Depuis plusieurs années, un phénomène prend de plus en plus d’ampleur au sein des entreprises françaises. Accélérée par la crise sanitaire et les confinements successifs, la dématérialisation et ses différents avantages ont le vent en poupe.
Pour rappel, la dématérialisation peut se définir comme un processus qui consiste à remplacer les supports physiques en supports numériques. Ces supports peuvent être :
- Duplicative : chaque document papier a son équivalent digital ;
- Native : le document n’a pas d’antécédent papier, il est créé directement sous format digital.
Ce processus implique la mise en œuvre d’un système de production, de diffusion et de conservation des différents dossiers.
Retrouvez dès à présent le top 5 de ses avantages !
Le top 5 des avantages de la dématérialisation pour les entreprises
#1 Gagnez de l’espace
Qui dit moins de papier dit aussi moins de rangement à prévoir. Le principal avantage de la dématérialisation réside dans le stockage des différents documents dans le cloud. Fini les piles de papiers et les salles dédiées aux archives, grâce à ce processus il n’est plus nécessaire de prévoir de la place pour le stockage en entreprise.
Par ailleurs, la numérisation réduit le risque de perte des papiers ou dossiers et garantit une traçabilité optimale.
#2 Réduisez votre empreinte économique : un avantage considérable de la dématérialisation
Prévoir une salle d’archivage ou encore des meubles de rangement peut représenter un grand investissement surtout pour les grandes entreprises et leurs milliers de documents.
Coût d’impression, coût des matériels (imprimante, toner, papier,…) : l’addition peut vite devenir salée. Selon une étude de Gartner, près de 3% du CA annuel d’une entreprise est dédié au papier.
La dématérialisation des processus administratifs représente donc un gain économique considérable pouvant aller jusqu’à plusieurs milliers d’euros selon le CA de l’entreprise.
#3 Ne perdez pas votre temps sur des tâches chronophages
Impression, rangement, classement : ces différentes tâches demandent beaucoup de rigueur, d’application et donc de temps. La dématérialisation facilite le classement des documents dans le cloud et représente un avantage temps indéniable pour les entreprises.
Ainsi le temps consacré à ce genre de tâches peut être réinvesti dans des missions plus pertinentes avec une réelle plus-value.
Dans le cadre d’un contrat ou d’un document à signer, la possibilité de signer par voie électronique permet également un gain de temps considérable tout en évitant également d’imprimer un document au format papier.
#4 Accédez facilement et à tout moment à vos dossiers
L’un des avantages de la dématérialisation se trouve au niveau de l’accessibilité des documents. Rien de plus facile que d’accéder à votre cloud afin de consulter un fichier numérique.
Plus besoin de se déplacer dans la salle d’archive pour trouver vos dossiers. Les fichiers sont archivés et classés dans des dossiers accessibles facilement et sécurisés dans un coffre fort numérique.
Ainsi les informations sont centralisées au sein d’une seule et même plateforme et disponible à tout moment.
#5 Améliorez la productivité de vos collaborateurs : un avantage de la dématérialisation à ne pas oublier
Comme dit plus haut l’un des avantages déterminant de la dématérialisation repose sur la facilité d’accès aux documents numériques. Ainsi vos collaborateurs ont la capacité de travailler depuis n’importe quel endroit.
Par son accessibilité et sa facilité d’emploi, les échanges entre les collaborateurs sont simplifiés. Le partage des fichiers permet une coordination et une organisation de travail optimisées, et donc une productivité accrue.
De plus, le temps passé sur l’archivage papier peut être réinvesti dans des nouvelles tâches à valeur ajoutée. Une bonne nouvelle pour votre productivité et vos collaborateurs.
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Digiposte Access vous accompagne dans votre dématérialisation grâce à sa plateforme digitale qui permet d’envoyer en illimité des documents RH à ses collaborateurs.
Une solution prête à l’emploi
Digiposte Access est une plateforme digitale qui permet de gérer en toute autonomie la dématérialisation de l’envoi des documents à ses collaborateurs. Le dépôt et l’archivage des dossiers s’effectuent dans des coffres forts numériques sécurisés et pérennes opérés par La Poste. Digiposte Access met à disposition de vos salariés un coffre-fort numérique disponible via PC et application mobile, qu’ils pourront garder à vie, même après avoir quitté votre entreprise.
Un des avantages de la dématérialisation via la solution : vos salariés pourront également archiver leurs documents personnels importants et recevoir automatiquement les courriers numériques des organismes partenaires comme impots.gouv ou AMELI.
Des avantages indéniables
Choisir d’utiliser le service Digiposte Access c’est aussi opter pour ses divers avantages :
- Choisir une solution de distribution des bulletins de paies conformes aux exigences légales
- Envoyer des documents à valeur probante
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