dématérialisation RH. En effet la pandémie a permis aux professionnels de ressources humaines de prendre conscience de l’importance de ce sujet et a donc accéléré les processus de dématérialisation RH en entreprise .

Pour rappel, la dématérialisation RH consiste à remplacer les documents papiers (bulletin de paie, règlement intérieur, contrat de travail, …) par des fichiers numériques. La dématérialisation n’est pas à confondre avec la numérisation. La dématérialisation est un processus bien plus complet de transformation digitale.

De plus en plus d’entreprises ont recours à la dématérialisation. Aujourd’hui 42% des actifs français reçoivent leur bulletin de paie au format numérique (Baromètre de la dématérialisation du bulletin de paie 2021, réalisé par Digiposte), alors qu’ils étaient moins de 20% en 2019. Et selon une étude d’Opinionway, 86 % des salariés français pensent que la dématérialisation RH va être amenée à se développer dans les prochaines années.

Mais quelles sont les raisons de l’accélération de la dématérialisation RH ? Quels sont les enjeux et les avantages ? Explications.

 

Un contexte propice à la dématérialisation RH

La crise sanitaire a agi comme un levier d’accélération des projets de transformations digitales des entreprises. En effet, la mise en place imposée du télétravail a contraint les entreprises à trouver rapidement des solutions. Même si pour la plupart d’entre elles un projet de transformation était déjà effectif  pour d’autres ce n’était pas le cas. La dématérialisation RH est donc apparue comme une évidence.

L’augmentation des projets de dématérialisation RH est également due à la forte demande des équipes des ressources humaines. En effet le service des ressources humaines est tourné vers les collaborateurs, par conséquent il est très souvent sollicité sur de nombreux sujets. La dématérialisation est donc très utile, voire indispensable, pour :

  • Simplifier les accès aux documents pour les collaborateurs et limiter les sollicitations auprès des services de ressources humaines.
  • Faciliter les demandes et échanges entre les salariés et le service des ressources humaines.

 

Les enjeux de la dématérialisation RH

La dématérialisation RH suscite de plus en plus l’intérêt des organisations grâce à ses nombreux avantages pour l’entreprise et ses salariés : gain de temps, gain de place, hausse de la productivité ou encore amélioration de la qualité de vie au travail. Cependant il est important de se renseigner sur certains sujets avant de mettre en place ce type de démarche. C’est le cas de la protection des données personnelles par exemple.

 

La protection des données personnelles : un enjeu vital pour la dématérialisation RH

La dématérialisation RH concerne les documents administratifs géré par les services RH. Ces documents sont souvent susceptibles de contenir des informations personnelles et sensibles qu’il est important de protéger. Même si la loi française encourage la dématérialisation du bulletin de paie, il est obligatoire de respecter certaines conditions de la loi du 12  mai 2009. L’employeur doit informer les salariés au préalable dans un délai d’un mois avant la remise du bulletin de paie numérique. Les salariés ont le droit de s’y opposer s’ils souhaitent conserver le bulletin de salaire en version papier.

Les coffres-fort numériques sont une solution à long terme pour stocker, protéger et envoyer les documents RH dématérialisés en toute sécurité.

 

Véritable reflet de votre qualité de vie au travail

Proposer à vos collaborateurs des solutions qui amélioreront leur bien-être en entreprise ne peut être que bénéfique pour votre marque employeur. La dématérialisation RH en fait partie. En effet cette dernière donne lieu à de nombreux avantages comme par exemple :

  • gain de temps et de productivité : grâce à l’automatisation de certaines tâches, les professionnels des ressources humaines peuvent se consacrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
  • praticité et garantie de l’intégrité des données : pas de possibilité de perte du courrier et le document est disponible n’importe quand.
  • gain de place : les documents qui étaient d’habitude archivés dans des placards sont maintenant archivés en ligne.

 

La dématérialisation RH : un enjeu de compétitivité

Concrètement, pour les services RH, la dématérialisation des documents RH et des processus est tout d’abord synonyme de productivité. Mais encore faut-il savoir gérer ces nouvelles technologies. Votre compétitivité peut être affaiblie si vos technologies sont à la pointe mais que vos équipes n’arrivent pas à suivre.

Il est donc important d’accompagner vos équipes dans ce processus.

 

Digiposte Access : le coffre fort numérique qu’il vous faut

Digiposte Access, c’est une plateforme digitale qui permet de gérer en toute autonomie la dématérialisation de l’envoi des documents à ses collaborateurs. Le dépôt et l’archivage des documents s’effectuent dans des coffres forts numériques sécurisés et pérennes opérés par La Poste. Digiposte Access met à disposition de vos salariés un coffre-fort numérique disponible via PC et application mobile, qu’ils pourront garder à vie, même après avoir quitté votre entreprise.

Vos salariés pourront également archiver leurs documents personnels importants et recevoir automatiquement les courriers numériques de ses organismes comme impots.gouv ou leur mutuelle.

Voici quelques exemples de documents RH pouvant y être déposés : bulletin de paie, contrat de travail, avenants, Bilan Social Individuel (BSI), charte informatique, attestation de remise du salarié, guide de Mutuelle du salarié, fiche d’intéressement, …

Digiposte Access facilite la dématérialisation RH grâce à :

  • une interface ergonomique, fluide et intuitive
  • une solution 100 % sécurisée
  • un accompagnement en ligne
  • une gestion autonome de la création des destinataires à l’envoi des documents
  • l’archivage des documents du salariés pendant 50 ans
  • un suivi précis des dépôts depuis la plateforme Digiposte Access

Articles RH relatifs

Laisser un commentaire