Véritable atout stratégique, le pilotage RH est la clé de voûte d’une gestion de ressources humaines performante. En quoi consiste-t-il ? Quels sont ses enjeux ? Sur quels outils s’appuie-t-il ? Comment l’implémenter efficacement ? On vous dit tout !
Qu’est-ce que le pilotage RH ?
S’imposant comme un système d’aide à la prise de décision, le pilotage RH s’avère indispensable pour faire de la gestion des ressources humaines une fonction stratégique.
Définition du Pilotage RH
Le pilotage RH est un dispositif qui permet de mieux orienter la politique RH, en fonction de la stratégie globale de l’entreprise et de ses enjeux futurs. Guidée par des indicateurs clés de performance, la DRH peut ainsi analyser les points forts et les axes d’amélioration de la stratégie qu’elle mène. Le pilotage RH apporte une aide à la décision pour mieux définir les actions RH et suivre l’avancée des objectifs, dans une optique de recherche de performance.
Quel est l’objectif du pilotage RH ?
Afin de mener ses activités et de répondre à ses défis actuels et futurs, l’entreprise s’appuie sur son capital humain. Le pilotage RH vise à gérer de manière performante les ressources humaines de l’entreprise, en intégrant une dimension de prospective, qui permet à l’entreprise d’anticiper les changements.
Un pilotage RH efficient et proactif s’articule autour de la gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC), de la veille et du contrôle de gestion sociale, et enfin du système d’information RH.
Il permet ainsi de définir des plans d’actions notamment en matière de planification du recrutement, de rémunération, de formation ou de gestion sociale, dont la performance sera suivie au moyen d’indicateurs de suivi de performance.
Comment piloter la performance RH de votre entreprise ?
La performance RH vise à la fois la satisfaction des clients internes (direction et collaborateurs), la maîtrise des processus RH, la mise en œuvre et l’ajustement des actions RH dans un cadre budgétaire défini.
Elle s’inscrit dans une logique d’amélioration des pratiques mises en place et d’évaluation à l’échelle de l’individu, des équipes et plus globalement de l’entreprise.
Concrètement, comment se traduit-elle ? Notamment par la capacité à :
- recruter les bonnes personnes au bon moment et au bon poste ;
- attirer les talents et les fidéliser ;
- gérer et développer les compétences des collaborateurs ;
- anticiper les besoins de l’entreprise ;
- optimiser les coûts ;
- instaurer une coopération interne ;
- …
Mettez en place un tableau de bord RH efficient
Pour piloter votre GRH, vous devez utiliser un tableau de bord RH (ou encore appelé tableau de bord social) qui vous permet de visualiser, mesurer et analyser les données RH afin d’agir de façon optimale.
Le tableau de bord RH présente les activités et résultats RH de manière synthétique, sous forme de tableaux et de graphiques. Il vous aide à mieux comprendre :
- l’évolution et la répartition des effectifs,
- le taux d’absentéisme,
- le taux de turn-over,
- la gestion de la rémunération,
- la gestion de la formation,
- l’efficacité du processus de recrutement
Il comporte des indicateurs de performance (ou KPIs) permettant de mesurer l’atteinte des objectifs et les erreurs de performance.
Ses avantages ? Des données en temps réel sur les divers aspects de la gestion RH, un diagnostic précis de la situation de l’entreprise, un comparatif de l’écart entre les objectifs et les résultats obtenus, une visualisation rapide de l’efficacité RH ou des dysfonctionnements sociaux… Contrairement au reporting RH, le tableau de bord RH est dynamique. De quoi faciliter le suivi de l’atteinte des objectifs de l’entreprise, décider d’actions nouvelles ou correctrices si besoin, et fixer de nouveaux objectifs sereinement.
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Sélectionnez les 7 indicateurs indispensables pour le pilotage RH
L’efficacité de votre tableau de bord RH réside dans un choix éclairé de vos indicateurs de performance. Il existe une multitude de KPIs que vous devez choisir selon votre activité, vos enjeux et vos objectifs (ex : votre société est-elle jeune ? En forte croissance ? Souhaite-t-elle renforcer sa rentabilité sur un marché où elle est en perte de vitesse ?…).
