La gestion RH se doit d’être réactive et pratique pour optimiser au mieux la pérennité de l’entreprise. Au fil des années, les moyens mis à disposition de l’équipe des Ressources Humaines ont évolué et se sont modernisés. Avec les nouvelles technologies, la Gestion de Relation Client, appelée également CRM pour Customer Relationship Management, la Gestion des Fournisseurs, ou Supplayer Relationship Management (SRM) ont gagné en efficacité et en rapidité, augmentant de manière significative la productivité des services internes. Point non négligeable, la Gestion Electronique des Documents (GED) a permis une réduction colossale des coûts de production des actes quotidiens des Gestionnaires Ressources Humaines, tout en réduisant la consommation de papier, geste écologique supplémentaire. La Gestion des Absences et des Congés de ses salariés suit le même élan de modernisation numérique aux moyens des différents logiciels de gestion dédiée proposés.
Pourquoi dématérialiser la gestion des absences et des congés
Le principe de fonctionnement de la dématérialisation de la gestion des congés et des absences est simple. Il consiste à laisser la première gestion de la demande aux salariés eux-mêmes. Au moyen d’un logiciel simple et intuitif, ces derniers posent leurs demandes d’absences. De là, l’information est directement envoyée au chef d’équipe ou à l’agent en charge des plannings. Selon les flux déjà prévus, notamment en période de vacances scolaires ou de fêtes de fin d’année, les supérieurs hiérarchiques décident ou non de valider la demande. C’est cette demande validée que les services des Ressources Humaines reçoivent, le plus souvent par mail. Cette simplification permet aux gestionnaires paie et planification d’avoir un visuel plus rapide des possibilités et ainsi d’augmenter leur efficacité.
La visualisation en temps réel également visible par les salariés
Les logiciels qui permettent la dématérialisation de la gestion des congés et des absences permet également un confort supplémentaire aux salariés. Disposant des flux de remplissage des plannings, les salariés peuvent anticiper la période la plus favorable pour poser leurs congés ou leurs demandes d’absences (pour déménagement ou mariage par exemple) en s’assurant plus facilement que cette demande soit acceptée. Ils visualisent par la même occasion leur solde disponible et les informations relatives à leurs absences et à leurs dépôts, ainsi que le suivi de leur demande. Cette démarche vous assure de gagner de précieuses heures de production de votre service RH qui n’aura plus nécessairement besoin de répondre aux diverses interrogations des salariés à ce sujet. Ces derniers n’auront également plus besoin de perdre en productivité pour avoir leurs réponses.
Gain de temps et de productivité, au bénéfice des activités annexes
Simplifiant le fonctionnement de la demande de congé payé et d’absence pour les salariés, le principal atout de cette gestion réside dans le gain de productivité des gestionnaires des Ressources Humaines, qui bénéficieront d’un temps supplémentaire pour gérer leurs autres domaines d’activité : recrutement, gestion qualité… La dématérialisation des fichiers clients et fournisseurs permettent ces économies mais doivent au préalable nécessiter la mise en place de plusieurs dizaines, voire centaines d’heures de travail par les différentes équipes. L’utilisation d’un logiciel de dématérialisation de la gestion des congés et des absences est mise en place facilement, en quelques heures, et permet de colossales économies temporelles et financières.
Spécificités des différents logiciels de dématérialisation de la gestion des absences
Les logiciels dédiés sont nombreux à proposer différentes options spécifiques au domaine d’activité pour lequel il sera utilisé. Les fabricants de ces logiciels sont essentiellement Américains et Français comme ManaTime. Si leurs qualités sont équivalentes en termes d’utilisation, il est cependant recommandé de privilégier un logiciel de dématérialisation de la gestion des congés et des absences dont le service-client et le service technique sont basés en France. Les demandes concernant l’utilisation étant généralement très précises, il est en effet préférable de bénéficier de conseils dans sa langue maternelle. Il est également particulièrement conseillé de profiter de plusieurs versions d’essai avant de s’engager dans un choix définitif de logiciel. Ainsi, l’essai de chaque version des différents programmes vous garantit de ne pas vous retrouver avec un logiciel non adapté. Après une installation et une inscription d’environ une trentaine de minutes, les didacticiels de chacune des options vous guident dans vos premiers pas d’un fonctionnement dont vous ne pourrez bientôt plus vous passer.