La dématérialisation des documents RH (digitalisation RH) et notamment des bulletins de paie a plus que doublé en 3 ans. Selon le Baromètre de la demat RH réalisé par Digiposte, en 2021 42% des salariés recevaient leur bulletin de paie au format numérique, en 2019 ils étaient seulement 19%.
Cependant la dématérialisation ne s’improvise pas et demande une vraie méthodologie. Pour ne pas rater votre projet de dématérialisation, sa mise en place doit respecter certaines étapes.
Quelles sont les phases nécessaires au bon déroulement d’un projet de dématérialisation de vos documents ? Quels sont les facteurs de réussite ? Explications.
Les phases nécessaire au bon déroulement du projet de dématérialisation des documents
Délimiter le processus de dématérialisation de documents
Avant tout, il est nécessaire de définir avec l’ensemble de vos équipes leurs besoins en fonction de leur service et ainsi délimiter le processus de dématérialisation. Il s’agit de poser les bonnes questions afin de ne pas manquer une étape.
Quelles sont les tâches réalisées ? Quelles personnes sont impliquées ? Quels documents doivent être numérisés ? À quelle volume et fréquence ? Quelles sont les connexions entre les différents systèmes d’information ? Quels sont les points d’amélioration ?
En impliquant dès le départ et jusqu’à sa concrétisation vos collaborateurs dans le projet de dématérialisation de documents, vous assurez leur engagement dans le processus. À l’inverse vous risqueriez de les brusquer et vous pourriez créer un sentiment de mécontentement.
Pour rappel, vos salariés sont vos meilleurs ambassadeurs. Ne les écartez jamais d’un projet qui pourrait améliorer leur qualité de vie au travail.
Choisir le bon outil de dématérialisation
Après avoir pris la température du côté de vos collaborateurs, il est temps de choisir votre solution de dématérialisation pour vos documents. Cette étape est primordiale pour la réussite du projet. Le fournisseur doit pouvoir vous guider à chaque étape car les interrogations ne manqueront pas de la part de vos équipes.
De plus il est important de choisir la solution de déploiement qui répond à certains critères comme notamment :
- la conformité RGPD ;
- la protection des données personnelles ;
- Un service disponible depuis le web et application mobile
- l’accessibilité numérique pour permettre l’utilisation du service par les personnes en situation de handicap.
Le coffre-fort Digiposte répond notamment à l’ensemble de ces critères. De plus, la solution de dématérialisation est conforme à la réglementation, sécurisée avec les normes AFNOR Z42-020 et accessible pour les personnes en situation de handicap.
Communiquer en amont du projet de dématérialisation de documents
Impliquer les collaborateurs dans le projet de dématérialisation de documents est indispensable pour co-construire ensemble une solution performante, en adéquation avec leurs besoins.
Après la sélection de la solution de dématérialisation de documents il est du devoir de l’employeur de prévenir l’ensemble de l’entreprise. Notamment s’il décide de dématérialiser les bulletins de paie, il doit :
- Informer ses salariés et les délégués du personnel au minimum 1 mois avant la dématérialisation des documents en proposant un système de gestion des refus.
- Laisser la possibilité aux salariés de changer d’avis à tout moment pour revenir à une version papier.
- Choisir une solution de réception des bulletins de paie qui archive les documents pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié, de manière à en garantir l’authenticité et la confidentialité.
Une communication adaptée en avant phase permettra de minimiser le nombre de refus et de maximiser l’inscription rapide à la solution.
Mettre en place une politique d’accompagnement au changement efficace
La dématérialisation de vos documents est une étape clé dans la transformation digitale de votre entreprise. Ne laissez pas vos collaborateurs livrés à eux mêmes, au risque de ne pas avoir l’engagement souhaité. Il est important de continuer à gérer le projet après le déploiement pour optimiser votre taux d’adhésion en ayant une communication régulière, en mettant en place des études post-déploiements ou avec des mises à jour régulières du référentiel salarié par exemple.
Il s’agit de les informer à chaque étape du processus et ne pas hésiter à les former si certains éprouvent des réticences envers le digital. Tous les collaborateurs ne sont pas nécessairement à l’aise avec les nouvelles technologies.
Les facteurs clés d’un projet de dématérialisation
En résumé voici les 5 facteurs clés de réussite d’un projet de dématérialisation des documents :
- Fixer des objectifs clairs et précis
- Prendre du temps pour l’analyse des besoins
- Mettre vos collaborateurs dans la boucle dès les premiers instants
- Former vos collaborateurs et les accompagner pour limiter les motifs d’insatisfaction
- Prévoir une phase pilote
En déployant la bonne solution de dématérialisation de documents, vous pourrez à l’avenir réduire par 2 le temps de gestion administratif et par 3 ses coûts de gestion tout en améliorant l’efficacité opérationnelle.
La solution de dématérialisation Digiposte Access est déjà utilisée par de nombreuses PME et TPE convaincus de ses nombreux avantages : économies d’échelle, garantie de la distribution des documents et d’un coffre fort numérique gratuit à vie pour les collaborateurs.
Pour en savoir plus sur le sujet découvrez notre contenu expert : Quand passez-vous à la dématérialisation de vos documents RH ?