Vos KPIs doivent être :
- pertinents, autrement dit répondre à la fois aux besoins de l’entreprise et aux questions du dirigeant ;
- fidèles, pour refléter le sens et l’importance de la problématique ;
- contingents, afin de répondre à la situation et aux attentes du moment ;
- chiffrés, mais pas monétaires. Il s’agit de mesurer le degré d’atteinte d’un facteur clé de succès, et non sa performance financière.
- clairs et simples à comprendre et à analyser,
- non manipulables,
- obtenus rapidement afin de mener les actions correctives, etc.
Pour construire un tableau de bord RH adapté à vos besoins, retrouvez ci-dessous les principaux indicateurs utilisés.
L’absentéisme
Le taux d’absentéisme mesure l’écart de présence des collaborateurs entre la théorie et la réalité, quand les collaborateurs s’absentent en dehors de raisons planifiées ou prévisibles.
Pourquoi s’y intéresser ? Il vous alerte sur la dégradation du climat social et d’éventuels dysfonctionnements de votre entreprise comme des conditions de travail inadaptées, un désengagement des salariés, des conflits…
Un taux d’absentéisme élevé impacte fortement la rentabilité des entreprises : baisse de la productivité et de la performance, de la qualité, augmentation de la charge de travail pour les collaborateurs, organisations de dernière minute, remplacement du salarié absent, jours de carence, formation… Ce qui représente des coûts importants pour l’entreprise.
Comment le calculer ?
Taux d’absentéisme = (nombre d’heures d’absences de la période/nombre d’heures de travail en théorie sur la période) x 100
La masse salariale
Parce qu’elle représente le premier poste de dépenses d’une entreprise et peut atteindre jusqu’à 80% du budget de fonctionnement, il est primordial de bien gérer la masse salariale.
Il s’agit d’observer son évolution sur plusieurs années, en analysant son coût global, le coût moyen par catégorie socioprofessionnelle, l’évolution des salaires, ainsi que l’effectif en début et en fin de période. Vous pourrez l’optimiser en jouant sur le système de rémunération, la politique d’embauche ou encore la gestion des carrières.
Comment la calculer ?
Masse salariale = le total des rémunérations brutes et des primes versées au cours de l’exercice.
A noter :
Sur le plan comptable, on inclut également les charges patronales et les provisions pour congés payés.
Sur le plan budgétaire, on intègre les charges patronales, les provisions pour congés payés et les indemnités de licenciement.
La formation
Effectuer un suivi de la formation est essentiel pour répondre à votre obligation de développer l’employabilité de vos salariés. Des indicateurs liés à votre plan de développement des compétences vous permettent de :
- vérifier sa progression ;
- respecter vos obligations légales relatives aux entretiens professionnels ;
- pratiquer une gestion des emplois et des parcours professionnels efficiente.
Quels indicateurs utiliser pour votre pilotage RH ?
- le nombre d’heures moyen de formation par an ;
- le taux d’accès à la formation ;
- le budget consacré à la formation rapporté à la masse salariale ;
- la répartition de ces ratios par âge, sexe, statut ;
- la part de salariés n’ayant pas bénéficié d’actions de formation depuis au moins 2 ans et 6 ans… ;
A noter : un logiciel RH facilite la gestion de vos campagnes d’entretiens (indispensables pour collecter les besoins de formation exprimés par vos collaborateurs).
Le turnover
Le taux de turnover exprime le taux de rotation de votre personnel sur une période d’un an et vous informe sur le climat social de votre entreprise. Un bon taux de turnover s’obtient notamment grâce à un dispositif d’onboarding et une expérience collaborateur de qualité.
Il s’appuie sur les données RH suivantes :
- le nombre de départs durant l’année N : rupture conventionnelle, démission, licenciement, fin de contrat CDD, départ en retraite… ;
- le nombre de recrutement au cours de l’année N ;
- l’effectif de l’entreprise au 1er janvier de cette même année N.
Comment le calculer ?
Taux de turnover = [(Nombre de départs sur l’Année N + Nombre d’arrivées sur l’Année N) / 2] / Effectif au 1er janvier de l’Année N x 100
La pyramide des âges
La pyramide des âges vous permet de visualiser sous forme de graphique la répartition par âge et par sexe de l’ensemble des collaborateurs de votre entreprise à un instant T. Elle est essentielle pour :
- anticiper les départs à la retraite ;
- faire des prévisions sur vos besoins en termes de compétences ;
- faciliter l’élaboration d’un plan de développement des compétences ;
- organiser l’entreprise à moyen et long terme.
L’égalité professionnelle
Conçu pour mettre fin aux inégalités professionnelles, l’index d’égalité professionnelle s’applique aux entreprises de plus de 50 salariés. Utile au pilotage RH, il se calcule à partir de la notation de 5 indicateurs sur 100 points :
- L’écart de rémunération femmes-hommes (40 points).
- L’écart de répartition des augmentations individuelles (20 points).
- L’écart de répartition des promotions (pour les entreprises de plus de 250 salariés) (15 points).
- Le nombre de salariées augmentées à leur retour de congé de maternité (15 points).
- La parité parmi les 10 plus hautes rémunérations (10 points).
Si votre entreprise obtient un score inférieur à 75 points, vous devez engager des mesures correctives dans un délai de trois ans, sous peine de pénalités financières.
Les indicateurs de recrutement
Saviez-vous qu’un recrutement raté coûte 5 000 € à une entreprise, et que le recrutement d’un cadre se déroule sur 3 à 6 mois en moyenne ?
Quels indicateurs utiliser pour mesurer et optimiser vos processus d’embauche ?
- Le pourcentage d’embauches en CDD, CDI (sur le nombre total).
- Le nombre de candidatures.
- Le pourcentage de périodes d’essai validées (qualité du recrutement).
- Le coût moyen d’un recrutement.
Pour aller plus loin, intéressez-vous également 4 autres indicateurs : le taux de rupture de période d’essai, le taux de survie, la durée moyenne d’un recrutement (par type de contrat) et la satisfaction des onboarding.
Pilotage RH : quels sont les outils à utiliser?
Le pilotage RH vous aide aussi à gérer d’autres documents RH qui constituent des obligations légales sur lesquelles vous devez être en conformité comme la BDESE, le bilan social RH ou l’index égalité F/H.
La base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE)
Obligatoire pour les entreprises d’au moins 50 salariés, la la BDESE est un document qui rassemble les informations sur les données sociales, les rémunérations et les données financières.
Elle sert à préparer la consultation annuelle du comité économique et social (CSE) avec la direction de l’entreprise.
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Le bilan social RH
Le bilan social apporte une vision globale de la santé d’une entreprise sur le plan social et humain. Obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés, il est structuré autour des items suivants : emploi, rémunération, santé et sécurité au travail, conditions de travail, formation, égalité professionnelle.
L’index égalité F/H
A poste et compétences égales, une femme gagne en moyenne 9 % de moins qu’un homme (et à 27 % tous postes confondus). C’est pourquoi a été instauré en 2018, l’index d’égalité professionnelle dans le cadre de la Loi pour la Liberté de choisir son avenir professionnel du 5 septembre 2018. Objectif ? En finir avec ces écarts non expliqués.
Chaque année avant le 1er mars, chaque entreprise de plus de 50 salariés doit rendre public le score qu’elle a obtenu à l’index de l’égalité professionnelle femmes-hommes. Sa notation doit être supérieure ou égale à 75 points (voir l’indicateur index égalité H/F plus haut).
Logiciel RH : la solution pour piloter vos Ressources Humaines ?
En réalisant votre pilotage RH à partir de tableaux sur Excel, vous rencontrerez rapidement des limites liées à :
- la manipulation de grosses bases de données ;
- l’actualisation des données qui s’avère chronophage et fastidieuse ;
- des risques d’erreur inhérents à une mise à jour manuelle ;
- la suppression de fichiers malencontreuse…
Automatiser la gestion de vos données à l’aide d’un logiciel RH vous permet de gagner du temps et de vous concentrer davantage sur l’analyse des indicateurs.
Bien plus qu’un simple appui technique, notre logiciel s’impose comme un véritable système de pilotage RH qui vous accompagne dans vos prises de décision.
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- des indicateurs d’alerte qui signalent le franchissement d’un seuil ou la présence d’une anomalie (voyant rouge ou vert) ;
- des indicateurs de niveau gradués pour mieux visualiser l’état de ce qui est analysé ;
- des indicateurs d’anticipation qui évaluent l’état d’avancement d’un processus en fonction de son objectif final.
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